¿Cómo puede la matriz de Eisenhower mejorar la gestión del tiempo?

Eisenhower es una herramienta de administración de tareas que lo ayuda a mejorar la productividad enseñándole cómo priorizar mejor . Esta técnica te ayuda a saber qué actividades valen la pena tu tiempo y esfuerzo y cuáles no.

Y en un mundo donde todos nos apresuramos a cumplir con nuestros horarios, hay que admitir que es una habilidad que vale la pena mejorar.

Quédate quieto porque en este texto descubrirás:

• Qué es la matriz de Eisenhower (explicación completa acompañada de múltiples ejemplos, tanto relacionados con el trabajo como con el día a día),
• Cómo utilizar la matriz de Eisenhower, y
• Cómo pensar en cuadrantes.

¿Qué es la matriz de Eisenhower?

La matriz de Eisenhower, también conocida como matriz Urgente-importante, es una herramienta que lo ayuda a mejorar sus habilidades de priorización de tareas. Al incorporar la matriz de Eisenhower en su vida diaria, aprende a reconocer sus mayores prioridades y diferenciar entre aquellas que tienen un impacto a largo plazo y las que no.

La matriz de Eisenhower es una aliada perfecta a la hora de entender cómo pensar en cuadrantes, ya que 'divide tu cerebro' y te ayuda a distinguir entre:

• Importante,
• Sin importancia,
• urgente, y
• Tareas no urgentes.

La matriz sirve como una herramienta de priorización en lugar de una para la programación. Por lo tanto, aquí no verá horarios ni fechas límite.

Una breve historia de la matriz de Eisenhower

Fue Dwight D. Eisenhower quien desarrolló y utilizó por primera vez dicho método de gestión de tiempo y tareas. Eisenhower fue el presidente número 34 de los Estados Unidos que estaba en busca de un método que lo ayudara a priorizar y tomar decisiones difíciles con respecto a sus numerosas tareas, tanto como general en el ejército de los EE. UU., comandante supremo de la OTAN y más tarde como presidente de los EE. UU.

Solo más tarde se popularizó este método gracias a Steven Covey, presentándolo en su libro Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva .

En el libro, Covey discutió la idea de las cuatro generaciones de administración del tiempo, que discutiremos más adelante en este texto.

Los elementos de la matriz de Eisenhower — explicados

Como una herramienta de administración de tareas fácilmente funcional, la matriz de Eisenhower lo ayuda a priorizar sus tareas colocándolas en los cuadrantes correctos.

Eso puede ser algo urgente/importante (cuadrante "hazlo ahora"), algo trivial pero aún urgente (cuadrante "delégalo a otra persona"), etc.

Cuando puede categorizar sus tareas de esta manera, le resulta mucho más fácil programarlas y completarlas.

Eche un vistazo a la siguiente sección que lo ayudará a comprender cómo funcionan esos cuadrantes en la práctica.

¿Cuáles son los 4 cuadrantes del tiempo?

Cuando usa la matriz de Eisenhower, ordena las tareas de su lista de tareas pendientes en 4 grupos. Estos grupos se denominan cuadrantes porque están dispuestos en una cuadrícula:

1. Cuadrante número 1: tareas importantes/urgentes,
2. Cuadrante número 2: tareas importantes/no urgentes,
3. Cuadrante número 3: Tareas sin importancia/urgentes, y
4. Cuadrante número 4: tareas sin importancia/no urgentes.

Para algunos, las tareas de clasificación parecen fáciles y tal vez obvias desde el principio. Sin embargo, muchas veces, las personas confunden estos 4 cuadrantes o les resulta difícil distinguir dónde debe ir una tarea. Además, las prioridades diferirán de persona a persona. Si bien el crecimiento profesional puede ser crucial para algunos, formar una familia puede ser más importante para otros. Para aplicar correctamente las reglas de la matriz de Eisenhower y minimizar las posibilidades de errores, le sugerimos que consulte la siguiente sección.

La diferencia entre tareas URGENTES e IMPORTANTES

“Tengo dos tipos de problemas: los urgentes y los importantes. Los urgentes no son importantes, y los importantes nunca son urgentes”. - Dwight D. Eisenhower

Una vez que aprenda a distinguir entre tareas urgentes e importantes, el uso de la matriz en la práctica será algo natural.

