Cómo funcionan los diferentes tipos de software de seguimiento del tiempo

Dependiendo de sus necesidades profesionales y personales, tal vez use un software de hoja de tiempo para realizar un seguimiento de sus horas de trabajo y una herramienta de reloj de tiempo simple para tareas no laborales. O bien, encuentra un rastreador de tiempo automático más adecuado para todas las actividades. De cualquier manera, ¿puedes notar la diferencia entre los diversos tipos de software de seguimiento de tiempo? Y, ¿cuál es el propósito de cada herramienta? Este artículo le brindará respuestas a estas preguntas, que lo ayudarán a elegir el mejor software de seguimiento de tiempo para usted.

Te guiaremos a través de todos los detalles sobre:

• software de cronometraje
• software de registro de horas
• software de registro de tiempo
• software de reloj de tiempo, y
• un rastreador de tiempo automático.

software de cronometraje

¿Qué es un software de cronometraje?

El software de cronometraje lo ayuda a mantener un registro de sus horas de trabajo. Puede elegir entre dos métodos para usar un software de cronometraje:

1. puede ingresar manualmente sus horas ,
2. ingrese sus horas de trabajo completando una hoja de horas (software de hojas de horas), o
3. puede usar un temporizador , un método conocido como registro de tiempo.

En cierto modo, el software de cronometraje es un término general para registrar sus horas manualmente, y para una hoja de horas y un software de registro de horas, métodos que explicaremos más adelante.

¿Quién puede utilizar un software de cronometraje y en qué casos?

• Empresas que se ocupan de las asignaciones de proyectos. Al pensar en las asignaciones de proyectos, un gerente de proyecto debe asegurarse de que haya suficientes recursos para terminar un proyecto durante un período determinado. Por lo tanto, el seguimiento del tiempo puede ayudar a la gerencia y al equipo a determinar si la asignación se realizó correctamente y si los empleados dedican todo el tiempo necesario a un proyecto en particular.     
• Cualquiera que trabaje para varios clientes al mismo tiempo . Digamos que eres un abogado que representa a cinco clientes. Deberá reunirse con sus clientes o realizar llamadas frecuentes con ellos, ocuparse de la investigación legal y de casos para cada cliente y encargarse de muchas más tareas. Al final de la semana, probablemente no recordarás lo que hiciste el martes. Por lo tanto, debe comenzar a usar un software de cronometraje para ingresar cada actividad y su duración. Estos detalles serán de gran valor para la facturación y la facturación. Las mismas reglas se aplican a contadores, autónomos de cualquier tipo y cualquier persona que trabaje en proyectos por horas.
• Equipos remotos. Cuando trabaje a distancia, deberá tener un comprobante de sus tareas completadas y el tiempo que necesitó para terminarlas. En algunas empresas, este es un requisito obligatorio. Incluso cuando no lo es, el seguimiento de sus horas de trabajo lo ayudará a obtener más información sobre su productividad, lo que nos lleva al siguiente punto.
• Cualquier persona dispuesta a mejorar la productividad . No podrá mejorar su productividad a menos que descubra qué está causando el problema. Así pues, empieza a apuntar todas tus tareas diarias y pronto verás si dedicas demasiado tiempo a alguna actividad. Si es así, deberías replantearte tus hábitos de trabajo.

¿Qué es lo que la gente encuentra útil acerca de un software de cronometraje?

“Se ha convertido en una herramienta muy importante en mi negocio. Tengo varios clientes para los que debo realizar un seguimiento de tareas específicas, y no solo puedo realizar un seguimiento de esas entradas de tiempo fácilmente, sino que puedo mirar hacia atrás y ver si me estoy volviendo más eficiente en el tiempo en esas tareas”. elizabeth k

“Clockify es fácil de usar y es preciso. Antes de Clockify, subestimaba cuánto tiempo llevaría completar un proyecto y lo subestimaba. Con Clockify, puedo realizar un seguimiento preciso de mi tiempo y facturar en consecuencia. ¡Clockify me ha ahorrado a mí y a nuestro negocio tiempo y dinero!”

