13 plataformas de comunicación esenciales para cada necesidad empresarial (+consejos para elegir en el interior)

La demanda de plataformas de comunicación en la nube está en su punto más alto. Con miles de aplicaciones de mensajería disponibles, puede resultar difícil elegir la correcta.

Un asombroso 83% de las empresas perdió un cliente, no cumplió con una fecha límite importante o despidió a un empleado debido a un problema de comunicación.

La comunicación es esencial para todo negocio. Las empresas de rápido crecimiento no pueden permitirse el lujo de utilizar plataformas de comunicación inconexas. La pérdida de ventas, la pérdida de compromiso de los empleados y las quejas de los clientes son subproductos de flujos de trabajo ineficaces; y encima se encuentran plataformas de comunicación deficientes.

Para ayudarle a solucionar los problemas de comunicación comunes, analizaremos los cinco tipos de plataformas de comunicación. También obtendrá un resumen de las principales herramientas de comunicación para que sus flujos de trabajo sean eficaces y consejos que le ayudarán a seleccionar la que mejor se adapte a su entorno de trabajo.

¿Qué es una plataforma de comunicación?

Una plataforma de comunicación es un servicio de software que facilita la mensajería interna y externa dentro del lugar de trabajo. Utiliza múltiples canales, incluidos teléfono, videoconferencia, gestión de tareas y mensajería en equipo.

Las plataformas de comunicación también ofrecen funcionalidades de gestión de proyectos, intercambio de archivos y comunicación con el cliente.

Las empresas utilizan herramientas de comunicación eficaces   para proporcionar mensajes seguros a los empleados en equipos y redes distribuidos. Las soluciones modernas ofrecen mucho más que mensajería instantánea y reuniones en línea.

Los sólidos conjuntos de funciones ayudan a los empleados a cumplir los objetivos de la empresa, atender a los clientes de manera eficiente y completar proyectos a tiempo al facilitar el acceso a los miembros adecuados del equipo a través de una variedad de canales de comunicación .

Dado que muchas empresas adoptan el trabajo remoto , es imprescindible proporcionar herramientas flexibles para los miembros de su equipo. Sin las funciones de seguridad y herramientas de colaboración adecuadas, las estás preparando para el fracaso.

Ejemplos de software de comunicación incluyen:

• Comunicaciones unificadas como servicio (UCaaS): servicio telefónico VoIP, mensajería en equipo y videoconferencia como un solo paquete.
• Plataforma de comunicaciones como servicio (CPaaS): API, funcionalidad PBX única, utilizada por los desarrolladores para crear aplicaciones.
• Centro de contacto como servicio (CCaaS): software de centro de llamadas, mensajería omnicanal, aprovecha la automatización del flujo de trabajo.

5 tipos de plataformas de comunicación

Las plataformas de comunicación se pueden dividir en cinco categorías, cada una con distintos beneficios. Estas plataformas utilizan comunicación asincrónica y en tiempo real para simplificar la forma de trabajar.

1. Comunicaciones internas

Las plataformas de comunicación interna establecen conversaciones en tiempo real entre empleados, supervisores y socios autorizados. Los canales suelen incluir llamadas VoIP , chats grupales y notificaciones de texto.

Ejemplos: Nextiva, Slack, Confluence

2. Comunicaciones con el cliente

Las herramientas de comunicación con el cliente ayudan a que los clientes se sientan escuchados, apoyados y satisfechos. Las funciones principales incluyen un CRM para almacenar interacciones con los clientes, tickets de soporte y chat en vivo.

Las plataformas de comunicación con los clientes organizan solicitudes, realizan un seguimiento de la opinión de los clientes y analizan tendencias. Las soluciones avanzadas ofrecen automatización del servicio al cliente utilizando inteligencia artificial para ayudarlo a escalar.

Ejemplos: Nextiva , Zendesk, Help Scout, Zoho Desk

3. Gestión de proyectos

Las plataformas de gestión de proyectos brindan supervisión de los flujos de trabajo del equipo para alinear grupos dispersos. Funciones como gestión de tareas, diagramas de Gantt, líneas de tiempo y campos personalizados añaden estructura para visualizar el progreso.

Con las grandes iniciativas divididas en tareas más pequeñas, todas las partes interesadas pueden actualizar el estado de los entregables para detectar posibles retrasos de manera temprana y frecuente para mantener los esfuerzos encaminados.