Tareas urgentes

Las tareas urgentes deben abordarse lo antes posible. Son sensibles al tiempo y, a veces, estresantes, ya que necesitan nuestra atención inmediata.

Piensa en estudiar para un examen del que te hayas olvidado o en tratar de llevar a un amigo herido al hospital.

Tareas importantes

Las tareas importantes, por otro lado , le permiten dar un paso atrás, analizar su situación y planificar su próximo movimiento. No son sensibles al tiempo, por lo que no hay presión al completar tales tareas.

Las tareas importantes son aquellas que se relacionan con sus objetivos de vida, valores fundamentales, etc. Formar una familia, por ejemplo, planificar un viaje o una rutina de ejercicios para estar más saludable.

¿Cuántas veces has escuchado que alguien no puede hacer su trabajo porque sigue “apagando pequeños incendios”? Si nos enfocamos solo en tareas sensibles al tiempo, no veremos más allá de lo que nos depara el mañana.

¿Cómo sé qué es urgente y qué es importante para mí?

No existe una fórmula universal que todos podamos seguir. Para saber qué tareas son importantes y cuáles urgentes para ti, te aconsejamos que hagas una lista .

Puede encontrar muchas plantillas de listas de tareas pendientes en nuestra página de Clockify, una de las cuales debería ser perfecta para usted. Las plantillas de lista de tareas de Clockify lo ayudan a:

• Escriba sus valores fundamentales, ideales y objetivos de vida, y
• Piense en los hitos que necesita alcanzar centrándose cuidadosamente en lo que importa.

Las listas de tareas pueden servir como una solución perfecta para reconocer y recordar para qué está trabajando: dinero, seguridad, carrera, mantener a la familia. Después de crear una lista detallada (o listas) de las tareas a mano, tendrá una comprensión más profunda de dichas tareas, su importancia y urgencia.

Cómo colocar tareas en los 4 cuadrantes

Ahora que hemos explicado la distinción urgente e importante, veamos cómo se aplican a las tareas y actividades. Usaremos algunos ejemplos comunes y cotidianos.

Cuadrante #1: “Hacer” – Tareas importantes y urgentes

Estas son las tareas que tienen un límite de tiempo estricto, muy cercano y pueden tener consecuencias si no se abordan de inmediato. Por ejemplo, una prueba de matemáticas es una tarea urgente para un estudiante, y la mayoría de las demás cosas serán secundarias.

Ejemplos de tareas importantes y urgentes:

• Tareas con una fecha límite muy cercana : terminar el proyecto de un cliente, apagar un pequeño incendio, una tubería rota,
• Obligaciones de última hora : algo que ha estado posponiendo y ahora tiene prisa por terminarlo (cumpliendo con su fecha límite, por ejemplo), o
• Tareas que no puede posponer : obligaciones familiares o laborales, visitantes inesperados.

Cuadrante #2: “Decidir” – Tareas importantes pero no urgentes

El segundo cuadrante es para artículos que no tienen un límite de tiempo de cierre, pero requieren una planificación futura ya que le brindan beneficios a largo plazo. Piensa en decisiones como querer perder peso, leer más, inscribirte en un curso, etc. Son importantes para tu bienestar, pero no críticas, por lo que suelen dejarse de lado en favor de tareas urgentes.

Más ejemplos de tareas importantes y no urgentes:

• Objetivos comerciales a corto o largo plazo : crear un presupuesto comercial, crear un pronóstico de ventas, planificar una nueva campaña de marketing, etc.
• Objetivos profesionales : obtener un ascenso, cambiar a una nueva carrera profesional, adquirir un nuevo conjunto de habilidades, planear iniciar un negocio, etc.
• Metas personales : mejorar las relaciones, formar una familia, recreación, alimentación saludable, etc.

Tenga en cuenta que posponer tareas importantes cada vez que surge algo urgente corre el riesgo de volverlas urgentes en el futuro.

Por ejemplo, si una persona pospone una alimentación saludable durante años porque otras cosas se interponen en el camino, las complicaciones de salud como la obesidad o la diabetes de repente lo convertirán en una prioridad urgente. O, si no crea un plan financiero para el año siguiente, podría sufrir graves consecuencias, como acumular deudas, gastar en exceso, no tener dinero para emergencias y similares.

Cuadrante #3: “Delegado” – Tareas urgentes pero no importantes

Dichas tareas tienen un límite de tiempo, pero considerando que no son relevantes para usted, puede delegarlas a otros. Por ejemplo, pedirle a un compañero de trabajo que cree una presentación de PowerPoint o que tome notas durante una reunión porque tiene un trabajo de emergencia.

