Cómo crear una guía de estilo de contenido efectiva y por qué la necesita

El contenido que publica en línea habla mucho sobre su marca y negocio. Sin esforzarse por lograr la consistencia de la marca, podría ser difícil ganarse la confianza de su audiencia y generar credibilidad para su contenido. Hay tanto contenido por ahí que si no guía a sus escritores de contenido para infundir la personalidad de la marca en su escritura, su blog o sitio web podría perderse en el mar. Aquí es donde las guías de estilo de contenido vienen al rescate.

A medida que crece un negocio, su equipo también crece y también lo hace su requerimiento de contenido. Muchas personas, y no solo los escritores de contenido, están involucradas en el proceso de contenido. Esto hace que sea aún más importante tener pautas de marca documentadas para el contenido. Cada empresa tiene una voz de marca que debe reflejarse en todo el contenido que produce en todos los canales. Desde el idioma hasta el tono, desde la gramática hasta la puntuación, todo se une para crear una identidad de marca para usted.

Entonces, cuando un lector interactúa con su contenido, tiene la misma experiencia constante, independientemente de quién lo haya creado.

• ¿Qué es una guía de estilo de contenido?
• ¿Cuál es el propósito de crear una guía de estilo de contenido?
• ¿Qué debes incluir en una guía de estilo de contenido?
• ¿Cómo se crea una guía de estilo de contenido?
• ¿Cómo se estructura una guía de estilo de contenido?
• ¿Cómo se debe usar la voz de su marca para redes sociales, comunicados de prensa, correos electrónicos de marketing o descripciones de productos?
• ¿Cuál es la diferencia entre una guía de estilo de contenido y una hoja de estilo?
• ¿Cuál es la diferencia entre las pautas de diseño y las guías de estilo de contenido?

¿Qué es una guía de estilo de contenido?

Una guía de estilo de contenido es una documentación de las pautas de su marca que especifica todos los detalles menores que deben tenerse en cuenta para expresar la voz y la personalidad de su marca a través del contenido. Una guía de estilo de contenido o una guía de estilo editorial debería poder ayudar a cualquier miembro de su equipo a comprender cómo debería ser el contenido que están creando.

Debe compartirse con sus creadores de contenido internos, autónomos, si está trabajando con alguno, o cualquier agencia de contenido que esté contratando para el trabajo.

Una guía de estilo editorial debe ser lo más descriptiva posible. No debe dejar lugar a suposiciones y ambigüedades porque si busca estandarizar su contenido, los detalles más pequeños importarán. La guía de estilo de contenido también puede ser parte de cada resumen de contenido que cree para sus escritores.

¿Cuál es el propósito de crear una guía de estilo de contenido?

El propósito de crear una guía de estilo de contenido o una guía de estilo de marca para su contenido es simple: mantener su contenido en la marca. Puede esperar que los creadores de contenido puedan elegir el estilo de su casa simplemente refiriéndose al contenido antiguo, pero eso dejaría las cosas al azar. Cada creador de contenido tiene su propio estilo y, a menos que proporcione pautas estrictas de contenido a seguir, es posible que no capturen la personalidad de su marca de manera efectiva.

Hay indicios muy sutiles en la voz de una marca que los lectores (incluidos los creadores de contenido nuevo) pueden pasar por alto fácilmente, pero sin estos elementos, su contenido no tiene la misma sensación. Es lo mismo que tener una guía de estilo de diseño para su sitio web, digamos, donde describe en detalle qué elementos irán en el sitio, qué esquemas de color usar, dónde colocar los CTA, etc.

El proceso de creación de contenido es igualmente crítico. Por lo tanto, es crucial crear una guía de estilo editorial detallada para todos los tipos de contenido que forman parte de su estrategia de contenido. Existen guías de estilo editorial estándar que se han utilizado durante mucho tiempo. Como el Manual de estilo de Associated Press o AP que se usa a menudo en el periodismo, el Manual de estilo de la Asociación de lenguaje moderno (MLA) o el Manual de estilo de Chicago para la escritura académica. Estas guías de estilo editorial también son utilizadas por escritores de negocios y contenido. Pero aunque se prueban, prueban y aceptan universalmente, no son lo mismo que las pautas de su marca.

