Las ÚNICAS 6 herramientas de gestión de cambios que necesita para facilitar el cambio

El cambio da miedo.

Ya sea un cambio personal o de toda la empresa, incluso las personas más atrevidas pueden mostrarse reacias.

Tómame por ejemplo.

Recientemente tuve la oportunidad de mudarme con un amigo. La casa era bonita y grande, muy cerca del trabajo también. Pero siendo feliz en mi zona de confort, me resistí. Y ojo, soy ese amigo al que puedes llamar a las 2 de la mañana para un viaje a Italia.

Al final, me mudé. Acepté el cambio, y tú también puedes hacerlo.

Por supuesto, un cambio en toda la empresa no es tan fácil como simplemente decidir mudarse con un amigo. Pero hay algunas herramientas que pueden ayudar.

Hoy, estamos hablando de herramientas de gestión de cambios que redefinirán la gestión de cambios para su organización y lo ayudarán a lograr una transición sin problemas.

Aquí hay una lista de lo que abordaremos:

• Qué es una herramienta de gestión del cambio,
• Cómo puede ayudar una herramienta de gestión del cambio, y
• Cuáles son algunas de las mejores herramientas de gestión del cambio,
  • wrike
  • La brújula del cambio
  • Gestión de servicios JIRA
  • Giva
  • Guía del usuario
  • La tienda de cambios

entremos en eso

¿Qué es una herramienta de gestión de cambios?

Una herramienta de gestión de cambios es cualquier herramienta (plataforma, aplicación, cualquier cosa ) que una organización puede adoptar para asegurarse de que no haya tensión durante el proceso de cambio. Al utilizar una herramienta de gestión de cambios o varias herramientas, las empresas pueden realizar un seguimiento del proceso, recopilar comentarios y registrar obstáculos y logros para cambios en el futuro.

Por supuesto, todo esto me trae a la mente una pregunta: ¿cómo elijo una herramienta de gestión de cambios?

Hay algunos factores que cambian el conjunto ideal de herramientas para las organizaciones como:

El tipo de cambio : ¿está implementando un cambio de software, estrategias o procesos?

El tamaño del cambio : ¿el cambio solo afecta a un equipo o departamento o es un cambio integral?

El momento del cambio : ¿cuál es el período de tiempo objetivo en el que le gustaría comenzar a lograr el cambio? ¿Hay otros cambios en curso al comenzar?

Los afectados por el cambio - ¿Su empresa tiene sucursales? ¿Quién se ve afectado por este cambio y cómo puede minimizar el impacto negativo?

Y también otros factores, dependiendo de la naturaleza misma de su negocio. Así que, naturalmente, elegir la herramienta de gestión de cambios adecuada puede ser complicado.

Pero bueno, primero hablemos de cómo una herramienta de gestión de cambios puede facilitar el cambio.

Cómo pueden facilitar el cambio

Si alguna vez tuvo que liderar un cambio o simplemente ser parte de él, sabrá que existen varios modelos de cambio, actividades de cambio y certificaciones de cambio.

Y seguro que ayudan enormemente, pero ¿dónde entra en escena una herramienta de gestión del cambio?

¿Por qué los necesitamos y cómo pueden ayudar?

Ayudan a planificar el cambio.

Como discutimos en nuestra guía de gestión de cambios, el cambio exitoso no puede ocurrir sin una planificación adecuada.

La mayoría de las herramientas de gestión de cambios y otras herramientas de gestión, como Notion o ClickUp, se pueden utilizar para ayudar a planificar el cambio en su organización.

Estas herramientas no solo son muy necesarias durante un proceso de cambio, sino que también son posiblemente las que tienen la mayor prioridad entre las herramientas de gestión de cambios.

Así que sí, definitivamente necesita una herramienta de gestión para el cambio. Y afortunadamente, hay muchas herramientas solo para ese propósito.

Ayudan con la parte técnica del cambio.

Especialmente cuando el cambio incluye un cambio de software o cuando requiere ayuda del equipo de TI, una herramienta de gestión de cambios puede resultar útil.

Si bien algunas herramientas de administración de cambios tienen funciones de administración, TI y retroalimentación, todo en uno, algunas se enfocan específicamente en la administración del cambio por parte de TI. Y eso podría ser justo lo que necesita si está trabajando en un cambio a pequeña escala oa escala empresarial.

Ayudan con el lado del empleado del cambio.

El rechazo de los empleados no es un mito. Pero hay herramientas para ayudar.

Cuando se trata del lado del empleado del cambio, se debe tener mucho en cuenta. Las reacciones y acciones de los empleados, así como su capacidad de cambio y posible retroalimentación, deben ser predichas y procesadas adecuadamente.

Ahí es exactamente donde las herramientas de gestión de cambios juegan un papel. Desde la herramienta de encuesta más simple hasta la herramienta de seguimiento de progreso más compleja, todas son herramientas de gestión de cambios y pueden ayudar seriamente.

