Ciclo de vida de los datos: ¿qué es y cuáles son las fases?

Desde la aparición de Big Data , el campo de la ciencia de datos ha experimentado transformaciones significativas en la forma en que se recopilan y analizan los datos. El proceso de extraer información valiosa de los datos para informar la toma de decisiones estratégicas se ha convertido en un enfoque bien definido y estructurado conocido como el ciclo de vida de los datos. En este artículo, profundizaremos en las complejidades de este proceso, destacando sus diversas etapas y su significado.

¿Qué es el ciclo de vida de los datos?

El ciclo de vida de los datos, también conocido como ciclo de vida de la información o gestión del ciclo de vida de los datos, es un proceso de varias etapas que abarca toda la vida útil de los datos, desde su creación hasta su eventual obsolescencia. La progresión de una etapa a otra depende del cumplimiento de requisitos específicos.

Es crucial reconocer la naturaleza cíclica del ciclo de vida de los datos. La información recopilada de un proyecto de datos a menudo se puede reutilizar para proyectos posteriores, lo que permite que la última etapa del ciclo inicie una nueva iteración de la primera etapa, y así sucesivamente.

Para las organizaciones que buscan realizar una investigación integral que implique analizar grandes volúmenes de datos, es imperativo maximizar el potencial de cada etapa en el ciclo de vida de los datos e implementar procesos eficientes.

¿Cuál es la importancia del ciclo de vida de los datos?

Al implementar de manera efectiva cada etapa del ciclo de vida de los datos, una organización puede optimizar la generación, utilización y reutilización de datos, lo que genera información de mayor calidad que sirve como una base sólida para la toma de decisiones. Además, el ciclo de vida de los datos juega un papel crucial en el mantenimiento de la calidad de los datos a lo largo de su vida útil.

Otro beneficio significativo del ciclo de vida de los datos es su contribución para mejorar la seguridad de los datos dentro de una organización. Al adherirse al proceso del ciclo de vida de los datos, una empresa puede mitigar los riesgos de ataques cibernéticos y evitar pérdidas catastróficas de datos, promoviendo así un entorno de datos más seguro.

En resumen, el ciclo de vida de los datos no solo maximiza el valor de los datos, sino que también sirve como una sólida estrategia de gestión de riesgos, protegiendo contra el uso indebido y garantizando que los datos se utilicen de manera segura y responsable.

Las 5 fases del ciclo de vida de los datos

No existe una interpretación única para todos del ciclo de vida de los datos. Si bien algunas fuentes pueden dividirlo en siete fases, otras pueden preferir un enfoque más simple con cinco etapas. En este caso, hemos elegido este último porque creemos que transmite mejor el proceso. Con eso en mente, el ciclo de vida de los datos se compone de:

• Fase de creación
• Fase de almacenamiento
• Fase de uso
• Fase de archivo
• Fase de borrado

A continuación te los explicamos en detalle.

Creación

La primera fase del ciclo de vida de los datos es la creación de datos sin procesar. Los datos sin procesar se obtienen a través de diversas técnicas, métodos y herramientas de recopilación de datos utilizados en la ciencia de datos. Estos datos se pueden expresar en múltiples formatos, como JPG, PDF, Word, etc.

En total, una empresa puede capturar o generar datos de tres maneras diferentes:

• Por adquisición: en este caso, la empresa compra datos de fuentes externas y los datos se producen externamente a la organización.
• Por entrada: El personal interno de la empresa obtiene manualmente nuevos datos.
• Por creación: los datos son capturados por dispositivos en diferentes procesos comerciales.

Ahorro

Una vez que se obtienen los datos sin procesar, es crucial almacenarlos de forma segura para protegerlos contra posibles ataques o errores informáticos. La implementación de un proceso de recuperación puede agregar una capa adicional de protección.

Esta fase es una de las más delicadas del ciclo de vida de los datos, ya que dependiendo del tipo de datos en bruto, sus requisitos y arquitectura, habrá que almacenarlos de una forma u otra. En este sentido, dependiendo de si los datos son estructurados o no estructurados, se almacenarán de dos formas posibles:

• Estructurados: los datos estructurados son datos que se adhieren a un formato estandarizado, tienen una estructura bien definida y siguen un modelo de datos, haciéndolos accesibles tanto para humanos como para programas. Las bases de datos relacionales se utilizan comúnmente para almacenar datos estructurados. Estas bases de datos permiten organizar los datos en tablas, haciéndolos altamente accesibles y fácilmente identificables.
• No estructurado: los datos no estructurados, por otro lado, carecen de una arquitectura o estructura definida y no se adhieren a ningún modelo de datos predefinido. Como resultado, los datos no estructurados no pueden almacenarse en una base de datos relacional convencional, sino que deben almacenarse en una base de datos no relacional o NoSQL, que se usan comúnmente en la ciencia de datos. Estas bases de datos están diseñadas para manejar datos no estructurados de manera eficiente, brindando flexibilidad y escalabilidad para el análisis y procesamiento de datos.

