Cómo facilitar la gestión del tiempo

Cuantos más consejos de administración del tiempo haya, más pensaremos que eso es todo: consejos rápidos, fáciles y prácticos. Todo lo que se necesita es leer algunas guías, libros de autoayuda y blogs hasta que encontremos algunos que resuenen con nosotros, ¡y listo! Desafortunadamente, la realidad es menos atractiva. La gestión del tiempo requiere dedicación, esfuerzo, constancia y sacrificios. Es un trabajo duro, desarraigar los malos hábitos. Pero para cultivar buenas habilidades, deberá profundizar en los métodos más allá de aprender a hacer tareas pendientes y horarios perfectos.

Hoy, analizaremos cómo la gestión del tiempo se trata más de la forma en que piensa y siente sobre el tiempo, y cómo usar esas ideas para pasos específicos hacia la mejora.

La incómoda verdad sobre la gestión del tiempo

Realmente nunca puedes administrar tu tiempo. No podemos hacer más tiempo, ahorrarlo o robarlo de otros aspectos de nuestras vidas. No es una herramienta, ni un recurso que pueda ser forzado a obedecer como un caballo salvaje. En cambio, cambiamos nuestras prioridades y horarios, y tomamos decisiones difíciles.

Lo único que realmente puedes hacer es cambiar la forma en que lo percibes y aprender a administrarte a ti mismo y a tu energía y dejar que el tiempo sea solo eso. La gestión del tiempo debería ser más como aprender a manejar un río conociendo su bote, las técnicas correctas de remo, cómo equilibrarse adecuadamente y prepararse mentalmente para los rápidos ocasionales que se avecinan; en lugar de pensar en cómo puede reducir la velocidad del río o alterar su curso.

Con el tiempo limitado que todos tenemos, es importante aprender a concentrarse en las tareas que importan a largo plazo (en la carrera y en la vida), y cómo invertir su energía sabiamente.

Por qué la gestión del tiempo puede resultarle difícil

¿Tiene problemas para cumplir con su lista de tareas pendientes? ¿Llegas al final del día y sientes que podrías haber hecho más? ¿Has probado todas las aplicaciones bajo el sol y ninguna de ellas dura más de una semana en tu teléfono antes de rendirte?

La buena noticia es que no te pasa nada. La mala noticia es que pasará un tiempo hasta que mejore en esto. Y estoy a punto de decirte por qué.

¿Qué tan bueno eres cocinando?

A menudo me he preguntado por qué mi pareja estaba demasiado intimidada para cocinar con el libro de cocina. Solo tiene que seguir la receta: tiene las medidas escritas, las herramientas, los ingredientes… no hay nada. Pero una vez, mientras preparaba una comida, me preguntó cómo se suponía que debía lucir la carne cuando estaba "perfecta", para poder echar el resto de los ingredientes.

Y entonces me di cuenta.

Ninguna cantidad de detalles en la receta o herramientas específicas pueden darle la confianza, cuando se trata de las habilidades y conocimientos básicos. Para mí, después de años de experiencia, cocinar es fácil: sé qué herramientas necesito sin pensarlo dos veces, puedo medir el tiempo de cocción y las medidas basándome en una corazonada. Para cocinar una comida exitosa, debe saber cómo se supone que debe verse el plato durante el proceso, cómo debe oler, cuánto tiempo debe cocinarse cada ingrediente y cuándo debe colocarse.

Sin estas habilidades y experiencia previa, mi socio se quedó varado. A pesar de tener el recetario y las herramientas (en nuestro caso, todos esos artículos y videos de productividad).

La misma idea se puede aplicar a cualquier cosa: pintura, carpintería, programación, edición de video, lo que sea. Cada una de estas actividades requiere algunos conjuntos de habilidades subyacentes. Sin ellos, ninguna cantidad de herramientas o métodos sofisticados puede ayudarlo a mejorar.

Tal vez es por eso que cada temporizador Pomodoro de la tienda de aplicaciones, lista de tareas basada en el navegador o diario de viñetas no lo ayudan a realizar un seguimiento de su tiempo y mantenerse productivo.

