Gestión de contenido empresarial: ¡Controle el caos en 5 sencillos pasos!

La gestión de contenido de conocimiento organiza y administra su contenido y se ha vuelto mucho más popular a lo largo de los años. Imagine los archivos de su empresa en un desorden desorganizado, dispersos aquí y allá. No te preocupes; la gestión de contenido empresarial viene al rescate y transforma ese desorden en un espacio de trabajo organizado. Y debido a sus características excepcionales, el mercado de administración de contenido empresarial se duplicó: de $ 31,66 mil millones a $ 67,14 mil millones desde el año 2017.

Si su organización crea contenido regularmente para compartir con clientes, empleados, socios, líderes de equipo y más, debe asegurarse de que las cosas estén en su lugar para no tener que enfrentar ese momento incómodo de "¿Dónde puse eso?" Entonces, ¡explora con nosotros los secretos de ECM en este artículo!

¿Qué es la gestión de contenido empresarial (ECM)?

La gestión de contenido empresarial, o ECM, es un mundo mágico donde toda su información en forma de activos digitales se une y encuentra el lugar que le corresponde. Es una estrategia que emplean muchas organizaciones grandes para cumplir todos los deseos relacionados con el contenido, desde capturar, grabar y almacenar hasta recuperar contenido importante.

Ahora, sé cuál es su próxima pregunta: "¿Por qué debería uno preocuparse por la gestión de contenido empresarial?" Bueno, amigo, déjame aclarar esta confusión con la ayuda de algunas estadísticas. ¿Sabías que incluso en este mundo digitalizado, las empresas pierden el 21 % de su productividad debido a una mala gestión de contenidos? ¿No es como tirar un tiempo precioso por la ventana? Y no solo esto, las organizaciones también pasan un promedio de 15 horas por semana buscando documentos extraviados o perdidos.

ECM incluye varias herramientas y procesos necesarios para garantizar que su organización se mantenga al día con el flujo de información en toda la empresa y que no se pierda nada esencial, especialmente la productividad.

La mejor parte de usar un ECM es que puede administrar de manera eficiente información estructurada y no estructurada. El documento estructurado se refiere a los datos en un formato estandarizado como hojas de cálculo, contactos, formularios y bases de datos SQL. Mientras que los datos no estructurados vienen en todas las formas, formas y tamaños y no están estandarizados, como imágenes, multimedia, notas de reuniones y presentaciones de PowerPoint.

Sin ECM, arriesga a su organización en un bucle de archivos perdidos, plazos incumplidos, documentos desorganizados y empleados frustrados. Y las características de ECM que pueden salvar a su organización de este caos se enumeran en la siguiente sección. Así que no espere; sigue leyendo

¿Por qué es importante la gestión de contenido empresarial?

Hoy en día, los datos son los reyes y guardan el secreto del crecimiento y el éxito. La importancia de los datos y el contenido no se puede subestimar, ya que proporciona información para guiar la toma de decisiones y fomentar la innovación.

Y con el auge de los datos, también han aumentado los casos de violaciones de datos. Por lo tanto, es necesario evitar que estos datos se vuelvan caóticos, lo que hace que las empresas pierdan su ventaja competitiva. No puede confiar en los correos electrónicos y el almacenamiento de datos inseguros para sus preciosos contratos y archivos.

En su lugar, considere invertir en un software ECM que administre sus archivos en carpetas flexibles para que pueda acceder a ellos de manera fácil y segura. Entonces, prepárese para un viaje que le presenta los secretos detrás de los poderes y elementos clave de ECM.

Los elementos clave de la gestión de contenido empresarial

Un sistema de gestión de contenido empresarial se puede dividir en cinco componentes básicos. Al preparar una estrategia de ECM, debe tener todos los componentes en su lugar para asegurarse de que nada se quede atrás y que todo funcione sin problemas. Imagine su negocio como un tesoro de valiosa información. Pero, un tesoro es inútil si no puede capturarlo, administrarlo y, en última instancia, entregar sus beneficios a quienes más lo necesitan. Entonces, ¡comencemos este emocionante viaje y exploremos los elementos clave de ECM!

