Comunicación y facturación con el cliente simplificadas

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La comunicación con el cliente y la facturación son partes vitales del bienestar empresarial, pero perfeccionar estos procesos no es fácil. De hecho, el 46 % de las empresas ha perdido un cliente debido a una mala comunicación y el 77 % de los clientes ha experimentado un problema de facturación que afectó su confianza en una empresa.

Si desea evitar ser parte de esa estadística, deberá simplificar ambos procesos. Esta guía le ayudará a hacerlo simplemente siguiendo los consejos de Joist y nuestro propio equipo de redacción de Flock.

Cómo simplificar su proceso de facturación y comunicación con el cliente

Simplificar su proceso de facturación y comunicación con el cliente puede llevar algo de tiempo y un poco de reestructuración, pero se beneficiará de mayores ganancias y mejores relaciones con los clientes.

Crear una cultura de facturación

Crear una cultura de facturación es increíblemente importante si desea que el resto de la solución de este artículo funcione para usted. Si crea una estructura que le permite cobrar tarifas y no tiene reparos en solicitarlas cuando sea necesario, podrá hacer que su negocio siga avanzando.

Esto no significa acosar a sus clientes. Joist tiene un "enviar un recordatorio de pago" integrado en su sistema que le permite enviar una solicitud de mensaje cortés escrita previamente en la factura.

Esto no solo simplifica cualquier intercambio, sino que también demuestra que habla en serio. Esos términos del contrato o cargos por pagos atrasados ​​no serán una amenaza si no resalta su importancia (más sobre esto más adelante). Pero para garantizar que se realicen seguimientos, es necesario involucrar a su personal.

Asegúrese de capacitar a su personal sobre cómo funcionan sus facturas y seguimientos. Explique que el pago puntual de los clientes equivale a un negocio más estable y que eso es importante para los cheques de pago del personal.

Analice lo que debería y no debería estar en las facturas

Las facturas deben utilizarse como herramienta de comunicación y no como un documento separado. Ofrecer una gama no vinculante de lo que el cliente puede esperar puede eliminar la confusión y dar forma a las expectativas.

En Flock recomendamos utilizar nuestro producto para comunicar lo que debe y no debe estar en la factura, ya que esto puede cambiar según el cliente. Puedes crear un canal en Flock específicamente para este propósito. Luego, puede intercambiar facturas o archivos de facturación dentro de Flock para que los vea su gerente de proyecto. Una vez finalizado, podrás enviárselo al cliente con confianza.

Y si desea conocer algunas de las mejores prácticas para la información de facturas, aquí tiene algunas:

• Si la tarifa es una suma global, el precio debería ser suficiente.
• Si factura por horas, analice lo que se hizo en ese tiempo.

Cualquier detalle como la estructura de tarifas, las tarifas restantes, el trabajo realizado o los complementos adicionales deben discutirse antes de proporcionar la factura, ya sea a través de su contrato o por mensaje escrito.

Escriba un contrato estelar antes de hacer negocios

Uno de los mayores problemas que enfrentan las empresas cuando se trata de facturación es el incumplimiento de las expectativas. Si alguna vez un cliente cambió el alcance del proyecto o se confundió en cuanto a por qué se le cobra por un artículo específico, el claro culpable aquí es la falta de comunicación.

Joist recomienda enviar una factura proforma, que es una cotización o estimación preliminar que describe los bienes y servicios que aún no se han proporcionado. Esto puede mostrar a los clientes exactamente lo que pretende hacer y lo que se espera que pague el cliente. Al final, esto elimina mucha confusión.

Sin embargo, dado que el 93% de los equipos de servicio al cliente dicen que los clientes tienen expectativas más altas que antes, es necesario ser increíblemente claro acerca de lo que se proporciona por escrito.

Su contrato es el documento más importante que necesita para que todos participen. Utilice su contrato para describir las prácticas de facturación, quiénes son las partes, sus responsabilidades y roles, el alcance del trabajo, el cronograma recomendado y su estructura de tarifas.

Lo mejor para usted es guiar a sus clientes a través del contrato. Si tienen preguntas, entonces puedes responderlas. Si intentan cambiar el alcance, puede indicar que deberá cobrarles.

Ofrezca opciones a los clientes, pero permanezca firme

Todas las empresas han tenido ese cliente que aceptó verbalmente sus términos, firmó el contrato y todavía está confundido sobre lo que puede o no hacer. Ya sea ignorancia o comportamiento intencionado, los resultados son los mismos: pérdida de tiempo y dinero para ambas partes y retrasos masivos.

Cuando se producen retrasos, el primer paso es apelar al cliente. Si no están disponibles para aprobar decisiones, dígales que busquen a un tercero para que lo haga por ellos. Si el horario de facturación no le conviene al cliente, pregúntele si otro horario funciona mejor. Pero solo haga esto una vez por proyecto. Algunos clientes aprovecharán esta oportunidad para pedir más. En su lugar, consulte los términos de su acuerdo.

Como afirma Joist, absolutamente debe hacer lo que pueda para hacer lo correcto para sus clientes, pero no si constantemente corre por su cuenta. Todavía tiene un negocio que administrar y está en su derecho de solicitar cargos por pagos atrasados ​​o rechazar la solicitud de un cliente para establecer una relación sana.

Utilice software de contabilidad profesional

La facturación adecuada y la gestión del dinero van de la mano. Si desea prestar atención a la gestión de efectivo, la gestión de activos fijos y el inventario, todo lo cual contribuye a una mejor facturación, necesitará un software de contabilidad profesional. Pero, ¿qué solución debería elegir?

Nuestro artículo: “ La guía para pequeñas empresas sobre herramientas y software de contabilidad ” puede brindarle consejos sobre qué software de contabilidad se adapta mejor a su negocio. QuickBooks, FreshBooks y Xero son excelentes opciones, y no solo porque se encargan de su nómina y adquisiciones.

Dado que el software de contabilidad automatiza un componente clave de su negocio, tendrá más tiempo para dedicarlo a la comunicación y facturación con el cliente. El software de contabilidad especializado también puede conectarse a su software de facturación, lo que le facilita realizar un seguimiento del flujo de caja de su empresa.

En conclusión…

Tanto Joist como los redactores de Flock comprenden lo que significa mantener una comunicación eficaz con el cliente y procesos de facturación. Con este asesoramiento combinado de expertos, estará bien encaminado para impresionar a sus clientes, reducir las facturas vencidas y aumentar sus resultados.