Nota de débito vs nota de crédito: ¿cuál es la diferencia?

En el mundo de empresa a empresa (B2B) , los valores de los pedidos y las transacciones pueden ser elevados. Cuando cambian inesperadamente, pueden surgir rápidamente desafíos financieros.

Estos casos pueden complicar las operaciones de procesamiento de facturas, lo que a su vez puede influir negativamente en el proceso de pedido al cobro (O2C).

Afortunadamente, hay cosas que una empresa puede hacer para mitigar el impacto, incluidas las notas de débito y las notas de crédito .

Examinemos estas opciones, así como sus similitudes y diferencias.

¿Qué es una nota de débito?

Las notas de débito (o notas de débito ) son documentos para notificar a las empresas sobre el crédito adeudado y solicitar su reembolso.

Las notas de débito formalizan las solicitudes de devolución de compras a crédito. Son emitidos por los compradores a los vendedores a través de los mismos canales que las facturas.

Además del monto de la deuda adeudada, una nota de débito también enumera otros detalles relevantes para la transacción. Estos incluyen detalles del artículo, fechas, motivos de emisión, etc.

¿Una nota de débito es una factura o un crédito?

Una nota de débito no es una factura ni una forma de crédito. Es una notificación y registro de una obligación de deuda.

¿Qué es una nota de crédito?

Las notas de crédito (o notas de crédito ) son documentos emitidos como recibos de facturas o pedidos erróneos o modificados.

Los emite el proveedor al cliente y pueden cubrir todo, o solo una parte, del valor de una factura.

Sin ellos, la contabilidad y los registros crediticios serían difíciles de administrar. La eliminación de facturas antiguas y la creación de nuevas confundiría la secuencia de números de factura y los registros de auditoría.

¿Una nota de crédito es un reembolso?

Una nota de crédito es similar pero no lo mismo que un reembolso . El primero es una devolución diferida de un valor de crédito específico a un comprador, mientras que el segundo es un reembolso directo para ellos.

Las notas de crédito logran casi el mismo resultado que los reembolsos por diferentes medios. Casi , porque si bien un reembolso monetario y futuros bienes y servicios pueden tener el mismo valor crediticio , no son lo mismo .

Tal vez, por ejemplo, una empresa tenga menos necesidad de determinados bienes o servicios cuando canjea una nota de crédito.

Las notas de crédito también asumen una relación continua entre el proveedor y el comprador. Los reembolsos no.

¿Las notas de crédito y el crédito de la tienda son lo mismo?

Las notas de crédito y el crédito de la tienda son similares pero, de nuevo, no son lo mismo.

La definición de 'nota de crédito' se utiliza en B2B para describir los documentos utilizados para ayudar a equilibrar los libros de contabilidad.

El crédito de la tienda es un término general que se usa principalmente en contextos B2C. Cubre los vales entregados como obsequio, por programas de fidelización o a cambio de productos devueltos.

Nota de débito vs nota de crédito: Las similitudes clave

1. Finalidad: notificación

Tanto las notas de débito como las de crédito se utilizan como forma de notificación.

El destinatario de ambos tipos de notas puede (o no) estar al tanto de un problema, o cambio, en una orden o transacción.

O puede que no sean plenamente conscientes de sus detalles. En otras palabras, cada tipo de nota aclara el monto negativo (o el monto positivo) adeudado.

2. Finalidad: registros contables

Las notas de débito y las notas de crédito son documentos esenciales para los registros contables. Sin ellos, a las pistas de auditoría les faltaría información crucial.

3. Motivos de emisión

Hay varias razones principales por las que se deben emitir notas de débito y crédito.

Los pedidos pueden estar equivocados, dañados o simplemente no llegar como se describe o a tiempo. Pueden diferir en volumen, tamaño, forma, calidad o tiempo. Los compradores pueden rechazarlos o los vendedores pueden darse cuenta de su error.

