Cómo mantener la productividad en un entorno de oficina

La productividad se ve afectada por el estrés y la insatisfacción. Y estos sentimientos pueden reforzarse en una oficina: las personas comenzarán a verse a sí mismas como engranajes de una máquina. La productividad cae especialmente en un entorno corporativo, donde las personas pueden comenzar a sentirse fácilmente como engranajes en una máquina. Todo lo que empieza a importar son los plazos y la satisfacción del cliente, mientras que los suyos se descuidan gravemente.

Existen múltiples formas de abordar la productividad de la oficina. Algunos son fáciles de implementar y producen excelentes resultados, como está a punto de ver.

Impulsores de la productividad del espacio físico

Permitir a las personas algunas opciones decorativas personales.

Independientemente de si tiene una oficina de planta abierta o espacios de oficina designados para diferentes equipos, debe dar a cada empleado la oportunidad de expresarse.

Se les debe animar a personalizar el espacio tanto como necesiten, para sentirse más relajados. Algunos optarán por no hacerlo, ya que refuerza su sensación de estar en una oficina, lo cual también está bien. Pero para otros, algunas plantas de escritorio, fotos, un tablón de anuncios, figuritas o tan solo su taza personal pueden ser muy útiles. Estos artículos también son un excelente tema de conversación.

La decoración aporta algo de color al espacio de trabajo de una persona y la individualidad que necesita para sentirse una parte más importante de la empresa. Como resultado, saben que su trabajo, y ellos como individuos, se valoran más.

Deja entrar mucha luz natural

Recuerde a sus empleados que el espacio de la oficina no es una prisión. El simple hecho de dejar entrar la luz del día en lugar de las luces de neón les recordará la progresión de su jornada laboral y cuándo llega a su fin. Los empujará a terminar las cosas a tiempo, mientras que los espacios cerrados distorsionan la percepción del tiempo, lo que puede generar más horas extras y un eventual agotamiento. Como dijo ingeniosamente Rachel Hadler para Curbed.com :

“Específicamente, los LED, que siguen siendo la principal fuente de iluminación de oficinas en los EE. UU., pueden volver locas a las personas lentamente al parpadear a un nivel imperceptible, causándoles dolores de cabeza y, en mi caso, la sospecha persistente de que la realidad es una experiencia subjetiva”.

Si su presupuesto y espacio/edificio de alquiler lo permiten, rompa nuevas ventanas donde sea apropiado. Nuestro espacio de oficina, por ejemplo, tiene mucha luz natural proveniente de grandes ventanales alrededor de las paredes.

Por supuesto, en el verano, puede ser bastante desconcertante, pero para eso están las persianas blancas. Es incomparable cuánto más fácil es trabajar cuando estás ubicado junto a una ventana. Cada vez que mis ojos se cansan, simplemente puedo mirar hacia las calles, los autos y los edificios distantes. Y a medida que el día llega a su fin, nada supera la vista del atardecer.

Enfócate en estimular los sentidos

Antes de sacar conclusiones precipitadas, no vamos a hablar de llenar el espacio con velas perfumadas o aceites, convertir las oficinas en junglas en miniatura, ni nada por el estilo. Se trata de pequeños trucos simples que enriquecen el espacio y, por lo tanto, aumentan la productividad a través de la comodidad.

Visión

Analizar el trabajo de pintura en las paredes de la empresa. Un estudio realizado por Nancy Kwalek y sus compañeros de la Universidad de Austin, Texas, mostró que las habilidades cognitivas y la resolución de problemas de los trabajadores dependían del color de las paredes de la oficina. Sin embargo, enfatizaron que cada individuo podría reaccionar de manera diferente ante el mismo color. Si se distraen fácilmente con estímulos externos o no, por ejemplo.

Otra cosa útil a considerar es la limpieza. Reorganice el espacio, si es necesario: muévase entre estantes, impresoras e incluso escritorios si estorba. Por ejemplo, colocar más perchas, para que la gente no deje sus chaquetas sobre el escritorio o las sillas. Lo mismo ocurre con cualquier decoración de pared. El desorden distrae y abruma.

