Preparación para la temporada de conferencias: Aproveche al máximo las ferias comerciales

La temporada de conferencias está sobre nosotros. En realidad, esta llamada "temporada" es ahora un asunto de todo el año. Siempre hay algo para planificar, viajar o asistir.

Todos podemos admitir que las conferencias pueden ser un poco abrumadoras. Después de todo, hay mucha gente, muchas actividades y muchas opciones. Pero con un poco de planificación y elaboración de estrategias, es completamente posible obtener mucho valor de su temporada de conferencias, e incluso tener una experiencia tranquila y agradable en el camino. Aquí le mostramos cómo aprovecharlo al máximo.

Planear un evento

Primero, veamos cómo es planificar una feria comercial o una conferencia. Ya sea que esté trabajando en una feria interna más pequeña para clientes existentes o en un gran evento con un atractivo internacional, debe mantener muchos platos girando en el aire para planificar con éxito. No está pidiendo mucho, solo excelentes oradores, un lugar de primer nivel, un espacio de alta visibilidad, promoción efectiva, excelente comida, artículos memorables, conferencias magistrales líderes en la industria y, sobre todo, una casa llena. Además, desea que la experiencia de los asistentes sea fluida y sorprendente. … Pensándolo bien, estás pidiendo mucho. Pero así se hacen las grandes conferencias.

Entonces, ¿cómo obtienes todas esas cosas geniales para tu conferencia? Aquí hay algunos consejos útiles:

• Lluvia de ideas de todo, de pequeño a grande . Como he dicho antes, la lluvia de ideas es una de mis actividades favoritas. Me encanta sentarme frente a una pizarra o una hoja de papel en blanco y soñar. Al planificar un evento, puedes soñar, tanto en grande como en pequeño. Seamos realistas, algunos asistentes se presentan solo para el botín gratuito y los momentos clave en el escenario principal. Sí, quieres las cosas llamativas que atraigan a esas personas, pero también quieres ocuparte de los detalles más pequeños y triviales. Recuerda, los pequeños detalles suman un gran impacto. En el apogeo de la temporada de conferencias, estará compitiendo con otras ferias comerciales por inscripciones: ¡la atención a los detalles puede hacer o deshacer su conferencia!
• Presupuesto : a continuación, es hora de hacer realidad sus sueños con números. ¿Cuánto dinero tienes para trabajar? Eso puede ayudarlo a recoger sus ideas y armar planes concretos. Al igual que un equipo de fútbol sería prudente no gastar todo su dinero en un jugador estrella, tenga cuidado de no gastar su presupuesto en un orador o momento "Gran sorpresa". Desea ofrecer un evento rico y completo en todos los ámbitos.
• Documente un plan : use hojas de cálculo, cuadernos o listas. Tantas listas. Asegúrate de marcarlos. La automatización de marketing puede ayudar aquí, al ayudarlo a rastrear lo que ya se ha hecho y lo que sigue. (Más sobre esto en un momento).
• Mire hacia atrás : una vez que crea que tiene un plan sólido, dé un paso atrás. Literalmente. Busque en los libros para examinar lo que ha hecho en el pasado. ¿Qué funcionó y qué no? ¿Tiene encuestas de clientes u otros comentarios? Use esto para informar o confirmar su plan de estudios, plan, horario, lugar, comida, todo. Y si no recopilaste datos, comienza este año. Lo agradecerás a tu futuro yo el próximo año.
• Apóyate en la automatización del marketing : en el terreno de la planificación de eventos, la automatización del marketing puede ser uno de tus aliados más cercanos. Desde la segmentación de su audiencia hasta el envío de invitaciones por correo electrónico, puede automatizar algunas de las tareas más administrativas y centrar sus esfuerzos en otra parte.
• Reclutar : una vez que se planifica el evento, se establece la fecha y se asegura el lugar, es hora de comenzar a atraer asistentes. Puede utilizar el correo electrónico, las redes sociales, los blogs, el correo directo... y la lista continúa. Capture a esos asistentes y haga que se registren. La automatización del marketing es realmente su amigo aquí, ya que lo ayuda a abordar tácticamente los componentes administrativos de la planificación de eventos para que pueda salir de la puerta más rápido, y de manera más inteligente, con su información.
• Nutrir : una vez que las personas se registran para asistir, capte continuamente su interés con actualizaciones específicas sobre los detalles del evento que les interesarán, como sesiones orientadas especialmente a sus intereses (ver: segmentación). También querrá enviar alertas que revelen atractivos sorteos, como el orador principal o el entretenimiento de la conferencia (comida, música, etc.). Usted puede establecer la cadencia de cómo y cuándo revelar estos detalles; de hecho, podría valer la pena una publicación de blog completa por separado. Pero mantener a su audiencia informada y comprometida es clave.

asistir a un evento

Como asistente de una feria comercial o conferencia, usted también debe planificar, como a qué conferencias asistir y qué cosas hacer dentro de los eventos. Estos son algunos consejos para ayudar a maximizar su temporada de conferencias y aprovechar al máximo las ferias comerciales a las que decida asistir.

