La inteligencia emocional conduce al éxito en la gestión de proyectos
Publicado: 2022-05-07Los gerentes de proyectos ven el valor de un EQ alto al liderar equipos a través de proyectos que van desde TI hasta fabricación y contabilidad.
En una encuesta reciente, descubrimos que los gerentes de proyectos (PM) emocionalmente inteligentes tienen aproximadamente un 11 % más de éxito en la gestión de procesos, involucrando a las partes interesadas, evitando el aumento del alcance y utilizando los recursos de manera eficiente en comparación con los PM que carecen de esta habilidad.
Como PM, la inteligencia emocional es fundamental para su puesto: pastorear gatos es una forma loca de ganarse la vida, pero un poco de conciencia social y un compromiso reflexivo reducen el caos. La inteligencia emocional lo ayuda a aliviar las tensiones de las partes interesadas y aumentar la capacidad de entregar proyectos de alto valor con miembros del equipo comprometidos.
Siga leyendo para descubrir cómo la inteligencia emocional puede abordar los desafíos comunes en su lugar de trabajo y vea cómo su uso de EQ se compara con sus compañeros.
- EQ ha sido y continúa siendo una habilidad blanda crítica: el 78% de los PM informan que la usan más que nunca en los últimos dos años.
- El 47% informa que EQ está documentado en su revisión anual. EQ importa para las revisiones de desempeño individuales; las métricas que involucran o se ven afectadas por EQ se incluyen en las revisiones de desempeño de la mayoría de los PM.
- Los PM con EQ bajo luchan más que los PM con EQ alto en cuatro de los cinco desafíos principales que experimentan los PM.
- La honestidad es el rasgo principal de un gerente de proyectos con alto EQ , según el 62 % de los encuestados.
Acerca de la investigación: el propósito de este informe es comprender cómo los gerentes de proyectos usan, adquieren, valoran y se benefician del uso de la inteligencia emocional (también conocida como cociente emocional o EQ) para ayudar a su enfoque de gestión de proyectos y relaciones laborales. Para este informe, encuestamos a 528 profesionales en los EE. UU. que administran proyectos en sus pequeñas y medianas empresas (de 2 a 500 empleados). Los encuestados fueron evaluados por su participación en la gestión de proyectos (extremadamente involucrados).
El 82 % de los encuestados son profesionales certificados en gestión de proyectos (certificados como PMP a través del Project Management Institute) y otro 9 % está trabajando activamente para obtener la certificación.
¿Qué es la inteligencia emocional y por qué es importante para los directores de proyectos?
Nuestra definición de inteligencia emocional sigue el estándar de la industria médica: la inteligencia emocional es su capacidad para percibir, usar, comprender, gestionar y manejar sus propias emociones y las de los demás.
Los directores de proyecto se encuentran en la posición única de tener que gestionar el compromiso y las expectativas de todas las partes interesadas en un proyecto. Y rara vez todos los interesados tendrán las mismas motivaciones e intereses para ese proyecto. Como PM, debe comunicarse y negociar constantemente con tipos de personalidad de todo tipo.
La pandemia ha aumentado exponencialmente los niveles de estrés para todos, lo que significa que navegar por las aguas sociales dentro de un equipo de proyecto es más complicado que nunca. En respuesta, la mayoría de los PM (78 %) informan haber aumentado el uso de su EQ en los últimos dos años para continuar liderando equipos de proyectos exitosos.
Aquí está el desglose completo de cómo nuestros encuestados han cambiado su uso de EQ.
Los procesos de proyecto ineficaces son el principal desafío
Preguntamos a los gerentes de proyecto sobre los desafíos que han experimentado en los últimos 12 meses y el principal desafío informado por el 67 % de los encuestados es lidiar con procesos que son demasiado restrictivos y/o complicados. La gestión presupuestaria ocupó el segundo lugar (59 %) y la falta de participación de las partes interesadas (46 %) completó los tres primeros.
Aquí hay un desglose de todas las respuestas.