Otros ejemplos de tareas urgentes y sin importancia (también conocidas como interrupciones o distracciones):

• Problemas relacionados con el trabajo : organizar reuniones, responder correos electrónicos, programar ciertas citas y
• Obligaciones del hogar : compras de comestibles, tareas domésticas, pago de facturas, etc.

Cuadrante #4: “Eliminar” – Tareas sin importancia y no urgentes

El cuadrante final contiene elementos y actividades que no son de ninguna manera importantes o urgentes. Tienen muy poco o ningún beneficio a largo plazo para su carrera, vida o salud. Algunos ejemplos podrían ser navegar por los canales por la tarde, cotillear en el trabajo, navegar por Internet sin pensar y similares.

Algunos ejemplos de tareas sin importancia y no urgentes:

• Pérdidas de tiempo : revisar (pasar tiempo en) las redes sociales, correos electrónicos o reuniones sin importancia, etc.
• Solo actividades placenteras : si bien el descanso es importante, demasiadas actividades divertidas pueden tener un efecto contrario. Algunos de ellos deben eliminarse para dejar espacio para actividades importantes. Tales actividades incluyen tomar largos descansos del trabajo, jugar, navegar por las redes sociales, etc.

Es importante tener en cuenta que las actividades del cuarto cuadrante se consideran interrupciones que se sienten urgentes pero que no tienen forma de contribuir a nuestra vida diaria o futuro.

Cómo sopesar tus prioridades en la matriz

Puede parecer difícil distinguir entre tareas importantes y no importantes o urgentes y no urgentes, sin embargo, la siguiente sección lo ayudará a priorizar y sopesar las tareas que tiene entre manos.

Eche un vistazo a la hoja de trucos de la matriz de gestión del tiempo a continuación. Puede ayudarlo a identificar qué tareas debe priorizar y cuáles debe delegar o incluso eliminar de su lista de tareas pendientes.

Tenga en cuenta que solo usted puede saber qué tareas son importantes para usted y cuáles no. Pregúntese:

“¿ Qué tengo que hacer ahora mismo? ”

“¿ Qué es un despilfarro y debe eliminarse?”

“¿Qué tareas debo hacer y cuáles alguien puede hacer por mí?”

De esta manera, puedes determine sus prioridades con facilidad agrupando sus tareas según la dificultad o urgencia, y eliminando las distracciones de una vez por todas.

Su enfoque durante este proceso debe estar en QUÉ en lugar de CUÁNDO. La programación es más fácil una vez que conoce sus prioridades.

Ahora que sabemos que la matriz de gestión del tiempo es en realidad una herramienta para una mejor comprensión de sus actividades, pasemos a su uso real.

¿Cómo funciona la matriz de Eisenhower? (+ ejemplos)

La mejor manera de entender cómo funciona la matriz es mirar un ejemplo cotidiano.

Por ejemplo, Julie es la directora de proyectos en jefe de una empresa mediana. Ella maneja una gran carga de trabajo todos los días, tiene una familia y trata de vivir y comer sano además de todo eso. Parece mucho, pero al aplicar la matriz, sabe dónde están sus prioridades y cómo evitar los cambios en sus planes.

Para empezar, digamos que el horario de Julie se ve así:

Por sí solo, parece bastante bien planeado. Sin embargo, Julie sabe que hay posibilidades de que el horario cambie, por lo que todas las mañanas se lo recuerda a sí misma para evitar estresarse.

Como era de esperar, al final del día, el horario de Julie terminó un poco diferente. Tuvo que hacer varios ajustes a sus tareas aplicando la matriz de gestión del tiempo a sus tareas:

• Los de naranja se dejaron para más tarde,
• Los de verde fueron delegados, y
• Los de rojo fueron eliminados de la programación.

Así es como se ve ahora el calendario ajustado:

¿Cómo aplicó Julie la matriz de Eisenhower a su horario de trabajo?

