Configure su equipo remoto para el éxito: cree una política de trabajo remoto efectiva

Una vez que considere un modelo de trabajo remoto para su negocio y comience a contratar estrellas de rock remotas, debe establecer pautas sobre cómo pueden trabajar juntos para lograr los objetivos comerciales.

Sus empleados remotos tendrán preguntas cuyas respuestas no todos en el equipo saben de inmediato. ¿Cuándo se espera que esté en línea? ¿Puedo usar mi propio dispositivo? ¿Me pagan las horas extras?

Una política integral de trabajo remoto responde a estas preguntas para los nuevos empleados y actúa como un contador listo para toda la empresa. Define las reglas de compromiso y ayuda a establecer las expectativas correctas, tanto para el empleador como para los empleados.

Aquí hay seis cosas que debe abordar en la política de trabajo remoto de su empresa:

• Especificar horas de trabajo con superposiciones de zonas horarias
• Hacer provisiones para la colaboración asíncrona
• Agregar lineamientos para la seguridad de la información
• Establezca expectativas claras sobre compensación y beneficios
• Establecer un código de conducta para la organización.
• Cumplir con los requisitos reglamentarios y de cumplimiento

Especificar horas de trabajo con superposiciones de zonas horarias

Cantidad y especificidad son las dos dinámicas en juego aquí. ¿Cuántas horas espera que su empleado remoto trabaje en un día determinado? Más importante aún, ¿a qué horas espera que trabajen?

Según los requisitos comerciales, puede establecer un horario estricto o dejar que los empleados decidan por sí mismos cuántas horas trabajan. Algunas empresas remotas incluso llegan a ignorar la cantidad de horas trabajadas a favor de medir los resultados.

Amin Yazdani de AY Technologies considera que la segunda pregunta es más desafiante: “¿Cuándo debo estar disponible? ¿Es mi propia zona horaria, o es una zona horaria central para la empresa o una combinación de ambas?

_{Fuente: Pixabay}

La disponibilidad en horas específicas puede ser un problema para los equipos que están repartidos por todo el mundo, y la colaboración en tiempo real puede ser un desafío. Más aún, si los miembros de su equipo están separados por una diferencia horaria de más de 12 horas. Por ejemplo, en un equipo con miembros en Nueva York y Shanghai, ¡algunos de ellos se irán a la cama justo cuando el resto comienza su día!

Alex Turnbull en GrooveHQ tiene una solución simple para este desafío. Encuentre al menos un momento específico cada día en el que todos los miembros del equipo puedan colaborar en tiempo real.

La política de trabajo remoto de su empresa debe especificar qué horas se supone que deben trabajar los empleados remotos. Los grupos funcionales pueden tener sus propias cadencias, pero debe tener a todos en línea al mismo tiempo durante algunas horas todos los días (¡a veces es un desafío incluso en equipos que trabajan desde la misma oficina!) zonas

Especifique claramente las horas de trabajo de su equipo remoto. Si están repartidos entre zonas horarias, asegúrese de que haya cierta superposición en sus horas de trabajo.

Hacer provisiones para la colaboración asíncrona

En equipos remotos distribuidos en demasiadas zonas horarias, la colaboración en tiempo real es obviamente un lujo. Si bien la creación de horarios con superposiciones de zonas horarias ayuda, no siempre es posible. ¿La solución? Concéntrese en la colaboración asincrónica (asincrónica) dentro del equipo a través de la planificación y la comunicación.

Debido a que esperar dependencias debido a las diferencias de zona horaria puede ser frustrante, su política de trabajo remoto debe establecer expectativas claras sobre el manejo de tareas y seguimientos asíncronos. Esto implica establecer reglas básicas para la disponibilidad y la no disponibilidad y respetar el tiempo de cada miembro del equipo.

Además, su política de trabajo remoto debe especificar las herramientas utilizadas para la colaboración asíncrona y en tiempo real: chat en equipo, videoconferencia, gestión de proyectos, seguimiento de problemas, etc.

Jordan Wan, fundador y director ejecutivo de CloserIQ, destaca la importancia de una plataforma de chat de equipo dedicada:

“Es una de las herramientas más efectivas para el trabajo remoto. Herramientas como esta hacen posible el trabajo en equipo incluso cuando ciertos miembros están al otro lado del mundo”.

_{Fuente: Rebaño}

En Trello y AY Technologies, las videoconferencias juegan un papel importante para permitir la comunicación uno a uno. Amin Yazdani cita la relativa falta de interacciones cara a cara como una razón por la cual las videollamadas son más preferibles que el chat o el correo electrónico en estas situaciones.

Establezca expectativas claras sobre el manejo de tareas y seguimientos de forma asincrónica. Especifique las herramientas utilizadas para la colaboración en tiempo real y asíncrona.