Bien, pero ¿cuáles son estas herramientas que son tan útiles?

Echemos un vistazo a las mejores herramientas de gestión de cambios que cambiarán su proceso de cambio para mejor.

Mejor software de gestión de cambios en 2022

Herramientas de gestión del cambio orientadas a la planificación

Dependiendo del tipo de cambio y de dónde se encuentre exactamente en el proceso de cambio, puede ver si necesita una herramienta de gestión orientada a la planificación o no.

Giro de la trama: se obtendrá de una forma u otra.

La verdad es que la parte de planificación es posiblemente la parte más importante de la gestión del cambio y también el proceso de cambio en sí. Créame, no querrá tomar ese camino sin una planificación adecuada.

Afortunadamente, tenemos dos herramientas que dan gran prioridad a la planificación y la gestión de equipos en primer lugar en la lista.

1- Wrike

Wrike es un software de servicios profesionales, como lo llaman. Tal como lo entendemos, es una herramienta de gestión de proyectos. Con un poderoso conjunto de características también.

¿Y qué hace exactamente esta herramienta en la que confían Google, Lyft y Dell?

Wrike ayuda a las empresas a alinear y conectar objetivos entre equipos, crear procesos optimizados con el poder de la automatización y aumentar la transparencia y la visibilidad del trabajo.

Entre sus principales características se encuentran:

formularios de solicitud personalizados

Tableros Kanban y diagramas de Gantt

seguimiento del tiempo y seguimiento del progreso

informes de rendimiento

priorización de tareas

Entre las integraciones de Wrike se encuentran Salesforce, Microsoft Teams, Google Drive, Gmail, Outlook, JIRA, Slack, Dropbox y muchas más.

Precios

Recomendado para empresas medianas y grandes, Wrike tiene una versión gratuita para equipos que están comenzando, así como una prueba gratuita. También tiene otros tres planes:

• Profesional – $9.80 usuario/mes
• Negocios – $24.80 usuario/mes
• Empresa - personalizado

2- La brújula del cambio

Como sugiere el nombre, The Change Compass es una herramienta de planificación y visualización de datos basada en la nube que puede funcionar como una brújula en su proceso de cambio.

Esencialmente, lo que hace Change Compass es ayudarlo a ver su proceso de cambio en un solo lugar, a través de una sola vista.

Y eso podría ser más importante de lo que cree, como dice Change Compass, una vista única de este tipo puede ayudarlo a ofrecer un 40% más de valor en su cartera de cambios.

¿Y qué hace realmente esta herramienta de vista única?

Entre sus principales características se encuentran:

Gestión de impactos de clientes

Seguimiento de la ejecución de la estrategia

Gestión de la capacidad empresarial habitual durante el cambio

Cambiar la generación del mapa de calor

Mejora de la gobernanza del cambio

Precios

Change Compass tiene una opción de prueba gratuita para comenzar a usar uno de los tres planes.

• SMB – US$ 395/mes, 3 usuarios
• Business – US$ 2995/mes, usuarios ilimitados
• Enterprise: usuarios personalizados e ilimitados

Herramientas de gestión de cambios orientadas a TI

Cuando el cambio requiere un nivel técnico, una herramienta de gestión de cambios orientada a TI es su mejor amigo. Y muchas veces, el cambio genera la necesidad de nuevos sistemas, procedimientos y procesos. Estas herramientas te ayudarán.

3- Gestión de Servicios JIRA

El software ITSM de Atlassian JIRA Service Management tiene que ver con la colaboración a alta velocidad frente al cambio.

En la superficie, JIRA se parece a su herramienta de gestión de proyectos cotidiana. Pero en un nivel más profundo, su propósito es conectar a los desarrolladores y las operaciones, lo que la convierte en la herramienta perfecta en cuanto a TI.

Entre sus clientes se encuentran Square, Domino's y Twitter; entre sus integraciones se encuentran Google, Microsoft, Slack, Salesforce y más.

Y entre sus características están:

Solicitudes de cambio

Evaluación de riesgos

Seguimiento de implementación

Cambiar planes y calendario

Automatización

Precios

JIRA Service Management tiene una versión gratuita que pueden usar 3 agentes con clientes ilimitados. También dispone de otros tres planes cuyos precios se calculan en función del número de agentes.

• Estándar – $20 por agente (promedio)/mes
• Prima – $40 por agente (promedio)/mes
• Empresa - personalizado

4- Giva

Giva es una herramienta de gestión de cambios ITIL (biblioteca de infraestructura de tecnología de la información) independiente y basada en la nube.

Si está pasando por un cambio de TI, Giva lo ayudará a superarlo. Con una buena interfaz también.

Giva se enorgullece de su capacidad para resolver muchos problemas, como no poder planificar y monitorear el cambio en una sola vista, no tener visibilidad de los cambios que se avecinan y no tener forma de rastrear los problemas exitosos o fallidos.

¿Cómo los resuelve?