He aquí por qué necesita pasar de la guía de estilo de AP y crear su propia guía de estilo de contenido para marketing de contenido.

1. Para alinear el contenido con las personas de tu audiencia

Cada negocio tiene sus compradores ideales y, por lo tanto, sus audiencias objetivo. Y el marketing de contenidos se trata de conectarse con este público objetivo, entendiendo lo que necesitan. Seguir una guía de estilo genérica como AP Stylebook puede mejorar la calidad del contenido, pero no siempre lo ayudará a cumplir con las expectativas de la audiencia.

Hay tanto contenido disponible en la web hoy en día que si no se distingue con pautas de marca sólidas para crear una PUV, es difícil mantener a la gente enganchada. Tener una guía de estilo de contenido personalizada significa que su contenido se adapta a las necesidades, desafíos, comportamientos y preferencias de su audiencia.

2. Para brindar consistencia de marca en su contenido a través de los canales

Una de las principales razones por las que es importante una guía de estilo de marca para el marketing de contenidos es mantener la coherencia. La consistencia de la marca en realidad puede aumentar los ingresos entre un 10 y un 20 % según Lucidpress. Ahora, la guía de estilo AP o el Manual de Chicago pueden ser excelentes para todos sus tipos de contenido de formato largo, como blogs, libros electrónicos, documentos técnicos, etc. Pero, ¿qué pasa con sus publicaciones en las redes sociales? ¿Qué pasa con el contenido que publica en otros canales como Quora o foros o incluso en la copia de su sitio web?

Tener una guía de estilo de marca que abarque todos los tipos de contenido garantiza que el tono y la voz de tu marca sean coherentes en todos estos canales. Esto es importante para generar una sensación de familiaridad en su audiencia y ganarse su confianza. Pruebe cualquier editor importante en el espacio de marketing digital, ya sea HubSpot, MailChimp, Ahrefs u otros. Notarás cómo su contenido usa el mismo tono, estructura y voz para construir una personalidad de marca con la que su audiencia pueda identificarse fácilmente. Incluso las paletas de colores y los gráficos que usan, ya sea en su blog, sitio web o publicaciones en redes sociales, generalmente serán consistentes.

3. Para mantener la consistencia en la calidad del contenido

Además de la consistencia en la marca, también es importante mantener la consistencia en la calidad de su contenido. Cuando tiene muchos escritores de contenido que crean contenido para usted o subcontrata la creación de contenido, puede ser difícil controlar la calidad.

Tener una guía de estilo editorial garantiza que los escritores de contenido tengan toda la información que necesitan en términos de revisión gramatical, legibilidad, puntuación, etc. Imagine un blog donde cada artículo tiene una fuente, título, mayúsculas, tono o estructura diferentes. Incluso la idea de tal caos nos hace temblar, ¿no es así? Eso podría ser el resultado de no tener pautas de marca sólidas.

Una guía de estilo editorial también los guía sobre el tipo de sentimiento que deben capturar y las emociones que deben desencadenar con el contenido, según la identidad de su marca.

Por lo tanto, tener una guía de estilo detallada para escritores puede generar una gran diferencia en la calidad del contenido que publica.

4. Para responder a todas las preguntas posibles y ahorrar tiempo

A menos que tenga todo documentado, es probable que alguien del equipo siga volviendo a usted con las mismas preguntas. Para garantizar que todos tengan todas las respuestas que necesitan en relación con las pautas de la marca, es esencial contar con una guía de estilo de contenido.

Cada vez que alguien se acerque a usted con una nueva pregunta relevante, es mejor agregarla también a la guía de estilo. Esto le ahorrará a usted y a su equipo mucho tiempo, aumentando la productividad y el tiempo de respuesta.

5. Evolucionar con el tiempo y las tendencias de contenido

La guía de estilo AP o cualquiera de las otras guías de estilo establecidas suelen seguir los mismos estándares tradicionales. Pero el mundo del marketing de contenidos está cambiando a un ritmo muy rápido y las tendencias siguen evolucionando. Es importante que tu contenido evolucione con él también, para que sea relevante y fácil de identificar para tu audiencia.

