CRM para una agencia: 10 características críticas a buscar

Las plataformas de gestión de relaciones con los clientes (CRM) son más populares que nunca. Es probable que su agencia ya esté utilizando uno. Si no es así, es posible que sienta que ya es hora de adoptar CRM para una agencia.

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Sin embargo, más del 40 por ciento de los equipos dicen que no están utilizando todas las funciones de su CRM (MarTech). Eso significa que están pagando por software con muchos detalles que quizás en realidad no necesiten.

¿Qué características deberías buscar en un CRM para una agencia? Lo hemos reducido a estos diez.

1. Un CRM para la automatización y gestión del flujo de trabajo de las agencias

Hay bastantes características que se deben buscar en un CRM de ventas, algunas de ellas más importantes que otras. Uno de los más importantes son las capacidades de gestión y automatización del flujo de trabajo.

Es posible que no piense inmediatamente en la automatización del flujo de trabajo cuando habla de CRM. Sin embargo, automatizar muchas de las tareas diarias que los atascan puede liberar tiempo a su equipo de ventas. A su vez, pueden volver a hacer lo que mejor saben hacer: vender.

La administración también puede ayudar a su equipo a ver qué pasos ya se han realizado y cuáles deben seguir ahora. Eso hace que sea aún más fácil para los diferentes miembros del equipo intervenir y ayudar a un cliente cuando lo necesite.

2. Los análisis de ventas y los informes impulsan el éxito de la agencia

Otra característica imprescindible de un CRM para una agencia es el análisis de ventas. Las plataformas CRM pueden recopilar una gran cantidad de datos importantes.

Esa información no es del todo útil hasta que puedas hacer cálculos. Es por eso que es imperativo tener herramientas de análisis en su CRM de ventas. Con ellos, puede dejar que la plataforma recopile y analice los datos por usted. Una vez que tenga esos conocimientos a mano, su equipo podrá perfeccionar el proceso de ventas y desarrollar un plan más estratégico. Si su CRM no tiene análisis integrados, su equipo podría perder información vital para potenciar sus ventas.

3. Gestión de contactos para el CRM de tu agencia

La gestión de contactos es una de las razones por las que las agencias invierten en CRM de ventas para empezar. Con una base de datos de clientes y gestión de contactos, estará en una mejor posición para controlar a todos sus clientes.

La gestión de contactos puede ayudar a su equipo a descubrir perfiles de clientes duplicados. También puede ayudar a mantener actualizados los datos de los clientes. Eso se suma a la transferencia de datos entre facturación, marketing y otros equipos clave.

Finalmente, la gestión de contactos también le permite ver cuándo y cómo estuvo en contacto con alguien por última vez. A su vez, sus vendedores están en mejor posición para realizar un seguimiento con el contenido adecuado en el momento adecuado.

4. CRM para el seguimiento del desempeño del equipo de ventas de la agencia

Es posible que no haya pensado en su CRM como una herramienta para monitorear el desempeño de su equipo. Sin embargo, los mejores CRM de ventas pueden ayudarle a controlar cómo están a la altura sus vendedores.

Funciones como las fuentes de actividad en vivo le permiten saber qué está haciendo su equipo de ventas en un momento dado. Los datos sobre actividades pasadas también destacan la productividad de todo el equipo, así como de cada vendedor.

Estos datos pueden proporcionar información clave. ¿Quién tuvo más “victorias”? Sus patrones de actividad podrían revelar cómo lo están haciendo. Si otros vendedores tienen dificultades, puede pedirles que prueben lo que están haciendo sus estrellas de ventas.

Esto no solo mejora el desempeño individual, sino que también puede utilizar estos conocimientos para crear un proceso de ventas repetible. Con eso en la mano, puede aumentar sus posibilidades de éxito y también puede ayudar a su equipo a trabajar en la automatización de las ventas para mejorarlas.

5. Obtenga funcionalidad multiplataforma en un CRM para su agencia

¿Su CRM de ventas es solo para escritorio? Eso podría ser algo que frene a su equipo, especialmente en la era del trabajo híbrido. Los vendedores de hoy no trabajan sólo desde su escritorio en la oficina.

De hecho, su equipo podría estar trabajando desde casi cualquier lugar y en cualquier momento, ya que el trabajo remoto sigue aumentando (Forbes). Es posible que se lleven sus portátiles de viaje. Los miembros del equipo también podrían estar participando en una llamada de ventas mientras están en el aeropuerto. Es posible que utilicen sus teléfonos para iniciar sesión en el panel de control y poder trabajar en una feria comercial o entre reuniones.

Dondequiera que trabajen los miembros de su equipo, usted quiere un CRM que los acompañe. Asegúrese de que el CRM de su agencia funcione tanto en dispositivos móviles como en computadoras de escritorio y portátiles, para que pueda mantenerse al día con su equipo.

