Las 8 mejores formas de mejorar la colaboración, la comunicación y el trabajo en equipo

Si se sentara con líderes empresariales de todo el país y les preguntara cuál es la clave de su éxito, lo más probable es que se mencione repetidamente la colaboración en el lugar de trabajo. La colaboración en el lugar de trabajo a menudo se menciona como un indicador de éxito, pero no siempre está claro qué significa el término.

¿Qué es la colaboración en el lugar de trabajo?

La colaboración en el lugar de trabajo es cuando dos o más personas se unen para resolver un problema común. La colaboración en el lugar de trabajo puede ser extremadamente efectiva. Las personas con diferentes conocimientos, perspectivas e ideas pueden intercambiar ideas para encontrar soluciones innovadoras e implementar sus ideas. Es importante porque permite a las empresas resolver problemas de manera más rápida y eficiente.

La falta de colaboración en el lugar de trabajo puede ser una señal de que una empresa no está maximizando su potencial. El 86 % de los que respondieron a un estudio de Fierce Inc. informaron que la falta de colaboración o la comunicación ineficaz eran responsables de las fallas en el lugar de trabajo.

La colaboración se presenta de muchas formas, como la realidad aumentada que permite a los compradores “probarse” accesorios como relojes y anteojos sin visitar una tienda. En el lugar de trabajo, incluso algo tan simple como eliminar los asientos asignados puede aumentar la interacción de los empleados y estimular la colaboración.

¿Está su empresa maximizando la productividad fomentando la colaboración? Hemos recopilado ocho consejos sobre cómo puede mejorar la colaboración en el lugar de trabajo.

8 consejos para mejorar la colaboración en el lugar de trabajo

1. Aprovecha los canales de comunicación alternativos

El correo electrónico puede seguir siendo el método dominante de comunicación en el trabajo en línea, pero hay muchas pruebas de que en realidad es un lastre para la productividad.

Con números desalentadores como estos, no es de extrañar que la productividad en el lugar de trabajo se vea afectada:

Slack es un sistema de mensajería instantánea y colaboración diseñado para equipos de trabajo. Slack elimina el exceso de información de formas que el correo electrónico no puede mediante el uso de canales, mensajes directos y notificaciones. Los empleados pueden configurar sus preferencias de Slack para que solo obtengan la información relevante que necesitan. Hace que el proceso de examinar un gran volumen de mensajes requiera menos tiempo.

Slack ha ganado popularidad en los últimos años en gran parte porque es una alternativa eficaz al correo electrónico. Una encuesta de usuarios de Slack encontró que los equipos que usaban el servicio eran un 32 % más productivos. La única razón importante fue que los equipos redujeron el uso del correo electrónico en un 48,6 %.

2. Simplifica el proceso de compartir archivos

Si alguna vez ha tenido que enviar archivos adjuntos de correo electrónico de un lado a otro para editarlos, comprende lo frustrante y lento que puede ser el proceso. Un documento con muchos colaboradores podría pasar de un lado a otro docenas de veces, y recibir una versión anterior de un documento podría retrasar todo el proceso días o incluso semanas.

Las aplicaciones de almacenamiento de archivos como Dropbox y Box revolucionaron este proceso porque permiten a las empresas mantener los archivos en la nube y solo se comparte un documento, lo que elimina el problema de la versión anterior del archivo .

La función de sincronización de archivos de Dropbox actualiza los archivos compartidos al instante. Permite que los usuarios trabajen juntos desde diferentes ubicaciones y siempre tendrán la versión más reciente del archivo. Y si necesita consultar una versión anterior, los usuarios pueden recuperar versiones anteriores de un archivo durante 30 días.

Al igual que Dropbox, Box también permite a los usuarios duplicar los datos almacenados en la nube en su escritorio para facilitar el acceso. Si cambia un archivo localmente en su escritorio, se sincronizará con la nube y actualizará el archivo almacenado en su cuenta de Box.

TrackVia descubrió que las empresas que usan almacenamiento en la nube creen que el servicio tiene un impacto positivo en su eficacia. El 47 % de las empresas encuestadas dijo que la nube las hace más productivas y el 40 % dijo que las hace más flexibles:

La nube ha simplificado el proceso de compartir archivos y una mayor proporción de empresas utilizan servicios como Dropbox y Box cada año. Al eliminar el problema de los archivos antiguos y los archivos adjuntos de correo electrónico, la nube se ha convertido en una herramienta invaluable para la colaboración.

