¿Cuáles son las ventajas y desventajas de un sistema telefónico basado en la nube?

Todas las empresas necesitan un sistema de comunicación eficaz y fiable. Para la mayoría de las empresas actuales, esto significa un sistema telefónico basado en la nube que funciona a través de Internet.

La flexibilidad y escalabilidad de los sistemas telefónicos basados ​​en la nube los convierten en una opción atractiva para empresas de todos los tamaños, desde pequeñas empresas en movimiento hasta empresas que administran centros de llamadas.

¿Pero es la mejor opción para su negocio?

En esta publicación, echemos un vistazo más de cerca a los pros y los contras de los teléfonos basados ​​en la nube para ayudarlo a tomar una decisión informada.

Pero si tiene poco tiempo, aquí tiene toda la información que necesita de un vistazo:

¿Qué es un sistema telefónico basado en la nube?

Un sistema telefónico basado en la nube utiliza tecnología de Voz sobre Protocolo de Internet ( VoIP ) para conectar llamadas telefónicas.

A diferencia de la tecnología heredada, como los teléfonos fijos, los teléfonos VoIP no necesitan ningún hardware o infraestructura especial. No se depende de redes de cables de cobre para realizar o recibir llamadas como los teléfonos fijos tradicionales. Todo lo que necesitas es una conexión a Internet de alta velocidad para realizar llamadas VoIP.

Esto facilita que las empresas comiencen a utilizar sistemas telefónicos basados ​​en la nube y disfruten de ventajas como menores costos de funcionamiento mensuales, mejor movilidad para el trabajo remoto y casi ningún mantenimiento.

Profundicemos en los beneficios de utilizar un sistema telefónico basado en la nube en la siguiente sección.

Ventajas de un sistema telefónico basado en la nube

La tecnología en la nube es cada vez más la norma, lo que ofrece muchos beneficios a las empresas. Desde flexibilidad hasta ventajas de trabajo remoto, estos sistemas están cambiando la forma en que los empleados se conectan, colaboran y se comunican.

Veamos las ventajas que hacen que los sistemas telefónicos basados ​​en la nube sean una opción inteligente para las empresas en crecimiento.

Costos mas bajos

Los sistemas telefónicos basados ​​en la nube son más rentables en comparación con los sistemas telefónicos tradicionales.

En promedio, un sistema de telefonía fija cuesta a las empresas 50 dólares por línea cada mes para llamadas locales o nacionales. Por el contrario, los planes de VoIP comienzan en menos de $20 por línea al mes con llamadas internacionales, videoconferencias y muchas otras funciones.

Los sistemas telefónicos en la nube son una forma eficaz de reducir los costos de comunicación. Todo lo que necesita es una conexión a Internet estable y un software que habilite las capacidades de VoIP.

Esto significa que puede reducir los gastos tradicionales relacionados con el teléfono en los que de otro modo habría incurrido, como:

• Costo de instalación e inversión inicial para la centralita privada ( PBX ) local
• Costos de mantenimiento recurrentes
• Complementos para funciones como asistentes automáticos, transcripción de mensajes de voz, colas de llamadas, etc.

Con VoIP, obtiene números locales gratuitos, números gratuitos y llamadas internacionales económicas. Un teléfono fijo tradicional nunca podrá ofrecerle el mismo rendimiento por su inversión.

Mejor confiabilidad y rendimiento

Un sistema telefónico basado en la nube es una gran red de seguridad para su plan de continuidad empresarial, especialmente cuando algo inesperado, como un desastre natural o un ciberataque, interrumpe las operaciones habituales.

Con un sistema telefónico tradicional basado en una ubicación, su empresa podría enfrentar tiempos de inactividad y riesgos. Por el contrario, un sistema telefónico basado en la nube opera desde centros de datos remotos con planes de respaldo y redundancia integrados. Si un centro de datos tiene un problema, otros se hacen cargo sin problemas.

Esto ayuda a que su negocio siga funcionando sin problemas y sus clientes no se verán afectados. Su información también permanece segura y disponible para su equipo para que no pierda la conectividad.

Por lo tanto, los sistemas telefónicos en la nube pueden ofrecer copias de seguridad confiables y un rendimiento constante, lo que ayuda a que su empresa se mantenga operativa incluso durante desafíos imprevistos.

También es una opción más confiable para las operaciones comerciales diarias. Es menos propenso a sufrir interrupciones porque hay menos puntos críticos que, en caso de falla, afectarían el servicio. Esta confiabilidad lo convierte en una apuesta sólida para actividades ininterrumpidas como de costumbre.

Implementación y configuración más rápidas

Su sistema telefónico no debería obstaculizar el crecimiento de su negocio.

