4 conocimientos sobre minería de datos oscuros para propietarios de pequeñas empresas
Publicado: 2022-05-07Imagina que invitas a cientos de invitados a una fiesta en tu casa. Cada huésped que ingresa coloca una información sobre sí mismo en una caja justo dentro de la puerta principal.
¿Quieres mirar dentro de esa caja?
La gran mayoría de la gente diría, “Sí”.
Y, sin embargo, los propietarios de pequeñas empresas dicen con firmeza "No", todos los días que no están extrayendo y analizando sus datos oscuros.
Para los propietarios de pequeñas empresas, esa caja metafórica junto a la puerta es una cornucopia de datos que esperan proporcionar información práctica y rentable sobre su negocio.
¿Qué son los datos oscuros de las pequeñas empresas?
Gartner acuñó originalmente el término y define los datos oscuros como "los activos de información que las organizaciones recopilan, procesan y almacenan durante las actividades comerciales regulares, pero que generalmente no se utilizan para otros fines".
Ahora imagina si dejas esa caja junto a la puerta de tu casa y un vecino entrometido mira por la ventana delantera para echar un vistazo dentro. O peor aún, un ladrón irrumpe en tu casa y roba tu caja. Nunca tuviste la oportunidad de averiguar lo que había dentro.
Para el personal de administración de registros de su pequeña empresa, esa caja está llena de responsabilidades potenciales.
Según el tamaño de su empresa, la duración del período en que almacena la información y la cantidad de datos recopilados, una "caja" de datos puede crecer hasta convertirse en una pila de cajas al estilo de un acaparador que le impide llegar a su frente. puerta.
La pila de cajas es un problema porque usted es legalmente responsable de todos los datos que recopila, ya sea que los use o no.
Según una investigación del Ponemon Institute en 2017, cada registro con información sensible o confidencial que se roba tiene un valor de $141 de pérdida de ingresos para su empresa, y se roban 58 registros por segundo en todo el mundo. Eso puede sumar si los piratas informáticos toman más de un registro (que lo harán).
Además, el desconocimiento de la existencia de los datos o la negligencia en el uso de sus datos no son excusas aceptables cuando los auditores investigan su historial de gestión de datos después de una infracción o queja. En última instancia, es su trabajo asegurarse de que la información se maneje, almacene y elimine correctamente. Si no lo haces, sufrirás las consecuencias. ¿Qué consecuencias pides?
- Estados Unidos: si bien EE. UU. no tiene una ley de protección de datos específica según Lexology, las consecuencias del mal manejo de sus datos dependen de una plétora de leyes estatales y federales que tienen "sanciones monetarias, obligaciones afirmativas... y mandatos judiciales que prohíben violaciones futuras". .“
- La Unión Europea: En mayo de 2018, entrará en vigor el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR) de la UE que, contrariamente a sus orígenes, cambiará la forma en que las empresas estadounidenses manejan sus datos. Las multas por violar el RGPD pueden reducir los ingresos de su empresa en millones de euros, según la infracción.
4 conocimientos de minería de datos oscuros
Los cuatro consejos a continuación lo ayudarán a aprovechar sus datos y protegerse de las multas y la pérdida de ingresos. En nuestro viaje a través de la gestión de datos oscuros, discutiremos:
- Minería : abordar sus temores de datos y desarrollar una guía simple para arrojar luz sobre sus datos y comenzar a usarlos. Además, las características clave del software de minería de datos oscuros que debe tener en cuenta en su proceso de selección de herramientas.
- Gestión : identificar diferentes tipos de datos oscuros y qué trabajos y/o certificaciones puede contratar/capacitar para comenzar a usar sus datos oscuros.
- Seguridad : cómo abordar la seguridad de sus datos oscuros en un mundo plagado de piratería y las características clave que necesita en sus herramientas de gobierno y seguridad de datos oscuros.
- Comunicación : una vez que arroje luz sobre sus datos oscuros y formule ideas, es hora de mostrar su trabajo a quienes más importan: sus partes interesadas.
1. Consejo de minería: no tengas miedo a la oscuridad (datos)
El nombre "datos oscuros" es intimidante. Después de todo, las cosas malas salen de la oscuridad: hombres del saco, vampiros, te haces una idea. Pero una enorme cantidad de datos no estructurados no tiene por qué dar miedo.
Es hora de arrojar algo de luz sobre sus datos oscuros.
