Ya es suficiente en el proceso de aprobación: firme su nombre y envíe

La vieja rutina de Abbott y Costello ¿Quién va primero? es una broma clásica. Es aparentemente interminable, y también muy divertido.

¿Quién tiene la autoridad para firmar y aprobar una parte de la garantía de marketing? puede sentirse como una mordaza. Definitivamente es interminable, pero no es tan divertido. La aprobación es como una patata caliente: las personas no quieren tocarla y son reacias a firmar con su nombre y estampar algo con "esto está listo".

Personalmente, creo que todo se reduce al miedo. Miedo de que las iniciales de uno sean las últimas en el documento, porque el último en decir "sí" se convierte en el primero en recibir la culpa si algo sale catastróficamente mal.

Pero sin ese “sí”, no tenemos rumbo. En algún lugar, alguien tiene que decir "sí", o de lo contrario sus redactores y diseñadores pronto estarán llorando tío. En algún momento tiene que ser "hecho". Finito. Aprobado.

Entonces, ¿quién debería ser el que decide? ¿Quién firma y en qué etapa? ¿Y cuántas rondas de revisiones deberían esperar todos, de todos modos?

La influencia de lo digital en el proceso de aprobación

Hoy está muy lejos de los viejos días de publicación impresa cuando realmente teníamos que hacerlo bien desde el principio. En esa época, mi jefe y yo pasábamos horas encorvados sobre pruebas con bolígrafos rojos. Examinamos y editamos la línea. También seleccionamos cuidadosamente las cosas que dejaríamos escapar, porque editar significaba reimprimir, lo que significaba más dinero. Algunas cosas simplemente tuvieron que deslizarse. Y una vez que firmamos nuestros nombres, fue un trato hecho. Literalmente. La imprenta también se encargó del envío y la distribución por nosotros. Así que nuestra aprobación significaba que el caballo había salido del establo.

Sin embargo, en la era digital actual, tenemos la posibilidad de ser perfectos, y también tenemos un enorme complejo de perfección. Siempre hay espacio y oportunidad para mejorar, por lo que es fácil sentir que nada está "terminado".

Me he encontrado con tantos ejecutivos y altos mandos que tienen miedo de decir "Sí, ciérralo". Temen que un error se refleje negativamente en ellos, por lo que eluden el acto final de cierre. Dejan que bucles interminables de revisiones los eliminen, perdiendo una fecha límite a favor de arreglar otro titular o coma.

es enloquecedor

Nunca podemos seguir adelante.

Ahora, no me malinterpretes. No estoy sugiriendo que luchemos por el desorden y la mala gramática. Debemos luchar por la grandeza, o al menos por la bondad. Deberíamos querer que nuestra copia esté libre de errores, que nuestra garantía esté pulida y que demos lo mejor de nosotros.

Pero a veces, cuando llevas 20 revisiones (que levante la mano si también has estado allí), es hora de decir "Ya es suficiente".

¿Cuál es el proceso de aprobación y quién está a cargo?

La aprobación, en la época actual, significa que alguien con el nivel correcto de autoridad sale y firma su nombre, literal o proverbialmente, en la línea punteada del proyecto. Le da luz verde. Barcos que lechón.

Por lo general, la persona en la parte superior, o cerca de la parte superior, de la pirámide organizacional de marketing será la que dé la aprobación final.

Quien empuñe ese bolígrafo debería haber leído el contenido (o revisado la obra de arte/video/inserte-su-medio-aquí), lo comparó con todo lo que se presentó antes para asegurarse de que se ajusta a la marca y los estándares de calidad, y luego le dio el visto bueno. adelante luz verde.

Firmas incrementales y mini aprobaciones

Para llegar a la aprobación final, la cima de esa pirámide, tome un consejo de los escaladores: intente un enfoque de hito.

Por ejemplo, supongamos que su director de marketing tiene la aprobación final en el proceso de aprobación. Antes de que el CMO lo vea, asegúrese de que quien se siente inmediatamente debajo de ella, digamos que es el Director de marketing, también tenga la oportunidad de firmar (preferiblemente unos días antes que el CMO, para dar tiempo a cualquier cambio). Antes de que llegue al nivel de director, asegúrese de que su Gerente de Marketing Sénior también participe. Y así sucesivamente.

Esto es como un cronograma de trabajo retrospectivo: sabe a dónde se dirige, solo necesita establecer hitos alcanzables en el camino para asegurarse de llegar allí, a tiempo y con alta calidad.

Creación de un proceso de aprobación

Personalmente, me gusta ese enfoque incremental, así que sé que voy en la dirección correcta.

Sin embargo, reconozco que esto no siempre es posible, especialmente en plazos de entrega muy ajustados o en una organización más pequeña. A veces es necesario crear una pieza y pasársela al ejecutivo para que la vea.

Todavía puede seguir el ejemplo de este modelo estableciendo pequeños hitos para usted mismo. Digamos que solo está usted y su jefe, un poderoso equipo de dos, trabajando en un proyecto. Ella tiene la última palabra y te deja el resto a ti. Ahora, puedes improvisar y esperar lo mejor. Pero en su lugar, te sugiero que crees un miniproceso de aprobación para ti mismo.

Podría verse algo como esto:

• Lluvia de ideas sobre 10 eslóganes de campaña.
• Reduce eso a los tres mejores.
• Escriba un texto de campaña para cada uno de esos tres eslóganes.
• Ahora, revisa tu trabajo y selecciona dos.
• Pon esos dos en el diseño y elige tu arte.
• Aléjese y vuelva una hora o un día después.
• ¿Cuál aparece? ¿Cuál habla más de la marca y es atractivo y único?
• Haz tu elección.
• Considéralo un hito y sigue adelante.