1. Captura

El primer paso para organizar sus archivos y documentos es capturarlos y llevarlos a su nuevo sistema de administración de contenido empresarial. Es el proceso de convertir los documentos en papel como pdf, documentos de Word en formato electrónico o importar archivos electrónicos ya disponibles que deben almacenarse en un ECM.

Esto puede incluir documentos como contratos, propuestas, facturas, órdenes de compra, informes y archivos de empleados.

Digitalizar y almacenar todos estos archivos importantes en una ubicación centralizada puede agilizar los procesos organizacionales y hacer que el contenido comercial sea aún más fácil de acceder.

2. Administrar

El siguiente componente después de capturar el contenido es administrarlo. ECM es un curador de contenido que clasifica la información en un formato de fácil acceso. Debe comprobar la interfaz de la herramienta ECM que utilizará para conocer sus funciones de búsqueda y fácil accesibilidad y colaboración. Un sistema de administración de contenido empresarial actúa como un asistente personal que organiza todos los datos estructurados y no estructurados en un formato lógico.

3. Tienda

Spring, sus datos simplemente no son suficientes. Es importante almacenar sus datos de forma segura. El sistema de administración de contenido empresarial actúa como un depósito central, lo que garantiza que todos sus archivos estén seguros y protegidos contra el acceso no autorizado, la pérdida y el daño. También debe proporcionar una copia de seguridad de los datos y la información que cambia con frecuencia. La edición debe simplificarse para que los usuarios puedan editar el documento y la hoja de cálculo sin problemas.

4. Preservar

Un sistema ECM salvaguarda la autenticidad e integridad de su contenido a lo largo del tiempo. El componente de conservación gestiona el contenido que cambia con frecuencia con la ayuda de la gestión de registros. Hace cumplir las políticas de retención, ahorra espacio para los archivos que necesitan acceso regular, archiva los documentos que no son necesarios y administra el historial de versiones para la seguridad de los datos.

Los archivos conservados también se pueden utilizar, pero es una excelente manera de separar los documentos que cambian con frecuencia y los que se acceden menos.

5. Entregar

El último elemento de la gestión de contenido empresarial es entregar el contenido y la información a la persona que lo necesita de manera más eficiente. Puede ser cualquiera, desde un miembro del equipo hasta un cliente, pero este elemento asegura que la información caiga en las manos adecuadas. Mejora la colaboración y la productividad al entregar los archivos interna y externamente.

Así que aquí terminamos nuestra discusión sobre los elementos clave de la gestión de contenido empresarial. Espero que ahora tenga claro los diversos componentes y sus características. Y ahora es el momento de comprender profundamente los beneficios de ECM. En la siguiente sección, hablaremos en detalle sobre los diversos beneficios que ofrece la administración de contenido empresarial. Así que únete a nosotros.

Beneficios de la gestión de contenido empresarial

Si está pensando, "¿Por qué es importante invertir tiempo y dinero en sistemas de administración de contenido empresarial?" Entonces esta sección resolverá todas tus dudas. La gestión de contenido empresarial (ECM) es un lugar donde los riesgos de seguridad y el caos desaparecen y los documentos encuentran su lugar correcto. Así que profundicemos en sus beneficios y aprendamos más.

1. Organiza Documentos

Todos nos hemos enfrentado a la incómoda situación de no poder encontrar ese documento importante cuando más lo necesitamos. Pero con la administración de contenido empresarial, no tiene que preocuparse por estos casos, ya que crea fácilmente una estructura fácilmente navegable para buscar y almacenar documentos. Es como asignar una casa a todos los documentos, ayudando a que todas las valiosas piezas de contenido permanezcan seguras en un solo lugar. Garantiza que no haya duplicados, errores o pérdidas de documentos.

2. Reducir los riesgos de seguridad

Un ECM garantiza la seguridad del documento al permitir solo el acceso autorizado y la protección con contraseña. Si tiene noches de insomnio llenas de preocupaciones sobre filtraciones de datos, entonces no se preocupe, ya que la administración de contenido empresarial está ahí para ayudarlo. Almacena los archivos en un repositorio seguro y ayuda a abordar los problemas relacionados con la seguridad y el cumplimiento, al mismo tiempo que proporciona un fácil acceso a los autorizados.

