¿Cómo organizar tu equipo de Marketing para Trabajo Remoto?

El distanciamiento social es importante durante esta pandemia mundial, lo que significa que las empresas necesitan trabajar de forma remota. ¿Tienes lo que necesitas?

Durante la última década, se ha producido un gran aumento en el número de empresas que utilizan el trabajo remoto como una opción de medio tiempo o tiempo completo para sus empleados. Muchas empresas hoy en dia incluso se crean y funcionan completamente en linea.

Sin embargo, no todas las empresas están preparadas para el trabajo remoto. Y debido a las precauciones mundiales relacionadas con el coronavirus, casi todas las industrias tienen que considerar el trabajo remoto mientras intentan mantener el negocio funcionando de la mejor manera posible.

Puede ser un momento aterrador con mucha incertidumbre, pero en la mayoria de los lugares todavia existe la capacidad de mantener la vida relativamente normal sin un riesgo para la salud. Lo que se requiere es un cambio en como se lograron las cosas.

En marketing, esto puede ser un gran desafío. Parte del exito es elaborar un plan para lo que te enfrentas y como resolverlo.

Aqui un vistazo a algunos de los desafios que enfrentan los especialistas en marketing actualmente y algunas de las herramientas que pueden usar (si aun no lo hacen) para mantener a su equipo en la misma pagina siendo productivo.

Cuales son los principales retos de trabajar de forma remota?

Cada vez que se interrumpe la rutina habitual, cualquier deficiencia o problema en el proceso de flujo de trabajo puede quedar aun mas expuesto. Esto es especialmente cierto cuando un equipo que pasa de trabajar en estrecha colaboracion en un lugar fisico, pasa a trabajar de forma remota.

Organizando un equipo de forma remota

Si tu equipo no está acostumbrado a un verso solo de manera virtual, un primer paso para un gerente inteligente seria una llamada de conferencia en equipo para establecer expectativas y flujos de trabajo. ¿Cuál es nuestro proceso de aprobación? ¿En qué plataforma estamos colaborando?

Mucho de esto deberia ser simplemente una revision de su proceso actual, pero al alejarse de la interaccion cara a cara, es importante asegurarse de que todos entiendan como encajan en el flujo de trabajo.

Productividad y Motivación del Equipo

Si un equipo se esta acostumbrando al trabajo remoto como “la nueva forma de trabajo” , al menos por un tiempo, tambien es importante el mantener el animo de todos y mantenerlos conectados. Haz que los miembros del equipo den un pequeño recorrido por el lugar donde están trabajando o formen un chat grupal que sea solo para divertirse, discusiones no laborales que la gente normalmente habria durante el almuerzo.

Para las personas que no estan acostumbradas a trabajar de forma remota, pueden llegar a sentirse muy aisladas y esa sensacion eventualmente limitara que tan bien pueden hacer su trabajo. Es importante que los gerentes, además de los desafíos tecnológicos que ha traido esta pandemia, traigan tanta humanidad como sea posible al nuevo entorno de trabajo.

Colaboración en Equipo

Todas las conversaciones tienen que cambiar a ser virtuales, por lo tanto los roles y las expectativas de trabajo deben estar definidos. Esta es un área que requiere mucho esfuerzo por parte de los gerentes de equipo y líderes, porque si se requiere demasiado esfuerzo para que todos estén en la misma página, el flujo de trabajo se ralentiza por completo.

Para los miembros del equipo que no están acostumbrados a trabajar de forma remota, la primera pregunta es desde dónde quieren? Muchas personas estan felices y productivas descansando en la casa en pijama todo el dia, pero para otros eso puede ser una gran distraccion para lograr algo.

Tienen un espacio de oficina en casa? Quieren ir a una cafeteria o biblioteca? Es una eleccion personal, pero los miembros del equipo pueden darse consejos y comparar notas sobre las formas en que les gusta trabajar fuera de la oficina.

Proceso Claro y Documentación

Cuando el trabajo que haces va a estar listo, es porque tienes un proceso solido previamente definido. Sabes en donde encontrar ayuda para definir esos procesos?

Segun el Content Marketing Institute mas del 60% de los especialistas en Marketing B2B no tienen una estrategia de contenido documentada. Sin un plan establecido, en donde se enfoca tu equipo en estos momentos de crisis?

Si no lo sabes, este es el momento de armar un plan y cambiar las cosas para mejorarlas. No solo te ayudara ahora, sino tambien en el futuro, ya que ese mismo estudio cita que, de los profesionales en Marketing mas exitosos, el 65% tiene una estrategia de contenido documentada.

Cuales son las herramientas correctas para el trabajo remoto?

El marketing actual no se puede lograr de manera efectiva sin tecnologia, por lo que los especialistas en marketing estan desconocidos con algunas herramientas de martech . La pregunta, y el desafío principal, en este momento es, Los especialistas en marketing son capaces de utilizar con exito estas herramientas, en un entorno estrictamente remoto?

Además, los equipos tienen suficientes licencias para el uso de sus herramientas? Hay permisos claros? Los miembros del equipo pueden conectarse de forma segura fuera de la oficina?

Estas ya eran preguntas importantes, pero ahora son imprescindibles. Porque si las respuestas son “No” o “No se”, entonces no podría ser posible que las empresas continuaran a un ritmo similar al normal.

Entonces, ¿qué tipo de herramientas necesita utilizar?

