¿Qué es la marcación interna directa (DID) y cómo funciona?

¿Necesita un número de teléfono directo para el miembro de su equipo? Entonces desea un número de marcación interna directa, conocido como DID.

Un DID permite a las personas que llaman comunicarse con su empleado directamente sin pasar por un asistente automatizado, una recepcionista o un centro de llamadas. Esto difiere de una extensión telefónica interna, que solo funciona para quienes llaman desde el sistema telefónico de su empresa.

El uso de números DID para miembros clave del equipo aumenta la conectividad y la eficiencia a medida que su negocio crece, ya sea que sea una pequeña empresa que construye relaciones con clientes clave o empresas que fortalecen las relaciones existentes o mantienen intacta una imagen profesional.

En este artículo, brindamos una mirada en profundidad a la marcación interna directa, cómo funciona y sus beneficios para las empresas actuales.

¿Qué es la marcación interna directa?

La marcación interna directa (DID) es una función del sistema telefónico que permite a las personas que llaman externamente marcar directamente a una extensión interna sin tener que pasar por una centralita o un asistente. Asigna a cada usuario/extensión de una organización un número de teléfono externo único. De este modo, las personas que llaman externamente pueden llamar a personas específicas directamente en lugar de hacerlo a través de una recepcionista.

Para ayudarle a utilizar DID, los proveedores de servicios telefónicos conectan un bloque de números de teléfono al sistema telefónico de centralita privada (PBX) de su empresa.

A través de DID, las empresas pueden configurar números virtuales que evitan las líneas de recepción principales y van directamente a una extensión de escritorio o grupo de extensiones. DID se puede utilizar con números locales, de tarifa premium o gratuitos.

Otros nombres comunes para DID son números de marcación directa, marcación directa y marcación directa. Básicamente, cuando alguien dice: "Comuníquese conmigo a mi número directo", se refiere a esto.

DID ofrece a las empresas comodidad, enrutamiento de llamadas personalizado y una imagen más profesional.

¿Qué es un número DID?

Desde la perspectiva de un cliente, un número de marcación directa se parece a cualquier número de teléfono estándar. Sin embargo, DID es un número de teléfono virtual que va directamente a una extensión o ubicación de su empresa. Piense en ello como una línea telefónica de acceso directo.

Estos números de teléfono de marcación directa dirigen las llamadas entrantes al sistema telefónico de una organización. La función de transmitir las llamadas a un usuario individual hace que ese número sea "directo". Este enrutamiento de llamadas dedicado es administrado por el sistema telefónico VoIP.

A diferencia de una línea fija (o línea POTS ), estos números se enrutan directamente a través del sistema telefónico de su empresa.

¿Cómo funciona la marcación interna directa?

Tradicionalmente, DID funciona de dos maneras: a través de líneas de Red Telefónica Pública Conmutada ( PSTN ) o Voz sobre Protocolo de Internet ( VoIP ) . Comencemos con PSTN.

1. Marcación directa en PSTN

Primero, un proveedor de servicios telefónicos conecta un conjunto de líneas troncales al PBX alojado del cliente. A continuación, un proveedor asigna un bloque de números de teléfono y se los asigna al cliente como sus números de marcación directa.

Cuando una llamada entrante llega a uno de los números de marcado directo, se reenvía al PBX del cliente a través de la línea troncal. Cuando la llamada llega al PBX, se proporcionan el número marcado y la persona que llama.

Finalmente, el PBX enruta la llamada entrante directamente a una de las extensiones telefónicas de la empresa sin necesidad de un operador o asistente automático .

En los sistemas telefónicos más antiguos, la marcación directa funcionaba mediante circuitos analógicos. Esto significaba que el equipo del cliente tenía que proporcionar la señalización de bajo voltaje para que funcionaran los teléfonos del sistema.

La Oficina Central (CO) de la compañía telefónica verificaría si la línea estaba operativa y desactivaría el circuito si no terminaba correctamente.

Más recientemente, los servicios telefónicos tradicionales ofrecen DID a través de circuitos de interfaz de velocidad primaria (PRI) . Estos requieren que usted alquile líneas troncales adecuadas a la compañía telefónica.

2. Marcación interna directa en VoIP

VoIP es la forma más moderna y flexible de emplear números virtuales de marcación directa con la ayuda de enlaces troncales SIP . SIP hace que las conexiones de la línea troncal estén disponibles según sea necesario. No se trata de líneas físicas, sino de enlaces virtuales a través de banda ancha sólo cuando los necesite.