Con un sistema telefónico tradicional, agregar escala puede llevar mucho tiempo y ser costoso. Para darle a cada nuevo empleado su número de teléfono, sería necesario agregar nuevas líneas telefónicas y puertos, lo que puede llevar semanas. Eso es mucha productividad perdida.

Con un sistema telefónico basado en la nube, puede expandir su negocio en cualquier momento. Se escala para adaptarse a las crecientes necesidades de su equipo y, al mismo tiempo, mantiene todas sus comunicaciones comerciales funcionando sin problemas.

Consejo profesional: si desea aumentar significativamente la colaboración y la productividad de los empleados, intente cambiar sus sistemas telefónicos tradicionales por un servicio telefónico virtual .

Ver también: Comprender los entresijos de las comunicaciones en la nube

Menos mantenimiento

El mantenimiento es un gasto innecesario que puede afectar negativamente la experiencia de los empleados. Y el esfuerzo y la inversión necesarios para el mantenimiento pueden acumularse rápidamente.

Los sistemas telefónicos heredados necesitan al menos una o más personas dedicadas a cuidar el mantenimiento del sistema. La mayoría de las empresas terminan sobrecargando a sus ya saturados equipos de TI o gastan más dinero en contratar contratistas externos.

Además, las empresas no tienen en cuenta el tiempo y el esfuerzo dedicados a solucionar problemas y realizar reparaciones. Esto no sólo afecta la productividad y la moral de los empleados, sino que también ralentiza el crecimiento empresarial.

En cambio, cuando se utiliza un PBX en la nube sistema, su proveedor de VoIP maneja de manera experta todas estas molestias. Gestionan el sistema telefónico completamente de forma remota en la nube y garantizan un servicio ininterrumpido con prioridad.

Además, ofrecen estrictos acuerdos de nivel de servicio (SLA) y servicio al cliente las 24 horas para acelerar la resolución de problemas. Y todo esto sin interrumpir las tareas de su equipo ni la calidad de la comunicación empresarial que esperan sus clientes.

Acceso a funciones de llamada sólidas

Los sistemas telefónicos basados ​​en la nube ofrecen funciones VoIP de última generación que mejoran la comunicación empresarial. Algunas características populares que los propietarios de empresas consideran valiosas incluyen:

Claramente, los sistemas telefónicos basados ​​en la nube tienen funciones avanzadas que pueden mejorar las comunicaciones de su empresa. Además, el acceso a funciones ayuda a su equipo a comunicarse mejor con los clientes, mejorando constantemente la calidad del servicio al cliente.

Especialmente si administra un centro de llamadas , los sistemas telefónicos basados ​​en la nube lo ayudarán a operarlo con confianza. También puede integrar su sistema telefónico con herramientas de terceros como CRM o software de contabilidad, creando un repositorio centralizado para su equipo.

¿La mejor parte? Un excelente proveedor de servicios le permitirá agregar nuevas funciones sin actualizaciones de hardware, solicitudes complicadas o jerga confusa. Podrá personalizar su sistema telefónico en la nube cuando lo necesite, para satisfacer las necesidades cambiantes de su negocio.

Experiencia del cliente mejorada

Los clientes de hoy han dejado de ser sensibles al precio. De hecho, no les importa pagar más por una excelente experiencia del cliente. Además, es más probable que compren productos y servicios de estas empresas en el futuro.

Las estadísticas recientes de servicio al cliente lo confirman:

• El 42% de los consumidores pagaría más por una experiencia de servicio al cliente amigable y acogedora.
• Es más probable que el 91% de los clientes realicen otra compra después de una excelente experiencia de servicio al cliente.
• El 68% de los clientes dijo que una experiencia positiva del cliente mejoraba significativamente su lealtad a la marca.

Los sistemas telefónicos basados ​​en la nube ofrecen a las empresas mayor flexibilidad, escalabilidad y accesibilidad para garantizar una experiencia positiva para el cliente.

Los clientes nunca tienen que esperar gracias a la gestión eficiente del volumen de llamadas, que redirige las llamadas al siguiente miembro disponible del equipo de soporte. La información del cliente fácilmente disponible para los agentes de servicio da como resultado una interacción más personalizada, impresionando a los clientes.

Además, los proveedores de telefonía basados ​​en la nube también permiten que los agentes de servicio trabajen desde cualquier lugar, brindando soporte ininterrumpido de manera rápida y eficiente. Después de todo, agentes de servicio al cliente satisfechos y con conocimientos a menudo significan clientes satisfechos.

La velocidad, la calidad y la percepción de la modernidad del servicio al cliente pueden estar en riesgo cuando las grandes empresas continúan utilizando teléfonos fijos tradicionales.