La buena noticia aquí es que este gran desafío de los procesos demasiado restrictivos/complicados se puede abordar hablando con el liderazgo sobre los cambios que necesita ver realizados en sus procesos comerciales... y EQ es el ingrediente secreto para hacer que estas conversaciones sigan su camino. Sea claro y específico en su pedido y use sus habilidades blandas de EQ para negociar lo que necesita.
A continuación, analizaremos más de cerca las diferencias en los desafíos experimentados por el SPM autoinformado de EQ alto versus EQ bajo. Luego profundizaremos en cómo EQ juega con los desafíos que enfrentan los PM.
Los PM con EQ más bajo luchan con los desafíos donde se necesitan habilidades blandas
Les pedimos a los encuestados que clasificaran su propio nivel de inteligencia emocional en una escala de uno a cinco (siendo uno el más bajo y cinco el más alto). Solo el 10% de todos los encuestados informan tener un nivel bajo de EQ de uno o dos. Pero profundicemos un poco más en las diferencias vistas entre este grupo y el resto.
Aquí hay un desglose de los principales desafíos experimentados en los últimos 12 meses por los gerentes de proyecto con inteligencia emocional baja versus alta.
Vemos aquí que para cuatro de los cinco desafíos principales, los PM de EQ bajo luchan más que los de EQ alto. Estos cuatro son también los tipos de desafíos en los que la capacidad de negociar y ser persuasivo son claves para mejorarlos. (La gestión del presupuesto no está tan influenciada por las habilidades blandas como los otros desafíos).
Para comprender cómo y por qué la inteligencia emocional es útil en estos desafíos, necesitaremos usar algunos ejemplos. Haremos precisamente eso en la siguiente sección.
Un hallazgo interesante es que el 93 % de los gerentes de proyectos con EQ bajo informan que usan hojas de cálculo y procesos manuales para administrar proyectos, en comparación con solo el 44 % de los PM con EQ alto. No haremos suposiciones de que EQ y el uso del software PM están correlacionados. Sin embargo, vale la pena señalar que el trabajo de un gerente de proyecto que carece de las herramientas adecuadas (software de PM y un EQ alto) es más difícil que el de un PM equipado con una o ambas.
Cómo se ve la inteligencia emocional en el mundo real de la gestión de proyectos
Ahora veamos cómo aprovechar su EQ para abordar estos desafíos principales. Usaremos el ejemplo de un proyecto Agile para la implementación de un software de contabilidad.
Desafío:
Los procesos son demasiado restrictivos/complicados
Rasgo de ecualización:
Hacer preguntas antes de actuar
Cómo usar este rasgo:
Se está preparando para una demostración de un nuevo software de contabilidad y más de una docena de personas solicitan que se les agregue a la invitación a la reunión. En lugar de agregarlos sin pensar, tómese unos minutos con cada uno para comprender qué es lo que quieren o necesitan. Tal vez quieran saber si el software tiene una característica específica o tal vez no entienden su papel en el proyecto. En muchos casos, descubrirá que la demostración no es el mejor lugar para obtener la información que necesitan y puede trabajar con ellos de otra manera.
Desafío:
Administración de presupuesto
Rasgo de ecualización:
Comunicación transparente y honesta.
Cómo usar este rasgo:
Sus informes de estado regulares deben incluir actualizaciones sobre el presupuesto de su proyecto. No dude en compartir el estado honesto del presupuesto con el propietario de la empresa/producto y su gerente. El estado actual y sus proyecciones educadas deben indicarse claramente para poder hacer los ajustes necesarios antes de que se convierta en un problema.
Desafío:
Falta de participación de las partes interesadas
Rasgo de ecualización:
Conciencia y empatía
Cómo usar este rasgo:
Observa que una parte interesada clave, por ejemplo, el director de contabilidad, no ha asistido a las últimas demostraciones de sprint del proyecto. Su falta de compromiso está ralentizando la capacidad de su equipo para obtener comentarios y aprobación sobre funciones que sabe que son importantes para ellos. Cuando programa un tiempo individual con ellos, le dicen que su agenda está demasiado apretada y que no están lo suficientemente familiarizados con las tareas diarias del equipo que usa el sistema. Juntos, eligen a un gerente sénior para que asuma ese rol en el proyecto. El gerente sénior está entusiasmado por asumir este rol activo y está muy comprometido con el equipo del proyecto.