jennifer t

“Como mi jefe me recomendó que usáramos una herramienta de cronometraje durante 1 o 2 semanas para ayudarnos a comprender cómo usamos nuestro tiempo, siento que he obtenido muchos beneficios. Un mayor enfoque, sentirme más organizado cuando trabajo en diferentes tareas y poder planificar mi día de manera más efectiva son solo algunos, pero creo que cuanto más use esta herramienta, más útil se volverá. Mis colegas usaron una hoja de cálculo de Excel configurada con macros para realizar un seguimiento de su tiempo, sin embargo, pensé que la interfaz de usuario de Clockify era mucho más estética y divertida de usar”.

Una cita de un usuario de Clockify

software de parte de horas

¿Qué es un software de registro de horas?

Un software de hoja de tiempo es una alternativa a las hojas de tiempo en papel, que le permiten realizar un seguimiento del tiempo dedicado a varias tareas completando las entradas de tiempo (libros de horas). En comparación con las hojas de tiempo tradicionales en papel, administrar las entradas de tiempo con software es más preciso y requiere menos tiempo.

Los empleados son responsables de enviar sus hojas de tiempo. Luego, depende de los gerentes aprobar o rechazar las hojas de tiempo.

¿Quién puede usar un software de registro de horas trabajadas y en qué casos?

• autónomos Si eres autónomo, es probable que trabajes para varios clientes y en varios proyectos. En ese caso, necesitará saber exactamente cuántas horas por semana/mes ha dedicado a cada tarea y proyecto para poder cobrar a sus clientes. En lugar de escribir sus tareas diarias en una hoja de papel, opte por un software de registro de horas. De esa manera, podrá anotar todas las tareas y sus horas de trabajo facturables. Luego, puede simplemente filtrar sus tareas por un cliente en particular, exportar su hoja de tiempo semanal como PDF y enviarla a su cliente.

• Contratistas del gobierno. Si trabaja en una empresa que presta servicios al gobierno, el control de sus horas de trabajo será obligatorio. Este es otro caso en el que una hoja de tiempo es útil.
• gerentes Si es un líder de equipo o un gerente, la recopilación de datos de hojas de tiempo de los empleados será valiosa para las estimaciones del proyecto. Al revisar las hojas de tiempo del equipo, tendrá una idea clara del progreso del proyecto y si se terminará a tiempo.
• personal de recursos humanos. Las hojas de tiempo son una forma práctica de realizar un seguimiento de la asistencia de los empleados y calcular las horas extra para que a todos se les pague por sus horas trabajadas.

¿Qué encuentran útil las personas acerca de un software de registro de horas?

“Nuestro periódico ha tenido un tremendo éxito al usar Clockify para administrar nuestros proyectos y hojas de tiempo. A nuestro personal se le paga de manera justa por su trabajo en cada proyecto y podemos personalizar su salario, lo que lo hace más justo para los empleados”.

shelby s

“Me encanta que todas las hojas de tiempo estén digitalizadas ahora, ya no se necesitan hojas de tiempo en papel. Es más fácil recopilar hojas de tiempo y puede bloquearlas”.

carly b

“Tengo que hacer un seguimiento de mi tiempo facturable, que cuando se factura por 1/4 de hora, tiene el potencial de ser muchas entradas en un día. Antes de Clockify, escribía a mano todas mis entradas en un cuaderno, lo que consumía mucho tiempo y a menudo lo olvidaba, lo que me obligaba a tratar frenéticamente de recordar lo que hice semanas antes. En verdad, Clockify ha sido mi gracia salvadora”.

nicole s

“Como desarrollador, odio las hojas de tiempo. Pero, la facilidad de uso para ingresar tu tiempo es increíble y tienes cifras reales que puedes ajustar para completar los minutos que faltan.”

Parvez S.

software de registro de tiempo

¿Qué es un software de registro de tiempo?

Un software de registro de tiempo le permite realizar un seguimiento de las horas que dedica a diversas actividades mediante el uso de un temporizador. La regla es simple, debe iniciar un temporizador cuando comience a trabajar en una tarea y detenerlo cuando haya terminado.

