Cree un formulario de admisión de clientes para lograr una incorporación exitosa sin problemas

Los formularios de admisión de clientes son herramientas invaluables para validar prospectos e incorporar clientes. Si su agencia digital es una nueva empresa, es posible que todavía no dedique demasiado tiempo a la validación y la incorporación, pero a medida que su agencia crezca, el valor de un proceso fluido de admisión de clientes se hará evidente rápidamente.

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Con un formulario de admisión de clientes, es posible que se olvide de preguntas importantes, pierda información en una pila digital de correos electrónicos y otras comunicaciones, y cree un proceso de incorporación engorroso tanto para usted como para sus clientes. En este artículo, aprenderá los secretos de cómo crear un formulario de admisión de clientes impecable que haga que su proceso de incorporación sea fluido como la mantequilla.

¿Qué es un formulario de admisión de clientes?

Los formularios de admisión de clientes son cuestionarios diseñados para recopilar toda la información esencial que requiere su agencia digital. Estos formularios determinan si un cliente es adecuado para su servicio y para comprender mejor sus necesidades al comienzo de su relación.

En términos más simples, un formulario de admisión de clientes es un documento de incorporación. Hoy en día, suele ser un documento digital como un PDF que los clientes pueden completar o un formulario digital interactivo que les permite ingresar sus respuestas, hacer clic en Siguiente y guardar sus datos automáticamente, donde ambos pueden acceder fácilmente a ellos en cualquier momento. . Si tiene otras partes interesadas, como una agencia de marketing digital de marca blanca con la que se asocia, también deberían poder acceder fácilmente al formulario.

¿Cómo son la mayoría de los formularios de admisión de clientes?

Cualquiera que sea el formato que adopte su formulario de admisión de clientes, el propósito básico es recopilar información clave para que los clientes hagan que el proceso de incorporación sea fluido y fluido. Los detalles de los formularios de admisión de clientes dependerán en gran medida de los servicios que ofrezca su agencia digital, pero generalmente recopilan datos de contacto del cliente que se incorpora y requisitos específicos para el proyecto o servicio deseado.

Dado que no existe un formulario único que esté obligado a utilizar, la belleza de crear un formulario de admisión de clientes para su agencia digital es que puede personalizarlo para incluir cualquier información que le ayude a comprender mejor las necesidades y expectativas de sus clientes. De esa manera, podrá iniciar su asociación profesional alineado, en la misma página y sin problemas de comunicación. ¿El resultado? Un proceso de admisión fluido, para que pueda concentrarse en brindar servicios y aumentar los ingresos de su agencia.

Una vez que tenga el formulario completo, puede almacenarlo en un lugar de fácil acceso como su CRM. Aquí hay una descripción general de cómo funciona el nuestro:

Componentes esenciales de un formulario de admisión de clientes

Un formulario de admisión de clientes bien elaborado le brinda a usted, a su equipo y a sus colaboradores la comprensión que necesitan para ofrecer soluciones personalizadas a sus nuevos clientes. Asegúrese de que su formulario de admisión incluya estos componentes esenciales.

Informacion personal

Al incorporar un nuevo cliente, desea saber con quién está tratando, cómo dirigirse a él, dónde se encuentra y otra información de identificación. Recopilar estos datos personales es el primer paso para crear un perfil de cliente. Estos campos incluyen:

• Nombre
• Dirección o ubicación comercial
• Detalles de contacto
• Preferencia de contacto, como teléfono, correo electrónico, SMS o mensaje instantáneo

Información de contexto

Al iniciar un nuevo proyecto, siempre es útil comprender la historia del cliente y de dónde viene. Incluya algunos campos para recopilar información sobre sus desafíos, esfuerzos pasados ​​de marketing digital y puntos débiles actuales:

• Historial comercial: cosas como años en el negocio, producto o servicio más importante vendido, etc.
• Experiencia previa en marketing: descubra si el cliente ha pagado por servicios de marketing digital en el pasado o si tiene experiencia en bricolaje. Si han pagado por servicios digitales, infórmate de la experiencia.
• Desafíos actuales: ¿Con qué luchan en su día a día desde una perspectiva de marketing digital?