Echemos un vistazo a las habilidades que necesita desarrollar primero, antes de buscar herramientas y guías de administración del tiempo que lo ayuden con los detalles.

La gestión del tiempo necesita tres cualidades clave para funcionar

Dominar sus habilidades de gestión requiere un cambio en la comprensión del tiempo. Para lograrlo, Erich C. Dierdorff aconseja trabajar en tres cosas:

1. Conciencia del tiempo : darse cuenta de que es limitado, manteniendo una perspectiva realista del tiempo;
2. Arreglo : manejo de su horario, planificación y priorización para hacer el mejor uso del tiempo;
3. Adaptación : observar y analizar su uso del tiempo para seguir mejorando y aprender a adaptarse a los cambios en su horario.

En una investigación, Dierdorff observó a 1200 participantes y cómo manejaron estas tres habilidades en una prueba de 30 minutos. Se dio cuenta de que organizar era mucho más fácil para ellos que la conciencia y la adaptación, lo que significa que las personas obtuvieron mejores puntajes en la organización de sus horarios, pero la gestión de turnos, cancelaciones, extensiones excesivas y cualquier interrupción de la fecha límite se manejó peor.

A partir de esto, Dierdorff concluyó que la conciencia y la adaptación son mucho más difíciles de dominar. Podría explicar por qué siempre luchamos con la procrastinación y el mantenimiento de hábitos saludables, incluso cuando nuestros planes parecen infalibles.

Al igual que sus participantes, usted también podría ser mejor en solo uno o dos tercios de esas habilidades. Veamos cómo se puede practicar cada uno de ellos hasta llegar a un equilibrio saludable entre los tres.

Cómo mejorar la conciencia del tiempo

Su actitud general hacia el tiempo debe cambiar, porque incluso con la mejor organización puede sentirse estresado por querer ser más productivo o por temor a cometer un error.

Practica la conciencia jugando

La investigación de Dierdorff hizo que los participantes realizaran una microsimulación que duró media hora. De la misma manera, puede probar su gestión del tiempo, organización y priorización sin herramientas sofisticadas, en casa.

¡Juegos de vídeo!

Hay muchos videojuegos que se basan en la gestión del tiempo y los recursos, con tanta o tan poca historia y adornos como quieras. Estos juegos proporcionan microsimulaciones propias, en las que debe hacer malabarismos con los recursos, el tiempo, las tareas, los empleados y los eventos aleatorios que aparecen. Los objetivos suelen ser ganar suficiente dinero para mantener a flote su tienda/restaurante/negocio, u obtener los mejores resultados posibles cada día y crecer con éxito.

Los juegos de gestión del tiempo son la forma más sencilla, pero a la vez, la más divertida de echar un vistazo a cómo gestionas el tiempo y qué aspectos del trabajo priorizas. Solo asegúrese de prestar atención a su estilo de juego, de lo contrario, solo estará jugando videojuegos, en lugar de tratarlo como una oportunidad de aprendizaje.

Cambia tu actitud hacia el tiempo con un mantra

Al buscar las percepciones del tiempo de empresarios exitosos en mi investigación, encontré una de Rosie Guagliardo, de Inner Brilliance Coaching . Ella dijo que:

“Conocer sus prioridades y alinear las actividades con ellas es importante, pero aún puede sentirse estresado. Ya que no puedes cambiar el tiempo que tienes, cambia cómo te sientes al respecto. Si piensas que no tienes suficiente tiempo, te sentirás estresante. Dígase a sí mismo “Tengo todo el tiempo del mundo”. Te sentirás más tranquilo, más presente y abierto a soluciones nuevas y diferentes, lo que te permitirá hacer más cosas”.

Va directamente al núcleo de cambiar su conciencia de qué hora es y cómo debe sentirse al respecto. Hay miles de dichos sobre el tiempo, y uno de ellos seguramente te resonará. Es una acción tan pequeña, pero significativa: su elección de cita dirá mucho sobre sus mayores inseguridades, preocupaciones o esperanzas sobre el tiempo.