3. Facilite la búsqueda de contenido

Con la simplicidad y la eficiencia de la administración de contenido empresarial, nadie puede impedirle ser productivo. Tiene potentes funciones de búsqueda que le permiten acceder a archivos y documentos ingresando palabras clave o frases. Es como tener un asistente personal inteligente y veloz. Si todos los miembros de su equipo saben que el contenido que necesitan está almacenado de forma segura, es más fácil para ellos localizar archivos, hojas de cálculo, informes y documentos necesarios para completar las tareas diarias.

4. Aumentar la eficiencia

En este mundo acelerado, ECM es su compañero para ahorrar tiempo. Puede automatizar el trabajo y los procesos al reducir las tareas manuales. También garantiza una colaboración fluida al proporcionarles la información que necesitan para completar la tarea. La administración de contenido empresarial reduce la necesidad de tareas repetidas, como volver a crear archivos perdidos, lo que mejora la productividad y la eficiencia en general.

A medida que discutimos más este increíble tema de la gestión de contenido empresarial, surge una pregunta: "¿Cómo implementar este sistema en la organización?" Bueno, es necesario responder a esta pregunta antes de que finalicemos nuestra discusión, así que prepárese, ya que la siguiente sección le brindará algunas ideas realmente interesantes. Después de leer la siguiente parte, implementará fácilmente un ECM en su organización. Así que sin más dilación, comencemos.

¿Cómo implementar un sistema de gestión de contenido empresarial?

Si sueña con un mundo en el que encontrar archivos sea solo cuestión de unos minutos, no tema; simplemente siga esta guía paso a paso e implemente la magia de un sistema de administración de contenido empresarial en su organización. Aquí repasaremos los seis pasos cruciales para implementar un ECM.

1. Audite el proceso de gestión de contenido existente en su organización

Antes de implementar un nuevo sistema de administración de contenido, es importante auditar el existente. Examine a fondo el sistema actual y comprenda cómo funciona y cómo se almacenan, comparten y derivan los documentos. Luego analice los inconvenientes o la ausencia de características en el proceso actual que impactan negativamente en la productividad.

Hágase preguntas como: "¿Estoy usando un sistema obsoleto?" o "¿Es este sistema lo suficientemente seguro?" Al acceder al proceso actual, aprenderá los desafíos que debe superar en este viaje. Además, recopile la lista de todos los documentos como PDF, informes, contratos, hojas de cálculo e información sobre la ubicación en la que están almacenados actualmente. Esto lo ayudará a mantenerse a la vanguardia y conocer toda la información que debe capturar.

2. Reúna a los miembros clave del equipo

Un buen sistema de gestión de contenido empresarial ofrece colaboración y fomenta el trabajo en equipo. Planifique de antemano a quién le gustaría dar acceso a los archivos. También puede asignar un líder de equipo o jefe de departamento de cada equipo y tomar su ayuda para implementar el sistema ECM. Cada miembro aporta algunas habilidades y procesos de pensamiento únicos a la mesa. Hace florecer la diversidad y la innovación para que pueda alcanzar sus objetivos organizacionales.

3. Defina sus metas y objetivos

Antes de emprender este viaje, deja claro tu destino. Asegúrese de tener claras las expectativas y los objetivos que desea alcanzar con la ayuda de la gestión de contenido empresarial. ¿Quiere reducir los riesgos de seguridad? ¿Reducir el desperdicio de papel? ¿Quiere aumentar la colaboración y la eficiencia de los empleados? Hágase estas preguntas y decida su objetivo. También puede escribir sus objetivos como su estrella guía a lo largo del viaje.

4. Investigue y elija una plataforma ECM

Hay varias plataformas ECM disponibles. Debe definir sus objetivos y decidir su presupuesto, luego elija las plataformas que cumplan con sus requisitos por completo. Para esto, deberá realizar una investigación exhaustiva, revisar revisiones y comparar varias plataformas. Considere factores como la facilidad de acceso, la personalización y las opciones de seguridad. También puede recibir sugerencias de sus equipos y dejar que participen activamente en la decisión del mejor software de ECM para su negocio.