¿Quién puede utilizar un software de registro de tiempo y en qué casos?

• Equipos que buscan una forma de realizar un seguimiento de sus proyectos . Registrar sus horas y las de su equipo garantiza que todos estén haciendo su parte del proyecto. Además, le brinda una mejor comprensión de sus horas de trabajo en general y si alguien está abrumado con el trabajo.
• Equipos e individuos que normalmente están en movimiento . Ver un software de registro de tiempo en su pantalla lo ayudará a recordar iniciar su temporizador al principio y detenerlo al final del día, sin importar cuán ocupado esté.
• Cualquiera que quiera registrar sus actividades no laborales. Además de sus asignaciones de trabajo, puede mantener un registro de sus actividades diarias personales, como correr, estudiar y otras actividades de ocio. Por ejemplo, si te estás preparando para un examen, puedes registrar tus horas de estudio. Además, puede agregar el nombre de su universidad como el nombre del cliente y agregar el nombre del curso como el nombre de su proyecto. Esta rutina te motivará a prepararte mejor para un examen.

¿Qué es lo que la gente encuentra útil acerca de un software de registro de tiempo?

“Es un gran software para mantener sus acciones bajo control. Puede realizar un seguimiento de cuánto tiempo ha trabajado. Y muchas veces me quedaba más tiempo en la oficina simplemente porque no recordaba cuánto tiempo estuve allí. Pero ahora salgo de la oficina en el momento adecuado para tener algo de "tiempo para mí". En general es genial hasta ahora. Había sugerido algunos puntos que ciertamente son de mi utilidad. Usar Clockify ha mejorado la calidad de mi tiempo”.

Vishal S.

“La aplicación de escritorio que se encuentra en mi barra de tareas hace que sea increíblemente fácil registrar el tiempo y luego adjuntar informes en PDF a las facturas. Esto me ha ahorrado mucho tiempo. Puedo concentrarme en hacer el trabajo ahora y enviar facturas en lugar de tener que detallar y registrar manualmente mi tiempo”.

david j

“Clockify hace exactamente lo que espera del software para capturar fácilmente registros de tiempo en actividades. También tiene un alto índice de incorporación de nuevas funcionalidades. Estamos utilizando Clockify para el registro de tiempos de un gran equipo de soporte y aunque, por ahora, requiere un proceso manual para incorporar tareas, está siendo muy útil para conocer la evolución de la actividad”.

gonzalo m

software de reloj de tiempo

¿Qué es un software de reloj de tiempo?

Atrás quedaron los días de las tarjetas perforadas. Hoy en día, los empleados usan software de reloj registrador para marcar la entrada y la salida. Por lo tanto, las herramientas de reloj de tiempo lo ayudan a registrar sus horas de trabajo y también su asistencia.

En general, diversas herramientas de reloj de tiempo ofrecen distintos tipos de entrada y salida:

1. Los empleados pueden usar un sistema de reloj de entrada y salida . En este caso, los gerentes/empleadores deben crear un proyecto para cada empleado, colocar la tableta/teléfono móvil en la entrada/salida, para que los trabajadores puedan registrar fácilmente su asistencia y horas de trabajo.
2. Punzonado biométrico de huellas dactilares . Este es un método que requiere la instalación de un lector de huellas dactilares en las computadoras portátiles, de escritorio o tabletas de la oficina. Luego, los empleados simplemente deben ingresar y salir utilizando sus huellas dactilares.
3. Un sistema de seguimiento de tiempo por GPS . Una vez que todos los empleados hayan iniciado sesión en sus cuentas de reloj registrador, deben activar el seguimiento de ubicación GPS para comenzar a monitorear su tiempo.

Cuando se trata del seguimiento biométrico del tiempo, algunos empleados creen que esto está afectando su privacidad. De hecho, estados como Illinois, Texas y Washington han decidido regular este asunto. Por lo tanto, tienen Leyes de privacidad de información biométrica (BIPA) para controlar cómo se pueden usar los relojes de tiempo biométricos. Hablando de privacidad y seguridad, estas son las razones por las que algunas empresas eligen solo software de seguimiento de tiempo autohospedado, ya que este tipo de software puede alojarse en sus propios servidores, lo que garantiza un nuevo nivel de seguridad.