Ejemplos: Asana, Monday.com, Basecamp

4. Videoconferencia

Las videoconferencias replican la experiencia de las reuniones cara a cara para todo, desde reuniones diarias hasta eventos trimestrales para todos, conferencias magistrales en ferias comerciales y seminarios web externos.

Las soluciones avanzadas van más allá de la transmisión de video básica con opciones sólidas: líneas de audio telefónicas, mensajes grupales, administración de asistentes, preguntas de sondeo, grabaciones en la nube y más para impulsar sesiones virtuales impactantes, pequeñas y grandes.

Ejemplos: Nextiva, Zoom, Skype, Google Hangouts

5. Herramientas de colaboración

Las plataformas de colaboración permiten un trabajo en equipo fluido y ciclos de retroalimentación a través de capacidades de edición y anotación en tiempo real para ofrecer presentaciones dinámicas.

Los equipos pueden intercambiar ideas libremente sin atascarse en la programación de reuniones o hacer circular interminables cadenas de correo electrónico tratando de decidir direcciones.

Las videoconferencias , el almacenamiento en la nube, las pizarras virtuales y los portales externos seguros son características fundamentales que las empresas deben buscar. Igualmente importantes son los componentes de identidad y acceso para controlar el acceso a los documentos y mantener historiales de versiones para el cumplimiento.

Ejemplos: Nextiva, Google Drive, Trello, Workvivo

13 mejores plataformas de comunicación para empresas

Hemos reunido 14 plataformas que debe conocer para una comunicación empresarial fluida. Considere estas soluciones para mejorar su flujo de trabajo y la satisfacción del cliente.

1. Nextiva

Tipo de plataforma: Comunicaciones internas, Comunicaciones unificadas, Comunicaciones con el cliente, Videoreuniones, Colaboración, Productividad

Nextiva es una plataforma de comunicaciones conectada que reúne a sus clientes y equipos. Funciona de inmediato con sus dispositivos móviles, teléfonos VoIP y computadoras de escritorio a través de una aplicación de softphone .

Nextiva se ha ganado su lugar entre las principales plataformas de comunicación gracias a su poderosa combinación de funciones, flexibilidad y escalabilidad. Pero, ¿qué es exactamente lo que lo motiva? Veamos sus características clave y sus precios.

Características clave de Nextiva:

• VoIP nítido: disfrute de llamadas HD ilimitadas, junto con desvío de llamadas confiable, transcripción de correo de voz y asistente automático.
• Comunicaciones unificadas: la aplicación NextivaONE reúne todo (llamadas, mensajes de texto, videoconferencias, chat en equipo y uso compartido de archivos) bajo un mismo techo, accesible desde cualquier dispositivo.
• Impulsores de la colaboración: videoconferencia integrada permite que hasta 500 participantes (según el plan) colaboren sin problemas. El chat en equipo fomenta la comunicación en tiempo real, mientras que el intercambio de archivos mantiene a todos en sintonía.
• Gestión de relaciones con el cliente (CRM): Optimice las ventas y el servicio al cliente con herramientas CRM integradas como seguimiento de clientes potenciales, gestión de oportunidades y emisión de tickets para los clientes.
• Análisis avanzados: obtenga información valiosa sobre el rendimiento de las llamadas, la actividad del equipo y las interacciones con los clientes con informes y análisis detallados.
• Seguridad y confiabilidad: la atención al cliente 24 horas al día, 7 días a la semana, el cifrado de datos y la recuperación ante desastres garantizan tranquilidad y una comunicación ininterrumpida.

Precios :

Nextiva ofrece tres planes principales de VoIP, cada uno de los cuales satisface diferentes necesidades comerciales:

• Esencial: desde $18,95 por usuario al mes, ideal para pequeñas empresas con necesidades básicas de comunicación.
• Profesional: $22.95 por usuario por mes, amplía Essential con videoconferencia, funciones avanzadas de llamadas y CRM lite.
• Enterprise: $32,95 por usuario mensual, está dirigido a organizaciones más grandes con videoconferencias ilimitadas, análisis avanzados y soporte premium.

