Cómo dominar la colaboración en redes sociales: una guía empresarial

Publicado: 2022-06-12

Lo primero es lo primero: el equipo

Construir y administrar un equipo efectivo de redes sociales puede ser una perspectiva desalentadora.

¿Por qué?

El equipo debe ser lo suficientemente grande como para administrar toda la identidad de las redes sociales de su empresa, pero no tanto como para que se vuelva ineficiente.

La clave para mantener a su equipo encaminado es mantener una presencia enfocada en las redes sociales. Claro, podría crear una cuenta para cada subsidiaria o lanzamiento de producto, pero solo inflaría a sus equipos, dificultaría la comunicación y aumentaría los costos.

En su lugar, intente adoptar un enfoque centralizado para organizar sus equipos de redes sociales. El equipo de su sede debe ser el centro principal, responsable de la estrategia y los mensajes generales.

Los equipos con sede en sus oficinas regionales deben seguir el plan del equipo central y modificarlo según los detalles de su región determinada, por ejemplo, mediante la ejecución de campañas de festividades locales.

Este enfoque mejorará el proceso de colaboración en las redes sociales entre sus equipos y los ayudará a mantener la velocidad.

Para mostrarle que hay un beneficio en centralizar su flujo de trabajo de administración de redes sociales, aquí hay un ejemplo de la vida real:

Reebok, una empresa de ropa y calzado deportivo, decidió consolidar sus 200 páginas de Facebook , 100 canales de YouTube y 30 cuentas de Twitter. En Facebook, por ejemplo, dejaron solo 3 páginas activas.

A pesar de estos recortes aparentemente drásticos, la empresa logró aumentar sus seguidores en Twitter en un 17 % y afirmó que podían concentrarse más en la participación del cliente, en lugar del marketing de productos.

¿Moraleja de la historia? Una presencia grande y demasiado compleja en las redes sociales no siempre vale la pena. Por otro lado, mantener una cantidad menor de perfiles de redes sociales simplificará el proceso de colaboración social y ayudará a sus equipos a concentrarse en lo que más importa: su audiencia.

Facilitar la colaboración en las redes sociales con las herramientas adecuadas

Administrar la presencia en las redes sociales de su empresa es costoso y requiere mucho tiempo si sus equipos no colaboran adecuadamente.

La buena noticia es que puede ayudarlos a trabajar de manera más eficiente (¡y ahorrar recursos!) utilizando herramientas diseñadas para optimizar el flujo de trabajo de administración de redes sociales de su empresa.

Estas son algunas de las principales herramientas de colaboración que sus equipos encontrarán útiles:

Slack : cuando se trata de una colaboración eficiente entre equipos y departamentos, la comunicación fluida es imprescindible. Slack permite a los miembros de tu equipo enviar fácilmente mensajes grupales para proyectos más grandes o chatear en canales específicos de tareas.
Trello : Trello es una excelente herramienta para obtener una imagen más amplia de los proyectos en curso de su equipo. Es muy visual, totalmente personalizable y viene con una excelente opción para adjuntar archivos, para que pueda controlar todas las tareas y activos al mismo tiempo.
Dropbox : si sus equipos necesitan almacenar grandes cantidades de imágenes y videos de redes sociales, les encantará Dropbox. Esta aplicación fácil de usar permite a los usuarios almacenar hasta 2 GB de archivos de forma gratuita y todos los miembros del equipo pueden acceder fácilmente a ella.

Herramientas como Slack, Trello y Dropbox te ayudarán a reducir las ineficiencias en el flujo de gestión de proyectos de tu equipo.

Pero, ¿qué pasa con su colaboración en las redes sociales y las tareas relacionadas específicamente con la gestión de su presencia en las redes sociales, como la publicación de contenido o la medición del rendimiento? ¿Cómo se asegura de que estas tareas se completen de manera efectiva en todo su equipo y a escala global?

La respuesta es proporcionar a su equipo la herramienta de marketing en redes sociales adecuada que le permitirá lograr lo siguiente:

Equipe a su equipo con una solución integrada : el uso de una única herramienta de administración de redes sociales mejorará en gran medida la velocidad del flujo de trabajo en su empresa. Esto se debe a que tener todas las herramientas en un solo lugar y poder acceder a ellas fácilmente, sin tener que cambiar entre aplicaciones y plataformas, ahorra mucho tiempo.
Asegúrese de que todos los miembros del equipo puedan acceder a la herramienta al instante : muchos equipos tienen problemas para utilizar las herramientas proporcionadas de manera eficiente debido a los múltiples inicios de sesión y contraseñas que utilizan. Para evitar este problema y garantizar que cada miembro del equipo pueda acceder rápidamente a la herramienta, proporcióneles una solución a la que se pueda acceder con un nombre de usuario y contraseña. En otras palabras, opte por un software que venga con una función de inicio de sesión único .
Verifique que sus equipos trabajen juntos sin problemas : para garantizar que todas las tareas se completen a tiempo y se cumplan los objetivos, es fundamental que todos sus equipos trabajen de la mano con el mismo software. Tener acceso compartido a un calendario editorial , tableros de datos e informes de rendimiento es clave para colaborar de manera eficiente entre equipos y departamentos de todo el mundo.
Cree flujos de trabajo optimizados y adaptados a las necesidades de su empresa : otro ingrediente importante del trabajo en equipo exitoso es conocer el alcance exacto de sus responsabilidades. Ser capaz de asignar funciones y responsabilidades claras dentro de sus equipos mejorará la forma en que organizan y priorizan sus tareas.
Acelere la comunicación entre equipos y departamentos : aunque Slack es ideal para discusiones de proyectos más amplios, sus equipos también deberían poder comunicarse dentro de la herramienta de administración de redes sociales que están utilizando. ¿Por qué? El intercambio de mensajes directamente dentro del espacio de tareas acelerará el ciclo de retroalimentación y lo hará más preciso.

Tener una solución que le permita lograr estos cinco objetivos ayudará a sus equipos a trabajar juntos de manera más fácil y rápida. Como resultado, podrá lograr con éxito sus objetivos de marketing en redes sociales.

Ahora, echemos un vistazo a algunos procesos que puede introducir para mejorar aún más el proceso de colaboración de redes sociales en su organización.

Entrar en el flujo: su proceso de colaboración eficiente

Tienes el equipo, tienes las herramientas.

Ahora es el momento de idear un plan de flujo de trabajo efectivo para las redes sociales. Por supuesto, no se unirá mágicamente; todavía hay trabajo por hacer. Pero en este punto tiene todo lo que necesita para configurar un proceso de colaboración optimizado.

Vaya a su nueva herramienta de colaboración en redes sociales, porque hay tres cosas que querrá establecer para que su equipo o equipos trabajen juntos de manera eficiente:

Configure los procesos de su equipo para facilitar la colaboración.

Querrá comenzar a asignar funciones, responsabilidades, permisos y desarrollar flujos de trabajo de aprobación a su equipo .

Este ejercicio ayudará a todos los miembros del equipo a comprender el alcance exacto de sus responsabilidades. Como resultado, las barreras de comunicación entre los equipos y las oficinas disminuirán y el flujo de trabajo funcionará sin problemas.

Especificar roles y responsabilidades también es una forma comprobada de asegurar la reputación de su marca. Le permite asegurarse de que todas las tareas sean completadas únicamente por miembros autorizados del equipo y que no se envíe ningún mensaje o publicación sin la aprobación de la persona adecuada.

Debido a que la estructura de cada empresa es única, es importante que configure una estructura de aprobación personalizada que se adapte a sus necesidades comerciales y que se pueda ajustar o escalar fácilmente. Desarrollar un flujo de trabajo personalizado es una excelente manera de facilitar la colaboración entre equipos y oficinas, incluso si están a miles de kilómetros de distancia.

Cree paneles personalizados para realizar un seguimiento de los KPI de su negocio de un vistazo.

Los paneles compartibles permitirán que todo su equipo esté fácilmente al tanto de los datos y comprenda lo que deben hacer para alcanzar sus objetivos.

Mediante el uso de paneles compartidos, su equipo podrá obtener una descripción general del rendimiento de las redes sociales de su empresa , comprender su posición y tomar decisiones más rápidas e informadas sobre cómo avanzar juntos.

Automatice sus informes para mantener a todos al día fácilmente.

Una de las premisas de la comunicación efectiva entre equipos es tener acceso a los mismos datos e ideas.

Para asegurarse de que todos sus equipos y oficinas estén en sintonía, manténgalos actualizados con informes automatizados . De esta manera, podrá acelerar el flujo de información y asegurarse de que todos puedan acceder a una descripción general idéntica de los KPI, lo cual es fundamental para que los proyectos avancen con éxito.

Al mismo tiempo, los informes lo ayudarán a obtener una supervisión de las actividades de marketing de sus equipos y monitorear su progreso. Y gracias a la automatización, puede recibir informes regularmente sin tener que pensar en ello, algo que debe tachar de su atareada lista de tareas pendientes.