Sonar

Las oficinas de planta abierta pueden ser un gran detractor cuando se trata de productividad. Según mi experiencia y la de mis compañeros de trabajo (actuales y pasados), no hay nada peor que un entorno ruidoso, incluso cuando las personas intentan trabajar en silencio. Y después de un tiempo, incluso los auriculares con cancelación de ruido no pueden ayudar si sus oídos comienzan a doler por usarlos con demasiada frecuencia.

Designe espacios para discusiones verbales, desanimando así las visitas a la estación de trabajo de un compañero de trabajo a otro, y haciendo que interrumpan el enfoque de todos los demás. Proporcione a los equipos que más necesitan oficinas separadas o espacios más tranquilos del plan abierto.

Olor/Aire

Los ambientadores no son imprescindibles, ya que muchas personas encuentran sus aromas demasiado fuertes o invasivos. Lo importante aquí también es bastante simple: invertir en aire acondicionado y ventilación de calidad. La falta de aire limpio provoca somnolencia y disminución de la presión arterial, lo que acelera la fatiga durante el trabajo.

Otras formas de impulsar la productividad

Además de mantener la oficina como un espacio general agradable para trabajar, existen otros factores que contribuyen o restan valor a la productividad de las personas. Puede variar desde los tipos de herramientas que utiliza hasta cómo gestiona el personal.

Elige el software perfecto

Dependiendo de su industria, utilizará todo tipo de software. Por lo general, los más básicos que todos necesitamos son:

1. Rastreadores de tiempo
2. Herramientas de gestión de proyectos
3. software de procesamiento de imagen
4. Servicios basados ​​en la nube (como documentos de Google, hojas de cálculo, Zoom, etc.)

¿Cómo puede utilizar estas herramientas para aumentar la productividad? Tomas algunas decisiones bien pensadas. Es decir, encuentra un software que es fácil de aprender, fácil de usar, pero que también ofrece un desafío para dominarlo de verdad.

De esa manera, las personas menos inclinadas a la tecnología no se frustrarán por perder un tiempo precioso tratando de comprender la herramienta. Y para aquellos más expertos en tecnología, todavía habrá una curva de aprendizaje para aspectos más complejos.

Las sesiones de lluvia de ideas logran la cohesión del equipo

Se sabe que los entornos corporativos pasan rápidamente al "modo de rutina". Todos deben venir y hacer su trabajo para cumplir con la fecha límite, y la comunicación se degrada a mensajes de chat en equipo, correos electrónicos y reuniones unilaterales que se prolongan durante horas.

Para impulsar la productividad de las oficinas grandes, trabaje en involucrar a los equipos para que trabajen juntos de persona a persona. Averigüe qué partes de su trabajo se pueden realizar a través de sesiones de intercambio de ideas y asegúrese de que haya suficientes oficinas vacías para facilitarlo.

Puede evitar muchos errores de comunicación y acelerar el proceso mientras aumenta la motivación simplemente animando a las personas a trabajar juntas con más frecuencia. Además, si tiene reuniones (o correos electrónicos) de toda la empresa, elogie o agradezca abiertamente a los equipos que utilizan este método. Sirve como un buen ejemplo para los demás y un impulso positivo adicional en esa dirección.

También puede predicar con el ejemplo y tener reuniones y sesiones de intercambio de ideas en las mismas oficinas.

Realizar controles periódicos

Cuando su fuerza de trabajo cuenta con docenas, si no cientos de empleados, es crucial mantener un "control de pulso" regular sobre su satisfacción en la oficina. Tal vez no estén contentos con el progreso de su carrera, tengan problemas con la carga de trabajo o tengan problemas con otros empleados. Y todo esto es otro factor que afecta la productividad en las grandes empresas.

La mayoría de la gente evitará hablar sobre sus quejas. Incluso dejan que se infecten hasta que se toman días libres en el trabajo o pierden significativamente sus niveles de energía, lo que afecta su salud. Por lo tanto, acercarse a ellos primero es una ayuda importante y un paso hacia la mejora de la productividad.

Aquí hay algunos puntos de partida:

• Introducir encuestas anónimas bimestrales o mensuales con preguntas generalizadas sobre la satisfacción de los empleados;
• Con Recursos Humanos, planifique sesiones 1:1 para un enfoque más personal (deje que las personas expresen sus opiniones, pero no las obligue a hacerlo, ya que algunas personas tienen dificultades para abrirse a Recursos Humanos);
• Organice reuniones educativas y capacitaciones sobre el agotamiento, la asertividad y trátelo como un foro público para impulsar la conversación.