Así es como Julie aplicó la matriz de gestión del tiempo para priorizar sus tareas y actividades relacionadas con el trabajo:

• Cambios en el horario de 8:00 a. m. a 9:00 a. m .: No logró llegar a los correos electrónicos por la mañana, ya que la reunión de pie reveló algunos problemas en el departamento de control de calidad. La lluvia de ideas para encontrar una solución era más importante que los correos electrónicos, por lo que los etiquetó como algo con lo que ponerse al día mañana.
• 12:00 – 14:05 Cambios en el horario : El cliente con el que debía encontrarse al mediodía llegó media hora antes. Como sabía que la excursión de su hijo estaba lo suficientemente lejos, llamó a la maestra más tarde durante el día. Como no quería hacer esperar a su cliente, movió la reunión a las 11:30 a. m. y la llamada telefónica para cuando llegue a casa más tarde.
• 14:20 – 16:00 Cambios en el horario : Alrededor de las 16:00, las tareas relacionadas con el proyecto requerían atención inmediata. Sin embargo, su hijo había estado enfermo por un tiempo, por lo que necesitaba llevarlo a un chequeo. Delegó la tarea de dirigir la reunión a su compañero de trabajo más confiable. Podría pedir un resumen al día siguiente.

¿Cómo aplicó Julie la matriz de Eisenhower a su horario diario?

Además de tener que lidiar con los cambios en su horario de trabajo, también tuvo que hacer algunos ajustes y planificación personal:

• 5 pm – 5:20 pm cambios en el horario : Como Julie y su hijo tenían que esperar un poco más para el chequeo, le pidió a su esposo que hiciera las compras porque quizás no llegarían.
• Cambios en el horario de 5:30 p. m. a 6:30 p. m .: Julie decidió reprogramar su entrenamiento para chatear por video con parte del personal que se quedó después del trabajo. Ayudarlos a terminar para que pudieran irse a casa era más importante y urgente que su ejercicio de hoy.
• 9:30 pm – 10 pm cambios en el horario : A las 9:30 pm, Julie estaba agotada por todas las actividades y tareas que tenía que hacer durante el día. Sabiendo que dormir le haría mucho mejor que ver la televisión en ese momento, decidió no ver el programa y acostarse de inmediato.

Como podemos ver en el ejemplo de Julie, la matriz de administración del tiempo está ahí para enseñarnos cómo hacer llamadas más fáciles relacionadas con nuestros horarios. No pensó demasiado en las tareas o las consecuencias de sus acciones porque estaba plenamente consciente de ellas de antemano. La matriz de Eisenhower le permitió hacer los cambios necesarios en su horario diario sin problemas y con el menor estrés posible.

¿Qué diferencia a la matriz de Eisenhower de otras técnicas?

Como se mencionó anteriormente, este método no tiene nada que ver con el aprendizaje de nuevas habilidades ingeniosas, y todo que ver con cambiar su forma de pensar para mejor.

La matriz de Eisenhower te ayudará a:

• Entiende mejor tus objetivos,
• Identifique las actividades que hacen perder el tiempo y, lo que es más importante,
• Aprenda a priorizar su trabajo y las tareas diarias.

De esa manera, puede programar y planificar mejor para el futuro.

Después de usarlo durante algún tiempo, esta técnica de gestión del tiempo inculcará una transformación positiva. Notará cuánto más fácil es programar su trabajo y cuánto mejor se ha vuelto en el manejo de pequeñas crisis y plazos inevitables.

¿Cómo utilizar la matriz de Eisenhower según Steven Covey?

Anteriormente en este texto, mencionamos cómo Steven Covey presentó a la audiencia la matriz de Eisenhower al escribir sobre ella en su libro. En dicho libro, discutió la idea de las Cuatro Generaciones de la Gestión del Tiempo, y si observamos las cuatro, vemos que en realidad son instrucciones sobre cómo emplear la matriz correctamente.

Generación 1: Listas de verificación y notas

La primera generación representa el paso inicial de la planificación de la gestión del tiempo y las tareas. Deberíamos poner todas las tareas en papel para poder lograrlas pero también tener revisiones periódicas más adelante. Además, debemos organizar todo en función de la cantidad de tiempo y energía que requieren dichas tareas.

Generación 2: calendarios y horario

En la segunda generación, todas las actividades de la lista anterior deben escribirse en un calendario o programarse de otra manera. Esta es una forma de intentar planificar el futuro lo mejor que podamos.

En caso de que no seas un gran fanático de programar tus tareas poniéndolas por escrito, puedes optar por una aplicación que almacenará todas tus próximas actividades. Clockify, por ejemplo, le permite programar sus tareas y actividades utilizando una técnica de bloqueo de tiempo, una forma simple pero efectiva de priorizar su carga de trabajo. Simplemente agrupe sus tareas diarias en bloques, y solo cuando termine un bloque podrá pasar al siguiente. De esta manera, no olvidará ni dejará de completar sus tareas.

