Manténgase al tanto de su flujo de efectivo ajustando fácilmente las conversiones de facturas

Esta es una publicación de blog de invitado de Jens Wessel de la empresa de TI Zendri.

Lidiar con problemas financieros y de facturación es lo último que desea tratar en su trabajo diario. Facturar a sus anunciantes y editores puede ser un esfuerzo largo y lento, pero no tiene por qué serlo.

La buena noticia: se está volviendo mucho más fácil. Administrar las conversiones de facturas de la manera correcta en combinación con las herramientas que lo ayudan a mantenerse al tanto de su flujo de caja son claves para un proceso de facturación sencillo e impecable.

Por qué son importantes las conversiones de facturas

Las conversiones de facturas son todas las conversiones relevantes para la facturación. Las conversiones confirmadas se pueden revisar en la sección de informes de conversión del panel de control de HasOffers . Aparecerán en las facturas de ambos (anunciantes y editores) siempre que hayan sido aprobadas.

Para asegurarse de que las conversiones fraudulentas se mantengan fuera de los pagos, es muy importante ajustar las conversiones si es necesario. Hay dos formas de ajustar las conversiones:

• Aprobar después de dejarlos en estado pendiente. Se convierten en conversiones de factura una vez que el anunciante ha finalizado la investigación de la validez de la conversión y las confirma como aprobadas.
• Aprobación automática por el sistema. Esta es una forma más amigable para los editores, ya que ven las conversiones tan pronto como se generan dentro de sus informes. La aprobación automática requerirá una investigación por parte del anunciante después de la aprobación de las conversiones. Esto podría requerir rechazar una conversión en caso de que no se pueda clasificar como válida.

Para períodos de tiempo jóvenes (es decir, períodos de tiempo que acaban de finalizar), es importante ajustar las conversiones lo más rápido posible una vez que se haya aclarado la validez. Por lo general, debe asegurarse de controlar regularmente los ajustes de conversión de facturas de los tres meses anteriores. La mayoría de los cambios relacionados con las investigaciones sobre las conversiones de facturas se realizan al verificar manualmente las conversiones del mes anterior. Cuanto más rápido cree una factura para un período de tiempo específico, más ajustes deberán reflejarse en facturas futuras para el mismo período de tiempo.

¿Qué sucede si una red no ajusta las conversiones de facturas? Dependiendo del tipo de ofertas con las que se enfrente una red, puede ser más o menos necesario ajustar las conversiones de facturas. Si no hay un período de gracia para clientes potenciales en una oferta, no hay mayor necesidad de eso. Pero en la mayoría de los casos, los anunciantes tendrán que investigar sobre la validez de una conversión. Esto también requiere el ajuste de las conversiones de facturas por parte de la red.

En caso de que las conversiones de facturas no se ajusten cuando deberían, podría generar un mayor esfuerzo manual para facturar los montos correctos. Una vez que se informen los ajustes por parte del anunciante, las redes tendrán que eliminar y volver a generar manualmente las facturas. Al ajustar las conversiones de facturas dentro de HasOffers , la red se asegura de tener un informe limpio y una facturación impecable al mismo tiempo.

Realizar un seguimiento de los ajustes de conversión

Para las redes, puede ser una rutina diaria cambiar el estado o el valor de las conversiones. En HasOffers, es fácil cambiar una conversión de pendiente a aprobada, aprobada a rechazada, actualización masiva o carga de conversiones. Si no ha facturado al anunciante o editor en cuestión hasta el momento, no debería haber ningún problema.

Aquí le mostramos cómo abordarlo si ya facturó al anunciante o al editor. El método anterior: Finanzas elimina la factura, actualiza el monto facturado o pagado y vuelve a crear el documento. Afortunadamente, eso ya no es un problema.

El nuevo método: Billoid rastrea todos los cambios antes y después de que los clientes hayan sido facturados automáticamente. Esta es una forma optimizada de procesar sus datos de HasOffers. Una vez que haya identificado los cambios, se le proporcionarán ajustes transparentes para el período de tiempo respectivo. Estos ajustes se pueden agregar a la siguiente factura indicando la oferta, el plazo, las conversiones y el pago o los ingresos.

Pagar pagos cubiertos solamente

Trabajar como una red o una agencia significa que tiene que coordinar los pagos de anunciantes y editores al mismo tiempo. Es esencial asegurarse de que los pagos de los editores no causen problemas cuando el lado del anunciante aún no ha pagado. Muchas personas de finanzas de las redes de afiliados confirmaron que puede llevar mucho tiempo si intenta estar completamente al tanto para realizar un seguimiento manual de la cobertura de los pagos de los editores.

Entonces, ¿cómo puede mantenerse al tanto de su flujo de caja? Agregamos una funcionalidad interesante a nuestro producto Billoid llamada Cash Flow Management dirigida a este problema concreto. Eso significa que las redes que usan nuestro servicio tienen la oportunidad de decidir si quieren pagarle a un editor solo por las ofertas "cubiertas" por los pagos de los anunciantes o también pagar las ofertas "no cubiertas".

Filtrar por estado cubierto

Puede filtrar por estado cubierto antes de crear las notas de crédito (facturas de afiliados) para los editores. El filtro incluye las opciones de estado cubierto "no cubierto" y "cubierto". Una vez que la factura de un anunciante se marcó como pagada, los ingresos del editor relacionado se volverán automáticamente "cubiertos" para que se puedan filtrar para el pago. Después de aplicar el filtro, verá el importe pendiente cubierto por las facturas del anunciante. Si factura estos artículos (ofertas), todos los artículos "no cubiertos" para el mismo período de tiempo permanecerán en la tabla como no facturados, mientras que los artículos "cubiertos" estarán en el documento de la nota de crédito.

Para saber cuántos artículos no están cubiertos y no se facturarán a través del filtro, puede ver la cantidad de artículos en total que existen para el rango de tiempo.

Defina su estado de cobertura

Si bien la clasificación "cubierta" para los ingresos del editor significa una factura de anunciante relacionada completamente pagada en el otro lado, puede cambiar esta definición en la configuración. Puede definir qué porcentaje de la factura de un anunciante debe pagarse para clasificar los ingresos de los editores relacionados como "cubiertos".

Documentación

Una vez que haya creado las facturas del anunciante y las notas de crédito del editor, aparecerán en las listas de facturas y notas de crédito. Para cada documento, puede ver los documentos relacionados, incluso si ya han pagado y quién es el administrador de cuentas responsable.

Pensamientos finales

El proceso de facturación de las redes puede llevar mucho tiempo y puede ser laborioso. Pero si puede adoptar el ritmo de muchas partes de su negocio y alinearse con las herramientas adecuadas para los problemas de facturación y finanzas, puede tener un proceso de facturación impecable y sin complicaciones.

Asegúrese de tener un proceso claro de gestión de conversiones de facturas durante sus ciclos de facturación para minimizar los ajustes de conversión de facturas en períodos futuros. Además, al pagar a los editores solo los pagos que ya han recibido de sus anunciantes, puede reducir los riesgos de flujo de efectivo.

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