Admite fácilmente el trabajo remoto e híbrido

El modelo de trabajo híbrido (unos días en la oficina y unos días de trabajo desde casa) es ahora la nueva normalidad.

Para las empresas que todavía utilizan sistemas telefónicos tradicionales, este es un problema doble. En primer lugar, deben mantener la infraestructura existente en la oficina. En segundo lugar, tienen que dedicar tiempo y recursos a empoderar a su fuerza laboral remota .

Esto incluye proporcionar a los empleados las herramientas adecuadas y toda la información del cliente que necesitan para realizar su trabajo de manera eficiente.

Los teléfonos basados ​​en la nube son perfectos para este caso de uso. Las funciones de trabajo remoto están disponibles desde el primer momento sin una configuración complicada. Su equipo puede utilizar teléfonos de escritorio VoIP en la oficina y una aplicación de teléfono empresarial cuando trabaja desde casa. ¡Es lo mejor de ambos mundos!

Sin importar su lugar de trabajo, todos los miembros de su equipo pueden:

• Mantenga el mismo número de teléfono y permanezca accesible para clientes y compañeros de trabajo.
• Realice y reciba llamadas telefónicas con una aplicación de softphone VoIP
• Utilice funciones avanzadas como desvío de llamadas, correo de voz virtual y grabación de llamadas
• Comuníquese claramente con una calidad de llamada sustancialmente mejor gracias a HD Voice

Comunicaciones Unificadas

Los sistemas telefónicos basados ​​en la nube facilitan la centralización de todas las comunicaciones empresariales en una única plataforma , sin cambiar la infraestructura existente ni la tecnología de teletrabajo.

Esta solución, denominada Comunicaciones Unificadas como Servicio ( UCaaS ), abarca llamadas telefónicas, videoconferencias, mensajería instantánea, conferencias telefónicas y uso compartido de archivos.

UCaaS mejora la productividad y la colaboración entre los empleados en el sitio y los equipos remotos. Todos tienen acceso a las herramientas de comunicación relevantes que necesitan para su día a día.

Los servicios telefónicos en la nube aceleran la incorporación de empleados y simplifican las reuniones virtuales. Elimina las barreras y los silos asociados con los sistemas de comunicación más antiguos, como los teléfonos tradicionales, que a menudo carecen de estas funciones avanzadas.

Inconvenientes del sistema telefónico basado en la nube

Si bien los sistemas telefónicos basados ​​en la nube tienen varias desventajas, ninguna tecnología es perfecta. Existen desafíos inherentes que podrían ser de particular interés para su negocio, lo que hace que los sistemas telefónicos basados ​​en la nube sean menos atractivos como opción.

Estas son las posibles desventajas que conlleva ejecutar el sistema telefónico de su empresa completamente a través de Internet.

Los precios pueden sumar

Hoy en día, los sistemas telefónicos basados ​​en la nube suelen cobrar mensualmente por usuario. Con el tiempo, estos costos pueden acumularse.

Es posible que se le cobre por funciones adicionales que ni siquiera tiene intención de utilizar o que se le apliquen precios medidos por otras funciones que utiliza con frecuencia. Para las pequeñas empresas, los precios de suscripción pueden ser elevados en comparación con el simple uso de las líneas telefónicas tradicionales existentes.

Sin embargo, la mayoría de los sistemas telefónicos basados ​​en la nube hoy en día vienen con herramientas de colaboración integradas. Esto elimina la necesidad de costosas herramientas de colaboración como Zoom, Slack o puentes de conferencia separados.

Además, también ahorra tiempo y dinero invertido en soporte de TI, reparación de problemas del sistema y garantía de seguridad y cumplimiento, por nombrar algunos.

Todos estos beneficios pueden compensar el costo mensual de los sistemas telefónicos basados ​​en la nube, haciéndolos más rentables que los teléfonos tradicionales aparentemente baratos.

Si aún no tienes claro cuánto le costará a tu empresa el sistema telefónico en la nube de Nextiva, puedes solicitar un presupuesto sin compromiso .

Necesita equipo de red rápido

Los sistemas telefónicos basados ​​en la nube necesitan conexiones a Internet de banda ancha de alta velocidad.

Los sistemas telefónicos basados ​​en la nube utilizan Wi-Fi para funcionar, pero el Wi-Fi no funciona bien a través de las paredes. Si su oficina no ha realizado una auditoría del sitio inalámbrico, es posible que tenga algunos puntos muertos.

Pero existen soluciones fáciles y asequibles para este problema. Es posible que necesite configurar la Calidad de servicio ( QoS ) para su red para evitar fluctuaciones .

Para oficinas más grandes, considere agregar una red Wi-Fi en malla para obtener la máxima velocidad y cobertura.

