La importancia de un flujo de trabajo de aprobación de acuerdos (y cómo crear uno)

¿Qué es un flujo de trabajo de aprobación?

Un flujo de trabajo de aprobación es un proceso formal que detalla el enfoque de una organización para aprobar documentos o datos. En un contexto de ventas, es la forma en que su equipo maneja las firmas de varios documentos a lo largo del ciclo de ventas. Garantiza que las personas adecuadas puedan ver y aprobar los documentos de ventas necesarios de manera eficiente para que los representantes puedan concentrarse más en construir relaciones y menos en buscar aprobaciones internas. Si se hace correctamente, un proceso de flujo de trabajo de aprobación bien engrasado hará que los negocios salgan antes y lo ayudará a generar un impulso de ventas.

Tipos de flujos de trabajo de aprobación

Las aprobaciones son necesarias durante todo el proceso de ventas, pero las aprobaciones generales de documentos rara vez son eficientes. Con el software de aprobación de documentos de ventas adecuado, puede delegar roles y permisos para que a los revisores solo se les presenten los documentos que requieren su aprobación, para que puedan evitar perder el tiempo en pequeños detalles.

• Manejo de liderazgo. Un flujo de trabajo de aprobación de gestión de prospectos permite a los líderes de equipo verificar y firmar prospectos para que los representantes de ventas dediquen menos tiempo y energía a la búsqueda de prospectos no calificados.

• Cotización. Obtener cotizaciones precisas para los prospectos no debería ser difícil. Con un flujo de trabajo de aprobación de cotizaciones, los representantes de ventas pueden delegar los permisos de aprobación a los líderes de equipo, equipos de productos u operaciones para garantizar que los precios sean precisos y estén en línea con las necesidades comerciales.

• Valor del documento. Hay momentos en que las ofertas por debajo de cierto tamaño ni siquiera necesitan aprobación. Un proceso de aprobación del valor del documento brinda a los revisores la opción de elegir qué documentos desean revisar en función del valor para que los equipos puedan dedicar menos tiempo a las aprobaciones.

• Descuento. Los descuentos en los precios pueden ayudar a sellar el trato, pero cada descuento tiene un costo para su negocio. Un flujo de trabajo de aprobación de descuentos permite a los representantes solicitar aprobaciones de descuentos en función del valor para que pueda evitar errores de descuento que reducen sus ganancias.

• Términos y condiciones. Los términos de los acuerdos preparan el escenario para sus proyectos y contratos, por lo que deben ser sólidos como una roca. Con un flujo de trabajo de aprobación de términos y condiciones, los líderes del equipo pueden asegurarse de que no haya ajustes o errores de última hora antes de enviarlos al cliente.

Obstáculos comunes del flujo de trabajo de aprobación

Sin un proceso formal, los equipos de ventas se enfrentan a una serie de obstáculos en el flujo de trabajo de aprobación que pueden poner en riesgo los acuerdos:

cuellos de botella

Un proceso de flujo de trabajo de aprobación mal diseñado crea cuellos de botella gigantes para los representantes de ventas mientras esperan la aprobación del documento. Hay muchos documentos que pueden salir sin aprobación, pero sin un proceso de aprobación formal, los representantes se quedan atascados esperando la aprobación de todos los documentos antes de poder seguir adelante. Esto ralentiza sus acuerdos y supone una carga adicional para el revisor, que puede que ni siquiera tenga acceso al documento si está lejos de su computadora.

Errores y omisiones

Por muy lentos que sean los flujos de trabajo de aprobación de documentos, son necesarios. Sin ellos, los materiales pueden salir con errores en precios, descuentos, términos y condiciones, entregables y otros errores costosos de propuestas comerciales. Es necesario un proceso de aprobación para garantizar que todos los documentos sean precisos y estén actualizados antes de enviarlos a los clientes potenciales o potenciales.

Desorganización

La falta de un proceso de aprobación conduce a una falta de organización. Sin pasos claros que describan cómo se distribuyen, revisan y aprueban internamente los documentos, existe un mayor potencial de materiales retrasados, olvidados o incorrectos. No es una buena sensación perder un trato porque la solicitud de aprobación quedó enterrada en la bandeja de entrada de un gerente.

Falta de transparencia

Una pista de auditoría puede ayudarlo a comprender dónde se bloquean las aprobaciones y quién es responsable de qué a lo largo de la canalización. Pero sin un proceso de aprobación formal y las herramientas de propuesta adecuadas, existe una gran falta de transparencia que le impide obtener la información que necesita.