Tenga en cuenta que solo usted sabe cuán importantes o urgentes pueden ser sus tareas o actividades. Por lo tanto, creará bloques basados ​​en la importancia/urgencia de sus tareas siguiendo los principios y consejos que mencionamos anteriormente en el texto.

Generación 3: planes semanales

La tercera generación está allí para reducir el marco temporal de las actividades. Debe planificar su semana, las metas y objetivos que desea lograr y comenzar a pensar más seriamente en su horario diario dentro de esa semana.

Generación 4: Relaciones y resultados

Si bien las primeras tres generaciones se dedicaron a administrar actividades y tiempo, la cuarta es lo que realmente le da sentido a todo el proceso.

Con un cronograma completo y una lista de actividades, puede comenzar a analizar cuáles de esas tareas son importantes o no importantes, urgentes o no urgentes. Esto lo ayudará a darse cuenta de qué elementos de su lista deben realizarse de inmediato y cuáles pueden retrasarse un día si surgen asuntos más urgentes.

¿Cuáles son las ventajas y desventajas de la matriz de gestión del tiempo?

Como todas las técnicas de gestión del tiempo, la matriz de Eisenhower tiene ventajas e inconvenientes. Es mejor tener ambos en cuenta antes de decidir si usarlo o no. Después de todo, necesitas un método que sea perfecto para ti.

Ventajas de la matriz de Eisenhower

Siga leyendo para comprender mejor los beneficios que el método de priorización de Eisenhower puede ofrecerle (si decide implementarlo):

• Te hace considerar la importancia de tus tareas,
• Ayuda a reevaluar lo que es urgente y lo que no lo es,
• Enseña una mejor autoconciencia y te ayuda a practicar el autoanálisis, y
• Le ayuda a mejorar en la toma de decisiones en una fracción de segundo.

Desventajas de la matriz de Eisenhower

Por otro lado, este método de gestión de tareas y tiempo puede no ser adecuado para todo el mundo. Por lo tanto, aquí hay algunas desventajas de usar el método de Eisenhower:

• Clasifica las tareas únicamente en función de la urgencia y la importancia, y no tiene en cuenta los recursos, la complejidad o el nivel de esfuerzo que requiere una tarea.
• Deja atrás tareas breves y urgentes (incluso si marcarlas en la lista ayuda a la productividad y gana impulso),
• Puede ser complejo y llevar mucho tiempo para algunos, y
• Puede parecer abrumador cuando hay demasiadas tareas presentes, por lo que limitarlas a 5 por pieza funcionará mejor.

Consejos adicionales para cualquiera que desee probar la matriz de Eisenhower

Importante tener en cuenta: para aquellos que aún no están seguros, hay una manera de averiguar si la matriz de Eisenhower es la opción correcta para usted, y le brindamos algunos consejos:

• Pruébelo durante una semana,
• Haz una lista de tus tareas para la semana,
• Ordenarlos dentro de la cuadrícula de cuatro cuadrantes,
• Use un rastreador de tiempo para seguir su progreso a lo largo de la semana, y
• Toma notas de cómo te hicieron sentir ciertas situaciones.

A medida que la prueba llega a su fin, eche un vistazo a los datos que ha acumulado.

Por último, hazte preguntas:

¿Te has vuelto más productivo?

¿Fue más fácil tomar decisiones?

¿Las cosas que considerabas urgentes eran realmente urgentes? ¿O simplemente te hicieron perder el tiempo?

Conclusión: priorizar significa que puede tenerlo, pero no todo a la vez

En cierto modo, tratar de administrar el tiempo se ha convertido en algo del pasado. Cada vez son más los coaches y expertos en productividad que aconsejan aprender a gestionar tus prioridades y recursos. No podemos ganar más tiempo, pero podemos usarlo de manera más inteligente. Entonces, en lugar de tratar de acumular tantas tareas como sea posible en un día, intente priorizar las que importan, las que funcionan para su superación personal y progreso.

La matriz de gestión del tiempo de Eisenhower es un excelente maestro en ese sentido. Y aunque puede que no funcione para todos, es un gran trampolín para encontrar una técnica más personalizada y más adecuada.

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