No funciona sin una conexión a Internet estable

Una cosa puede hacer o deshacer todos los beneficios de trasladar su sistema telefónico a la nube: ¡su conexión a Internet!

Si su conexión a Internet falla, su sistema telefónico basado en la nube podría dejar de funcionar. Y, sin embargo, una conexión a Internet confiable es el único requisito para los sistemas telefónicos basados ​​en la nube.

¡Pero hoy en día, Internet estable está en todas partes! Casi todas las cafeterías te ofrecen Wi-Fi lo suficientemente potente para videollamadas y streaming.

Durante la última década, la velocidad de Internet ha aumentado y también su confiabilidad. No es raro ver velocidades de más de 100 Mbps en casa o en el trabajo. ¡Este ancho de banda podría admitir más de 1000 llamadas VoIP a la vez!

Si no está seguro de qué tan confiable es su conexión a Internet, puede realizar nuestra prueba gratuita de capacidad de VoIP para ver si su red está lista para VoIP.

Y si su ISP deja de funcionar, usted y su equipo pueden responder llamadas automáticamente en sus teléfonos celulares o ser redirigidos a un buzón de voz para realizar un seguimiento. Básicamente, nunca hay una "señal de ocupado" con VoIP basada en la nube.

Si no tiene otra conexión a Internet disponible, llame a nuestro equipo de soporte y podremos atender estas solicitudes urgentes.

Lectura adicional: ¿Qué es el desvío de llamadas comerciales y cómo se configura?

La información de ubicación es limitada para llamadas de emergencia.

Esto no será un problema para la mayoría de las personas, pero las llamadas telefónicas al 911 a través de Internet no necesariamente incluyen datos de ubicación precisos.

Cuando las llamadas basadas en Internet se dirigen a un centro de llamadas de emergencia (conocido como PSAP), es posible que los operadores no sepan su ubicación o incluso su número de teléfono . De forma predeterminada, las llamadas llegan al PSAP más cercano según la dirección del titular de la cuenta.

Para superar esto, actualice la dirección fija asignada a cada línea telefónica comercial en su sistema telefónico en la nube. Esta configuración se conoce como 911 mejorado. y es algo con lo que deberías familiarizarte. Cuando los empleados trabajan desde casa o fuera de la oficina, debe actualizarlo lo antes posible.

Recomendamos utilizar teléfonos inteligentes para llamadas basadas en Internet, ya que los datos del GPS y la triangulación celular transmiten datos de ubicación instantáneamente a los PSAP cercanos.

Compatibilidad limitada con dispositivos analógicos

Si le encantan los equipos telefónicos tradicionales, como las máquinas de fax, no le entusiasmarán mucho los sistemas telefónicos en la nube. Este equipo estuvo en su mejor momento en los años 90, pero su tiempo es limitado hoy en día.

Se vuelve complicado si necesita conectividad PSTN entre sus sistemas de seguridad o puertas, entonces es posible que necesite usar un adaptador de teléfono analógico o un “ATA” para abreviar. Por otro lado, la conectividad celular para estos servicios también está ampliamente disponible con una sólida confiabilidad.

Consejos para trasladar su servicio telefónico a la nube

Hemos visto una buena cantidad de éxitos cuando las empresas se actualizan a la nube . Puede resultar un poco intimidante, pero con un poco de planificación tendrás mucho éxito.

Mover el sistema telefónico de su oficina a la nube le brindará beneficios que una línea fija tradicional nunca podrá igualar. Las ventajas simplemente superan a las desventajas.

A continuación se presentan algunos elementos de acción para que su migración a la nube se realice sin problemas.

• Planifique con anticipación : pronostique el crecimiento de su empresa, los requisitos de red, el ancho de banda del ISP y el flujo de trabajo del equipo.
• Aproveche las potentes funciones de VoIP : para aprovechar al máximo su sistema telefónico basado en la nube, evalúe minuciosamente los casos de uso de su equipo y las funciones integradas que más necesitarán.
• Siga las recomendaciones de su proveedor de VoIP : cuando cambie a un sistema telefónico basado en la nube, haga muchas preguntas. Un proveedor de servicios acreditado se tomará el tiempo para responder sus preguntas y ayudarlo a migrar sin problemas.

Hay mucho en juego a la hora de elegir el sistema de comunicación empresarial. Los sistemas telefónicos basados ​​en la nube brindan la flexibilidad, escalabilidad y capacidades adecuadas que necesita para una empresa en crecimiento.

Pero asegúrese de elegir el socio adecuado en su viaje hacia los sistemas telefónicos basados ​​en la nube. Garantizará una transición fluida a la nube, un rendimiento optimizado y una experiencia más positiva tanto para sus clientes como para sus empleados.