Trabajar mejor juntos: la importancia de los sistemas de colaboración empresarial

Su redactor está en San Diego, su desarrollador está en Miami y su diseñador gráfico está en Londres. Al final de la semana, deben colaborar para publicar una página de destino posterior al clic. ¿Cómo haces que eso suceda?

Un enigma similar enfrenta la mayoría de las empresas hoy en día. Sin oficina en casa y empleados que abarcan zonas horarias, hacer las cosas en equipo puede ser una tarea imposible. Es por eso que, cada vez más, las empresas recurren a los sistemas de colaboración empresarial.

¿Qué es un sistema de colaboración empresarial?

Los sistemas de colaboración empresarial permiten que los equipos trabajen juntos en proyectos que normalmente serían tediosos o ineficientes, o que requieren que los miembros estén en la misma ubicación. Un sistema de colaboración puede incluir herramientas que permitan realizar videoconferencias, compartir documentos o cualquier otra función que facilite el trabajo conjunto de los grupos.

Ejemplos de sistemas de colaboración empresarial que hacen que los equipos sean más productivos

No todas las empresas tienen las mismas necesidades de colaboración. Algunos priorizan el software de gestión de tareas, mientras que otros requieren soluciones de videoconferencia para trabajar mejor en conjunto. Estos son algunos de los sistemas de colaboración empresarial más populares que usan los equipos para mejorar el flujo de trabajo y la productividad, varios de los cuales usamos en Instapage. (Para obtener consejos sobre cómo implementar un nuevo software de colaboración para su equipo, vaya aquí).

Flojo

El correo electrónico es lento y torpe, y para la comunicación instantánea, simplemente no es suficiente. Es por eso que millones de personas usan Slack.

Lo más probable es que esté familiarizado con la herramienta, incluso si no la usa. Y si no, te recomendamos que al menos lo pruebes. En su nivel más básico, este sistema de colaboración permite que dos miembros de un equipo se envíen mensajes al instante, pero también incluye algunas otras características que facilitan otras formas de colaboración, como:

• Temas de grupo que le permiten dirigirse a todo un equipo
• Búsqueda profunda para cuando necesite encontrar lo que dijo su jefe sobre el nuevo eslogan de la empresa hace una semana.
• Fácil uso compartido de archivos de arrastrar y soltar para que no tenga que alternar entre el chat y una herramienta de almacenamiento de terceros.
• Integraciones para otro software de colaboración como soluciones de videoconferencia.

ásana

¿Cuándo se supone que se publicará esa página de ventas? ¿Es este jueves o el próximo? ¿Han comenzado los diseñadores a trabajar en esas imágenes personalizadas que queríamos?

Preguntas como estas surgen mucho cuando no tienes una plataforma de gestión de tareas. Para evitarlos, en Instapage usamos Asana.

Este sistema de colaboración le permite hacer más que solo asignar proyectos. Lo mantiene al día con un feed que muestra el estado actualizado de un proyecto. Eso significa que puede averiguar si esos diseñadores han terminado las imágenes personalizadas que necesita para la página de ventas, y también puede averiguar si los redactores han comenzado a redactar argumentos persuasivos para ello.

En cada paso del camino, las tareas se actualizan según se relacionen con el miembro del equipo que se les asignó, y desde un tablero, puede arrastrar mosaicos fácilmente a medida que completa los puntos de referencia clave del proyecto. Eso facilita el cumplimiento de los plazos y la asignación de recursos para usted, que puede ofrecer más ayuda al único diseñador que reúne esas imágenes personalizadas si no ha tenido tiempo de hacerlas antes del martes.

Cuando se mantenga actualizado sobre cómo su equipo está trabajando individualmente en un proyecto, se mostrará en el producto final. Y cuando termine ese proyecto, puede archivar tareas y revisarlas más tarde para averiguar cuáles son sus procesos y flujos de trabajo más productivos.

Solución de colaboración Instapage

No tenemos que decirle lo difícil que puede ser colaborar en una página de destino posterior al clic. Si no eres cliente de Instapage, lo sabes, y si lo eres, probablemente lo sabías. Para pasar de la versión uno de una estructura alámbrica a la versión dos, a la tres, a la versión final de la estructura alámbrica, y luego a la versión final de la estructura alámbrica (todos sabemos que la final nunca es la final), hay muchos trámites burocráticos.

Si ya está utilizando la solución Instapage Collaboration, entonces necesitará un pequeño repaso sobre cómo se ve esa burocracia. Hay capturas de pantalla cubiertas con texto rojo que se pasan por la oficina para recibir comentarios; y cuanto más se transmiten, más se cubren con texto rojo hasta que ya ni siquiera puedes ver el botón de llamada a la acción.

Además de eso, están las cadenas de correo electrónico que rompen récords en la cantidad de respuestas. Las respuestas dicen "Aquí están mis comentarios revisados" y "Creo que deberíamos cambiar la llamada a la acción, pero verás mi comentario completo en el texto rojo de la captura de pantalla". Y para cuando termine de recibir solo una ronda de comentarios del equipo, querrá cambiar su dirección de correo electrónico o apagar su computadora portátil y tirarla por la ventana como un lanzador de disco olímpico que busca el oro.

