Crea orden en tus tareas laborales diarias con estos 10 sencillos consejos

Organizar nuestro horario de trabajo diario va más allá de hacer franjas horarias más estrictas y apegarnos a ellas de manera militante. Existen innumerables factores (incluidas las distracciones) que pueden despistarnos, sin importar cuán disciplinados intentemos ser. Ya es hora de que dejemos de intentar usar una fórmula que hemos visto una y otra vez, y la veamos como algo subjetivo. Para aprender realmente a organizar las tareas diarias, necesitamos encontrar un enfoque hecho a nuestra medida.

Hemos hecho todo lo posible para investigar diez consejos que lo guiarán para encontrar el método que más le convenga. Eso significa aprender cómo priorizar, cómo manejar el fracaso y cómo valorar su tiempo.

Consejo #1: Cree un pedido que se adapte a USTED

Lo primero y más importante es conocerte a ti mismo.

No sirve de nada seguir instrucciones a ciegas o usar plantillas y planes prefabricados por entrenadores de productividad y esperar resultados estelares. El hecho de que hayan funcionado para ellos no significa que funcionará para usted.

Si usted es del tipo que lucha con tareas complejas por la mañana, pero puede completarlas con facilidad por la tarde, no se fuerce a una rutina de "madrugador". En su lugar, planifique sus tareas diarias en torno a su reloj biológico.

El Dr. Stefan Volk de la Escuela de Negocios de la Universidad de Sydney es uno de los muchos investigadores que exploran las intrincadas conexiones entre la productividad de la oficina y el reloj biológico. Afirma que el ritmo de nuestro cuerpo tiene múltiples altibajos a lo largo del día, pero solo un período de máxima productividad. Si trabajas fuera de tu cronotipo, no hay horario en el mundo que te haga más productivo. Por ejemplo:

• Los madrugadores pueden caer en la trampa de realizar tareas serviles cuando están más alerta: correos electrónicos, llamadas, reuniones, revisiones, etc. Cuando llegan las tareas importantes, ya han pasado su mejor momento.
• Los tipos nocturnos se obligan a hacer tareas grandes y de concentración intensiva lo antes posible porque existe la idea errónea de que las mañanas son para el trabajo pesado. Terminan cansados ​​y desconcentrados y, naturalmente, se culpan a sí mismos porque el trabajo se hace de manera descuidada.

Y quizás el defensor del cronotipo más famoso, el Dr. Michael Breus, aconseja conocer primero su tipo para aprovechar al máximo su jornada laboral.

Consejo #2: Sea realista y establezca metas realistas

Todos hemos cometido el mismo error de sobrestimar nuestra dedicación.

¿Cuántas veces ha escuchado a alguien decir que dejará el azúcar, solo para verlo comprar una barra de chocolate solo tres días después? Y cuando se le pregunta al respecto, la persona se pone a la defensiva, se siente derrotada y afirma que se ha dado por vencida o que comenzará de nuevo la próxima semana. Y así se repite el ciclo.

Cada entrenador de productividad que se precie le dirá que las metas específicas y las tareas fáciles de digerir son el camino a seguir. Por ejemplo:

En vez de:

Escriba un borrador de 5 páginas para mañana ;

Intenta usar:

8 AM – 10 AM Investigar el tema

11 AM – 1 PM Escribe las dos primeras páginas

13:15 – 15:00 Escribir las dos segundas páginas

3:30 PM – 4:30 PM Escribe la última página.

La diferencia es clara. El primer ejemplo muestra cómo la mayoría de nosotros anotamos tareas en nuestro horario de trabajo: sabemos lo que tenemos que hacer y cuándo. Dejamos que los detalles se arreglen solos, lo que finalmente genera un horario desordenado y desorganizado.

Pero, si desglosamos las tareas más grandes por sus componentes, inmediatamente introducimos orden. El solo acto nos hace calcular cuánto tiempo requerirá cada paso, lo cual es una información invaluable.

A lo largo de ese cálculo, puedes darte cuenta, por ejemplo, de que no tendrás tiempo para una tarea que tenías planeada. Entonces, de inmediato, puede delegarlo o pasar a mañana. Pero, si hubiera usado el primer método, probablemente se daría cuenta de que no hay tiempo para esa tarea solo cuando ya era demasiado tarde para delegarla o posponerla.

Algunos otros ejemplos:

Consejo #3: Acepte el fracaso como parte del proceso de aprendizaje

Permanecer en el mismo carril que con el consejo anterior: mantenga bajas sus expectativas.

Esperar un cambio drástico lo antes posible es fracasar desde el principio. En su lugar, tenga en cuenta lo siguiente:

• La primera semana estarás lidiando con el cronograma, haciendo los cambios necesarios;
• El final de la primera semana analizará su progreso (tanto los éxitos como los fracasos) y modificará el cronograma para la próxima semana;
• La segunda semana lo verá trabajar bajo un horario revisado;
• El final de la segunda semana será nuevamente analizando avances, etc.
• La tercera semana verá una mejora aún mayor y los cambios principales se consolidarán.