Entre las características principales de Giva se encuentran:

Calendario mensual interactivo de RFC

Flujos de trabajo de aprobación y solicitud de cambios

Activos de hardware y software vinculables a solicitudes de cambio

Vista de un lugar

Informes de cumplimiento sin complicaciones

Precios

Giva tiene una prueba gratuita de 30 días en la que puede elegir entre dos planes diferentes

• Profesional – $39/por agente/mes
• Empresa – $69/por agente/mes

Herramientas de gestión del cambio orientadas a los empleados

Las herramientas de gestión del cambio orientadas a los empleados son, como su nombre indica, herramientas que se centran en los problemas y obstáculos relacionados con los empleados.

Aunque las herramientas de gestión de proyectos y similares también tienen en cuenta a los empleados, las herramientas de gestión de cambios orientadas a los empleados se centran más en actividades de gestión de cambios, encuestas, comentarios e incorporación de empleados.

Sin más preámbulos, aquí hay dos que eliminarán el rechazo de su empleado en una instancia.

5- Guía del usuario

UserGuiding es una herramienta de incorporación de usuarios que puede utilizar para guiar a sus clientes, empleados o cualquier otro usuario a través de su sitio web o producto. Y posiblemente sea todo lo que necesita cuando se trata de guiar a sus empleados a través de un nuevo software después de un cambio.

¿No me crees? Mira esto.

RAM Hand-to-Hand Couriers es una potencia en la industria de mensajería de Sudáfrica. Se fundó en 1988 y tiene entre 1000 y 5000 empleados.

Que auge. Un día deciden que es hora de un cambio.

Comienzan a cambiar sus sistemas de TI, pero no es tan fácil cuando tienes más de 40 sucursales y miles de empleados. Entonces, comienzan a usar UserGuiding.

Utilizan la función de recorrido interactivo de UserGuiding para incorporar a los empleados a la nueva plataforma. ¡Incluso tienen una mascota llamada Sam!

¿Y su proceso de cambio? ¿Quieres saber qué pasó al final? Lea el caso de éxito completo aquí

Pero subrayemos el hecho de que las capacidades de UserGuiding no se limitan a tutoriales.

Entre las características principales de UserGuiding se encuentran:

Creación de guías interactivas y tours de productos,

Listas de verificación, puntos de acceso e información sobre herramientas,

centros de recursos,

Potente análisis,

personalización,

Segmentación y focalización

Precios

UserGuiding ofrece una prueba gratuita de 14 días en la que puede continuar con tres planes diferentes:

• Básico: $ 99 / mes (hasta 2,500 usuarios activos mensuales)
• Profesional: $ 399 / mes (hasta 20,000 usuarios activos mensuales)
• Corporativo: $ 699 + / mes (usuarios activos mensuales personalizados)

6- La tienda de cambio

La plataforma de gestión de cambios en el lugar de trabajo más útil del planeta. Ese es el lema de Change Shop. Y probablemente no estén equivocados.

Change Shop utiliza 6 herramientas diferentes diseñadas para gestionar el cambio organizacional: personal 180, equipo 180, organización 180, líder de cambio 180, simulador de cambio 180 y Mejorar.

Depende de usted elegirlos y agruparlos de acuerdo con sus necesidades.

Entre las características principales de The Change Shop se encuentran:

Pronóstico y modelado de compromiso de cambio,

Cambio de seguimiento de acciones,

Evaluación comparativa de compromiso/resistencia al cambio de alto rendimiento,

Cambio de informes de alineación de liderazgo,

Cambiar distribución de evaluación de compra

Precios

The Change Shop tiene tres planes, uno de los cuales es gratuito:

• Change Leader: gratis (2500 o menos miembros del equipo)
• Empresa: $ 180 / mes (2,500 a 10,000 miembros del equipo)
• Gran empresa: personalizada (más de 10 000 miembros del equipo)

Conclusión

El cambio es difícil, pero elegir una herramienta de gestión de cambios no tiene por qué serlo.

Con suerte, puede encontrar su(s) elección(es) en esta lista. Aunque siempre debemos tener en cuenta que el cambio exitoso es una cuestión de personas, no de herramientas. ¡Buena suerte!

Preguntas frecuentes

¿Cuál es la mejor herramienta de gestión del cambio?

La elección de una herramienta de gestión de cambios casi siempre depende de un par de factores, como el tamaño y el período de tiempo del cambio. Por lo tanto, es difícil identificar la "mejor" herramienta de gestión de cambios, pero herramientas como Wrike, JIRA y UserGuiding se encuentran entre las mejores herramientas para la gestión de cambios.

¿Se puede utilizar Jira para la gestión de cambios?

JIRA Service Management es una excelente herramienta para planificar y liderar un proceso de cambio, especialmente si se trata de un proceso de cambio que también afecta a TI.

¿Qué es un plan de gestión del cambio?

Un plan de gestión del cambio es básicamente un plan preparado antes de iniciar el cambio en una organización y es una de las partes más cruciales de la gestión del cambio en muchos casos.