2. flojo

Tipo de plataforma: Comunicaciones internas

Slack es una alternativa a los correos electrónicos internos como herramienta de mensajería en tiempo real para empresas. Ofrece canales para temas, departamentos u oficinas específicos. Los empleados también pueden hablar entre sí a través de mensajes directos.

Las características clave de Slack incluyen:

• Organización de canales: organice conversaciones sobre temas, proyectos o equipos con canales dedicados, fomentando la comunicación enfocada y el intercambio de conocimientos.
• Mensajería fluida: envíe mensajes directos, participe en chats grupales y aproveche los hilos para mantener las conversaciones organizadas y enfocadas.
• Intercambio de archivos y colaboración: comparta y colabore en documentos, imágenes y otros archivos directamente dentro de Slack, eliminando la necesidad de cadenas de correo electrónico y archivos adjuntos dispersos.

Precios :

Slack ofrece un modelo freemium, dirigido tanto a usuarios individuales como a empresas. Los equipos en crecimiento pueden actualizar al plan Pro para mensajes, almacenamiento y acceso de invitados ilimitados, a partir de $7.25 por usuario por mes (facturado anualmente).

3. Equipos de Microsoft

Tipo de plataforma: Colaboración

Microsoft Teams es una aplicación de colaboración en equipo para quienes pertenecen al ecosistema de Microsoft. Reúne reuniones, chats, llamadas y colaboración en un solo lugar. Microsoft Teams facilita pasar del chat grupal a la videollamada con un solo clic.

Las características clave de Microsoft Teams incluyen:

1. Centro unificado: Teams centraliza la comunicación, reuniendo videoconferencias, chat, intercambio de archivos y gestión de tareas en un centro central.
2. Integraciones: se integra con otras aplicaciones de Microsoft 365 como Word, Excel y PowerPoint, lo que permite la edición y cocreación de documentos directamente dentro de las conversaciones.
3. Seguridad y escalabilidad: Teams, desarrollado sobre la base segura de Microsoft Azure, cuenta con seguridad y cifrado de datos de nivel empresarial.

Precios

Teams ofrece tres niveles principales. Microsoft Teams Essentials comienza en $4 por usuario/mes (suscrito anualmente) y agrega videoconferencia, subtítulos en vivo y 10 GB de almacenamiento en la nube por usuario.

4. Ampliar

Tipo de plataforma: Videoconferencia

Zoom es una herramienta de videoconferencias y reuniones. Los participantes pueden unirse a reuniones desde cualquier dispositivo, incluso marcando desde sus teléfonos. Los administradores pueden grabar reuniones y configurar integraciones con otros servicios de terceros.

¿Cuáles son algunas de las características clave de Zoom?

• Videorreuniones: videoconferencias y audioconferencias para hasta 1000 participantes (según el plan que elijas).
• Herramientas de colaboración para reuniones : compartir pantalla, pizarras blancas, salas para grupos pequeños y funciones de encuestas mejoran la participación y la productividad dentro de las reuniones.
• Grabación y transcripción en la nube: grabe reuniones para referencia futura o compártalas con participantes ausentes, con transcripciones opcionales impulsadas por IA para una fácil recuperación de información.

Precios

El plan Pro comienza en $149,90 por usuario/año y ofrece reuniones, grabaciones, branding e informes más largos. Las grandes empresas deben comunicarse con Zoom para obtener una cotización de un plan empresarial personalizado.

5. Ir a la reunión

Tipo de plataforma: Videoconferencia

GoToMeeting es una plataforma basada en web para reuniones en línea, videoconferencias y uso compartido de pantalla. Está diseñado principalmente para profesionales de negocios y equipos remotos, pero también se puede utilizar para seminarios web educativos.

Las características clave de GoTo Meeting incluyen:

• Uso compartido de pantalla y anotaciones: comparta su pantalla para presentar ideas, colabore en documentos en tiempo real y realice anotaciones directamente en pantallas compartidas para mayor claridad.
• Grabación y transcripción de reuniones: grabe reuniones para consultarlas más adelante o compártalas con participantes ausentes. Utilice transcripciones para mejorar la accesibilidad y la toma de notas.
• Herramientas de gestión de reuniones: programe reuniones, envíe invitaciones, administre asistentes y silencie participantes.