Por ejemplo, la guía de estilo de AP requiere que escriba las palabras en su totalidad cuando se refiera a ellas por primera vez en el contenido. Pero la audiencia de hoy en día está familiarizada y, a menudo, más cómoda con la versión abreviada. Tomemos, por ejemplo, SERPs, SEO o CTR. El público quiere que vayas al grano con la menor cantidad de palabras posible. Por lo tanto, el uso de las reglas establecidas por las guías de estilo de escritura tradicionales puede no ser siempre relevante.

¿Qué debes incluir en una guía de estilo de contenido?

Una guía de estilo de marca o una guía de estilo editorial para marketing de contenido debe especificar todo lo que hay bajo el sol para garantizar que los creadores de contenido entiendan lo que se espera de ellos. Idealmente, cada marca o negocio debe decidir qué quiere incluir en su guía de estilo de contenido. Pero para darte una idea de lo que debe contener, aquí hay algunos elementos comunes que deben tener todas las guías de estilo de contenido.

Personalidad y posicionamiento de la marca

Lo primero que debe incluir en su guía de estilo de contenido es una descripción detallada de la personalidad de su marca. En esta sección, debe hablar sobre lo que representa su marca. El posicionamiento de la marca es importante para decidir qué tipo de contenido debe publicar la marca.

Por ejemplo, en esta guía de estilo de contenido de Mailchimp, la empresa cuenta a sus redactores la historia de la marca, cómo empezó y dónde se encuentran ahora. La guía incluso le dice cómo escriben el nombre de su empresa para asegurarse de que los escritores de contenido entiendan el posicionamiento de su marca y se adhieran a él.

Propósito y principios del contenido

Cada vez que una marca crea contenido, hay un propósito detrás. Podría ser para generar clientes potenciales, educar a la audiencia, ofrecer soluciones, entretener, simplificar conceptos complejos u otra cosa. Todo el contenido que publiques, en cualquier canal, debe contribuir en última instancia a este propósito y apegarse a los mismos principios.

Por lo tanto, una guía de estilo de contenido de marca debe definir claramente los principios del contenido. Sus principios de contenido también podrían tener cosas como inclusión, progresividad, enfoque en el futuro, etc.

Marca de voz y tono

La voz de tu marca se refiere a cómo pones tu mensaje frente a tu audiencia. La voz de la marca suele ser consistente para un negocio y se espera que los escritores de contenido capturen esto en cada pieza de contenido que escriben. La voz de la marca tiene que estar de acuerdo con la personalidad de la marca.

Entonces, puede imaginar que la voz de su marca es como sonaría si realmente estuviera hablando con su audiencia. Si el posicionamiento de su marca es divertido e informal, la voz de su marca puede ser relajada y tranquila. Si la personalidad de su marca es cálida y amistosa, la voz de su marca también debe ser tranquilizadora y tranquilizadora.

El tono, por otro lado, no siempre es consistente para una marca. Similar al habla, al escribir también el tono de voz puede cambiar dependiendo de la situación. Entonces, según el tema al que te dirijas o la audiencia a la que te enfrentes, el tono de tu marca puede ser diferente. Por ejemplo, tu tono puede ser relajado, feliz, preocupado, afectuoso o humorístico.

Pero por lo general no cubre todo el espectro. Tienes que decidir a qué tipo de tono debe apegarse tu marca en diferentes situaciones, sin dejar mucho a la discreción del escritor. Esto garantiza que no haya una gran falta de coincidencia entre el posicionamiento, la voz y el tono de su marca.

Este es un ejemplo de cómo Microsoft define la voz de su marca en el documento de la guía de estilo de la empresa.

gramática y estilo

Ahora llegamos al meollo de la escritura de contenido en el que tienes que entrar en los detalles más finos como la gramática, la puntuación, la estructura y el formato. Estos pueden parecer factores triviales, pero cuando se crea una gran cantidad de contenido, estos son los factores que contribuyen a la consistencia del contenido y la marca. Por ejemplo, ¿su marca escribe libros electrónicos, libros electrónicos o libros electrónicos? ¿El estilo de tu casa prefiere páginas web o páginas web?

Esto puede ser confuso tanto para los escritores de contenido como para los lectores, a menos que haya establecido claramente las pautas de contenido que dictan el uso de varios elementos de gramática y estilo.