Usar

Durante esta etapa del ciclo de vida de los datos, finalmente se les da un buen uso. Los datos sirven como un elemento fundamental en el proceso de toma de decisiones de una empresa, ya sea relacionado con las ventas, el marketing o las operaciones internas. Es crucial que los diferentes equipos tengan acceso a los datos, para que puedan participar en el proceso de toma de decisiones con argumentos sólidos y comprender el significado de su trabajo. Del mismo modo, los clientes, proveedores o colaboradores también pueden necesitar acceso a datos relevantes.

Para compartir y exponer los datos de manera comprensible para todas las partes interesadas, es común crear informes y realizar análisis durante esta fase de uso de datos. El trabajo de los expertos en ciencia de datos en esta etapa debe ser preciso y exacto, ya que los datos recopilados jugarán un papel fundamental para determinar la dirección y los resultados de la empresa.

archivar

Una vez que los datos ya no se usan activamente para la toma de decisiones en la organización, es hora de archivarlos. El archivo de datos implica copiar los datos en un espacio designado donde se pueden almacenar y recuperar si es necesario en el futuro.

Durante esta fase del ciclo de vida de los datos, normalmente no se realiza ningún mantenimiento activo en los datos. Sin embargo, si surge la necesidad de reutilizar los datos archivados, se pueden restaurar y recuperar para su posterior análisis u otros fines, como se mencionó anteriormente. Las prácticas adecuadas de archivo de datos garantizan que los datos permanezcan accesibles y recuperables cuando sea necesario, al tiempo que minimizan los recursos necesarios para su almacenamiento y mantenimiento.

Supresión

Es inevitable que los datos archivados se acumulen con el tiempo y ocupen espacio de almacenamiento. Si bien tener un almacenamiento infinito sería ideal, no es factible debido a que los costos asociados no son rentables para la empresa. Como resultado, la limpieza y eliminación de datos antiguos y no utilizados se convierte en una necesidad en cualquier organización.

Normalmente, el proceso de eliminación de datos se realiza desde la ubicación donde se han archivado, y es crucial asegurarse de que la eliminación se realice de forma precisa y se garantice la desaparición de los datos.

Es importante recordar que los datos deben almacenarse durante un cierto período de tiempo antes de que puedan eliminarse. Los datos no pueden ser eliminados a discreción de la organización, ya que deben conservarse durante el período legal requerido. Después de este período de tiempo, los datos pueden ser eliminados a discreción de la empresa.

¿Cuáles son los beneficios de una buena gestión del ciclo de vida de los datos?

La implementación de un ciclo de vida de datos robusto en una empresa es crucial para utilizar los datos de manera efectiva. Estos son los cuatro beneficios clave que una empresa puede experimentar al utilizar la información recopilada de esta manera.

Mejores decisiones comerciales

Los datos son tu mayor aliado a la hora de crear las mejores estrategias para tu negocio. Con esta metodología, puede asegurarse de que su base de datos se mantenga limpia, auténtica y actualizada.

Mayor seguridad de la información

Ninguna empresa está libre de ciberataques, pero puedes tomar todas las medidas posibles para mantenerlos a raya y garantizar la seguridad de tus datos. Entendemos que, como empresa, la seguridad de los datos es una prioridad máxima. La implementación correcta de este ciclo de vida de datos lo ayudará a mantener sus datos lo más seguros posible contra filtraciones, uso indebido y ataques cibernéticos.

Buen Cumplimiento

Como usted sabe, los datos están en el punto de mira de la normativa vigente y, como empresa, es fundamental cumplir con la normativa impuesta para evitar sanciones. Anteriormente hemos discutido la importancia de almacenar datos durante un período de tiempo designado. Este es un aspecto crítico que no debe pasarse por alto durante la implementación de este ciclo de vida de datos. Garantizar el cumplimiento de las reglamentaciones pertinentes protegerá a su empresa de posibles consecuencias legales y financieras.

Datos más confiables

Como se enfatiza a lo largo de este artículo, la implementación correcta de esta metodología del ciclo de vida de los datos asegura la confiabilidad y consistencia de los datos en su organización. Esto evita la toma de decisiones basadas en datos desactualizados o erróneos, salvaguardando así la integridad y precisión de sus decisiones comerciales. Tomar decisiones informadas basadas en datos precisos y actualizados es crucial para el éxito de cualquier organización.