Aparte de las opciones mencionadas anteriormente, algunas aplicaciones de reloj de tiempo incluyen reglas de tiempo como una de sus características, una opción que no permite marcar antes de un tiempo establecido. Además, algunas herramientas de reloj de tiempo cubren la programación de turnos y la solicitud de tiempo libre.

¿Quién puede usar un software de reloj de tiempo y en qué casos?

• Seguimiento del tiempo de construcción . Cuando se trabaja en la industria de la construcción, el seguimiento del tiempo garantiza que los empleados reciban el pago exacto. He aquí por qué: en esta industria, cada trabajador está haciendo una parte particular del trabajo, pero las horas de todos los empleados se calculan juntas. Estas se denominan horas-hombre u horas-mano de obra. Es vital obtener un número preciso de horas-hombre porque estas horas muestran cuánto tiempo se dedicó a un proyecto. Por lo tanto, para evitar errores de cálculo, los trabajadores deben marcar la entrada y la salida. Entonces, los contratistas de la construcción tendrán una mejor comprensión del proyecto y cuánto tiempo llevará completarlo. De esta manera, no habrá riesgos de pagar menos o de más a los trabajadores, por lo que los empleados recibirán la cantidad correcta de dinero por el trabajo terminado.
• Empleados que trabajan en turnos . Muchas herramientas de reloj de tiempo le permiten administrar los turnos de los empleados con facilidad. Entonces, si una empleada no puede trabajar mañana por la mañana porque lleva a su hijo a una cita médica, puede tomar el turno de la tarde. Esto también es útil para evitar que los trabajadores trabajen horas extra al asignar el turno a otra persona.
• Gerentes y personal de recursos humanos . Dado que hay varias aplicaciones de reloj que ofrecen la solicitud de tiempo libre pagado (PTO), esta función es útil tanto para los trabajadores que solicitan vacaciones como para el personal/gerentes de recursos humanos que están a cargo de aprobar las solicitudes de tiempo libre.

¿Qué es lo que la gente encuentra útil acerca de un software de reloj de tiempo?

“Nuestro negocio pasó del registro de horas en un bloc de notas a este increíble programa. ¡Qué tremenda diferencia ha hecho! Es gratis Y nos permite registrar la entrada y la salida para horas/días específicos en lugar del temporizador tradicional . ”

gabrielle w.

“La interfaz es muy amigable y me gusta que tenga características como reloj de entrada y salida. Nombrar las marcas de tiempo también ayuda mucho, ya que me permite detener e iniciar nuevos temporizadores para indicar cuándo se terminó cada parte”.

lucas k

"Es muy simple. Hora de entrada, hora de salida, ¡eso es todo! No hay características superfluas que no sean necesarias para mi flujo de trabajo y es súper fácil de usar”.

Una cita de un usuario de Clockify

“Mi equipo registra la entrada y la salida de cada trabajo y puedo llevar un registro de las horas entre cada persona, horas por semana, por cliente, por año. Será extremadamente útil durante la temporada de impuestos.”

samantha w.

Rastreador de tiempo automático

¿Qué es un rastreador de tiempo automático?

La principal ventaja de un rastreador de tiempo automático sobre otras opciones de seguimiento de tiempo es que no necesita administrar temporizadores o ingresar manualmente el tiempo. En cambio, sus horas de trabajo se registran automáticamente.