Para ayudarlo a comenzar, aquí hay algunas opciones de software para considerar:

• bit.ai
• Al aire libre
• Hyland
• Archivos M
• SharePoint
• Nuevo
• Crear una estrategia e implementar

Una vez que haya decidido cuál es la mejor herramienta de ECM, el siguiente paso es crear una estrategia para su implementación exitosa. Cree una hoja de ruta para asignar recursos, cree una línea de tiempo y un plan de comunicación. Esta hoja de ruta ayudará a su equipo a conectar diferentes puntos y, en última instancia, alcanzar la meta. Mantenga a todas las partes interesadas involucradas y configure el nuevo sistema y proceso lo más rápido posible. Y como paso final, regístrate, captura, almacena, graba y organiza tu contenido.

Ahora que tiene la hoja de ruta para el éxito, es hora de comenzar esta aventura. Estén atentos a la siguiente sección, donde exploraremos por qué debería usar Bit.ai como el sistema de administración de contenido empresarial.

Bit.ai como sistema de gestión de contenido empresarial (ECM)

Bit.ai es una plataforma de colaboración de documentos y gestión del conocimiento todo en uno diseñada para el lugar de trabajo moderno. La plataforma de Bit ayuda a los equipos a crear, colaborar, compartir, rastrear y administrar el conocimiento en un solo lugar. Sumerjámonos en las fascinantes características de Bit.ai y entendamos por qué es el ganador de los sistemas de gestión de contenido.

1. Impresionantes plantillas

Bit hace que sea rápido, fácil y divertido crear cualquier tipo de documento. ¿Cómo? Con la amplia galería de plantillas de Bit, puede elegir entre más de 70 plantillas diseñadas profesionalmente para crear documentos rápidamente. ¡Todo lo que tiene que hacer es completar su contenido personalizado y todo su documento estará listo para compartir rápidamente!

No tiene que perder el tiempo tratando de arreglar el formato de sus documentos porque Bit formateará automáticamente todo su documento. Elija entre una colección de temas de diseño y color que transformarán el aspecto de todo su documento con un solo clic.

2. Espacios de trabajo inteligentes

Una de las principales características de Bit es que te permite crear múltiples espacios de trabajo, documentos y carpetas para almacenar y administrar todo lo que tienes de manera eficiente y organizada. Esto significa que al usar Bit, puede crear múltiples espacios de trabajo en torno a su trabajo, empleados, clientes, departamentos y más.

Una cosa a tener en cuenta sobre Bit Workspaces es que puede decidir quién tiene acceso a él. Puede agregar o invitar a otros colaboradores y proporcionarles acceso de solo lectura, acceso de solo comentarios o incluso permiso completo para editar.

3. Biblioteca de contenido

Cada uno de los espacios de trabajo de Bit tiene una biblioteca de contenido donde puede agregar varios activos digitales o de medios. La biblioteca de contenido está conectada a sus documentos de Bit para que pueda colaborar, buscar, insertar y crear rápidamente sus documentos interactivos.

La biblioteca de contenido de Bit es un lugar inteligente para que usted y su equipo compartan recursos en cualquier tipo de contenido digital como imágenes, archivos, PDF, Google Docs, archivos de Dropbox, SlideShares, videos de YouTube, enlaces web visuales, presentaciones y otros tipos de medios. , y más.

4. Colaboración en tiempo real

Con Bit, usted y su equipo pueden colaborar y trabajar simultáneamente en el mismo documento en tiempo real. Puede realizar cambios, editar en tiempo real, resaltar secciones, dejar comentarios, @mencionar personas y más.

Incluso puede invitar a sus compañeros de trabajo o gerentes y brindarles acceso de edición para recibir comentarios o comentarios. Dependiendo de los materiales que esté compartiendo, puede otorgar acceso de solo lectura, solo comentarios o edición a los espacios de trabajo de los que forman parte.

