El documento que toda empresa de servicios DEBE tener para contratar nuevos miembros del equipo

Este artículo sobre la contratación y la gestión en una empresa de servicios es de Sharon DeLay, una consultora de recursos humanos cuya empresa presta servicios a empresas en todo el este de los EE. UU.

Sharon DeLay

Contratar y administrar empleados es una de las cosas más desafiantes que puede hacer un propietario de una empresa de servicios. ¿Qué daría por un documento simple que haga todo lo siguiente?

• Proporciona orientación sobre las funciones y responsabilidades del puesto.
• Le permite realizar análisis para determinar el estado de exención de un puesto
• Presenta el marco en torno al cual se establece la compensación
• Establece las preguntas de la entrevista para cubrir el puesto.
• Establece la trayectoria profesional de la persona que ocupa el puesto
• Describe las expectativas clave, incluido el entorno de trabajo y la estructura de informes, del puesto.
• Sirve como un documento básico de revisión del desempeño.
• Resume la información necesaria para las decisiones de alojamiento y licencia
• Sirve como un barómetro de cuándo es el momento de separar a un empleado de bajo rendimiento de su empresa.

La descripción del trabajo

He aquí la descripción del trabajo . Este documento tan difamado y a menudo ignorado juega un papel fundamental en la contratación, gestión y separación de los miembros del equipo. Debe ser la piedra angular de cualquier relación empleador-empleado mucho antes de que realice su primera contratación.

Con frecuencia escuchamos de industrias que se consideran de “alta rotación” que desarrollar una descripción de trabajo es una pérdida de tiempo. Cuando comprenda los múltiples usos de la descripción del trabajo, comprenderá por qué es una herramienta fundamental para contratar y ascender a los miembros del equipo.

Antes de su primera contratación

Es fundamental llevar a cabo un análisis exhaustivo de lo que necesita que haga un puesto para su negocio. Comience por preguntarse POR QUÉ necesita este nuevo puesto. ¿Estás buscando un líder como tú? ¿O alguien para ser parte de su equipo en el campo? Recuerde, puede haber servicios que puedan hacer parte del trabajo de manera más rentable y eficiente (contabilidad, contestar teléfonos, recursos humanos, etc.), a través de la contratación en lugar de la contratación.

Preguntas para hacer al completar una descripción de trabajo

• ¿Qué herramientas y recursos se necesitan para hacer este trabajo? ¿El trabajo se realiza principalmente en una computadora? ¿La persona operará otras herramientas que requieran capacitación específica? ¿El puesto deberá poder contestar un teléfono y hablar con los clientes?
• ¿Qué nivel de educación o certificación se requiere y desea para hacer este trabajo? Muy pocos puestos realmente requieren un título, así que tenga mucho cuidado con lo que necesita y desea.
• ¿Qué responsabilidad de supervisión tiene este puesto y para cuántos puestos? ¿El puesto tiene que obtener su aprobación para todas las decisiones, o el puesto tiene una autoridad significativa para tomar decisiones?
• ¿Cuáles son las condiciones físicas y ambientales? ¿El puesto requiere estar sentado todo el día? ¿La posición es en un almacén que requiere caminar mucho? ¿Hay mucho movimiento repetitivo? Evaluar objetivamente todas las consideraciones físicas y ambientales del trabajo.
• ¿Cuál es la compensación por el puesto? La investigación de salarios basada en los roles y responsabilidades, así como los posibles títulos de trabajo, lo ayudarán a comprender el impacto financiero del puesto.
• ¿Cómo evaluará y medirá si la persona en el puesto está haciendo el trabajo de acuerdo con sus expectativas? Registre esa información.

Incluso si cree que tiene un buen manejo de las responsabilidades en su empresa, este es un buen análisis para completar. Garantiza que tenga una descripción de trabajo completa y actualizada para ayudarlo a responder a los cambios de exención de horas extra que se esperan en 2019.