Precios

GoToMeeting ofrece planes de precios escalonados que se adaptan a diferentes necesidades y tamaños de equipos. El plan Profesional comienza en $12 por mes (facturado anualmente) y ofrece videoconferencias con hasta 150 participantes, grabaciones de reuniones e información de los asistentes. Las organizaciones grandes deben comunicarse con el departamento de ventas de GoTo para obtener precios personalizados.

6. Asanas

Tipo de plataforma: Gestión de proyectos

Asana es una herramienta de gestión de proyectos basada en la nube. Puedes usarlo para proyectos ilimitados, que puedes organizar en listas, tableros y calendarios. Facilita a las pequeñas empresas enviar proyectos grandes y pequeños.

Las características clave de Asana incluyen:

• Gestión de tareas : cree, asigne y realice un seguimiento de tareas con fechas de vencimiento, dependencias y campos personalizados.
• Colaboración en proyectos: cree proyectos con espacios de trabajo dedicados, comparta archivos y analice detalles dentro de tareas o foros de proyectos.
• Automatización del flujo de trabajo: automatice tareas repetitivas mediante reglas y activadores.

Precios

Asana ofrece precios escalonados según las funciones y la cantidad de usuarios. El plan Starter comienza en $10,99 por usuario/mes (facturado anualmente), y ofrece plantillas de proyectos, campos personalizados, informes e integraciones para equipos pequeños e individuos. Comuníquese con Asana para obtener un plan empresarial personalizado con seguridad mejorada, control de datos y soporte prioritario.

7. Campamento base

Tipo de plataforma: Gestión de proyectos

Basecamp es un software de gestión de proyectos y comunicación en equipo. Es una aplicación confiable para empresas remotas; vale la pena señalar que Basecamp siempre ha sido una empresa remota. Le ayuda a trasladar su trabajo desde correos electrónicos, servicios de archivos y hojas de cálculo.

Las características clave de Basecamp incluyen:

• Gestión de proyectos: cree proyectos, organice tareas con fechas de vencimiento y dependencias, y realice un seguimiento del progreso a través de varias vistas, como listas, tableros y cronogramas.
• Comunicación en equipo: fomente la comunicación asincrónica a través de foros de mensajes, debates dentro de los proyectos y "Pings" para actualizaciones rápidas.
• Intercambio de archivos y colaboración: colabore en documentos, imágenes y otros archivos directamente dentro de Basecamp, manteniendo todos los recursos relacionados con el proyecto en un solo lugar.

Precios

El plan básico de Basecamp cuesta $15 por usuario por mes, lo cual es ideal para equipos pequeños o nuevas empresas. Basecamp Pro Unlimited cuesta $299 al mes (facturado anualmente) y agrega funciones como registros automáticos, objetivos y capacidades mejoradas para compartir archivos.

8. Trelo

Tipo de plataforma: Gestión de proyectos

Trello organiza tus proyectos en atractivos tableros de tareas. Es una herramienta visual de gestión de tareas y proporciona un mapa de flujo de trabajo claro.

Las características clave de Trello incluyen:

• Tableros Kanban: Los tableros intuitivos de Trello tienen tareas representadas como tarjetas que pasan por varias etapas (“Por hacer”, “En proceso”, “Listo”).
• Flujos de trabajo colaborativos : los miembros del equipo pueden agregar comentarios, adjuntar archivos y asignar tareas directamente en las tarjetas.
• Tableros personalizables y automatización: cree tableros adaptados a las necesidades de su proyecto, desde flujos de trabajo simples hasta hojas de ruta complejas.

Precios

Trello ofrece un plan de precios escalonado. Estándar a $5 por usuario/mes, facturado anualmente, es mejor para equipos pequeños. Premium cuesta $10 por usuario/mes y es ideal para empresas que requieren funciones y controles administrativos mejorados.

9. lunes.com

Tipo de plataforma: Gestión de proyectos

Monday.com es una plataforma de planificación visual. Le permite planificar, organizar y realizar un seguimiento de todo el trabajo de su equipo. Los usuarios reciben actualizaciones en tiempo real, por lo que todos tienen el contexto del proyecto en cuestión.