3. Mejorar la seguridad de la red

Cuando piensa en colaboración, lo primero que le viene a la mente probablemente no sea la seguridad de sus servidores. Pero el gran volumen de archivos cargados/descargados de la nube es enorme, y más empleados que nunca llevan sus propios dispositivos al trabajo. La gran cantidad de uso de la red presenta un número creciente de oportunidades para que los piratas informáticos y el malware obtengan acceso a su sistema.

Los ataques cibernéticos están creciendo en tamaño, alcance e interrupciones. Estos ataques a su servicio de red pueden causar grandes problemas a sus empleados y clientes. El ataque de ransomware que afectó a más de 150 países a principios de este año desconectó miles de dispositivos y costó a las empresas decenas de miles de dólares en daños. ¡Un informe de 2016 del Instituto Ponemon para HPE encontró que el costo promedio de una violación de datos por día fue de $21,155!

Es importante establecer una seguridad de red sólida porque sus empleados a menudo no conocen los riesgos del malware. Un estudio de la Universidad Friedrich-Alexander cita que, aunque el 78 % de las personas afirman conocer los riesgos de los enlaces desconocidos en los correos electrónicos, el 45 % hace clic en ellos de todos modos:

Mantener los archivos de su empresa encriptados y a salvo de piratería es una clave importante para mantener una colaboración segura . No permita que los proyectos o datos de su empresa sean vulnerables a las amenazas tomando las precauciones necesarias para mantenerlos seguros.

4. Zonas de superposición

Investigadores de la Universidad de Michigan descubrieron que el uso del diseño espacial para fomentar interacciones no planificadas en realidad mejoró el rendimiento general de sus científicos. Los diseñadores que quieren fomentar la colaboración están creando lo que se llama "zonas de superposición", donde aumenta la oportunidad de interacciones no planificadas entre los empleados.

Estas interacciones no planificadas pueden generar colaboración e innovación, que es precisamente lo que Steve Jobs tenía en mente cuando planeó el diseño de la sede de Pixar:

Jobs trasladó los buzones de correo, las salas de reuniones y la cafetería al atrio para que los guionistas, los artistas y los animadores pudieran interactuar más de lo que lo harían de otra manera. Pixar es uno de los mejores ejemplos de colaboración en el lugar de trabajo. Obliga a los empleados a cruzar caminos con frecuencia, discutir proyectos y compartir ideas.

Las zonas de superposición no tienen que ser tan elaboradas como la sede de Pixar. Pueden ser tan simples como una escalera compartida o un espacio al aire libre que se comparte entre varios departamentos. El objetivo es lograr que los empleados que no interactúan regularmente hablen entre ellos más fácilmente.

5. Escritorio compartido

El trabajo ya no es como la escuela primaria, donde las reglas rígidas dictan con quién te sientas. La colaboración en el lugar de trabajo ahora está ocurriendo en áreas de descanso, sofás y cafeterías, por ejemplo. Las nuevas tendencias laborales han demostrado que no es necesario estar atado a su escritorio durante 8 horas para ser considerado un empleado productivo. Ingrese al escritorio compartido.

Los escritorios compartidos son una nueva tendencia en la que los empleados ya no tienen asientos asignados obligatorios. En lugar de un escritorio asignado, los empleados rotan a través de espacios públicos abiertos. La colaboración moderna en el lugar de trabajo es fluida y alienta a los empleados a interactuar con otras personas con las que normalmente no conversarían fuera de sus departamentos.

Además de aumentar las oportunidades de colaboración, los escritorios compartidos ahorran dinero a las empresas. La firma de consultoría y diseño Strategy Plus estima que la utilización de la oficina alcanza un máximo del 42% en un día en particular. Condeco, una empresa de gestión de espacios de trabajo con sede en el Reino Unido, descubrió que la mayoría de las empresas asumen que tienen una utilización del espacio de trabajo del 60-70 %:

Los escritorios compartidos permiten a las empresas eliminar parte de ese exceso de espacio, además de impulsar a los empleados a interactuar y colaborar con más frecuencia. El dinero ahorrado con los escritorios compartidos realmente puede sumar: la investigación de Vodafone indica que la práctica podría ahorrar a las empresas del Reino Unido 34 000 millones de libras esterlinas al año (o 43 billones de dólares).

6. No te conformes con tu software actual

Mejorar el trabajo en equipo y la colaboración en el lugar de trabajo significa buscar constantemente nuevas soluciones a los problemas de su empresa. Tecnologías como Google Docs pueden hacer que su negocio sea más eficiente y mejorar la comunicación entre sus empleados, equipos y clientes.

