El gran problema de la higiene de datos: qué es y 6 pasos para lograrlo

Los datos impulsan una estrategia de marketing eficaz. No se han dicho palabras más verdaderas. De hecho, McKinsey informó que más del 50 % de las empresas con mejor desempeño usan datos para impulsar sus ingresos.

Sin embargo, los datos sin procesar por sí solos no son suficientes: los datos limpios son lo que se traduce en éxito. Aquí es donde entran en juego las prácticas regulares y continuas de higiene de datos .

Los especialistas en marketing utilizan diferentes puntos de contacto de datos para crear personajes de clientes, dirigirse a diferentes segmentos de audiencia y analizar las tendencias y los conocimientos de los consumidores. Todo apunta al uso de datos.

Pero si bien los especialistas en marketing comprenden la necesidad de datos, la importancia de los datos limpios aún no es tan conocida. Esta guía recorre los conceptos básicos de la higiene de datos y cómo las empresas pueden lograrlo.

¿Qué es la higiene de datos y por qué es importante?

La higiene de datos se refiere a todos los procesos involucrados para garantizar que los datos estén limpios.

Los datos limpios son datos sin errores, coherentes y precisos. Los datos sucios, por otro lado, son datos con información duplicada, detalles incompletos e incluso datos obsoletos. Estos errores pueden ingresar a su sistema en cualquier momento, ya sea en el punto de entrada o cuando se actualiza manualmente.

Los datos comerciales provienen de muchas fuentes, por lo que es inevitable que haya algunos errores.

Algunas de estas fuentes incluyen:

• Encuestas
  Son consultas o formularios que los encuestados pueden responder en pocos minutos. Por lo general, las encuestas se colocan en sitios web o se comparten a través de las redes sociales.

• Actas
  Este tipo de datos contiene detalles sobre los clientes, como su ubicación exacta, los productos que compraron y su nivel de participación. Los datos transaccionales se recopilan cuando los compradores en línea crean sus cuentas o realizan su primera compra en una tienda en línea.

• bases de datos
  Hay muchos proveedores principales disponibles para las empresas y todos utilizan bases de datos para acceder a la información de contacto. Estas son algunas de las mejores fuentes y bases de datos de clientes potenciales.
  
• Campañas de marketing
  Es una práctica común ofrecer algo de valor a posibles clientes potenciales a cambio de información de contacto. Esto se puede hacer a través de una suscripción a un boletín informativo, un programa de fidelización, una prueba gratuita o incluso una guía.

Beneficios de la higiene de datos

Al limpiar los datos, las empresas no tienen que lidiar con las consecuencias de los problemas provocados por los datos sucios. Idealmente, los equipos de ventas y marketing pueden usar datos para seleccionar cuentas e industrias a las que apuntar. Pero si los datos están "sucios", los equipos de ventas y marketing no podrán ejecutar las estrategias lo mejor que puedan.

Otros beneficios de la higiene de datos incluyen:

1. Mayor eficiencia y productividad
   ¿Sabía que los datos sucios hicieron que algunas empresas perdieran hasta un 12 % de ingresos? También puede conducir los esfuerzos de marketing en la dirección equivocada debido a la información incorrecta. Con datos limpios, puede tener una dirección más precisa sin desperdiciar finanzas y otros recursos.

2. Toma de decisiones informada
   Datos limpios significa análisis limpios. El análisis limpio significa una toma de decisiones mejor y más informada cuando se trata de pronósticos y otras métricas de ventas y marketing.
   
3. Mejor experiencia del cliente
   La información actualizada sobre clientes potenciales o clientes ayuda a garantizar que pueda entregar el mensaje correcto a las personas adecuadas. Esto dará como resultado una experiencia del cliente mejor y más personalizada en general.

4. Targeting y segmentación de clientes más precisos
   Tener datos limpios asegurará que sus esfuerzos de segmentación de clientes no se desperdicien. La información correcta sobre ciertos contactos le permitirá dirigirse de manera efectiva a clientes potenciales calificados.
   
5. Analítica precisa
   Si sus datos están sucios, lo más probable es que sus análisis e información estén equivocados. Los datos limpios le aseguran los resultados cuantitativos correctos para que pueda obtener los conocimientos cualitativos correctos.

6 mejores prácticas para la higiene de datos

Realmente ya no se trata solo de tener acceso a datos e información, sino de tener los datos correctos. Aquí hay seis prácticas de higiene de datos que su empresa debe implementar.