Estos enlaces virtuales se configuran internamente y los números están vinculados a sus extensiones mediante una aplicación de software. Puede hacerlo usted mismo o puede pedirle a su proveedor de VoIP que lo haga por usted.

DID en VoIP es altamente escalable. Por ejemplo, si decide que le gustaría lanzar una campaña de ventas el próximo mes que requiere tener 20 líneas troncales nuevas, puede hacerlo usted mismo fácilmente.

No es necesario ponerse en contacto con su compañía telefónica, esperar a que le asigne un bloque de números y luego enviar a un técnico para conectar físicamente las líneas troncales a su PBX empresarial.

3. DID para enviar faxes

La forma más sencilla de utilizar DID como servicio de fax es conectar su línea de marcado directo a una máquina de fax. Suena simple, ¿verdad? Sin embargo, se estaría perdiendo las formas más útiles y potentes de enrutar llamadas de fax con DID.

Una práctica popular es asignar un bloque de números de marcación directa a una computadora que ejecuta un servidor de fax. Esto permite varios números de fax para su empresa vinculados a una máquina en particular o incluso a varios dispositivos.

Así como cada miembro del equipo dentro de su empresa tiene una dirección de correo electrónico, puede asignarles un número de fax. Cuando llega un fax para una persona en particular, se puede enviar a la impresora en su área de trabajo o incluso a su computadora y su impresora.

Artículo relacionado

Cómo enviar faxes por Internet (en 5 sencillos pasos)

Tipos de DID

La principal ventaja de DID es que permite el acceso externo directo a empleados y departamentos a través de una única línea telefónica compartida. Las empresas pueden asignar números en función de sus necesidades de comunicación y flujos de trabajo.

A continuación se muestran algunos tipos comunes de números DID para elegir:

• Números DID individuales: a cada empleado se le asigna su propio número de teléfono externo único que se dirige directamente a él. Esto permite que las personas que llaman desde afuera lleguen a empleados específicos sin pasar por una centralita.
• Números DID de departamento: todo un departamento o grupo de trabajo comparte un único número DID. El número suena en un grupo de teléfonos en ese departamento, por lo que varias personas pueden manejar fácilmente las llamadas.
• Números DID basados ​​en la ubicación: se asigna un número DID específico para cada ubicación de oficina o sucursal de una empresa. Las llamadas a ese número suenan en los teléfonos solo en ese sitio.
• Números DID gratuitos: también conocidos como números 800, permiten a personas externas comunicarse con empleados/departamentos de forma gratuita. El número 800 se enruta a extensiones internas.
• Números DID virtuales: los números no están vinculados a una línea telefónica física, sino que están alojados virtualmente. Las llamadas se enrutan a cualquier teléfono de escritorio, softphone o teléfono móvil que la empresa especifique.
• Números DID de operador automático: las personas que llaman escuchan un menú de opciones de marcado para diferentes personas/departamentos cuando llaman a este tipo de número DID, enrutando llamadas sin un operador humano.

Beneficios de usar DID

Ofreció muchos beneficios en comparación con los sistemas telefónicos tradicionales. La capacidad de llamar directamente a los empleados es extremadamente útil para la mayoría de las empresas modernas. Aquí hay algunos beneficios notables:

Eficiencias operativas y de costos

Con DID, puede reducir la cantidad de líneas troncales necesarias para conectar su negocio. Con un sistema VoIP, puedes incluso reenviar los DID a diferentes continentes, ahorrando costos de larga distancia.

VoIP ayuda a que se produzcan conexiones directas en la red telefónica y, prácticamente, no necesitará comprar todos los teléfonos o hardware nuevos.

Mayor flexibilidad y movilidad

Con DID, tienes más control sobre dónde y cuándo recibes llamadas. Una fuerza laboral móvil exige una solución flexible. Combinar el poder de VoIP, DID y SIP con teléfonos móviles, correo electrónico y SMS equivale a un sistema de telecomunicaciones más sólido para su empresa.

También puede desviar llamadas automáticamente a diferentes números en momentos determinados. Esto es excelente para soporte fuera del horario laboral para diferentes zonas horarias, especialmente para equipos globales.

Experiencia del cliente mejorada

Los clientes pueden comunicarse con los empleados cuando los necesitan sin obstáculos. Esa puede ser una experiencia extraordinaria desde la perspectiva del cliente.

La gente suele preferir llamar a números de teléfono locales. Una empresa que opera en Nueva York puede configurar fácilmente un número de teléfono en Miami o Londres para clientes de ese mercado.

Al asignar diferentes números a diferentes campañas de marketing, puede realizar un seguimiento preciso del rendimiento de cada campaña, encontrar áreas de mejora y mejorar aún más la experiencia del cliente.