El diseño de la página de destino posterior al clic es un proceso en el que la colaboración es esencial, pero los problemas de comunicación pueden hacer que el esfuerzo sea ineficiente y lento. El proceso de creación de la página de destino posterior al clic puede involucrar a muchas partes interesadas: redactores que escriben el contenido, diseñadores que crean esquemas y personalizan la página, gerentes que supervisan el proceso y clientes que desean que se escuche su opinión.

Claramente, no es una forma perfecta de comunicarse.

Si todos se comunican a través de diferentes canales, esto puede agregar cantidades excesivas de tiempo y presentar problemas importantes. ¿Qué sucede cuando el redactor envía archivos adjuntos de correo electrónico, el administrador del proyecto se comunica en Slack y el cliente usa Google Docs? Te sientes frustrado porque no hay un lugar central para la comunicación y experimentas retrasos en la publicación.

La solución de colaboración de Instapage se creó para combatir este flujo de trabajo ineficiente al optimizar el proceso de diseño de la página de destino posterior al clic. Los redactores, editores, gerentes y clientes pueden dejar comentarios directamente en la página y recibir comentarios en tiempo real.

La plataforma Instapage también permite a los usuarios proteger con contraseña sus páginas y agregar capas adicionales de seguridad para que solo ciertos tomadores de decisiones tengan acceso. Además, la fuente de comentarios permite una conversación en curso que ni siquiera requiere que los usuarios abandonen la plataforma.

7. Las videoconferencias mantienen a los trabajadores remotos comprometidos

Este año, Gallup publicó una encuesta en la que el 43% de los empleados estadounidenses pasaron al menos algún tiempo trabajando de forma remota (4 puntos porcentuales más que en 2012). Más empleados están haciendo uso de horarios flexibles. Las empresas están contratando a más trabajadores autónomos que trabajan de forma remota para realizar trabajos especializados con presupuestos más ajustados.

Pero dado que los empleados remotos no están en la oficina, a menudo se pierden el lenguaje corporal y la comunicación no verbal. La mayor parte de la comunicación es no verbal, y los empleados que no interactúan visualmente con sus compañeros de trabajo pueden sentirse aislados y volverse menos productivos. Ahí es donde la videoconferencia puede cerrar esa brecha.

Las investigaciones muestran que las videoconferencias pueden hacer que los trabajadores remotos se sientan más conectados con sus equipos. Polycom afirma que las empresas creen que las videoconferencias brindan beneficios en todos los ámbitos:

• El 94% de los encuestados dice que aumenta la productividad.
• El 87 % afirma que acelera la velocidad de la toma de decisiones
• El 87% confirma que reduce significativamente los costos de viaje.

Con cantidades cada vez mayores de negocios realizados en múltiples ubicaciones y zonas horarias, no es de extrañar que las plataformas de videoconferencia permitan una mayor colaboración y flujos de trabajo eficientes.

8. Reducir las ineficiencias en las reuniones

Los ejecutivos consideran que el 67% de las reuniones son fracasos. Esas ineficiencias le están costando tiempo y dinero a su negocio.

Cada año, las empresas desperdician más de $ 37 mil millones en tiempo en reuniones improductivas. Los mandos intermedios pasan alrededor de un tercio de su tiempo en reuniones. Los empleados incluso dedican hasta cuatro horas a la semana a prepararse para las reuniones de actualización de estado:

Según el gráfico anterior, el 15 % del tiempo colectivo de una organización se dedica a las reuniones. Esta es una parte importante del tiempo de una empresa, y desperdiciarla reduce tanto la productividad como las oportunidades de colaboración. Las empresas deben considerar problemas como la multitarea y el aislamiento de los trabajadores remotos, dos cosas que pueden causar ineficiencias significativas en las reuniones.

La multitarea es una de las mayores causas de reuniones improductivas. Con aproximadamente la mitad de los empleados admitiendo trabajar en proyectos no relacionados y casi el 70% revisando su correo electrónico. Los trabajadores remotos a menudo se sienten aislados en las llamadas de conferencia porque la mayoría de la comunicación proviene del lenguaje corporal y las señales no verbales que no pueden captar por teléfono.

Las empresas que buscan mejorar la calidad de sus reuniones deben buscar que las reuniones sean cortas y enfocadas en reducir la multitarea. Los trabajadores remotos deben comunicarse por videoconferencia cuando sea posible. Pueden captar señales no verbales y relacionarse visualmente con el resto del grupo. Establecer expectativas claras y una agenda de antemano puede ayudar a mantener a todos comprometidos durante todo el proceso.

Comience a mejorar su colaboración en el lugar de trabajo hoy

Las videoconferencias, el intercambio de datos y las zonas de superposición son solo algunas de las formas en que las empresas están tomando medidas para mejorar la colaboración.

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