Detalles del proyecto

Defina el alcance y los objetivos del proyecto haciendo que su cliente proporcione información relacionada con estos campos:

• Objetivos: Haga que su cliente potencial o nuevo cliente describa claramente lo que espera lograr al trabajar con usted. Por ejemplo, si quieren crear un nuevo sitio web, pídales que proporcionen detalles sobre las características que debe incluir el sitio web.
• Cronograma: ¿Cuál es el cronograma del cliente para el proyecto? Recuerde, no es necesario que se comprometa con este cronograma. El propósito del formulario de admisión de clientes es recopilar su información y perspectivas, que puede utilizar como punto de partida para conversaciones posteriores.

Presupuesto y recursos

Las limitaciones financieras de su cliente y los recursos disponibles determinarán la viabilidad de sus proyectos, por lo que es importante conocer estos campos desde el inicio de su colaboración:

• Presupuesto: descubra cuánto espera gastar su cliente en un proyecto determinado o en un servicio específico a lo largo del tiempo. Si están interesados ​​en una variedad de soluciones de marketing digital, obtenga de ellos un amplio presupuesto de marketing.
• Recursos : ¿Su cliente tiene recursos existentes que pueda utilizar en su proyecto? Por ejemplo, si buscan servicios de publicidad digital, tienen un diseñador interno con el que quieren que usted trabaje en la creatividad del anuncio.

Consideraciones legales

Antes de contratar un nuevo cliente, es una buena idea asegurarse de que sus bases legales estén cubiertas para protegerlos a ambos en caso de desacuerdo, error u otra circunstancia inesperada. Éstas incluyen:

• Acuerdos de confidencialidad: haga que su cliente acepte que no se compartirá información confidencial sobre su agencia y, a cambio, acepte mantener la confidencialidad de su información comercial.
• Términos y condiciones: describa la relación laboral y las expectativas.

Adaptación a necesidades específicas

Dependiendo del nicho de su agencia, es posible que tenga consideraciones especiales para incluir en los formularios de admisión de sus clientes, como consideraciones legales especializadas o preguntas relevantes para la industria. Considere utilizar secciones de proyectos adaptables en sus formularios de admisión para permitir flexibilidad para una variedad de estructuras de proyectos, especialmente si su agencia ofrece una amplia gama de herramientas y servicios.

Cómo crear un formulario de admisión de clientes

Siga estas instrucciones paso a paso para asegurarse de que su cliente capture toda la información que necesita para un proceso de incorporación profesional y sin fricciones.

1. Determina el propósito y los objetivos de tu formulario.

Antes de profundizar en los detalles, defina claramente el propósito y los objetivos de su formulario de admisión de clientes. Tener claro esto le ayudará a hacer las preguntas correctas sin hacer perder el tiempo al cliente. En esta etapa, es posible que descubra que lo más apropiado para su agencia es tener algunas opciones de formulario de admisión de clientes, o un formulario flexible que se adapte a diferentes tipos de proyectos.

2. Identificar la información necesaria

Pregúntese qué información necesita para comenzar a brindar servicios al comienzo de una asociación con un nuevo cliente: ¿cuáles son las preguntas que normalmente hace a los prospectos al validar su idoneidad, o a los nuevos clientes al incorporarlos? Pensando en proyectos anteriores de clientes, ¿hay información que le hubiera beneficiado tener al principio de la relación? Es probable que esto incluya detalles personales o comerciales, especificaciones del proyecto, asignaciones presupuestarias y consideraciones legales.

3. Diseñe el diseño y la estructura de su formulario.

Todos los puntos de contacto con sus clientes deben ser visualmente atractivos y agradables, y su formulario de admisión de clientes no es diferente. De hecho, dado que esta podría ser su primera interacción formal con su agencia, es especialmente importante transmitir profesionalismo, experiencia y una experiencia de usuario positiva.

Divida su formulario en secciones, cada una de las cuales aborda una categoría específica de información. Utilice encabezados, subtítulos y viñetas para facilitar la navegación y comprender lo que se pregunta.

4. Utilice un lenguaje claro y familiar

Es posible que los clientes de su agencia no sepan nada sobre marketing digital, por lo que es fundamental optar por un lenguaje que sea fácil de entender y libre de jerga. Articule claramente el propósito de cada sección y proporcione instrucciones o ejemplos cuando sea necesario. Esto no sólo hace que completar la admisión de clientes sea más fácil y agradable para su cliente, sino que también le ayuda a usted, ya que es menos probable que los usuarios malinterpreten las preguntas y cometan errores.