Los elementos comunes en esta sección de su guía de estilo de contenido deben ser:

• fuentes
• Mayúsculas (En títulos, encabezados, subtítulos y párrafos)
• Negrita y cursiva en el texto
• Contracciones (acortamiento de palabras o combinación de dos palabras juntas)
• Puntuaciones (uso de comas Oxford, guiones, punto y coma, etc.)
• Listas numeradas y con viñetas
• Números (en números y palabras)
• abreviaturas
• Fechas, horas y sistemas métricos
• Ortografía (EE. UU., Reino Unido, AU, etc.)
• Voz activa y pasiva
• Primera, segunda o tercera persona / pronombres

Puede haber otros parámetros que incluya en esta sección, pero estos son algunos esenciales que no debe perderse. Estos factores aseguran que su contenido entregue el mensaje correctamente y tenga consistencia. Por ejemplo, usar texto en negrita donde no es necesario puede distraer innecesariamente al lector del mensaje principal. O usar listas numeradas donde la secuencia de elementos no importa puede dar una idea falsa de prioridad, que no es su intención. Por lo tanto, debe ser muy claro y conciso sobre las pautas de contenido en esta sección de la guía de estilo.

Algunas marcas también recomiendan usar herramientas específicas de revisión gramatical y verificadores de legibilidad para garantizar que cada contenido siga estas pautas de la marca.

La guía de estilo de contenido de Shopify tiene una sección muy detallada y elaborada sobre gramática y mecánica, que sirve como un buen ejemplo.

Imágenes y gráficos

Aunque debe tener una guía de estilo de diseño exclusiva para sus diseñadores gráficos, sigue siendo importante establecer pautas de contenido sobre el uso de imágenes y gráficos en su guía de estilo editorial.

Estas pautas generalmente no entran en los detalles de los requisitos de diseño, pero al menos pueden decirles a los creadores de contenido algunas cosas importantes como:

• ¿Qué tipo de imágenes son aceptables?
• ¿De dónde obtenerlos?
• ¿El texto envuelve las imágenes, se alinea con la imagen o permanece arriba y abajo?
• ¿Las imágenes deben estar alineadas a la izquierda, a la derecha o en el centro?
• ¿Cómo agregar subtítulos?
• ¿Es necesaria la numeración de las imágenes?

Directrices de accesibilidad

Cuando está creando contenido para un público objetivo, debe ser accesible para ellos para obtener resultados. Por lo tanto, si su público objetivo son niños menores de 5.º grado, no puede esperar resultados escribiendo en un estilo adecuado para graduados universitarios. Es importante que establezca pautas de contenido claras en torno a la accesibilidad de su contenido.

• Para quién estás escribiendo
• ¿Cuál es su nivel de comprensión/conocimiento sobre el tema?
• ¿Debe utilizar la jerga de la industria o evitarlos por completo?
• ¿Podrá su audiencia relacionarse con el estilo que está usando?
• ¿Es su lenguaje lo suficientemente inclusivo para dirigirse a una audiencia diversa, si tiene una?

Estas instrucciones ayudarán a sus creadores de contenido a garantizar que el contenido sea bien recibido, entendido y disfrutado por una audiencia más amplia.

Citas y enlaces

También debe establecer pautas claras sobre cómo reconocer una fuente de datos/información en su contenido. Si a menudo usa datos, estadísticas o citas de otras fuentes, es extremadamente importante que sus escritores le den el debido crédito a la fuente original.

Algunas marcas prefieren agregar enlaces al propio texto, mientras que otras agregan referencias al final de un artículo. Sea cual sea su estilo, es importante mantener la uniformidad aquí.

La guía de estilo de la documentación para desarrolladores de Google ha establecido de manera muy efectiva las preferencias de la empresa para los enlaces y las referencias cruzadas. Incluso da instrucciones claras sobre los enlaces internos en la misma página o en otras páginas del mismo sitio.

¿Cómo se crea una guía de estilo de contenido?

Ahora que sabemos qué elementos se incluyen en una buena guía de estilo de contenido, pasemos al trabajo real: crear una guía de estilo de contenido. Aquí hay algunos pasos clave involucrados.

1. Consulte una guía de estilo establecida

Para iniciar el proceso, siempre es mejor consultar alguna de las guías de estilo establecidas que ya existen. Lo ideal sería que la mayoría de las empresas consulten el Manual de estilo de AP. Esto le dará una idea de cómo abordar la guía de estilo de su marca, qué secciones incluir u omitir y cómo estandarizar la guía de estilo.