Las características clave de Monday.com incluyen:

• Tableros intuitivos: cree tableros visuales personalizados para su flujo de trabajo, utilizando vistas Kanban, diagramas de Gantt, calendarios y otros diseños para realizar un seguimiento del progreso y administrar las tareas de manera eficiente.
• Colaboración en equipo: asigne tareas, colabore en documentos y analice los detalles del proyecto directamente en los tableros.
• Automatizaciones e integraciones: automatice tareas repetitivas con una potente automatización y conecte monday.com con varias herramientas como Slack, Google Drive y Zapier para flujos de trabajo optimizados.

Precios

Monday.com ofrece precios escalonados según las funciones y la cantidad de usuarios. El plan Básico cuesta $9 por asiento/mes. El plan Pro a $19 por usuario/mes ofrece automatización avanzada, acceso de invitados y foros privados. Ambos planes se facturan anualmente y debes pagar por un mínimo de 3 puestos. Comuníquese con Monday.com para obtener un plan empresarial personalizado.

10. Google Drive

Tipo de plataforma: Colaboración

Google Drive es una solución de almacenamiento en la nube que le permite acceder a archivos guardados en cualquier momento. Almacene activos de la empresa, como vídeos y logotipos, guías internas, presentaciones de diapositivas y más.

Todo en Google Drive está sincronizado para cada empleado que tiene acceso. Es una solución atractiva para la colaboración remota y el control de versiones de archivos.

¿Cuáles son algunas de las funciones clave de Google Drive?

• Almacenamiento en la nube : almacene y acceda a archivos de cualquier tamaño y formato desde cualquier lugar con una conexión a Internet.
• Colaboración en tiempo real : edite documentos, hojas de cálculo y presentaciones simultáneamente con los miembros del equipo y vea los cambios de los demás en tiempo real.
• Integración con Google Workspace: funciona perfectamente con otros servicios de Google como Gmail, Docs, Sheets y Slides.

Precios

Los planes pagos para Google Workspace comienzan en $6 por usuario/mes (facturados anualmente). También puede elegir entre otros planes para empresas y equipos, incluido almacenamiento ilimitado, funciones de seguridad avanzadas y dominios de correo electrónico personalizados.

11. Buzón

Tipo de plataforma: Colaboración

Dropbox es otra solución de almacenamiento en la nube. Le permite realizar copias de seguridad de sus archivos mediante la sincronización de archivos, la recuperación de archivos si elimina un archivo y el historial de versiones. Las funciones de colaboración facilitan compartir enlaces o vistas previas de archivos y dejar comentarios en un archivo.

Las características clave de Dropbox incluyen:

• Almacenamiento en la nube: almacene de forma segura sus archivos de cualquier tamaño y formato en la nube.
• Intercambio de archivos y colaboración: comparta archivos y carpetas con individuos o grupos, controle los permisos de acceso y establezca fechas de vencimiento para datos confidenciales.
• Sincronización de archivos del equipo: mantenga a los equipos sincronizados compartiendo carpetas.
• Accesibilidad móvil: use Dropbox en su navegador, como aplicación móvil para Android o iOS, o como aplicación de escritorio en Windows y Mac.

Precios

El plan Plus de Dropbox cuesta $9,99 al mes y te ofrece 2 TB para trabajar y jugar. Es bueno para uso personal. El plan Business de Dropbox cuesta $20/usuario/mes y es ideal para equipos pequeños.

12. Skype

Tipo de plataforma: Videoconferencia

Skype ofrece videoconferencias y audioconferencias de alta calidad, llamadas internacionales y comunicación grupal. Es una excelente herramienta para la colaboración por vídeo.

Las características clave de Skype incluyen:

• Capacidades de videoconferencia y audio para llamadas de calidad.
• Las conversaciones y canales grupales le permiten realizar llamadas grupales con varios participantes o crear canales dedicados para equipos o proyectos específicos.
• La función de llamadas internacionales le permite realizar llamadas directas a teléfonos fijos y móviles de todo el mundo.

Precios

El plan básico se adapta a llamadas personales y reuniones pequeñas con hasta 50 participantes. Para llamadas ilimitadas dentro de EE. UU., los planes comienzan en $2,95 al mes. El crédito de Skype te permite realizar llamadas internacionales.

13. Telar

Tipo de plataforma: Colaboración

Loom es una herramienta para compartir videos que te permite grabar tu pantalla, narrar o aparecer ante la cámara. Lo que hace que Loom sea único es que está diseñado para videos para compartir pantalla. También puedes conectarte con los miembros del equipo sin tener que buscar tiempo en el calendario de todos.