Los pedidos B2B pueden ser complejos y pueden estar sujetos a cambios después de que se haya emitido correctamente una factura . Si el valor del pedido disminuye, el departamento de cuentas por pagar del proveedor emitirá una nota de crédito. Si el pedido aumenta, emitirá una nota de débito.

Los errores en las facturas no son infrecuentes. Pueden variar desde cobrar de más accidentalmente hasta olvidar agregar los descuentos ofrecidos por un equipo de ventas. Las notas de débito y crédito ayudan a corregir cada pago y asiento contable incorrecto causado por estos errores.

4. Flexibilidad de emisión

Las notas de débito y crédito se pueden enviar antes o después de que el comprador reciba las facturas.

Si aún no se ha emitido una factura, se le agrega una nota de crédito que restará su costo total. Si ya se ha emitido, la nota de crédito se incluirá en la próxima factura.

5. Canales emisores

Tanto las notas de débito como las notas de crédito deben enviarse a través de los mismos canales que las facturas regulares, es decir, los departamentos de contabilidad.

6. Formato de notas

Tanto los formatos de nota de débito como de crédito son similares a las facturas. Incluyen:

• Nombres, direcciones, datos bancarios y datos de contacto de las empresas emisoras y receptoras
• Fecha de emisión de la nota
• Un número de serie o de identificación o código específico del billete
• Detalles de los bienes o servicios relevantes para la nota, incluido el volumen, el número de pedido, la fecha del pedido, las tarifas de los artículos, el costo total, etc.

Nota de débito vs nota de crédito: Las diferencias clave

1. El emisor de billetes

Las notas de crédito las emiten los proveedores, mientras que las notas de débito las emiten los compradores o vendedores.

2. Cuentas por pagar vs cuentas por cobrar

Una nota de débito refleja las cuentas por cobrar de un comprador. Queda registrado en el libro de devolución de compras. Una nota de crédito refleja las cuentas por pagar del comprador. Se registra en el libro de devolución de ventas.

3. Acuse de recibo vs solicitud

Una nota de crédito significa el reconocimiento del crédito adeudado por el emisor.

Una nota de débito representa una solicitud de crédito al vendedor. En algunos casos, puede ser discutido.

Notas de crédito y débito vs reclamación

Dunning es una parte del procesamiento de facturas y cobros B2B. Cubre notificaciones y comunicaciones sobre la recuperación de facturas impagas.

Al igual que una nota de débito, es un recordatorio de un pago pendiente. Y como una nota de crédito, es emitido por el vendedor.

Sin embargo, está relacionado con una(s) factura(s) existente(s), no con alteraciones de facturas existentes.

Cómo reducir la emisión de notas de débito y crédito

Las notas de débito y crédito son una parte normal de las relaciones y pagos B2B. Son principalmente un medio para mantener un registro contable claro.

Sin embargo, en algunos casos, la necesidad persistente de emitir notas de débito o crédito puede ser un síntoma de un problema de cobro o flujo de caja más amplio para los proveedores o sus vendedores.

Mejorar los procesos de cobranza B2B o usar o proporcionar financiamiento B2B son opciones que potencialmente pueden remediar esto.

Conclusión

Las notas de débito y las notas de crédito son documentos utilizados para la contabilidad empresarial.

Una nota de débito es una notificación y solicitud de pago de una obligación de deuda. Se emite una nota de crédito para corregir errores o cambios realizados en una factura o pedido existente.

La emisión de ambos tipos de pagarés ayuda a mantener registros contables y aclara el monto negativo o positivo adeudado.

Tienen similitudes, como su propósito y las razones para su emisión, pero también tienen algunas diferencias clave, como qué parte los emite y si afectan las cuentas por pagar o las cuentas por cobrar del comprador o del vendedor.

Las notas de débito y crédito son una parte normal del proceso de facturación. Sin embargo, si una empresa tiene problemas de flujo de efectivo, debe pensar en formas de optimizar sus procesos internos, como brindar opciones de financiamiento B2B a los clientes. Esto proporciona una alternativa práctica a las transacciones puramente en efectivo.