Alan Dayley, director de investigación de Gartner, dice: “No importa qué tipos de datos oscuros recopile su organización o cómo se almacenen, la clave para mantener los datos fuera de la oscuridad es asegurarse de tener un medio para traducirlos de un formulario a otro e ingerirlo fácilmente en cualquier plataforma de análisis que utilice”.
Sus datos no están estructurados y aparentemente son inaccesibles ahora, pero con algunos ajustes a su estructura de información, podría descubrir una gran cantidad de nuevas posibilidades para su negocio.
“Al utilizar nuevas tecnologías en torno a la inteligencia comercial y las herramientas de TI, las empresas pueden unir conjuntos de datos estructurados y no estructurados para brindar resultados de alto valor. Cuando se hace correctamente, los beneficios superarán fácilmente los costos involucrados con la minería de datos oscuros”, dicen los escritores de Datumize.
¿Cómo empiezas a abordar tu monstruo de datos oscuros?
- Empieza pequeño. Elija un punto de dolor sobre el que desee obtener más información dentro de su negocio y luego comprométase a extraer y evaluar esos datos.
- Audite todas sus fuentes de datos (tradicionales y no tradicionales).
- Identifique las fuentes de datos que proporcionan la mejor información para encontrar una solución a su punto débil.
- Audite sus herramientas y técnicas de análisis de datos. Estos no tienen que ser elegantes; incluso pueden ser gratis.
- Use su nueva información para convertir el punto de dolor que identificó en un problema más pequeño, o incluso resolver el problema por completo.
Conclusión clave: no deje que la magnitud de los datos le impida comenzar a usarlos para su negocio. El negocio que desvele los secretos detrás de sus datos oscuros obtendrá una ventaja estratégica sobre aquellos negocios que todavía están en la oscuridad.
Para comenzar el proceso de usar sus datos oscuros más rápido, busque un software de minería de datos con estas características:
Recuerde, sin embargo, al igual que no puede exprimir agua de una piedra, no puede hacer que los datos basura sean valiosos solo porque los saca de la oscuridad. Sea meticuloso en la interpretación de sus datos.
2. Consejo de administración: no puede manejar datos oscuros solo
Hay demasiados datos oscuros para administrarlos correctamente sin ayuda.
Harvard Business Review estimó en 2012 que “Walmart recopila más de 2,5 petabytes de datos cada hora de las transacciones de sus clientes”.
Para poner eso en perspectiva, "un petabyte es un cuatrillón de bytes, o el equivalente a unos 20 millones de archivadores de texto".
Son muchas cajas de datos, y eso fue hace seis años.
Prowess arroja un poco más de luz sobre lo que podría incluirse en su cuadro de datos oscuros:
Los datos no estructurados o sin procesar incluyen texto sin procesar, mensajes de texto, correos electrónicos (como correos electrónicos organizacionales internos), videos (como grabaciones de vigilancia), audio (como grabaciones de centros de llamadas), archivos de imágenes, datos de Internet de las cosas (IoT) sensores y datos geográficos (geolocalización). Los datos oscuros también pueden incluir datos estructurados, suponiendo que los datos no se analicen.
La cantidad de datos que recopila como pequeña empresa es decididamente menor que la de Walmart, pero aún es responsable de garantizar que sus datos cumplan con todas las leyes y regulaciones pertinentes.
“Gartner predice que hasta 2021, más del 80 % de las organizaciones no lograrán desarrollar una política de seguridad de datos consolidada en todos los silos, lo que generará posibles incumplimientos, infracciones de seguridad y responsabilidades financieras”.
No quiere perder dinero con multas que puede evitar, entonces, ¿cómo va a administrar sus datos oscuros?
Incorpore la gestión de datos oscuros en su infraestructura de gestión de registros educando a su equipo y contratando a las personas adecuadas.
Manejar correctamente sus datos oscuros significa fomentar un equipo que esté preparado y educado sobre los datos oscuros primero, y luego armarlos con las herramientas para discutir sus datos y enviarlos. Por ejemplo, considere contratar a un administrador de registros (RM) o capacitar a uno de su personal existente para hacer el trabajo. Los administradores de registros conocen las leyes federales y estatales que regulan la información almacenada, y que el potencial de un error regulatorio aumenta con la cantidad de datos recopilados.
Luego, proporcióneles el software de administración de documentos adecuado para realizar un seguimiento de todos sus datos.
Con un RM estelar o un director de cumplimiento (CCO), es posible implementar de manera eficiente protocolos de gestión de riesgos a pesar del flujo constante de datos entrantes.