Desafío:
fluencia del alcance
Rasgo de ecualización:
Desescalada de emociones y resolución de conflictos
Cómo usar este rasgo:
Una parte interesada exaltada se une a una de las reuniones finales antes de la fecha de lanzamiento y solicita agresivamente una lista de varias características nuevas. Reconoces su solicitud y la urgencia que afirman, pero les recuerdas el propósito de la reunión actual y haces planes para conectarte con ellos inmediatamente después. Luego negocia con ellos para trabajar con el analista comercial para documentar sus requisitos y los entregará en una segunda fase del proyecto.
Las empresas están ayudando a los PM a mejorar su EQ con capacitación formal y tutorías.
Preguntamos a nuestros encuestados qué están haciendo para mejorar o mantener su inteligencia emocional para su función como gerentes de proyectos y descubrimos que las empresas están ofreciendo más apoyo del esperado.
La mayoría (60%) ve y/o escucha a los oradores y presentadores en EQ. El cincuenta y cuatro por ciento de los encuestados dice que está recibiendo capacitación formal en EQ y el 40% trabaja con un mentor, ambos ofrecidos por su empresa.
Ya que estás leyendo este informe, estás en el 47 % de los PM que están leyendo sobre inteligencia emocional. Pero, ¿su empresa también ofrece soporte? Si no, ahora es el momento de hacer la solicitud. Use estos números para mostrarle a su gerente oa la oficina de administración de proyectos (PMO) que muchas empresas ya brindan desarrollo profesional para EQ y que usted también lo merece.
Otras tendencias de PM y EQ observadas en los resultados
Estos son algunos otros puntos clave que recopilamos de nuestra encuesta:
- El 62 % de los encuestados informan que manejan presupuestos con un promedio de $50 000 a $200 000 por proyecto.
- El 63 % de los encuestados afirma gestionar dos proyectos a la vez.
- El 80% de los encuestados han estado gestionando proyectos durante cinco años o menos.
- TI es el departamento con el mayor número de encuestados con un 37 %, contabilidad es el segundo con un 12 % y gestión de proyectos/productos es el tercero con un 8 %.
- “Servicios: software y servicios de tecnología de la información” es la principal industria con un 21 %, seguida de “servicios bancarios/financieros” (14 %) y “manufactura” (10 %).
Si desea continuar aprendiendo sobre las tendencias de gestión de proyectos y lo que están haciendo sus pares, aquí hay algunos artículos más que le recomendamos. (Alerta de spoiler, están escritos por mí).
El futuro de la gestión de proyectos es híbrido
- “El futuro del éxito de la gestión de proyectos pertenece a los gerentes de proyectos (PM) que rompen los silos corporativos funcionales tal como los conocemos. Los PM exitosos serán aquellos que trabajen con un enfoque y una mentalidad híbridos”.
Redescubra las fortalezas de la gestión de proyectos tradicional
- “No cometa el error de pensar que la gestión de proyectos tradicional es de alguna manera inferior o incluso anticuada ahora que Agile es el nuevo chico del bloque. Agile tiene su lugar, especialmente en proyectos de desarrollo de software. Pero los gerentes de proyecto necesitan conocer el enfoque clásico para administrar proyectos”.
Qué es DACI: una explicación
- “Una matriz DACI (también conocida como RACI) es su mejor herramienta para tomar decisiones rápidas y efectivas durante cualquier proyecto. Te explicaremos por qué y te daremos 5 consejos para crear uno”.
Metodología de la encuesta
Capterra realizó la Encuesta de inteligencia emocional en el lugar de trabajo en diciembre de 2021 entre 528 profesionales de EE. UU. que administran proyectos en pequeñas y medianas empresas. Se evaluó a los encuestados según su situación laboral (tiempo completo), el tamaño de la empresa (de 2 a 500 empleados) y su participación en la gestión de proyectos (extremadamente involucrados).