Tenerlo en mente o repetirlo todos los días seguramente quemará el mantra en tu conciencia.

Obtener comentarios externos

No hace falta decir que tendemos a ser demasiado subjetivos sobre nuestro propio trabajo. Nuestra autoevaluación siempre será defectuosa de alguna manera, ya sea que nos juzguemos a nosotros mismos con demasiada dureza o con demasiada suavidad.

Dependiendo de su empleo, si es estudiante, autónomo o gerente, sus fuentes de retroalimentación serán diferentes. Por lo general son:

• Compañeros de trabajo (compañeros cuya opinión valoras);
• Gerentes o líderes de equipo;
• Amigos y familia;

Debe compartir sus ideas y objetivos con la persona que le da la retroalimentación y hacerle saber qué tipo de comentarios necesita. También existe la opción de crear una especie de plantilla que se les puede dar. Cuanta más información comparta, más fácil será para la persona dar observaciones precisas y procesables.

Dedique un tiempo a la introspección

Una cosa que hice y encontré personalmente la más beneficiosa fue crear una representación visual de mi conciencia del tiempo. De esa manera, pude identificar lo que estaba mal con mis percepciones y lo que me impedía ser más productivo. Así es como lo hice:

• Primero identifiqué el mayor problema.

La monstruosidad era mi procrastinación: quería hacer el trabajo, pero no podía obligarme físicamente a hacerlo.

• Escribí los patrones de comportamiento.

Por lo general, estaba buscando la música adecuada para concentrarme (y luego distraerme), recordando que necesitaba llamar a un amigo para algo importante, una tarea específica, etc.

• Noté los sentimientos que venían con el comportamiento.

Como ocurre con todas las procrastinaciones, el sentimiento solía ser de culpa, miedo a la demora y sensación de incompetencia. A pesar de que estaba al tanto de ellos, todavía los anoté junto a cada comportamiento. Así veía lo que más me angustiaba y podía pensar en una posible solución.

• Seguí preguntando "por qué"

Junto con los sentimientos, también traté de responder a la pregunta "por qué". ¿Por qué elegí perder el tiempo eligiendo música? ¿Por qué sentí la necesidad de llamar a ese amigo ahora? ¿Por qué no pude hacer la tarea en media hora, después de haber terminado con la tarea?

• analicé la grilla

Esta actividad funciona de manera similar a escribir un diario: pones las luchas en papel y las exploras con detalles insoportables, porque la visualización te da una perspectiva diferente del problema. En última instancia, me di cuenta de que todas mis distracciones eran evitar escribir un artículo mediocre y temer no estar a la altura de las expectativas. Porque, si no me pongo a escribir un artículo, no puede ser malo, ¿no?

Era algo que pensé que era la causa principal, pero nunca estuve seguro de ello. Obtener este tipo de cierre resultó ser muy bueno para mi salud mental también. La actividad me obligó a examinar todo lo que hacía o sentía y, en cierto modo, actué como mi propio entrenador de productividad.

Cómo mejorar el arreglo

Mejorar la organización significa aprender a planificar y priorizar mejor, de modo que los cimientos sobre los que se asienta la gestión del tiempo se mantengan sólidos e inquebrantables. Después de todo, esta es la forma más concreta en que puede recuperar el control de su tiempo.

Intenta reinventar la lista de tareas

Peter Bregman de Bregman Partners dijo cómo:

“Para muchos de nosotros, nuestra lista de cosas por hacer se ha convertido más en una lista de culpas: un inventario de todo lo que queremos hacer, planeamos hacer, realmente deberíamos hacer, pero nunca logramos. Es más como una lista de "nunca voy a llegar a eso".

Y hace un muy buen punto. Muchas veces, escribimos una lista de tareas que deben realizarse, sin tener en cuenta cuánto tiempo o energía requerirán. Y al final de la jornada laboral, nos arrepentimos de no haber hecho todo lo que pusimos en nuestro plato.