SOS Si ese escenario le suena demasiado familiar, necesita la solución de colaboración Instapage. Le ahorrará tiempo, dolores de cabeza y el costo de reemplazar su vieja computadora portátil. Así es cómo:

• Trabaje en UNA versión actualizada de forma fluida de su página de destino posterior al clic con todo su equipo en tiempo real.
• Coloque un punto de acceso en cualquier lugar de una página para comentar cualquier elemento.
• Vea todos sus comentarios de todas sus páginas en una fuente conveniente que hace que responder a los comentarios y resolver problemas de diseño sea sencillo.
• Invite a cualquier persona a dar su opinión presionando el botón "Compartir" en la esquina superior derecha de la página.
• Administre los permisos para todos los colaboradores, incluidos los comentarios que pueden ver y los que no pueden ver (mejor para cuando su cliente dice "Vamos a cambiar el color del botón de nuevo a azul" y su diseñador dice "¿Un cuarto cambio de color del botón? Tienes que estar bromeando”)

Monosnap

A menudo, con equipos remotos, es importante comunicar las cosas de manera rápida y específica. Puede escribir un correo electrónico largo detallando exactamente qué se debe cambiar y cómo, o simplemente puede capturarlo y agregar flechas y otros detalles de lo que se debe cambiar. Monosnap es una herramienta eficaz para hacer precisamente esto.

En Instapage, lo usamos para capturar y editar capturas de pantalla para compartir rápidamente algo que podría ser relevante para un proyecto en el que estamos trabajando. Esa podría ser una página de resultados de un motor de búsqueda, una métrica particular en un tablero de análisis o cambios que estamos haciendo en una página web. Una vez que capture su objetivo, puede pegar su foto en cualquier lugar tal como está, o puede recortar, resaltar, señalar con flechas y anotar comentarios en texto rojo, luego cargar la imagen editada a un servidor y enviar el enlace a la foto como texto.

Documentos de Google

Para una colaboración eficaz, la mayoría de los equipos de marketing de contenidos no necesitan nada más que Google Docs. El sistema de colaboración gratuito y fácil de usar simplifica el proceso de redacción y edición para los administradores de contenido y su personal.

Los escritores lo encontrarán similar al uso de Microsoft Word. Todas las funciones básicas disponibles que permiten el formato de texto están ahí, y particularmente útil es un menú desplegable que permite a los escritores de SEO etiquetar fácilmente sus subtítulos.

Pero las funciones un poco más avanzadas son las que hacen que Google Docs sea excelente para la colaboración. Una función de "comentario" permite a los editores resaltar frases para dejar comentarios fácilmente, y un modo de permiso particular, llamado "sugerencia", hace que sea sencillo para los miembros del equipo sugerir cambios en el texto que el autor puede revisar y aceptar o rechazar en una fecha posterior con la pulsación de un botón.

Calendario

Aquí hay una cadena de correo electrónico que le resultará familiar. De él para ti: “Oye, ¿a qué hora es mejor que te reúnas?”

De ti a él: “Hoy estoy libre casi todo el día. Entonces, ¿qué tal en algún momento antes del almuerzo?

De él para ti: “Hoy no puedo. Inundado. ¿Qué tal mañana?"

De usted a él: "No, mañana estoy trabajando con un plazo muy ajustado, y tengo una reunión con Ted por la tarde, y él es muy hablador, por lo que probablemente se alargue".

De él para ti: “Uf. Ted puede continuar. Lo siento, tienes que lidiar con eso, pero estoy ocupado el resto de la semana”.

Luego, esa cadena de correo electrónico se reanudará la próxima semana y se llenará de lo mismo nuevamente. Entonces, para evitar todo eso, muchos equipos usan Calendly.

La herramienta le permite establecer horarios en los que está disponible y simplemente enviar un cronograma a la persona con la que está tratando de reunirse, quien luego puede elegir un horario en el que también esté disponible según su horario.

Ir a la reunión

A veces necesitas un poco de tiempo cara a cara. No del tipo en su teléfono, sino del tipo para reunirse con inversores o ejecutivos para informar sobre los últimos números de adquisición de usuarios. GoToMeeting es la opción de 16 millones de usuarios que participan en interacciones remotas como esa.

El sistema de colaboración le permitirá configurar rápida y fácilmente salas personalizadas para diferentes reuniones, invitar a asistentes de diferentes ubicaciones e incluso comenzar a grabar su reunión con un clic. Las transmisiones de alta definición hacen que toda la experiencia sea más personal, mientras que una herramienta de dibujo y una función de transmisión de pantalla le permiten compartir lo que está viendo con precisión milimétrica.

Trabaje mejor en conjunto con un sistema de colaboración empresarial

Los sistemas de colaboración empresarial están creciendo en popularidad a medida que las empresas se vuelven remotas y desean mantener un flujo de trabajo de equipo productivo. Con su ayuda, conózcanse, háganse responsables y compartan su contenido más importante para trabajar mejor juntos. Descubra qué tan rápida e indolora es la producción de la página de destino posterior al clic con la ayuda de la solución de colaboración Instapage. Regístrese para una demostración de Enterprise hoy.