Y así irá de semana en semana. Cada vez verá nuevos lugares para mejorar. Aparecerán nuevos problemas, situaciones inesperadas que afectan tu horario (asuntos personales, tareas de otras personas, días de descanso, fechas límite no cumplidas, etc.).

Así que empieza a ser más indulgente contigo mismo y con tu horario. Normalizar el fracaso. De lo contrario, interpretarás cada error como una señal de que no estás progresando, cuando es todo lo contrario.

Consejo #4: Adapta tu horario al tiempo que tienes

Contrariamente a la creencia popular, no debe buscar formas de hacer “más tiempo en el día”.

Todos tenemos 24 horas, ni más ni menos. El agotamiento es el resultado directo de que las personas trabajen hasta los huesos, pensando que los horarios estrictos y disciplinados y la automatización interminable de pequeñas tareas de alguna manera les darán más tiempo.

Lo que quieres hacer es aprender a priorizar. Porque incluso si todos tenemos las mismas horas del día para un número determinado de tareas, no todas son iguales.

Algunos serán más importantes que otros, mientras que algunos pueden eliminarse por completo.

Y para adoptar correctamente esta mentalidad, tendrás que probar nuestro siguiente consejo.

Consejo #5: Aprenda a priorizar

Uno de los métodos de priorización más exitosos es la Matriz de Eisenhower.

Es un marco utilizado para determinar qué tareas son las más importantes para alcanzar sus objetivos y cuáles ralentizan su progreso.

Con la Matriz de Eisenhower, ordena sus tareas según cuatro criterios:

• Urgente e importante: hágalo de inmediato (llamadas de emergencia, incendio, lesiones, etc.)
• Urgente pero sin importancia: delegar a alguien (organizar reuniones, pagar facturas, tareas, etc.)
• Importante pero no urgente: hacerlo más tarde (objetivos a largo plazo)
• Sin importancia y sin urgencia: eliminar (actividades que hacen perder el tiempo)

La priorización de tareas sigue este sencillo esquema:

Este gráfico y más se pueden encontrar en nuestra guía detallada paso a paso sobre cómo usar la Matriz de Eisenhower para organizar sus tareas diarias.

Una vez que sepa cuáles son sus prioridades, será más fácil hacer un horario ordenado. Combinado con conocer sus niveles de energía a lo largo del día, podrá establecer las tareas de mayor prioridad durante los momentos en que es más productivo.

Consejo #6: Predecir distracciones

A menudo discutimos diferentes formas de lidiar con las distracciones. Pero esta vez, nos gustaría señalar la importancia de conocer y predecir las distracciones antes de que ocurran.

Hay muchos sucesos cotidianos que sabes que te quitarán tiempo. La mejor manera de eliminarlos para que no afecten su horario de trabajo es prepararse para ellos antes.

Algunos ejemplos:

• Quienes trabajan en casa pueden encontrar problemas en los que, por ejemplo, es necesario reparar algo (electricidad de plomería), pero el horario apretado deja poco o ningún tiempo para estar con el reparador. Puedes prepararte para la distracción pidiéndoles que vengan en un momento en que tengas tareas menos importantes o que un amigo o familiar los vea en tu lugar.
• A algunas personas se les pide que se tomen un tiempo de su jornada laboral para supervisar a los aprendices. Una forma de prepararse para la distracción es darle al alumno dos espacios de tiempo en el día para preguntas. Durante el día, recopilan preguntas mientras trabajan y, cuando llega el momento de una reunión, pueden preguntar sobre cualquier problema. De esta manera, no serás tomado por la manga durante las horas pico de trabajo, y el aprendiz tendrá tiempo para encontrar una solución por su cuenta.
• Si está organizando una reunión en un día particularmente ocupado y no puede delegarla, puede acortarla haciendo una pregunta frecuente al final. Anticipándonos a las preguntas más habituales y respondiéndolas al momento. Luego, puede programar otra reunión más corta al día siguiente para cualquier problema no resuelto.

Todo se reduce a conocer su horario de trabajo para cada día posterior. Cada tarea tiene una distracción potencial adjunta, por lo que prepararse con anticipación puede ser más útil que prevenirla en el acto.

Consejo #7: Vacía tu cabeza

En cuanto al tema de las distracciones, deberíamos discutir cuánto las ama nuestro cerebro, a pesar de que causan una gran infelicidad, como lo investigaron Killingsworth y Gilbert. El mismo artículo analiza cómo un gran número de los encuestados confirmó la especulación de que las distracciones y las divagaciones mentales acaban provocando tristeza, nerviosismo y sensación de inadecuación.

Además de silenciar todas sus notificaciones, una cosa útil que puede hacer es tener un lápiz y papel a su lado en todo momento. Si tu mente comienza a divagar hacia la planificación del almuerzo de mañana, o hacia la reunión de café con un amigo, toma ese bolígrafo y escríbelo de inmediato. Escriba ideas para el almuerzo o posibles temas de conversación para la reunión del café.

Porque mientras esos pensamientos permanezcan en tu cabeza, seguirán flotando allí, regresando de vez en cuando para alejarte del trabajo.