En el mismo artículo de Harvard Business Review , Bregman propone que, en lugar de una vaga lista de tareas pendientes, adoptemos menos viñetas, pero con tiempos de trabajo más estrictos. Esto se logra mejor mediante el uso de cuadros de tiempo, donde determina una cantidad fija de tiempo para cada tarea, con una advertencia: comienza y finaliza la tarea en el minuto exacto que establece.

Un ejemplo de timeboxing en Clockify

Cuando sus horarios de trabajo son flexibles, corre el riesgo de caer en una jornada laboral de 12 horas. Tener un marco estricto ayudará a lograr más durante el día y terminar a tiempo.

Cómo mejorar la adaptación

Como se mencionó anteriormente, la adaptación es el arte sutil de ser lo suficientemente flexible para salvar su horario de cualquier cosa que la vida le depare. Emergencias, reuniones inesperadas, citas olvidadas, plazos incumplidos... lo que sea.

Sin embargo, en lugar de aprender a manejar el estrés o aprender a planificar mejor (lo cual hicimos), ¿qué tal si mostramos lo que realmente significa mejorar la adaptabilidad?

Reconoce que tendrás días malos, pero no te excedas en ellos

Muy a menudo, me he topado con varios videos y artículos de YouTube que escriben sobre permitirte experimentar días malos, cuando la administración del tiempo simplemente no te va bien. Y si bien eso es cierto, a menudo me siento culpable si se alinean dos o tres de esos días. Además, estos recursos parecen un poco escritos, en cierto modo, y realmente no puedo relacionarme con el autor.

Eso fue hasta que me topé con un video de Matt D'Avella, cuyo canal de productividad en YouTube cuenta con millones de espectadores. Sus videos se enfocan en la productividad, la superación personal y evitar la cultura del agotamiento y el ajetreo. Para un video titulado Cómo me mantengo productivo todo el día , sorprendentemente, no lo hizo. Ver el montaje de él pasando el día luchando con algunas tareas, fallando en algunos lugares y teniendo éxito en otros, para finalmente terminar postergando algunos más importantes fue refrescante.

Ver a D'Avella enfrentar la incomodidad de no terminar algunas tareas importantes, solo para hacer las paces con eso, encogerse de hombros e ir al gimnasio al final del día, lo hizo extrañamente reconfortante. Me mostró que necesitamos una cantidad igual de comprensión, dejar ir y la confianza de que podemos terminar esas tareas la próxima vez, para ser realmente adaptables.

Porque cuanto más te preocupas por tu horario, el tiempo que desperdiciaste o lo que no funcionó, más rígido te vuelves.

No planees cada día en detalle

Forbes publicó un artículo sobre los mitos de la gestión del tiempo no hace mucho tiempo, y el consejo de un entrevistado me quedó grabado:

“”Planifica tu día” solía ser el mantra de la gestión del tiempo. Sin embargo, si todo lo que hace es planificar su día, las metas a largo plazo nunca estarán más cerca. Terminas el día con tareas adicionales que se agregan a la lista de mañana hasta que finalmente te das por vencido. Pueden ser tareas sin importancia, pero más a menudo son tareas con un horizonte de tiempo más largo. Incluya tiempo en su semana para objetivos estratégicos a más largo plazo”.

Jim Vaselopulos, Rafti Advisors, Inc.

Si te concentras demasiado en cada día, corres el riesgo de volverte miope. Cualesquiera que sean los objetivos a largo plazo que tenía, todos se quedan en el camino. Esto abre un tema completamente nuevo de hacer las tareas diarias sin otra razón que "cumplir con la fecha límite".

Reserve un día a la semana en el que revisará los objetivos a largo plazo y cambiará o adaptará su horario diario según cómo esas tareas se alineen con ellos. Descubrirá que es más fácil adaptarse a cambios inesperados. Saber cuáles son sus metas a largo plazo lo ayudará a tomar decisiones más informadas sobre cómo adaptarse.