5. Pruebe la usabilidad y eficacia de su formulario de admisión de clientes

Antes de publicar el formulario de admisión de clientes, realice pruebas exhaustivas de usabilidad. Asegúrese de que el formulario funcione correctamente, que todas las preguntas sean claras y que no haya problemas técnicos. No confíe sólo en sus pruebas de usuario: si creó el formulario, no será el mejor juez de su claridad. En su lugar, solicite comentarios de usuarios de muestra que nunca antes hayan visto el formulario.

6. Incorporar elementos de marca

Marque su formulario de admisión de clientes con el logotipo, los colores y la fuerza de la marca de su agencia. Al igual que otros puntos de contacto, su formulario es una oportunidad para reforzar la identidad de su marca y presentar una imagen profesional y coherente a sus clientes potenciales y clientes.

Plantilla de formulario de admisión de clientes para agencias de marketing

Utilice este formulario de admisión de clientes de muestra como punto de partida para elaborar el formulario de admisión de su agencia. No dude en personalizar las secciones, moverlas y agregar preguntas adicionales adaptadas a su oferta de servicios.

Parte 1: Información personal

El propósito de esta sección es establecer una comprensión del prospecto o cliente, su negocio y su papel en la toma de decisiones.

• Nombre: su nombre y cualquier apodo preferido.
• Empresa: El nombre de su empresa u organización.
• Rol: Su rol en el negocio.
• Detalles de contacto: su número de teléfono, dirección de correo electrónico y método de contacto preferido.
• Otras partes interesadas: ¿Alguien más en su empresa participará en la toma de decisiones de este proyecto? Si es así, complete su nombre, función y datos de contacto.

Parte 2: descripción general del negocio

El propósito de esta sección es obtener una comprensión de alto nivel del nicho del cliente y del panorama competitivo.

• Industria: ¿Cuál es su industria, nicho o sector empresarial?
• Competidores: ¿Quiénes son sus principales competidores? ¿Cómo se superponen sus negocios y en qué se diferencian?
• Público objetivo: ¿Quién es su público objetivo? ¿Tienes un perfil de cliente ideal?

Parte 3: Metas y objetivos de marketing

El propósito de esta sección es alinear su estrategia o propuesta de proyecto con los objetivos del cliente.

• Metas a corto plazo: ¿ Cuáles son sus objetivos inmediatos para este proyecto o campaña?
• Objetivos a largo plazo: ¿Cuáles son sus objetivos de marketing a largo plazo para su empresa?
• KPI: ¿Hay algún KPI o métrica que sea particularmente importante para usted?

Parte 4: Esfuerzos de marketing actuales

El propósito de esta sección es obtener un punto de referencia para la estrategia de marketing actual del cliente y comprender qué ha funcionado y qué no en el pasado.

• Estrategias actuales: ¿Está haciendo algo para comercializar su negocio en línea ahora?
• Plataformas, servicios o herramientas utilizadas: ¿Utiliza alguna herramienta o servicio de marketing, o los ha utilizado en el pasado?
• Resultados: ¿Está satisfecho con las plataformas, servicios o herramientas utilizadas en el pasado? ¿Estás obteniendo resultados con tu estrategia de marketing actual?

Parte 5: Servicios requeridos

El propósito de esta sección es comprender el alcance de las necesidades del cliente y las limitaciones del proyecto.

• Servicios requeridos: ¿ Qué servicios buscas o en qué proyecto te gustaría que trabajemos para tu negocio? Por ejemplo: nuevo sitio web, SEO, creación de contenidos, etc.
• Presupuesto: ¿Cuál es su presupuesto para cada proyecto/servicio?
• Cronograma: ¿Su proyecto debe entregarse en una fecha determinada?

Parte 6: Legal

El propósito de esta sección es establecer una relación de trabajo transparente.

• Acuerdo de confidencialidad: revise y firme el acuerdo adjunto.
• Términos y condiciones: revise y firme los términos y condiciones adjuntos.

Parte 7: Notas adicionales

El propósito de esta sección es brindarle al cliente la oportunidad de compartir cualquier cosa importante que crea que se omitió en el formulario de admisión del cliente.

• Información adicional: agregue cualquier detalle adicional que desee que tengamos en cuenta.