Firmas electrónicas: 4 formas de firmar sus contratos y documentos

¿Por qué son importantes las firmas electrónicas?

Según el informe anual Estado de las propuestas de Proposify, las propuestas con firmas electrónicas se cierran un 35 % más rápido en comparación con las propuestas que no las tienen. Pero las firmas electrónicas no se tratan solo de velocidad y comodidad, sino que también son más seguras.

Las firmas electrónicas recogen tanto la identidad de una persona como la intención de firmar un documento. Las firmas digitales crean una marca única para cada documento que le permite verificar su autenticidad.

Una pregunta común es ¿qué sucede si una propuesta se firma con firmas electrónicas y alguien decide cambiar el documento después?

Debido a que todas las firmas electrónicas tienen una marca de tiempo, las aplicaciones de software pueden reconocer si se han realizado cambios en el documento después de que el usuario lo haya firmado. La plataforma Proposify se asegura de que todas las propuestas firmadas se mantengan fieles a la idea original.

Si se realizan ediciones en una propuesta que ya está firmada, se eliminan las firmas existentes y todos los signatarios deben volver a firmar la propuesta modificada.

A continuación, le mostramos cómo hacer una firma electrónica en las plataformas más comunes:

Cómo hacer una firma electrónica en Word

Microsoft Word tiene una función de firma electrónica que permite a los usuarios crear firmas y agregarlas a los documentos.

Aunque Word es popular, tiene una funcionalidad limitada cuando se trata de firmas electrónicas y otras características relacionadas, lo que lo hace menos adecuado para las necesidades de muchas organizaciones que un software de firma especializado como Proposify.

El proceso para Microsoft Word requiere un escáner y dibujar físicamente su firma en una hoja de papel antes de cargarla en su computadora para que se vea así:

Así es como lo hace, según la página de soporte oficial de Microsoft.

1. Firme su nombre en un pedazo de papel
   
2. Escanea la página y guárdala en tu computadora en formato .jpg, .png o .bmp. El manual del fabricante o el sitio web pueden mostrarle los aspectos básicos del uso de su escáner.
3. Abra el archivo de imagen de este documento que acaba de escanear.
4. Si necesita recortar la imagen, haga clic en ella. Esto abrirá la pestaña Formato de herramientas de imagen. Haga clic en Recortar y recorte la imagen.
5. Haga clic con el botón derecho en la imagen y luego haga clic en Guardar como imagen para guardar la imagen como un archivo independiente.
6. Para agregar la firma a un documento, haga clic en Insertar > Imágenes.

Cómo hacer una firma electrónica en un PDF

Vamos a sacarlo directamente de la boca del caballo. Según las instrucciones en PDF de Adobe, el proceso es así:

1. En su computadora, abra el documento PDF o formulario que desea firmar.
2. Haga clic en el ícono Firmar en la barra de herramientas o seleccione Herramientas > Rellenar y firmar. Alternativamente, puede elegir Rellenar y firmar en el panel derecho.
   
   
   
3. Haga clic en Rellenar y firmar
   
   
   
4. Las líneas se detectan automáticamente en un cuadro de texto. Cuando mueve el mouse sobre el campo, aparece un cuadro azul. Haga clic dentro del cuadro azul y el cursor se moverá a la posición correcta. Escriba su texto en esas líneas.
   
   
   
   Puede elegir un color para rellenar el formulario PDF. Busque el botón de color del menú Rellenar y firmar y seleccione su opción.
5. Para mantener el color predeterminado de la firma en negro, desmarque la opción Conservar el color original para la firma.
6. Para agregar su firma, haga clic en el ícono Firmar en la barra de herramientas. Luego elija si desea agregar su nombre o sus iniciales.
   
   
   
   Ahora que ha agregado firmas o iniciales, aparecen como opciones.
   
7. Puede agregar una firma o iniciales seleccionando una firma existente de las opciones de Firmar y luego colocando el cursor donde desea que aparezca.
   
   Si está firmando el documento por primera vez, verá el panel de firma. Aquí hay un ejemplo del panel de firma.
   
   
   
   Puede optar por escribir, dibujar o importar una firma o iniciales. También puede guardar una firma o iniciales para uso futuro.
   
   Escriba: para agregar una firma, escriba su nombre en el campo. Puede elegir entre una pequeña selección de estilos; haga clic en Cambiar estilo para ver diferentes opciones.
   
   Dibujar: Firme su firma en el espacio vacío.
   
   Imagen : Navegue, luego elija la imagen de su nueva firma.
   
   Guardar firma: cuando marca esta casilla, la firma agregada se guarda de forma segura en Adobe Document Cloud para su futura reutilización.
   
   Para agregar una firma o una inicial a un archivo PDF, haga clic en Aplicar y luego haga clic en el espacio del PDF donde desea colocar la firma o la inicial.
8. Para mover la firma o inicial colocada, haga clic en el campo para resaltarlo y luego use las teclas de flecha. Para cambiar el tamaño o eliminar el campo, use las opciones en la barra de herramientas del campo.
   

Cómo hacer una firma electrónica en Google Docs

Google Docs no tiene una herramienta directa para firmas electrónicas, sin embargo, How to Geek detalla una opción alternativa para usar la función de dibujo nativo y guardar su firma como una imagen.

Además, hay una variedad de extensiones de Chrome y complementos de Google Doc que lo hacen posible. Algunas de las mejores opciones son Hellosign, Simple Signature for Google Docs y Dotted: Signature Creator.

Para crear una firma electrónica utilizando la función de dibujo de Google Docs, siga estos pasos de How to Geek:

1. Crear un nuevo 'Dibujo' en Google Docs
   
   
   
   
2. Para firmar el documento, seleccione "Scribble" y firme su nombre
   
   
   
3. Haga clic en Guardar y cerrar
   
   
   
4. A continuación, seleccione 'Insertar' y luego elija 'Dibujo'
5. Verás una ventana emergente que muestra todos los dibujos que has guardado con tu cuenta de Google.
6. Seleccione la imagen con su firma y haga clic en 'Seleccionar'
7. La imagen de su firma se insertará en su documento en la ubicación que seleccionó

Cómo hacer una firma electrónica con el software eSignature

Quizás esté pensando que con toda la tecnología disponible hoy en día, ¿no hay una manera más fácil de manejar todo esto?

Buenas noticias. Tienes razón.

Proposify proporciona dos formas de firmar su propuesta electrónicamente.

Puede escribir su nombre y seleccionar el estilo de fuente deseado para mostrarlo en:

O muestra tus excelentes habilidades para dibujar con el mouse:

Nuestra aplicación de firma electrónica le permite crear y enviar inmediatamente acuerdos firmados electrónicamente que logran acuerdos más rápidos y con muchas menos molestias que cualquier otro proceso en el mercado.

Comience con firmas electrónicas más fáciles

Desde aumentar la probabilidad de que un cliente diga que sí hasta poder monitorear de forma segura los cambios en un documento, está claro que existen numerosos beneficios al usar firmas en línea en lugar de las vías tradicionales.

Nuestro objetivo con este artículo fue revisar las opciones para implementar una firma en línea para múltiples plataformas y, en última instancia, ayudarlo a decidirse por una plataforma.

Con la capacidad de firmar electrónicamente de manera segura e instantánea desde cualquier lugar, Proposify le brinda lo que necesita para firmas electrónicas fáciles y consistentes. ¡Pruébenos y programe una demostración gratuita de nuestro software de firma electrónica hoy!