Cuanto más ayude a las personas a comprender y ser abiertas sobre los problemas que tienen, menos energía gastarán preocupándose por sus problemas laborales.

Dar retroalimentación significativa y profunda

Hemos tratado este tema en profundidad en nuestro blog, en el seguimiento del rendimiento de los empleados (donde también hemos incluido plantillas).

A través de las hojas de desempeño, junto con la ayuda de los líderes de equipo y RRHH, puede obtener una buena idea de cómo funciona cada departamento y qué empleados necesitan aprendizaje adicional, más desafíos y cosas por el estilo.

Fuente: Clockify.me

Estos también le permiten establecer estándares de desempeño con mayor precisión y administrar sus expectativas de cara a proyectos futuros.

Fomentar la transparencia

A través de hojas de tiempo que dejan claro quién está trabajando en qué. Proporcionan un atajo al dejar en claro cuándo algunos compañeros de trabajo pueden comunicarse con sus compañeros de equipo y eliminan la necesidad de actualizaciones. Por ejemplo, en Clockify , puede permitir que los empleados vean la hoja de tiempo colectiva y hacerles saber lo que sus compañeros de trabajo están haciendo actualmente:

Fuente: Clockify.me

A partir de esto, puedo ver que, digamos, Nadia está trabajando actualmente en la corrección de errores, y sabiendo que necesita un enfoque adicional, puedo contactarla en una hora más o menos. Si bien Hannah tuvo una reunión con un cliente, estoy ansioso por saber cómo fue. Al ver cómo estaba la tarea hace más de media hora, puedo enviarle un mensaje para preguntarle.

Es una gran manera de establecer el respeto mutuo por el tiempo. Además, las personas perderán menos tiempo esperando una respuesta de alguien y optarán por trabajar en una tarea diferente, por ejemplo.

Deje la microgestión en el pasado

Esta práctica solo sirve para frustrar a los empleados y hacer que confíen mucho menos en sus superiores.

Trabaje en mantener un control relajado sobre lo que sucede en cualquier momento. Delegue todo lo que pueda a los que están directamente debajo de usted, pero pídales también que no se ciernen sobre los hombros de todos. Otras cosas que puedes hacer:

• Tenga menos reuniones : filtre las que no son importantes y limite a una vez a la semana o incluso una vez al mes, para actualizaciones;
• No envíe spam por correo electrónico ;
• No se comunique con los empleados fuera del horario laboral (e intente relajarse en su propio tiempo personal tanto como pueda. Recuerde que los demás tienen una carga de trabajo diferente a la suya y no pueden, ni deben, estar disponibles las 24 horas del día, los 7 días de la semana). Un empleado bien descansado es productivo;
• Confía en el juicio de los demás : no tienes que ser la persona más inteligente de la sala, ni la única con la mejor solución. Renuncie a parte de ese control, haga una lluvia de ideas sobre soluciones con otros y deje la toma de decisiones en sus manos. De esa manera, incluiste a otros en asuntos importantes, construiste su confianza, pero también quitaste algo de peso de tus hombros.

Proporcionar las condiciones para la mejora de la carrera.

Uno de los mayores asesinos de la productividad es la sensación de falta de progresión. Que estás parado en el lugar mientras todos a tu alrededor avanzan. Especialmente en el trabajo, esto contribuye a una mayor infelicidad. Muchas personas dejarán sus trabajos porque sienten que no hay suficientes formas de avanzar en su empresa.

Por lo tanto, le convendría a usted y a su empresa coordinar con RR. su currículum. No solo es un gran motivador, sino también una prueba física de otra habilidad que han adquirido o perfeccionado.

En conclusión

Las caídas en la productividad cuestan mucho, eso lo sabemos. Y también sabemos que es algo furtivo que puede colarse en una oficina desde múltiples lados. Es vital averiguar dónde cae la productividad de su fuerza laboral y abordarlo a tiempo. Hemos discutido cómo, por un lado, el espacio físico, el color de las paredes, el desorden e incluso los olores pueden causar una disminución en la producción. Y por otro lado están la falta de retroalimentación, la falta de comunicación, la microgestión y más. Mejorando poco a poco en cada uno de estos frentes, es probable que vea grandes cambios con el tiempo.