Las herramientas automáticas de seguimiento de tiempo pueden ser:

1. Totalmente automatizado . Estos rastreadores de tiempo generalmente usan inteligencia artificial (IA) para reconocer tareas y convertirlas en entradas de tiempo. Luego, los trabajadores solo necesitan aprobar estas entradas de tiempo. Además, los rastreadores de tiempo automáticos que se basan en IA aprenden cómo los usuarios pasan su tiempo y cuáles son sus tareas diarias comunes. Por lo tanto, los rastreadores de tiempo automáticos se vuelven más inteligentes con el tiempo y brindan a los usuarios entradas de tiempo más precisas.
2. Parcialmente automatizado . Por ejemplo, estos rastreadores de tiempo ofrecen cronometraje automático solo cuando está utilizando sistemas operativos particulares, como Mac OS. En este caso, los empleados primero deben habilitar un rastreador automático. Luego, un rastreador de tiempo registrará cualquier aplicación activa o pestaña del navegador como entradas de tiempo.

¿Quién puede usar un rastreador de tiempo automático y en qué casos?

• Equipos e individuos que a menudo cambian entre clientes y proyectos. Por ejemplo, los consultores suelen tratar con varios clientes durante un día. Algunas de sus actividades duran solo 15 minutos (una llamada rápida con un cliente), pero son tan importantes como esas tareas de una hora. Por lo tanto, es vital que los empleados registren cada tarea, especialmente en los días en que cambian constantemente de marcha. Aprovechar un rastreador de tiempo automático significa que estos trabajadores pueden concentrarse en lo que es crucial: su trabajo. Al mismo tiempo, todas las tareas se agregarán como entradas de tiempo.
• Cualquiera que esté dispuesto a tener una revisión en profundidad del día. Algunos rastreadores de tiempo automáticos, como Clockify, le muestran una línea de tiempo de productividad: una descripción general de su día y cuánto tiempo pasó en cada aplicación. Por lo tanto, esta línea de tiempo es su propio rastreador de productividad y una excelente manera de obtener más información sobre sus distracciones. Si notas que llevas 20 minutos navegando por las redes sociales, esta será tu llamada de atención. Ser consciente de tales distracciones evitará que repita este comportamiento mañana.

• Cualquier persona nueva en el seguimiento del tiempo. Algunos rastreadores de tiempo automáticos ofrecen extensiones de navegador, que son bastante útiles para los novatos en el seguimiento del tiempo. He aquí por qué: el temporizador comienza una vez que abre una ventana del navegador y se detiene cuando cierra el navegador. Por lo tanto, no tiene que preocuparse por registrar sus horas, un rastreador de tiempo lo hará por usted.

¿Qué es lo que la gente encuentra útil acerca de un rastreador de tiempo automático?

"Es fácil de usar para nuestro equipo, y es genial que esté disponible en el navegador web y como una extensión de Chrome para que pueda comenzar a usarlo automáticamente".

Una cita de un usuario de Clockify

“Como administrador, requiere muy poco tiempo de mi parte para mantenerlo en funcionamiento y capacitar a los nuevos miembros del equipo, lo cual es fantástico. Lo más importante: es fácil para los miembros del equipo realizar un seguimiento de su tiempo, y la extensión de Chrome significa que ni siquiera tienen que abrir una nueva pestaña para iniciar o finalizar una sesión de seguimiento”.

andres k

“El servicio tiene un rastreador de Mac, donde puedes hacer básicamente todo, desde configurar nuevos proyectos, agregar nuevos clientes, crear etiquetas para una mejor taxonomía. En el sitio web, puedo ver los informes de tiempo por cliente, proyecto, etc. La aplicación Mac también detecta si no estoy trabajando y me pregunta si debe mantener o eliminar ese tiempo. Es perfecto para mí como trabajador independiente, incluso en el nivel gratuito”.

rodrigo e.

Conclusión

Con tantas aplicaciones de seguimiento del tiempo en el mercado, es probable que no esté seguro de cómo funciona cada software. Pero, una cosa es segura, cada herramienta de seguimiento de tiempo tiene su propio propósito único. Por ejemplo, si usted es un empleador que busca una forma de realizar un seguimiento de la asistencia de los empleados, considere usar un software de reloj registrador. O, si es un abogado que representa a varios clientes, opte por el software de hoja de horas para registrar todas sus horas facturables. Al final, el seguimiento del tiempo con el software es fácil y le brinda datos precisos, independientemente del tipo que elija.