Conclusión clave: complemente sus equipos de cumplimiento y administración de registros con miembros que comprendan las regulaciones y sepan cómo manejar sus datos oscuros. Estos expertos en regulación pueden evitar que las multas se acumulen y ayudar a arrojar luz sobre cómo estructurar sus datos oscuros en partes manejables.
Busque personas con estos títulos o certificaciones:
3. Consejo de seguridad: sus datos oscuros ponen en riesgo su negocio
Según la investigación de IBM, más del 80 % de los datos son datos oscuros y, por lo tanto, no se utilizan.
Los datos identificados ya están siendo monitoreados y protegidos (esperamos).
Piense en los riesgos de ciberseguridad que presentan sus datos oscuros. La mentalidad de "fuera de la vista, fuera de la mente" significa que los datos en los que no está enfocado no son seguros y, por lo tanto, están más abiertos a los piratas informáticos... esto significa más dinero en los bolsillos de los ladrones de datos.
Mika Javanainen de M-Files afirma: "Los datos oscuros en forma de contenido confidencial no seguro y desprotegido también pueden crear riesgos de seguridad, lo que puede generar responsabilidad legal y financiera si personas no autorizadas acceden inadvertidamente".
Considere la cantidad de información valiosa que su empresa podría almacenar sobre clientes o transacciones comerciales que cae en el vacío de datos oscuros. Los hackers saben que está ahí y saben que no estás mirando.
Recogidas fáciles.
Conclusión clave: Encuentre una solución de gobierno de datos que pueda estructurar sus datos y una solución de seguridad de datos para identificar objetivos potenciales para los piratas informáticos. Solo al tener la combinación perfecta de ambos, las pequeñas empresas pueden evitar multas por incumplimiento y proteger los datos de su empresa.
Busque soluciones de software de seguridad de datos y gobierno de datos que ofrezcan estas funciones:
4. Consejo de comunicación: Cuénteles a sus partes interesadas lo que encuentre
Has identificado tus datos oscuros y estás aprendiendo cosas geniales sobre tus usuarios.
¡Excelente! Pero ahora que?
Ahora debe presentar esos datos a las partes interesadas relevantes de una manera comprensible y procesable. Eso significa hacer que los datos sean "fáciles" de entender y usar. Por ejemplo, ¿cuáles de estos son más comprensibles para sus partes interesadas?
Por qué debería utilizar la visualización de datos a través de Dundas
- Su equipo de marketing: incluya a cualquier persona que trabaje en la estrategia de marketing desde su CMO hasta el equipo de redes sociales. Los conocimientos de sus datos oscuros pueden ayudarlos a orientar sus campañas.
- Su equipo de finanzas : un administrador de riesgos financieros puede decirle cuánto puede perder si lo piratean, lo que lo ayuda a formular un "Plan B" como parte de una "valoración de datos" y puede agregar sus datos a su hoja de balance . Los miembros del equipo de finanzas también pueden ayudarlo a determinar cuánto costará almacenar sus datos y ayudarlo a presupuestar cualquier estrategia nueva que formule a partir de sus estrategias de minería de datos oscuros.
- Su equipo de seguridad de la información: desea que su equipo de TI sepa cuántos datos tiene ahora para que puedan mantener la seguridad de sus datos.
Conclusión clave: comience a usar sus datos oscuros para informar algunas de sus decisiones comerciales. Utilice una herramienta de visualización de datos para comunicar lo que los datos le dicen a su equipo. Haga que sus datos oscuros sean accesibles para los miembros clave de sus equipos de marketing y ventas asegurándose de tener las siguientes funciones de visualización de datos:
El momento de crear su estrategia de gestión y minería de datos oscuros fue ayer
Según el informe Data Age 2025 de IDC, “Para 2025, la esfera de datos global crecerá a 163 zettabytes (es decir, un billón de gigabytes). Eso es diez veces los 16,1 ZB de datos generados en 2016".
Incluso si su pequeña empresa solo representa una fracción de esos datos, todavía es mucha información para almacenar y desechar adecuadamente. Como propietario de una empresa de confianza, debe tener en cuenta el control de datos en la estructura y las transacciones de su equipo.
Considere las ideas que se está perdiendo al no mirar más de cerca sus datos oscuros. ¿Realmente puede darse el lujo de ignorar esa información, especialmente sabiendo que sus competidores ya están echando un vistazo?
La única pregunta ahora es cómo va a ponerse al día y superar a la competencia utilizando sus datos oscuros.
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