Cómo crear un proceso de flujo de trabajo de aprobación eficiente

Un proceso de flujo de trabajo de aprobación puede ser tan simple o tan complejo como usted lo haga. Pero independientemente de su enfoque, cada flujo de trabajo de aprobación debe cumplir dos propósitos: mantener la precisión en todos los documentos de ventas y garantizar que todos los documentos se revisen y aprueben de manera eficiente para evitar obstaculizar el proceso de ventas.

1. Crear los documentos de venta

Usando todo lo que le hemos enseñado sobre cómo escribir una propuesta comercial, cree la propuesta u otros documentos de ventas para construir su proceso de aprobación.

2. Establecer responsabilidades

Identifique a la persona (o personas) que aprueban los documentos y de qué aspectos son responsables. Identifique lo que se necesita de cada parte interesada antes de que el documento pueda pasar al siguiente paso del proceso de ventas.

3. Establecer permisos

Defina el nivel de autoridad que debe tener cada usuario. Al designar usuarios como lectores, editores o administradores, puede controlar quién puede editar, rechazar o aprobar documentos y asegurarse de que los miembros del equipo correctos tengan la visibilidad y el acceso que necesitan.

4. Crea una línea de tiempo

Identifique cualquier fecha límite relevante asociada con los documentos de venta. Esto lo ayudará a establecer expectativas y mantener sus flujos de trabajo en movimiento para evitar retrasos tanto para los representantes como para los gerentes.

5. Configurar alertas y notificaciones

Las alertas y notificaciones automáticas pueden ayudarlo a rastrear el estado de sus documentos de ventas a través de todo el proceso de ventas. Elija cuándo se envían las alertas (es decir, aprobaciones, rechazos, solicitudes de actualización, actualizaciones de estado, etc.) ya quién.

6. Documentar y comunicar

Con las herramientas adecuadas, como Proposify, puede ver el historial de documentos y usuarios en cada paso del proceso de aprobación. Esto puede ayudarlo a identificar y abordar áreas problemáticas para acelerar su flujo de trabajo.

Beneficios de los flujos de trabajo de aprobación optimizados

Con un proceso de aprobación simplificado, su equipo estará bien equipado para generar documentos de ventas consistentes y precisos sin obsesionarse con los pequeños detalles o tomar atajos para sellar el trato.

Consistencia

Ya no tendrá que preguntarse adónde enviar los documentos para su aprobación ni rebotarlos en varios departamentos hasta que se firmen. Un proceso de aprobación formal significa que el flujo de trabajo de ventas se ve siempre igual. Además, puede establecer umbrales para los ajustes para asegurarse de que los documentos no difieran significativamente entre los clientes.

Exactitud

Con funciones y responsabilidades establecidas, todos los responsables de la toma de decisiones esenciales ven y firman los documentos antes de enviarlos. Esto garantiza que múltiples partes interesadas puedan verificar la precisión de la información, lo que deja mucho menos espacio para errores u omisiones.

Eficiencia

Los flujos de trabajo de aprobación simplificados facilitan la aprobación al garantizar que los responsables de la toma de decisiones puedan revisar y aprobar documentos relevantes de manera efectiva. En lugar de solicitar la aprobación de todos los documentos, los gerentes pueden elegir lo que necesitan aprobar para poder concentrarse solo en los detalles importantes.

Y con notificaciones, alertas y accesibilidad móvil, los revisores tienen el poder de acceder a los documentos al instante y aprobarlos sobre la marcha. No más esperar a que los gerentes regresen a su escritorio o esperar que el documento no se quede atascado en su trabajo pendiente.

Transparencia

Di adiós a la caja negra en tu proceso de venta. Con flujos de trabajo de aprobación optimizados, tendrá una visión de toda la canalización para que pueda determinar qué funciona y qué no. Los detalles de aprobación complejos pueden ayudarlo a responsabilizar a los equipos y reducir los obstáculos para que su proceso de ventas funcione sin problemas.

Conclusión

Las aprobaciones son una parte necesaria de cualquier ciclo de ventas efectivo, pero realmente pueden ralentizar el proceso. El software de propuesta adecuado le permitirá optimizar su proceso de flujo de trabajo de aprobación para reducir los cuellos de botella mientras mantiene la coherencia y aumenta la transparencia en el camino. Además, el aumento de la eficiencia puede ayudarlo a reducir el tiempo de su propuesta para que pueda concentrarse en construir relaciones con sus clientes.