Las características clave del telar incluyen:

• Grabación de pantalla: grabe su pantalla, cámara web o ambas con un solo clic. Edite grabaciones con funciones básicas de recorte y fusión.
• Comunicación de video asincrónica: comparta sus videos grabados con individuos o grupos.
• Comentarios y reacciones de videos: responda a videos con comentarios de texto, emojis y GIF.

Precios

Comience gratis con videos de 5 minutos y proyectos personales. El plan Business, a $12,50 al mes (facturado anualmente), ofrece espacios de trabajo compartidos, análisis y tamaños de grabación personalizados. Comuníquese con Loom para obtener un plan empresarial personalizado.

Consejos para elegir una plataforma de comunicación

Elegir la plataforma de comunicación adecuada puede ser complicado, pero con la lista de verificación adecuada, puedes encontrar fácilmente una que te conecte con tu audiencia e impulse tu comunicación. A continuación se ofrecen algunos consejos que le ayudarán:

1. Conozca su propósito

¿Para qué vas a utilizar la herramienta? ¿Es para comunicación interna, participación del cliente, colaboración en proyectos o algo más? Definir claramente sus objetivos le ayudará a reducir las opciones y centrarse en las funciones que respaldan esos objetivos.

2. Comprenda a su audiencia

¿A quién intentas llegar? Considere su edad, conocimientos tecnológicos, métodos de comunicación preferidos y ubicación. Elija una plataforma que sea accesible y fácil de usar para su público objetivo.

3. Analiza tu mensaje

¿Su mensaje es formal o informal? ¿Requiere interacción en tiempo real o colaboración asincrónica? Las diferentes plataformas destacan en diferentes tipos de mensajes. Por ejemplo, el correo electrónico podría ser mejor para anuncios formales, mientras que la mensajería instantánea podría ser adecuada para actualizaciones rápidas.

4. Considere sus recursos

¿Cuál es tu presupuesto? Algunas plataformas ofrecen planes básicos o gratuitos, mientras que otras tienen diferentes niveles de precios según las funciones y el número de usuarios. También incluya los costos de instalación, capacitación y mantenimiento continuo en sus consideraciones presupuestarias.

5. Explora las funciones clave

Priorice las funciones que se alineen con sus necesidades. ¿Necesita videoconferencias, intercambio de archivos, herramientas de gestión de proyectos o integraciones con otro software? Haga una lista de funciones imprescindibles y compare diferentes plataformas para ver cuáles ofrecen la mejor combinación.

Una vez que esto se haya reducido, esto es lo que debe buscar en una plataforma:

• Usabilidad: elija una plataforma que sea fácil de aprender y usar tanto para usted como para su audiencia. Las interfaces complejas pueden obstaculizar la comunicación y la adopción.
• Seguridad: asegúrese de que la plataforma ofrezca cifrado de datos y medidas de autenticación segura.
• Escalabilidad y flexibilidad: considere sus necesidades futuras. ¿Necesitará agregar más usuarios o funciones en el futuro? Elija una plataforma que pueda adaptarse a sus necesidades y ofrezca opciones flexibles de personalización.
• Atención al cliente: una atención al cliente confiable es esencial para solucionar problemas y aprovechar al máximo la plataforma. Verifique qué tipo de soporte ofrece la plataforma, como correo electrónico, teléfono, chat en vivo y recursos de la base de conocimientos.

Recuerde, la plataforma de comunicación perfecta no existe. Concéntrese en sus necesidades y prioridades para encontrar uno que cierre la brecha entre usted y su audiencia, fomentando una comunicación más clara y efectiva.

¿Quiere que la elección sea fácil? Elige Nextiva

Para las empresas que buscan una plataforma de comunicación que se adapte perfectamente a su crecimiento, se destaca Nextiva.

Con telefonía sólida, opciones de contacto omnicanal, análisis integrados e integraciones CRM sencillas, Nextiva proporciona capacidades de extremo a extremo para una interacción efectiva con el cliente.

La gran confiabilidad y soporte, así como los planes flexibles, se adaptan incluso a las pequeñas empresas. Nextiva facilita la unión de equipos distribuidos y brinda experiencias consistentes a los clientes.