#001: Estandarizar datos en el punto de entrada

Los datos pueden ingresar a su sistema a través de varios medios y canales mencionados anteriormente.

Ahora, la entrada de datos defectuosa suele ser una de las primeras causas de datos sucios. ¿Cómo? Supongamos que tiene un formulario en su sitio web que permite a los usuarios descargar un estudio de caso. Luego tienes otro formulario para aquellos que quieran programar una llamada directamente. Ambos formularios tienen campos para números de teléfono.

Un formulario usa un campo de texto y el otro usa un menú desplegable para el código de área y un campo de texto para el resto del número. Esto significa que los números de teléfono en su sistema aparecen de manera diferente. ¿Qué sucede si un usuario completa el campo de texto y omite el código de área? Eso ya hace que los datos sean inutilizables.

Además, si un formulario requiere el número de teléfono y el otro no, existe una gran posibilidad de que algunas de las entradas de datos tengan detalles de contacto incompletos.

Conclusión clave: cada punto de datos debe ingresar a su sistema de manera estándar, independientemente del canal del que provengan.

Esto es lo que puede hacer:

• Examine todos los campos de datos que tiene y todos los puntos de entrada.
• Verifique los formatos de correos electrónicos, abreviaturas, direcciones y números de contacto.
  • Estandarice todos los formatos en todos los puntos de entrada.
• Cree un procedimiento operativo estándar (SOP) o una guía paso a paso.
• Extienda el SOP a todo el equipo.

Ahora, solo porque los datos estén limpios cuando ingresan, no significa que los datos estarán limpios para siempre. Con el tiempo, es posible que sea necesario cambiar o editar algunos de los datos de contacto si los clientes potenciales transfieren empresas o cambian su información personal.

#002: Eliminar datos inútiles

Más no siempre es mejor, especialmente cuando se trata de datos.

Si no implementa regularmente prácticas de higiene de datos, eventualmente terminará con una gran cantidad de datos inutilizables. De hecho, las organizaciones creen que el 25% de sus datos son inexactos.

Los datos inútiles pueden ser cualquiera de los siguientes:

• Los clientes potenciales o contactos que están en su lista negra deben eliminarse
• Contactos inactivos o desconectados durante los últimos meses
• Direcciones de correo electrónico que ya no existen debido a que el contacto renunció a su empresa anterior
• Registros duplicados

Mantener datos inútiles en su CRM puede provocar más daños de los que se han hecho.

Por ejemplo, enviar campañas de correo electrónico a direcciones que ya no existen hará que aumente su tasa de rebote. Enviar un recordatorio a un contacto duplicado también puede destruir el esfuerzo de personalización cuando terminas enviando un correo electrónico dos veces.

#003: Aproveche su CRM y actualícelo regularmente

¿Sabía que el 71 % de los representantes de ventas dijeron que pierden demasiado tiempo ingresando datos? Este es un tiempo que podría usarse para divulgación o lanzamiento.

Esta es la razón por la cual las empresas en expansión generalmente invierten en software de gestión de relaciones con los clientes (CRM), para administrar mejor tanto la canalización como los clientes existentes.

Sin embargo, un CRM es tan poderoso como cuán limpios son los datos.

Los datos comerciales cambian regularmente, por lo que es vital limpiar periódicamente su CRM como parte de sus prácticas de higiene de datos. Siga estos pasos como parte de su higiene CRM:

1. Asigne una persona de contacto que estará a cargo de garantizar que el CRM esté limpio.
2. Establezca un horario fijo y regular para la limpieza de datos en el CRM.
3. Utilice las integraciones y la automatización que pueda tener su CRM. Por ejemplo, algunas herramientas de CRM le permiten segmentar automáticamente las direcciones de correo electrónico no válidas.

#004: Validar la precisión de los datos

En la medida de lo posible, incorpore herramientas que puedan validar los datos en el punto de entrada. Sin embargo, como se mencionó anteriormente, los datos comerciales cambian regularmente. ¿Qué significa esto? Significa que necesitará emplear auditorías y actualizaciones periódicas y, por lo tanto, validar.

Realice una ejecución de prueba en un segmento de datos pequeño y tenga cuidado con las alertas sobre errores como:

• Duplicados
• Datos perdidos
• Valores de datos dañados

Último consejo para esta mejor práctica: establezca un cronograma regular para que la validación de datos se realice después de su verificación de CRM.