5. Integración Rich Media / Documentos interactivos

Con Bit, puede crear documentos interactivos en el lugar de trabajo y darles vida utilizando más de 100 integraciones de medios enriquecidos. Bit le permite agregar imágenes, PDF, archivos en la nube, mapas, presentaciones, gráficos, videos, GIF, básicamente cualquier tipo de medios enriquecidos, a sus documentos y convertirlos automáticamente en tarjetas visuales interactivas e incrustaciones enriquecidas que viven dentro de ellos. ¡Esto hará que todos sus documentos relacionados con el trabajo y el intercambio de conocimientos sean mucho más completos y atractivos!

6. Funcionalidad de búsqueda inteligente

Las organizaciones pueden tener mucha información y datos para administrar y, a veces, es difícil encontrar una información entre todos los documentos. Pero la robusta funcionalidad de búsqueda inteligente de Bit le permite buscar en carpetas, documentos y contenido en espacios de trabajo utilizando búsqueda de texto enriquecido, títulos y descripciones, y aparecerá rápidamente ante usted.

Otra característica interesante de Bit es que le permite anclar documentos importantes a los que se debe acceder con frecuencia dentro de un espacio de trabajo. Esto hace que sea fácil y rápidamente accesible para todos.

7. Seguimiento de documentos

Con Bit, puede compartir sus documentos con otras personas fuera del mundo a través de un enlace rastreable. Esta función de seguimiento de documentos le permite obtener análisis en vivo e información detallada sobre documentos compartidos, como quién los vio, cuánto tiempo pasaron, con qué frecuencia los visitaron, etc. Es una excelente manera de averiguar cómo las personas interactúan con ellos. tus documentos Elija entre opciones como captura de clientes potenciales, protección con contraseña, vencimiento del enlace, etc.

8. Administrar permisos y acceso a la información

Bit le permite administrar los permisos y el acceso a la información para adaptarse a las necesidades únicas de su organización. Cada espacio de trabajo le permite establecer permisos y niveles de acceso para sus colaboradores e invitados. Puede asignar acceso completo, editor, comentario o acceso de solo lectura a sus usuarios, y los invitados pueden recibir comentarios o acceso de solo lectura. Solo aquellos colaboradores e invitados que se hayan agregado a un espacio de trabajo pueden acceder a los documentos en ese espacio de trabajo.

También puede establecer roles generales para cada persona que se agrega a su organización, como propietario, gerente, miembro o invitado. Cada función tiene diferentes niveles de acceso para invitar a usuarios, cambiar la configuración de suscripción, etc.

Al compartir sus documentos de Bit con el mundo exterior, puede agregar una contraseña personalizada, habilitar la caducidad del enlace o deshabilitar su enlace para compartir en cualquier momento.

9. Estética simple y mínima

La parte interesante de Bit es que, a pesar de sus interesantes y útiles funciones, tiene una interfaz sencilla y fácil de usar. Esto significa que incluso si es nuevo en tecnología y no sabe nada sobre codificación, puede comenzar fácilmente con la plataforma Bit.

¡La estética de diseño minimalista de Bit y la excelente experiencia de usuario hacen que el flujo entre los documentos y los espacios de trabajo digitales sea limpio y rápido! ¡Simplemente proporciona un enfoque sistemático y profesional de todo el proceso!

En general, Bit es la herramienta soñada para toda su empresa, ya que hace que la gestión de contenido y la optimización del proceso de trabajo sean mucho más fáciles e interactivos. ¿Entonces, Qué esperas? ¡Hazte un favor y obtén Bit ahora mismo!

Y ahora, prepárese para la recapitulación, donde se sentirá inspirado para actuar y descubrir el verdadero poder de eliminar el caos en su negocio. ¡Manténganse al tanto!

Terminando

¡Felicitaciones, héroes del contenido! Hemos cubierto este largo pero interesante viaje sobre la gestión de contenido empresarial, descubriendo sus secretos, importancia, beneficios, componentes y pasos de implementación. Ahora, con todo el conocimiento acumulado, es hora de probar el poder de la organización y la eficiencia en sus documentos.

Ahora, utilice el superhéroe de la gestión de contenidos: ¡Bit.ai! Deje que sea su socio de confianza en la lucha contra el caos, garantizando que sus documentos estén seguros y que la colaboración sea fluida. Recuerda, con Bit.ai; no solo está administrando contenido; ¡Estás trayendo una ola de productividad! Por lo tanto, no espere y actúe hoy.

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