• Establezca metas : lo primero es lo primero. ¿Por qué asistes? Hace poco estaba hablando con un amigo sobre la posibilidad de asistir a una conferencia nacional y estaba indeciso sobre si desembolsar el dinero para ir. Ella compartió sabia sabiduría: “Asegúrate de tener una agenda, al menos una cosa clave que quieras obtener al asistir. Sin eso, estás perdido”. Habiendo asistido a la misma conferencia hace un año sin un plan, puedo decirles que este es un gran consejo. En ese evento deambulé sin rumbo fijo, sin saber a qué paneles asistir o en qué actividades participar. Claro, aprendí algo, pero podría haber sacado mucho más provecho de él, más por mi dinero, si hubiera tenía un objetivo real. Entonces, ¿cuál es su objetivo para esta conferencia? ¿Por qué asistes? Ese objetivo puede ser tan limitado o elevado como quieras. Algunos objetivos incluyen encontrar un nuevo socio comercial, asegurar un trato o recopilar cinco nuevas tarjetas de presentación. Estos son solo algunos ejemplos. Te recomiendo que dediques tiempo a escribir tus propios objetivos y a descifrar qué es exactamente lo que quieres lograr.
• Planifique su horario : este es un primo del anterior. Una vez que tenga sus objetivos en mente, profundice en los detalles. Mire para ver quién está hablando o tiene un puesto en la conferencia. Así es como lo hago:
  • Primero, leo el cronograma de la conferencia y destaco los paneles o los oradores que me interesan.
  • A continuación, saco una hoja de papel o abro un documento de Google y empiezo a trazar mi lista de deseos en los días para ver dónde caen las fichas. Tomo nota de su fecha, hora y lugar.
  • Veo esta lista como una vista de calendario diario a continuación. Este es un gran momento de control porque puedo ver si realmente es posible asistir a todas las cosas que quiero. Como la Ley de Murphy suele entrar en juego aquí, a menudo me encuentro gravitando hacia eventos superpuestos. Aquí es cuando necesito evaluar qué es realmente posible asistir y luego ajustar mi horario en consecuencia. ¿Tendré que hacer concesiones, cambiar un excelente por otro? ¿Solo estoy completando el día para "mantenerme ocupado", pero nada capta realmente mi interés? Este es otro momento en el que puedo decidir asistir, o no.
  • Si las cosas se ven bastante equilibradas, apretaré el gatillo registrándome para asistir. Siempre me inscribo con antelación (si es posible) para las sesiones de especial interés.

Nota: Me doy cuenta de que es posible que no tenga el lujo de decidir si asistir o no, por ejemplo, si su empresa solicita su presencia en una determinada conferencia. Pero aquí está la esperanza de que al menos pueda tener la opción de elegir sesiones específicas que le interesen o lo ayuden a aprender algo nuevo.

• Solicite ofertas : antes de poner un pie en el evento, verifique dónde puede ahorrar algo de dinero. Muchas conferencias ofrecen inscripción anticipada. Si usted es un "información privilegiada de la industria" o un voluntario, es posible que incluso pueda ingresar de forma gratuita. Pregunta a los organizadores. Además, al reservar su alojamiento, busque ofertas de alojamiento y transporte. Muchos planificadores de eventos se asocian con hoteleros y aerolíneas, por ejemplo. Una vez que esté en tierra, aquí hay algunas tareas pendientes:
• Asista a los paneles estratégicamente : muchas ferias comerciales o eventos de la industria ofrecen sesiones de trabajo. Puede ser difícil seleccionar lo que desea escuchar. Si está interesado en varias cosas que se superponen, intente visitar ambas: 30 minutos en una y 30 minutos en otra, por ejemplo.
• No se salte las conferencias magistrales : los eventos principales son donde suceden las grandes revelaciones, las "grandes sorpresas". Es posible que no obtenga muchos consejos tácticos de estos, pero probablemente se irá sintiéndose animado. Un beneficio adicional es que estos también son buenos temas de discusión sobre enfriadores de agua, por lo que tendrá algo con lo que romper el hielo en las fiestas.
• Omita los discursos de apertura : lo sé, solo me contradije. Pero a veces solo necesitas un descanso. Un discurso de apertura puede ser uno de esos descansos naturales. Estos eventos del escenario principal a menudo se graban para verlos más tarde, o al menos para publicarlos en un blog, por lo que puede obtener la versión de "Cliffs Notes" más tarde y, en su lugar, usar ese tiempo de presentación para establecer contactos, descansar o realizar un trabajo "real".
• Use su credencial : durante el evento, use su credencial de la conferencia en la ciudad. Por muy tonto que te sientas usando una etiqueta con tu nombre en público (¿solo yo?), podría valer la pena porque muchas empresas locales ofrecen descuentos para los asistentes a la conferencia. Y, esta es una excelente manera de identificar quién está en la ciudad para el evento y entablar conversaciones de redes mientras espera en la fila en Starbucks o para su Lyft.
• Vaya a las fiestas : la mayoría de las conferencias tienen una, si no varias, grandes tareas pendientes para celebrar a los asistentes. Por muy tentador que sea olvidarse de esto durante un tiempo, el hecho es que estas fiestas son un lugar natural para hacer conexiones. Nunca sabes con quién te codearás.
• Cuídese : este consejo se olvida a menudo, ¡pero es muy importante! Tómese un tiempo para usted, escápese para una siesta de 10 minutos, acuéstese temprano, súbase a la cinta de correr del gimnasio del hotel y no se exceda con el alcohol o los dulces. Incluso puede considerar quedarse estratégicamente "fuera del campus", lejos de la conferencia, para tomar un descanso.

¡Eso es un envoltorio!

Me encantaría saber acerca de algunas de sus conferencias favoritas o lo que está en su agenda de viajes para esta temporada de conferencias. Aquí hay una lista bastante completa de los próximos eventos de marketing. Y si se encuentra en el área de Londres, considere asistir a nuestro evento de marketing Act-On i <3. Obtén más detalles aquí.