Herramientas de Comunicación

Comenzando con lo basico, como se comunican los equipos entre si? Si cada quien tiene una opcion preferida puede causar problemas, porque la misma conversacion podria estar ocurriendo en tres lugares diferentes al mismo tiempo sin que otros miembros del equipo se enteren.

Entonces, sea cual sea la herramienta que use, es importante que todos participen para que haya un único destino para conversar. Una opción, Slack, es ideal para administrar fácilmente múltiples hilos, tanto chats grupales como uno a uno.

También esta Google Talk, a menudo denominado Gchat, como una opción con la que muchas personas ya están familiarizadas, y para los equipos de marketing de contenido que tienen una herramienta de publicación, ya sea Socialbakers u otra opción, existe la oportunidad de discutir fácilmente una idea o editar en el modulo “publisher”.

Para llamadas en conferencia u otras necesidades de video, muchas personas que trabajan desde su casa, #wfh (por sus siglas en inglés – Working from Home), han descubierto recientemente la función “Retocar mi apariencia” de Zoom, que funciona como un filtro incorporado de Instagram. Otra opción de video es Google Hangouts, que combina mensajes de video y chat, y se combina bien para los equipos que ya usan G-Suite.

Herramientas de Gestión de Proyectos

Una vez que haya establecido donde y como se comunica, sabe donde esta rastreando y monitoreando su trabajo?

Si bien el enfoque inicial es de continuar y terminar lo que esta programado actualmente, muchas personas trabajaran de forma remota durante el tiempo suficiente para que necesiten implementar nuevos planes completos.

Una vez mas, muchas de estas herramientas de martech podrian ser algo de lo que los especialistas en marketing ya han oido hablar o usado un poco, pero ahora son vitales. Cuando un líder de equipo no puede acercarse al escritorio de alguien para pedir un estatus, debe proponer una versión digital.

Para aquellos con una herramienta robusta como Socialbakers, es posible monitorear las actualizaciones de estado y todo en la plataforma. Sin embargo, también hay muchas herramientas específicas para lograr esto.

Monday, Asana y Basecamp son opciones que permiten a los equipos crear flujos de trabajo y monitorear proyectos paso a paso, al tiempo que se integran con otras aplicaciones según sea necesario. Sin embargo, como se mencionó anteriormente, es importante que los gerentes se aseguren de tener suficientes licencias y los permisos correctos para todo el equipo.

Seguridad

Es mucho mas fácil garantizar que su red sea segura cuando todos trabajen en una oficina en una red wifi. Pero cuando el equipo tiene que extenderse y usar redes wifi externas, especialmente las disponibles públicamente en cafeterías o redes domésticas que no están configuradas correctamente, la seguridad de la red se vuelve crítica y la autenticación de dos factores es imprescindible para la tecnología moderna.

Una aplicación como OneLogin u Okta es importante para asegurarse de que no corre el riesgo de un virus informático que pueda causar complicaciones. Y, como muchas de estas herramientas, es algo que ya deberia haber implementado o considerado antes.

Entonces, si no fuera asi, ahora es el momento de arreglar eso para que en el futuro sea mas seguro.

Plataforma Socialbakers y Trabajo Remoto

Con Socialbakers, los equipos pueden tener acceso transparente y comprensión contextual de los flujos de trabajo a los que pertenecen para que puedan hacer su parte mejor. La plataforma también permite una gran integración con los sistemas y canales de comunicación que los equipos ya están utilizando.

Todos los involucrados en el marketing de redes sociales pueden reunirse con Socialbakers: creativos, disenadores, redactores, administradores de redes sociales, equipos de contenido, etc. no mantiene a nadie a salvo y perjudica los negocios.

El marketing siempre ha sido un campo abierto a la adaptacion a lo que sea necesario. En el momento actual, eso significa elaborar un plan de trabajo remoto que mantenga las cosas en movimiento sin arriesgar la salud de nadie.

Socialbakers es una plataforma fácil de usar e intuitiva para aquellos que recién están comenzando, ideal para aumentar fácilmente los nuevos usuarios y no usuarios/negocios, que solo quieren derechos de visualización. Es ideal para departamentos de marketing que tienen equipos distribuidos por todo el mundo, lo que significa que también es ideal para equipos que de repente se encuentran comunicándose solo digitalmente.

Y para finalizar

La mayor parte del enfoque en este momento, comprensiblemente, es hacer lo mejor de la situacion actual y continuar trabajando de la mejor manera posible. Sin embargo, esto tambien podria ser una oportunidad para crecer y mejorar como equipo.

Para los nuevos, cualquier problema que se detecte en el flujo de trabajo y los canales de comunicacion en general deben arreglarse de manera que funcione, aunque los equipos de trabajo esten o no en el mismo lugar. Es una de las ventajas de trabajar en el area digital.

Ya sea mediante la adopción de nuevas herramientas o la alteración de los métodos de gestión, cualquier caos potencial también es una oportunidad para mejorar.

Sabemos que nada de esto es facil, pero si tienes la suerte de no tener que lidiar directamente con una enfermedad, entonces es mas un inconveniente que cualquier otra cosa. Y no olvides pedir ayuda, ya que muchas personas cercanas han estado trabajando desde casa durante años y tienen muchas experiencias para compartir.

Para el resto, encuentra el lugar de trabajo que funciona mejor para ti e intenta sacar lo mejor de una nueva forma (por lo menos ahora).