#005: Practicar el cumplimiento de las normas de privacidad de datos

Tanto el Reglamento general de protección de datos (GDPR) como la Ley de control del ataque a la pornografía y el marketing no solicitados (CAN-SPAM) tienen como objetivo proteger a los usuarios en línea de recibir correos electrónicos no solicitados.

Estos estándares requieren que las empresas analicen sus prácticas de gestión de datos. El objetivo final es asegurarse de que los usuarios en línea tengan más control sobre sus datos personales.

Qué hacer para asegurarse de que sus datos sean compatibles:

• Audite y evalúe todos sus sistemas y procesos de entrada de datos.
• Deja de recopilar pequeños datos irrelevantes. Cuanto más haga esto, mayor será la posibilidad de recopilar datos sucios. Concéntrese en recopilar solo los datos que pueden ayudar con las ventas y el marketing.
• Revise los campos de datos utilizados en la generación de prospectos. Mueva los detalles más sensibles a las últimas etapas del proceso de ventas.
• Destruir o archivar los datos cuando ya no sean necesarios para la finalidad para la que fueron recogidos.
• Guarde los datos inculcando medidas de seguridad adicionales en su CRM y otras bases de datos a las que accede regularmente.
• Siempre asegúrese de que su política de privacidad sea accesible para los usuarios en línea

Qué hacer en caso de una queja de privacidad

• Cubre tus bases. Realice una investigación interna exhaustiva y detallada, y asegúrese de que todo el proceso esté documentado.
• Todas las quejas de privacidad deben abordarse con coherencia y nivel de estándar.
• Solucione los problemas lo antes posible.
• Documentar todo este proceso.

#006: Reclute un equipo de datos para hacer el trabajo

Saber cómo implementar las mejores prácticas de higiene de datos es una cosa. Implementarlos de manera regular y consistente es otra.

Conoce la capacidad de su equipo y si pueden manejar el trabajo que implica la limpieza de datos. Contratar un equipo de especialistas en datos puede ser una buena alternativa. Después de todo, pueden llevar a cabo todas las tareas mencionadas anteriormente, desde auditar, eliminar datos sucios y validar.

El proceso es complicado y requiere suficiente tiempo por parte de las personas. Si bien su equipo definitivamente puede asumir el proceso de limpieza de datos, tendrá que volver a evaluar si es el mejor uso de su tiempo.

Después de todo, los especialistas en datos tienen más experiencia y serán más eficientes, mientras que su equipo de ventas y marketing puede dedicar más tiempo al crecimiento.

¿Cómo funciona la limpieza de datos?

Este es un repaso rápido de cómo funciona normalmente una limpieza de datos.

Por lo general, comienza con una auditoría exhaustiva que debe realizar un miembro de su equipo o un servicio profesional de administración de datos. Sigue la parte laboriosa (rellenar los datos que faltan, eliminar duplicados, eliminar contactos de la lista negra, etc.).

Si bien puede ser arduo, la limpieza de datos es realmente muy importante. No hay otra manera de lograr un buen nivel de higiene de datos sin implementar estas mejores prácticas.

Resumen: la higiene de los datos no es cosa de una sola vez

Además de requerir mucha mano de obra, lograr la higiene de los datos no es cosa de una sola vez. Si sus datos están limpios hoy, muy bien pueden volver a estar sucios mañana.

Sin embargo, una base de datos actualizada y relevante es esencial para el éxito de las iniciativas de ventas y marketing. Cuanto más precisos sean sus datos, mayor será la calidad de sus clientes potenciales y más probable es que se conviertan.

Pero nuevamente, si tiene poco tiempo y mano de obra, la subcontratación es su mejor opción.

Un equipo subcontratado puede actuar como una extensión de su negocio. Por ejemplo, TaskDrive realmente puede ingresar a su CRM, actualizar toda la información, eliminar lo que debe ser y también brindar detalles de contacto nuevos y adicionales. Todo esto permitirá que sus equipos de ventas y marketing se concentren más en construir relaciones y prepararse mentalmente para las próximas conversaciones.

No dude en programar una llamada con nosotros o dejar una nota: hablemos sobre cómo puede descargar la generación de clientes potenciales y la limpieza de datos para que pueda concentrarse en otras cosas impactantes como las iniciativas de ventas.