Los 5 errores más comunes de colaboración en redes sociales (y cómo evitarlos)

1. Error: Crear demasiado o muy poco contenido

Obtener la cantidad justa de contenido puede ser un asunto complicado: no quiere matar de hambre a su audiencia, pero tampoco quiere inundarlos con contenido.

Cómo evitarlo: ya sea por incumplimiento de plazos, malas elecciones en los tiempos de publicación o sequías de contenido, los errores de publicación ocurren cuando su equipo no está trabajando sincronizado.

Evite este error común utilizando un calendario editorial sólido al que pueda acceder todo su equipo. Podrá estar al tanto de su programa de publicación, por lo que la cantidad justa de contenido siempre estará disponible para sus audiencias en todo momento.

2. Error: Perder velocidad esperando aprobaciones

Todos hemos estado allí: desea asegurarse de que todo lo que publica cumpla con los estándares y eso significa verificar dos veces cada publicación. Pero su cola puede acumularse rápidamente y luego tiene miembros del equipo esperando aprobaciones y ediciones.

Cómo evitarlo: use una solución que le permita administrar su contenido sobre la marcha para reducir los retrasos y la pérdida de comunicación que pueden surgir entre los equipos que trabajan desde diferentes lugares del mundo. Con aprobaciones móviles convenientes , puede dar luz verde y agregar comentarios internos en las publicaciones desde cualquier lugar para que su equipo no se quede esperando.

3. Error: Publicar en el momento equivocado

Publicar en el momento equivocado puede limitar su alcance y provocar errores vergonzosos que pueden dañar la reputación y la credibilidad de su marca.

Cómo evitarlo: ya sea que se trate de cambios de zona horaria o simplemente fechas límite de publicación poco claras, una mejor comunicación del equipo lo ayudará a evitar este paso en falso importante. Sumérjase en sus análisis para ver cuándo sus audiencias están más activas en las redes sociales y comparta con su equipo para aumentar su alcance y compromiso.

Mejor aún, automatice el proceso con recomendaciones precisas sobre los mejores tiempos de publicación adaptados a cada una de sus páginas, para que nunca más se pierda ese horario de máxima audiencia.

4. Error: Dejar sin respuesta las preguntas y comentarios de tus clientes

Esta es una de las formas más rápidas de perder clientes. Si su marca es distante y poco comunicativa, los problemas menores y las frustraciones que puedan tener sus clientes se acumularán. Entonces, antes de que se dé cuenta, los clientes habrán llevado su negocio a uno de sus competidores. Administrar sus cuentas de redes sociales individualmente es la forma más fácil de cometer este error.

Cómo evitarlo: especialmente con equipos de redes sociales más grandes, es importante que utilice una herramienta de gestión comunitaria que reúna a su equipo y todos sus canales de redes sociales en una sola plataforma.

Esto lo ayudará a evitar muchas de las dificultades que podría encontrar cuando varias personas administran las redes sociales individualmente en todos los canales. Las respuestas de plantilla para sus preguntas frecuentes pueden ayudarlo a ahorrar aún más tiempo y mantener la coherencia en su tono y respuesta.

5. Error: quedar atrapado en una crisis de las redes sociales

Hay todo tipo de razones por las que las marcas se involucran en las crisis de las redes sociales. A veces, es una respuesta incorrecta a la pregunta de un cliente, campañas publicitarias desacertadas o algo tan impredecible como un error técnico.

Cualquiera que sea la razón, las tormentas de fuego en las redes sociales en torno a un desliz pueden causar un daño real a su negocio si no se manejan correctamente.

Cómo evitarlo: mantenga un dedo en el pulso de sus audiencias de redes sociales y rastree el sentimiento en las conversaciones sobre su marca que están teniendo. También es importante que su equipo tenga acceso a esta información, para que puedan coordinar las respuestas juntos. Esto no solo lo ayudará a lidiar con cualquier crisis si surge, sino que también lo ayudará a evitarlas en primer lugar.

la comida para llevar

Un proceso eficiente de colaboración en redes sociales es imprescindible para cualquier negocio, pero especialmente para las marcas empresariales cuyos equipos necesitan trabajar juntos a través de las fronteras.

Si bien puede parecer una tarea abrumadora, desarrollar un plan de colaboración optimizado se realiza fácilmente con las herramientas adecuadas. Asegurarse de que cada miembro del equipo conozca las tareas de las que es responsable, pueda acceder a paneles con puntos de datos clave y se mantenga actualizado con informes regulares, independientemente de la región del mundo en la que se encuentren, mejorará en gran medida su flujo de trabajo y ayudar a cumplir sus objetivos de marketing en redes sociales.