Lo mismo ocurre con recordar algo que debe comprar en la tienda, un correo electrónico que debe enviar, una persona con la que debe ponerse en contacto o un artículo para leer... Guárdalo para después.

De lo contrario, tu cerebro se acostumbrará a que atiendas cada pequeña alarma que activa. Antes de que te des cuenta, has pasado una hora en tareas menores que no te sirven para nada ese día.

Consejo #8: Mide solo lo que importa

Quizá hayas oído hablar del dicho: “Lo que se mide, se gestiona”.

Pero, ¿sabías que se ha demostrado que está equivocado? ¿E incluso atribuido a la persona equivocada?

Nos encanta usar rastreadores de tiempo para organizar nuestros calendarios de trabajo. Nos brindan información detallada sobre a dónde se fue nuestro tiempo, cómo ha ido nuestro día y qué áreas necesitan mejorar. Ayudan a facturar a los clientes correctamente e incluso elaboran informes para realizar un seguimiento del progreso a medida que nos organizamos más.

Sin embargo, en el viaje de hacer mejores listas de tareas diarias, uno puede verse tentado a tomar nota de cada pequeña cosa que sucede. Cada descanso de 5 minutos, cada llamada telefónica, limpieza de la bandeja de entrada, pausa para el café, etc. En estos casos, medir cada descanso no te hará mejorar en la organización.

Las cosas más importantes que debe realizar un seguimiento son las tareas que importan. Aquellos que afectan sus planes a largo plazo.

Ahora tenemos que hacer un seguimiento de los descansos cuando notamos que la pérdida de tiempo se está convirtiendo en un problema en nuestro horario de trabajo. Pero para todos los demás propósitos y propósitos, saber cuánto tiempo pasó en una llamada telefónica con el plomero difícilmente mejorará su flujo de trabajo diario.

Tenga en cuenta qué actividades realmente necesitan seguimiento porque no todo su tiempo tiene el mismo peso.

Consejo n.º 9: seguimiento del progreso

Para que se produzca un cambio permanente (y se mantenga), debe sentirse motivado para seguir adelante. Y el mejor motivador es, sin duda, ver hasta dónde has llegado. Lo llevamos en la sangre, no podemos evitarlo; es por eso que nos encantan las fotos de antes y después de la forma física y el estilo de vida.

El progreso nos mantiene empujando porque podemos ver que ha habido un cambio para mejor. El esfuerzo no parece inútil.

Lo mismo ocurre con nuestra productividad. En la comunidad de artistas digitales, hubo una breve tendencia en la que uno completaba un indicador dibujado en papel cada vez que dibujaban algo que querían mejorar. Y al final de una semana, dos semanas o un mes, habrán completado la hoja de progreso.

Muchos desarrolladores, de la misma manera, han gamificado el seguimiento del progreso. Existen numerosas aplicaciones que lo ayudan a seguir con sus hábitos diarios y brindan un informe después de un período de tiempo específico.

Invertir en una aplicación de seguimiento de progreso (o simplemente anotar todos los días que ha logrado realizar un seguimiento de su horario) tendrá un efecto positivo en su motivación.

Aquí en Clockify, hemos compilado una lista de 29 mejores prácticas de seguimiento de tiempo que detallan lo que puede o debe rastrear para medir con precisión el progreso.

Consejo #10: Introducir cambios gradualmente

Independientemente de los cambios que decida adoptar, asegúrese de hacerlos gradualmente y extiéndalos durante un período de tiempo. Recuerde la discusión sobre cómo establecer metas y expectativas realistas para usted mismo y lo fácil que es sentirse abrumado.

Comienza con un hábito que quieras probar. Por ejemplo, solo durante la primera semana puedes incorporar uno de los siguientes:

• cambie todas sus tareas más exigentes antes de las 10 a. m. y las 2 p. m., antes del almuerzo;
• reduzca su lista de tareas pendientes a 5-10 tareas diarias;
• ordena tus prioridades y ajusta el horario a ellas, etc.

Cualquiera de estos sería un buen comienzo para su cambio de productividad. Sin embargo, hacer los tres al mismo tiempo es una sobrecarga. Porque si te enfocas en un solo cambio, es más fácil rastrear y evaluar si realmente genera un cambio positivo o no. Además, es más fácil mantenerse motivado cuando hay menos cosas a las que prestar atención.

la comida para llevar

Mejorar en la organización de las tareas laborales puede ser bastante rápido, pero dominar la habilidad lleva un tiempo. Lo importante que debe recordar es encontrar un marco o un método que se adapte específicamente a usted. Y si eso significa que necesita pasar semanas de prueba y error, entonces es algo bueno, porque permite descartar rápidamente los enfoques que no funcionan. En lugar de apegarte tercamente a ellos, pensando que el problema eres tú, puedes probar con otros, hasta encontrar el perfecto.

Entonces, el mejor consejo es darle una oportunidad a estos consejos y usarlos como una guía para encontrar el método correcto y hacer que su vida laboral sea infinitamente más fácil.