Si está utilizando una sección principal de cualquiera de estas guías de estilo a las que hace referencia, también debe reconocerlo al comienzo de su propia guía de estilo de contenido.

2. Crea siempre una TOC

Tener una tabla de contenido al principio de tu guía de estilo es esencial. En primer lugar, será más fácil para los usuarios escanear rápidamente y comprender de qué habla la guía de estilo de la marca. También les facilitará la navegación a secciones específicas de la guía.

En segundo lugar, también le dará una vista rápida de lo que ha incluido y lo que no. Si planea expandir el alcance de su guía de estilo de marca para el marketing de contenido en el futuro, la TOC le facilitará la identificación de brechas y oportunidades.

3. Reúna un equipo para crear la guía de estilo del contenido

Crear una guía de estilo de contenido masivo no es un trabajo de una sola persona. Necesitará un equipo de personas con ideas afines de su empresa que comprendan a fondo la identidad de su marca, la estrategia de contenido y las demandas del marketing digital en general. Este equipo podría incluir creadores de contenido experimentados, editores, editores gerentes, gerentes de producto, gerentes de marketing o cualquier persona que crea que podría agregar valor.

Tener más de una mente trabajando en ello siempre sacará a la luz nuevas ideas en las que probablemente no habías pensado.

4. Decide dónde guardar tu guía de estilo de contenido para que sea fácil de acceder y editar

Ahora, esta es una parte muy importante del proceso que a menudo pasamos por alto. Su guía de estilo de contenido seguirá evolucionando y requerirá ediciones con frecuencia. Por lo tanto, es importante que esté alojado en algún lugar donde usted y su equipo puedan encontrarlo fácilmente. Es aún mejor si puede editar la guía de estilo en la misma plataforma.

Narrato Workspace, por ejemplo, tiene una biblioteca de Guías de estilo, donde puede crear y guardar múltiples guías de estilo de contenido.

Puede aplicar estas guías de estilo a tareas de contenido individuales, para que sus escritores puedan consultarlas durante la creación de contenido.

También puede editar y modificar estas guías de estilo en Narrato cuando lo necesite. Y no solo guías de estilo, también puede crear y guardar plantillas gratuitas para diferentes tipos de contenido en Narrato.

Tener un repositorio central como este para sus guías de estilo hace que todo el proceso esté mucho más organizado. Y si el repositorio está en su propia plataforma de colaboración y creación de contenido, como Narrato, se vuelve mucho más fácil de administrar.

5. Cree la guía de estilo del contenido pero manténgala funcionando

Con todo lo demás ordenado, incluido quién debe contribuir a la guía de estilo, qué elementos debe tener y dónde debe guardarlo, ahora está listo para escribir todo en un formato estructurado. Pero es importante recordar que el trabajo no termina aquí.

La guía de estilo de contenido debe revisarse y actualizarse activamente de vez en cuando a medida que evolucionan las tendencias de marketing de contenido y su estrategia de contenido evoluciona con ellas. La imagen y el posicionamiento de la marca también pueden cambiar con el tiempo y debe estar preparado para modificar sus pautas de contenido para alinearse con los nuevos requisitos también.

6. Comparte tu guía de estilo de contenido con todas las personas importantes

Si hay alguien que está contribuyendo a sus esfuerzos de marketing de contenido de una manera grande o pequeña, comparta la guía de estilo de contenido con ellos. No tiene sentido crear pautas de marca si todos los que representan la marca de alguna manera no son conscientes de ello.

Notifique a su equipo cuando la guía de estilo de contenido esté lista. Notifíquelos incluso cuando se realicen cambios menores en la guía de estilo. Y convierta en un ritual seguir la guía de estilo de contenido para cada contenido que alguien cree para su marca.

¿Cómo se estructura una guía de estilo de contenido?

Cada guía de estilo de contenido con la que te encontrarás suele tener una estructura similar. Los nombres o la terminología de cada sección pueden ser diferentes, pero la idea detrás de ellos es casi la misma. Entonces, como mencionamos anteriormente, la mayoría de las guías de estilo de contenido comienzan con una tabla de contenido. A esto le sigue una descripción general de sus objetivos de contenido y sus valores de marca. Y después de esto, puede continuar agregando las diferentes secciones que desea incluir.