¿Cuántas rondas de revisiones debe esperar (o permitir) en el proceso de aprobación?

A lo largo de los años, he trabajado con clientes comerciales de muchos tamaños. Uno pensaría que las grandes operaciones, las corporaciones, tendrían esto marcado, y los tipos más pequeños se estarían tropezando. De hecho, he visto lo contrario. En muchos casos, son las empresas más pequeñas las que están más abotonadas, cuidan de reducir la rotación y sacan las cosas por la puerta. Tal vez sea porque tienen menos tiempo para gastar y, por lo tanto, cada flujo de trabajo debe ser eficiente.

Como probablemente ya pueda sentir, las revisiones interminables son un punto doloroso y una molestia en el proceso de aprobación. Al mismo tiempo, reconozco que rara vez terminamos después de una sola ronda. Es bastante posible, y necesario, desarrollar algunas ideas y probar algunas cosas antes de llegar a lo bueno. A veces, buscar en la lata la segunda, tercera o cuarta idea es lo que revela las mejores cosas.

Pero, para no quedar atrapado en un bucle sin fin, me gusta limitar mis rondas de revisión a tres o cuatro. Es elevado, me doy cuenta. A veces, si el tiempo lo permite, puede darse un poco más de ida y vuelta con el jefe para hacer las cosas bien.

Volver a revisar tu trabajo después de cuatro o cinco veces es una pérdida de tiempo, porque algo sucede: nuestros cerebros se enturbian. Hemos visto The Thing tantas veces que nos volvemos ciegos ante errores que de otro modo serían obvios. Echamos de menos cosas. Eso no es bueno, especialmente cuando se acerca la fecha límite y la firma ejecutiva.

Las interminables rondas de revisión también se prestan a problemas de control de versiones. Cuantas más veces revise, edite y vuelva a revisar, más probable es que pierda el control de la versión. Ese es un tema para otro momento, pero créanme cuando digo que está en mi mente. Mucho. Especialmente cuando no puedo mantener los borradores en orden y empiezo a sentirme como un loco reconciliando cinco archivos simultáneos para encontrar "lo último" o descubro que los errores que corregimos en la revisión tres se reintrodujeron en la revisión cinco o seis.

Y la productividad simplemente se desploma cuando se llega a rondas de revisión de dos dígitos.

Tuve un proyecto reciente que pasó por más de dos docenas de revisiones. Desearía estar bromeando. Por lo general, soy bastante bueno para hacer un seguimiento mental de lo que hemos hecho y lo que aún debemos hacer, como "Sí, hemos verificado los hechos" o "No, aún no hemos verificado la marca". ” Pero para la revolución 20, estaba frito y había perdido toda memoria de lo que habíamos hecho. Tuve que recurrir a la verificación doble y triple del documento final para asegurarme de que estaba bien, y aún se filtraron algunas cosas malas. Me hizo temblar unas semanas más tarde cuando lo vi.

Entonces, la advertencia: si debe, y realmente quiero decir debe , estirarse en media docena o más de rondas de revisión, asegúrese de traer a alguien con un nuevo par de ojos para ver la cosa antes de enviarla. Pueden ayudar a detectar errores tipográficos y otros pequeños errores que ya no le llaman la atención.

Trucos del oficio

¿Y ahora qué?

Lo primero que debe hacer es averiguar quién (o varios quiénes) deben firmar. Si no haces nada más, haz eso. Sé que muchas empresas están empleando la estructura de "organización plana" en estos días, pero por favor dele a alguien la última pluma roja de aprobación.

Otro paso que puede tomar es seguir una hoja de ruta documentada. Ya sea un resumen creativo o un flujo de trabajo creativo, es útil tener algún tipo de guía para documentar cómo deberían ser las cosas.

Dejándolo ir

Y luego, rendirse. Porque en algún momento realmente necesitas dejar que tu trabajo salga al mundo. Un gran eslogan de campaña guardado en un proverbial cajón nunca vendió ningún producto.

Cuando lo dejas ir, esto también te permite a ti y a tu equipo seguir adelante. En lugar de luchar por la perfección, puedes aprovechar esa energía y usarla en tu próximo proyecto. Porque nunca hay un solo proyecto. Siempre hay algo más a la vuelta de la esquina.

También podemos aprender de nuestros errores, incluyendo lo que funciona y lo que no.

Y aquí está el truco: en el mundo de hoy, realmente tenemos oportunidades para rehacer nuestro trabajo. No siempre, por supuesto: si imprime algo para una valla publicitaria o un folleto, eso es un trato hecho, a menos que desee desembolsar el costo de la reimpresión. Pero si trabajas en digital, aparentemente puedes auditar tu canal en un mes y decidir: "Oye, mejoremos esto y volvamos a intentarlo". Puede renovar una campaña y corregir el curso de cualquier cosa que le haya estado molestando desde el lanzamiento inicial. Tienes oportunidades para arreglos. Deja que eso se asiente y deja que tus hombros se relajen un poco.

En algún momento necesitas aflojar un poco las riendas y decir: “Es lo suficientemente bueno. Vamos a intentarlo." Y mira lo que pasa.

Como dice el gurú del marketing Seth Godin: “ No necesita más tiempo, solo necesita decidir. ”

Sea el que decide, o decida quién es el que decide, y póngase en marcha.

Volviendo a usted: ¿Cuál es su sistema para mantener sus proyectos en marcha y revisar su trabajo sabiamente? Comparte tus consejos aquí.