Productividad

Enrutar las llamadas a la persona directamente, sin necesidad de una recepcionista o un menú telefónico, ahorra tiempo. El seguimiento se vuelve más fácil para los clientes cuando su agente tiene un número único.

También fomenta una mejor comunicación. Los empleados se comunican con los miembros del equipo a través de una extensión dedicada, incluso si se encuentran en diferentes edificios, ciudades o incluso países.

Incluso puede hacer que su línea de marcado directo desvíe automáticamente las llamadas entrantes a su teléfono móvil u otros números temporales sin que el cliente conozca estos números privados.

Diferentes aplicaciones del TID

Los DID tienen muchos usos más allá de los sistemas telefónicos comerciales básicos.

Ejemplos de cómo las empresas utilizan los DID:

• Los equipos de ventas suelen utilizar DID dedicados para campañas de generación de leads para realizar un seguimiento del rendimiento de números y promociones específicos.
• Los departamentos de servicio al cliente pueden configurar DID para preguntas sobre facturación, soporte técnico o consultas generales y enrutar las llamadas de manera más eficiente.
• Los equipos de marketing utilizan DID temporales únicos para determinadas campañas o eventos publicitarios. El uso de un DID específico les permite medir las tasas de respuesta.
• Las organizaciones con múltiples ubicaciones pueden configurar un DID para cada ubicación para permitir transferencias fluidas entre sucursales.
• Las agencias gubernamentales pueden usar DID para dirigir llamadas a los departamentos o al personal apropiado de manera más eficiente.

Desventajas de los números de teléfono DID

Hay casos en los que un número DID puede no ser la opción adecuada para su negocio.

Por ejemplo, si ha experimentado una rotación recientemente y tiene números de marcación directa asignados a ex empleados. La disponibilidad limitada de los empleados también puede afectar su decisión de optar por DID.

Depende de su empresa determinar la importancia de que los clientes y proveedores lleguen directamente a los departamentos.

A continuación se presentan algunas limitaciones comunes del DID y formas de mitigarlas:

1. Enrutamiento de llamadas limitado

Cuando se utiliza un DID básico, las llamadas se enrutan directamente a la extensión asignada, lo que ofrece un control limitado sobre el flujo de llamadas. Esto puede resultar ineficiente para gestionar grandes volúmenes de llamadas o dirigir a quienes llaman a departamentos específicos. Emplee recepcionistas virtuales, menús IVR o colas de llamadas para una distribución eficiente de las llamadas.

2. Preocupaciones de seguridad

Los DID pueden ser vulnerables al acceso no autorizado si no se implementan las medidas de seguridad adecuadas. Proteja los DID con contraseñas seguras, autenticación multifactor y enmascaramiento de llamadas.

3. Información sobre llamadas faltantes

Los DID básicos a menudo carecen de funciones detalladas de seguimiento de llamadas, lo que dificulta el análisis de los datos de las llamadas y la optimización del manejo de las mismas. Elija proveedores con seguimiento de llamadas e intégrelos con su CRM para un análisis de datos completo.

4. Altos costos

Dependiendo de los patrones de uso y las funciones elegidas, los DID pueden ser más costosos en comparación con las líneas telefónicas tradicionales. Negocie descuentos por volumen, utilice opciones de pago por uso o explore soluciones VoIP alternativas.

¿Cómo obtengo un número DID?

Ofrezca a sus clientes y proveedores una forma de comunicarse con las personas y los departamentos de su empresa con un número de teléfono de marcación interna directa. DID permite a las personas que llaman entrantes saltarse la cadena telefónica y evitar las colas de llamadas.

El primer paso es obtener uno o más números de teléfono comerciales . Es probable que ya tengas algunos números de teléfono comerciales.

Puede transferirlos mediante un método conocido como portabilidad . A continuación, deberá asignarlos a cada usuario de su sistema telefónico. Esto se puede hacer desde el panel administrativo sin esfuerzo.

Agregar las funciones de marcado directo que su equipo necesita es sencillo cuando recurre a un proveedor de VoIP experimentado, como Nextiva . Le ayudaremos a determinar cuántos números de marcado directo necesitará y cuál será la solución más rentable para su negocio.

Una vez que su servicio DID esté configurado, las personas que llamen entrantes podrán comunicarse con sus equipos con poca fricción. En un mundo donde un excelente servicio al cliente es una ventaja competitiva, los números de marcado directo son solo otra forma de brindar experiencias personalizadas.

Preguntas frecuentes sobre marcación interna directa