Así que la secuencia se parece a esto:

• TOC
• Visión general/ historia de la marca/ objetivos de contenido
• Marca de voz y tono
• gramática y mecánica
• Directrices de accesibilidad
• Pautas específicas para diferentes casos de uso, como contenido legal, contenido de productos, redes sociales, etc.

Cada una de estas secciones puede tener tantas subsecciones como necesite, según los elementos en los que desee centrarse.

¿Cómo se debe usar la voz de su marca para redes sociales, comunicados de prensa, correos electrónicos de marketing o descripciones de productos?

Idealmente, la voz de su marca no debería cambiar entre diferentes canales. Como hemos discutido anteriormente, la voz de la marca generalmente se mantiene constante. Pero su tono puede cambiar dependiendo de su audiencia, tema, medio y situación. Si su audiencia en las redes sociales, un comunicado de prensa, los correos electrónicos de marketing y el sitio web son los mismos, puede usar la misma voz y tono de marca en todas partes.

Pero eso no siempre sucede. Es probable que las personas que leen las descripciones de sus productos sean clientes potenciales de alta intención, mientras que alguien que lo sigue en las redes sociales no necesariamente tiene la intención de comprar. Del mismo modo, si alguien se suscribió a sus correos electrónicos de marketing, es posible que muestre interés en su producto en algún momento en el futuro.

Su guía de estilo de contenido debe tener en cuenta estos diferentes escenarios y definir cómo cambiar su tono para cada uno de estos medios. Esta es la razón por la que la mayoría de las guías de estilo bien elaboradas tienen una lista de pautas para los distintos tipos de contenido que crean. Por ejemplo, la guía de estilo de contenido de Mailchimp tiene pautas específicas para contenido educativo, boletines por correo electrónico, contenido de redes sociales y más.

¿Cuál es la diferencia entre una guía de estilo y una hoja de estilo?

Una hoja de estilo es una versión más corta de una guía de estilo de contenido. Puede que no sea tan elaborado como una guía de estilo de contenido, pero enumera los puntos más importantes y específicos que se deben tener en cuenta durante la creación de contenido.

Una guía de estilo, por otro lado, es mucho más elaborada y cubre todos los aspectos de la marca y la identidad de la marca.

La hoja de estilo se puede utilizar como una referencia rápida y funciona bien cuando se trata de escritores experimentados que solo necesitan repasar los puntos clave de vez en cuando. La hoja de estilo se puede fijar en su escritorio de trabajo o en la pared de su sala de juntas si lo desea.

Sin embargo, las guías de estilo son extremadamente importantes cuando se incorporan nuevos miembros del equipo, escritores de contenido, autónomos o agencias. Le ayuda a administrar mejor a los escritores autónomos, los escritores internos y los escritores de una agencia de contenido en términos de la calidad del contenido que crean.

¿Cuál es la diferencia entre las pautas de diseño y las guías de estilo de contenido?

Las pautas de diseño generalmente se usan en un contexto completamente diferente. Estos se aplican a diseñadores web, diseñadores gráficos y similares. Las pautas de diseño son pautas más amplias que se refieren a principios de diseño para construir un marco en el que los diseñadores puedan trabajar y crear diseños consistentes que mantengan todos los elementos perfectamente unidos.

Las guías de estilo de contenido también pueden tener instrucciones sobre el uso de elementos de diseño visual, pero estas instrucciones son con respecto al contenido. No dictan cómo se supone que debe diseñar un gráfico, pero pueden darle una idea general de qué paletas de colores usar, qué diseños aplicar y cómo colocar las imágenes dentro del contenido.

Conclusión

La guía de estilo de contenido es un recurso a menudo descuidado pero extremadamente útil. La mayoría de las marcas crean extensas guías de estilo de contenido dedicando mucho esfuerzo y tiempo, pero finalmente no las implementan. Pero hágalo bien, y podría ver enormes mejoras en la experiencia y el compromiso del usuario. La consistencia que una guía de estilo de contenido puede aportar a su contenido de marca y su calidad es una recompensa en sí misma. Entonces, sin perder más tiempo, haga que su equipo sacuda el polvo de esa guía de estilo de contenido y comience a seguirla.