Agregar lineamientos para la seguridad de la información

Debido a que un equipo remoto trabaja tanto desde redes privadas como públicas (hogares, cafés, espacios de trabajo conjunto, etc.), proteger los sistemas de información de la empresa del acceso no autorizado siempre es un desafío. Para abordar esto, cree pautas de seguridad de la información y agréguelas a su política de trabajo remoto.

_{Fuente: Pexels}

GitHub tiene una política BYOD (trae tu propio dispositivo), pero insiste en seguridad y salvaguardas específicas, como contraseñas seguras y firewalls siempre activos. Por otro lado, LiquidSpace y SitePen brindan dispositivos seguros a sus empleados remotos. Independientemente del camino que elija, detallarlo en su política de trabajo remoto ayuda a garantizar que todos sepan qué hacer.

Cree pautas de seguridad de la información que impliquen el aprovisionamiento de hardware seguro para todos los empleados remotos o insista en que se apliquen medidas de seguridad específicas en los dispositivos propiedad de los empleados.

Establezca expectativas claras sobre compensación y beneficios

Las principales empresas que ofrecen opciones de trabajo remoto como PwC, USDA, Xerox y Sodexo dicen que no debería haber una diferencia importante en el pago o los beneficios entre un rol en la oficina y su contraparte remota.

Pero tiene cierta flexibilidad para establecer escalas salariales para su equipo remoto. Por ejemplo, puede tener en cuenta la ubicación geográfica de su empleado remoto. El costo de vida en Nueva York o Los Ángeles es obviamente más alto que, digamos, Richmond (Indiana) o Harlingen (Texas).

Aquí hay algunos factores a considerar:

• Remuneración por horas de trabajo básicas
• Política de horas extras
• Beneficios para empleados
• Pasivos de la empresa
• Política de reembolso de facturas de internet, suministros informáticos, espacio de coworking, etc.

Remote.co tiene algunas sugerencias interesantes sobre los beneficios que anhelan los empleados remotos, incluidas las vacaciones pagas y los retiros de la empresa. Los beneficios atractivos para los empleados contribuyen en gran medida a ayudar a las empresas a retener a los empleados remotos calificados.

Las responsabilidades por lesiones relacionadas con el trabajo pueden aplicarse a las empresas si los empleados remotos se lesionan en su oficina en casa. En Pensilvania, los tribunales han confirmado el derecho de un empleado remoto a una compensación por las lesiones sufridas mientras trabajaba desde casa. Consulte a su equipo legal para conocer el alcance total de su responsabilidad al construir una empresa remota.

Establezca expectativas claras sobre la compensación y los beneficios para los empleados remotos. Para atraer y retener a los mejores talentos, es posible que deba hacer un esfuerzo adicional para brindar beneficios adaptados a las necesidades de los empleados remotos.

Establecer un código de conducta para la organización.

Las diferencias en los antecedentes culturales y las sensibilidades suelen ser una fortaleza para los equipos remotos. Sin embargo, también pueden generar malentendidos y conflictos, especialmente cuando la mayor parte de su comunicación es asíncrona. Establecer un código de conducta para las comunicaciones internas y externas puede evitar cualquier paso en falso dañino que pueda surgir debido a la 'distancia virtual'.

Por ejemplo, el Código de conducta de Infosys cubre todo, desde el comportamiento y las relaciones en el lugar de trabajo hasta la resolución de conflictos de intereses. Workable.com tiene una plantilla más simple que podría ser perfecta para ti.

Establezca un código de conducta para la organización (incluidos los empleados remotos) para evitar cualquier malentendido cultural.

Cumplir con los requisitos reglamentarios y de cumplimiento

Es posible que el trabajo remoto no esté cubierto explícitamente por las leyes laborales locales, por lo que deberá consultar a un experto legal sobre las regulaciones de cumplimiento. También está la cuestión de la evolución de las leyes relacionadas con la comunicación en línea, como el RGPD de la Unión Europea. Dado que el teletrabajo es el núcleo del trabajo remoto, las disposiciones de estas leyes pueden ser aplicables a su empresa.

Trabaje con su equipo legal para elaborar un documento que les permita a sus empleados remotos saber lo que deben tener en cuenta al crear, usar y compartir datos entre ellos y/o fuera de la empresa.

Verifique las leyes locales para garantizar el cumplimiento cuando elabore su política de trabajo remoto. Las leyes de privacidad y datos en línea, como el reciente RGPD de la UE, son muy relevantes para el trabajo remoto.

Adapte su enfoque de trabajo remoto

Su política de trabajo remoto debe adaptarse a sus requisitos comerciales únicos. ¡Abordar estos puntos relacionados con las horas de trabajo, las herramientas de colaboración, las pautas de seguridad, la compensación y los beneficios, el código de conducta y los requisitos de cumplimiento es una excelente manera de comenzar a hacer precisamente eso!