6. La personalización es clave para los CRM de ventas de agencias

Un CRM para una agencia debe tener cierto grado de opciones de personalización. Después de todo, su agencia es única. Podrías centrarte en el marketing digital frente a los medios tradicionales o las relaciones públicas. Tal vez preste servicios a diferentes verticales con necesidades muy diferentes. Incluso podría ser que su enfoque esté en empresas locales o PYMES. Tienen necesidades diferentes a las de las gigantescas corporaciones multinacionales.

La plataforma CRM que elijas debe reflejar eso.

Las opciones de personalización son clave para asegurarse de que está invirtiendo en un CRM que funcione para su negocio. También puede ayudarle a asegurarse de obtener las herramientas que necesita y no las que su equipo nunca utilizará.

7. Ayude a su equipo con el marketing por correo electrónico integrado

La mayoría de los líderes de agencias deciden adquirir un CRM para ventas. Puede parecer contradictorio asegurarse de que una herramienta que obtiene para ventas también tenga funciones de marketing, pero marca una gran diferencia.

¿Por qué necesitas herramientas de marketing con tu CRM? Las ventas y el marketing suelen ir de la mano. Después de todo, es posible que un cliente potencial aún no esté listo para comprar, por lo que enviarle una propuesta o pedirle que reserve una demostración podría asustarlo.

Con las herramientas de marketing, su equipo puede mantenerse en contacto con todos sus clientes potenciales. El departamento de marketing puede enviar materiales relevantes e interesantes para apoyar a los clientes potenciales en su proceso de compra hasta que estén listos para comprar. La automatización del marketing también puede permitirle responder mensajes en las redes sociales. También significa que obtienes automatización del correo electrónico, para que tus vendedores puedan enviar contenido cuidadosamente seleccionado. Después de todo, las campañas de correo electrónico personalizadas tienen tasas de conversión más altas (Media).

En resumen, su proceso de ventas debe integrarse con sus esfuerzos de marketing. Eso significa que su CRM de ventas debe integrarse perfectamente con las herramientas de marketing. Cuando los dos trabajan juntos, tu equipo puede llegar más lejos.

8. Descubra un CRM para agencias con muchas integraciones

Las integraciones de terceros son importantes para cualquier herramienta tecnológica de su agencia. Después de todo, no es que utilices solo un software, incluso si prefieres tener una plataforma todo en uno.

Entonces, un CRM con integraciones de terceros es imprescindible para las agencias. Desea poder conectar los programas que ya está utilizando, para poder aprovechar al máximo la plataforma que adopta.

Si su CRM de ventas también se integra con otras plataformas, como marketing o una plataforma de facturación/pagos, esto es aún más útil.

Consulte qué integraciones de terceros ofrece su CRM de ventas. Si le faltan integraciones clave, entonces podría ser el momento de hacer un cambio.

9. No te quedes sin la gestión de leads en un CRM

Ningún CRM para agencias debería carecer de esta característica clave. La gestión de clientes potenciales, también conocida como gestión de oportunidades, le ayuda a realizar un seguimiento de cuándo es más probable que consiga algo.

Las mejores plataformas realizan un seguimiento de estadísticas clave sobre sus clientes potenciales. Esto podría incluir información sobre la frecuencia con la que abren correos electrónicos o con qué contenido interactúan. A su vez, la plataforma puede proporcionar información sobre qué tan interesante es un cliente potencial y cuándo es el momento ideal para realizar un seguimiento.

En esencia, esta función le permite saber cuándo tiene una oportunidad. Con esa información, su equipo de ventas puede aprovechar al máximo cualquier cliente potencial. Pueden hacer un seguimiento con clientes potenciales interesantes que tienen más probabilidades de llegar a un acuerdo.

La gestión de clientes potenciales también puede indicarle dónde se encuentra cada cliente potencial en el proceso. Luego, la plataforma hará sugerencias sobre la mejor manera de ayudarlos a pasar a la siguiente etapa.

10. Busque funciones de programación de citas

Por último, pero no menos importante, el CRM de ventas que elija para su agencia debe tener programación de citas incorporada.

Un programador de reuniones hace que sea mucho más fácil para su equipo programar llamadas y demostraciones con clientes potenciales. También puede ser una herramienta útil para encontrar horarios convenientes para reuniones de equipo, revisiones de desempeño y más.

¿Qué pasa si ya utiliza un programador de citas? Es posible que desees determinar si se integra con el CRM que estás considerando. ¿La plataforma también se integra con los calendarios de tu equipo?

Si aún no estás utilizando una herramienta de programación, quizás quieras ver lo que ofrece CRM. Si está pensando en cambiar su programador actual, entonces es una buena idea ver si la solución CRM que está considerando incluye uno.

Obtenga las funciones que necesita en un CRM de agencia

Cuando se trata de elegir el CRM de ventas adecuado para su agencia, la investigación es fundamental. Existen muchas plataformas diferentes y casi todas ofrecen algo único.

Tómese su tiempo para investigar las funciones que necesita y compararlas con las plataformas disponibles. Si una plataforma no ofrece todo lo que necesitas, entonces no es la elección correcta. Como mínimo, busque estas diez funciones en cualquier CRM para una agencia. Cuando lo haga, estará bien encaminado para encontrar el adecuado para su negocio.