Escribir la descripción del trabajo

Una vez que haya completado estas preguntas y respondido objetivamente, tiene el marco para una descripción del trabajo. También ha realizado un análisis que le ayudará a determinar lo siguiente:

• Estado de exención del puesto, o si tendrá que pagar horas extras o no por las horas trabajadas más de 40 en cualquier semana laboral.
• Responsabilidades clave del puesto en cualquier ciclo de trabajo (diario, semanal, etc.)
• Qué herramientas adicionales necesitará comprar y garantizar el nivel de competencia que necesitan los posibles candidatos.
• Las capacidades físicas y de resistencia que requiere el puesto. Por ejemplo, si el puesto trabaja en espacios reducidos durante una parte importante del día y un candidato revela que es claustrofóbico, es posible que no pueda acomodarlo.
• Un salario competitivo para el puesto que lo ayudará a asegurarse de atraer el talento de calidad que necesita.
• Cómo evaluará el desempeño de la persona que toma el puesto.

Contratación y entrevistas

Una descripción de trabajo bien definida, cuando se resume, se convierte en una oferta de trabajo atractiva, así como en la base para desarrollar su proceso de entrevista y sus preguntas.

Por ejemplo, si el puesto requiere que un candidato hable bastante por teléfono, ahora sabe que la entrevista inicial debe realizarse por teléfono para evaluar la presencia telefónica del candidato. Si el puesto maneja productos químicos como una parte normal del trabajo, puede desarrollar una evaluación para usar durante el proceso de entrevista en el que "pregunta" a los candidatos sobre los productos de limpieza apropiados para usar en ciertos trabajos y cómo manejarlos de manera segura. También puede desarrollar preguntas de entrevista situacionales basadas en situaciones reales que haya experimentado en el trabajo.

Tener una descripción completa y detallada del trabajo para revisar durante la entrevista también le permite a usted y al candidato hablar sobre el trabajo y dar fe de su capacidad para hacerlo tal como se presenta.

Después de contratar a un nuevo miembro del equipo

Una descripción completa del puesto se convierte en una excelente guía de capacitación y herramienta de evaluación del desempeño.

El esquema de las responsabilidades del trabajo desde una perspectiva diaria, semanal, mensual, trimestral y anual, significa que identificó el orden en que la persona necesita aprender las tareas. Ahora desarrolle una lista de verificación de capacitación para reforzar estas tareas de capacitación y el orden en que se completan. Con frecuencia, esto puede reducir el tiempo que lleva lograr que un empleado se desempeñe y genere ingresos para su negocio.

Revisiones de desempeño

Además, en sus puntos de evaluación predeterminados, puede anotar fácilmente con una marca de verificación o un signo menos junto a cada responsabilidad si el nuevo empleado ha realizado las tareas. Para aquellas tareas que todavía necesitan ser aprendidas o mejoradas, desarrolle y adjunte una hoja de metas y utilícela como base para cualquier discusión posterior sobre el desempeño. ¡Acaba de completar una revisión de desempeño y documentación en un solo paso!

Dominar todas las responsabilidades de la descripción de un trabajo proporciona una pista para saber cuándo es el momento de una promoción o de funciones ampliadas. Esto alimenta el desarrollo profesional de su gente. Las oportunidades de desarrollo profesional aumentan el compromiso y reducen la rotación.

Cuando las cosas no funcionan

Es posible que descubra que su nuevo empleado simplemente no está logrando un par de sus responsabilidades clave. Independientemente de los objetivos que haya establecido o la capacitación adicional que haya brindado (como se indica en los documentos de revisión anteriores), puede ser el momento de separarse del empleado.

Una revisión de la descripción del trabajo y cualquier revisión de desempeño y documentos de establecimiento de objetivos lo ayudarán a determinar si es hora de separarse.

Su inversión en la etapa inicial de realizar un análisis exhaustivo del trabajo, redactar un documento escrito, revisarlo con el nuevo aprendiz y luego usar la descripción del trabajo como una herramienta de evaluación del desempeño, crea un registro en papel que debería ser de gran ayuda para usted. luchar contra un reclamo por despido injustificado, en caso de que se presente uno en su contra.

Cuando una promoción está en orden

Gran parte del mismo pensamiento detrás de contratar a alguien nuevo y promover a alguien a un nuevo puesto se aplica por igual. Invertir tiempo adicional en el desarrollo de una descripción del trabajo por adelantado le ahorra tiempo y esfuerzo durante la tenencia del puesto en lo que respecta a la capacitación, el desarrollo, la documentación y las recompensas.

Si un miembro del equipo cumple y supera los criterios establecidos en la descripción del trabajo original, puede ser el momento de considerar promoverlo dentro de su empresa.