Un buen sistema de apoyo ayuda mucho

Una de las razones por las que sufre la gestión del tiempo es la falta de apoyo. A algunas personas les gusta tener gente a su alrededor trabajando por el mismo objetivo. Algo así como tomar un curso de idiomas y ver a las mismas personas dos veces por semana en el salón de clases, esforzándose por alcanzar el mismo nivel de idioma.

Pero, ¿cómo funciona cuando se trata de la gestión del tiempo?

Echaremos un vistazo a algunas cosas que puede hacer para que su entorno sea más "amigable para los estudiantes", mientras intenta cultivar una mentalidad y una relación con el tiempo más sanas.

Apoyo entre su familia y amigos.

Descargar una aplicación de gestión del tiempo diario, por ejemplo. Hay algunas para elegir en las tiendas de aplicaciones, y consolidan el horario de cada miembro de la familia con las actividades y obligaciones más grandes que tienen juntos.

Además, para aquellos que tienen hijos, hay aplicaciones y ejercicios para enseñar a los niños a administrar el tiempo. Brinda una oportunidad única para volver a lo básico y reevaluar lo que sabe.

Apoyo entre sus compañeros de trabajo

Si usted es parte de un equipo o departamento, y su relación con los compañeros de trabajo/equipo es generalmente buena, siempre puede recurrir a ellos para obtener apoyo. Simplemente compartir sus desafíos, pedir consejos o verificar dos veces un método que desea implementar ya será de gran ayuda.

Para ir un paso más allá, puedes organizar un pequeño grupo con un objetivo común. El apoyo entre aquellos que conocen la empresa y el trabajo tan bien como usted es excelente para la validación y la comprensión.

Soporte en línea

La aplicación de seguimiento y formación de hábitos Habitica se puede utilizar como un ejemplo en el que la comunidad en línea sirve como un gran sistema de apoyo. La aplicación en sí tiene un foro sólido en su interior, donde los usuarios pueden reunirse en torno a objetivos y experiencias compartidas y buscar comentarios, opiniones y consejos.

Del mismo modo, los sitios web basados ​​en foros y los foros de discusión como Reddit , por ejemplo, brindan numerosos hilos y temas para la discusión gratuita. Este tipo de soporte también puede ser el mejor, ya que tiene un grupo de conocimientos de cientos, si no miles, de personas en todo el mundo. Es probable que se encuentre con nuevas técnicas, métodos y temas de reflexión.

r/tablero de mensajes de productividad en reddit.com

Confíe en la persistencia, no en la motivación

Por último, pero no menos importante, uno de los mejores y más comúnmente pasados ​​por alto consejos es no confiar en la motivación para trabajar, sino en la persistencia pura.

No es de extrañar por qué a menudo rechazamos la noción de “comenzar obstinadamente una tarea, incluso si no tenemos ganas”. Es desagradable, preferimos hacer cualquier otra cosa y no tenemos idea de si el resultado valdrá la pena. Como beneficio adicional, nos sentiremos horrible todo el tiempo, ¿verdad?

Bueno, por incómodo que pueda ser, a veces necesitamos ser padres y hacer cumplir la disciplina. Por un lado, puede convertirse en un disco estable después de un tiempo.

Por otro lado, como la artista y entrenadora de productividad Katy Arrington compartió con nosotros, a veces solo necesitamos el objetivo correcto para manejar nuestra procrastinación. No para castigarnos por falta de disciplina, sino para encontrar objetivos reales y tangibles que nos saquen de la rutina cuando más lo necesitemos.

Para concluir

Dominar la gestión del tiempo es un trabajo duro y agotador. Pero puede ser más fácil si te pones en la mentalidad correcta y comienzas a mirar el tiempo de manera diferente. Es una constante, no un recurso que necesita aprender a utilizar. Aprender a desarrollar una actitud saludable hacia los horarios, el tiempo dedicado, el tiempo desperdiciado y lo que es importante para usted en la vida aumenta en gran medida sus probabilidades de apegarse a buenos hábitos de administración del tiempo.