¿Cómo es realmente el proceso de gestión del cambio? (La Guía Definitiva)
Publicado: 2021-10-01¿Recuerdas Nokia? Seguro lo haces.
En octubre de 1998, Nokia superó a Motorola y se convirtió en la marca de teléfonos móviles más popular del mundo.
De 1995 a 1999, las ganancias operativas de Nokia pasaron de 1.000 millones de dólares a más de 4.000 millones de dólares.
En 2003, el modelo Nokia 1100 se convirtió en el teléfono móvil más vendido de todos los tiempos.
Luego, en 2007, se lanzó el primer iPhone.
A fines de 2007, la mitad de todos los teléfonos inteligentes vendidos en el mundo eran Nokia, mientras que el iPhone de Apple tenía solo una participación de mercado del 5%. El valor de mercado de Nokia cayó más del 90% en sólo seis años.
Para 2011, el declive de Nokia se había acelerado y Microsoft había comprado la compañía en 2013.
¿Por qué pasó esto?
Se negaron a cambiar para mejor.
Todo esto podría haberse evitado implementando un proceso de cambio.
Muchas empresas no pueden alcanzar su máximo potencial porque no están seguras del resultado del cambio. Los procesos que ya no están en uso permanecen demasiado tiempo al precio del crecimiento.
Ahora, probablemente estés pensando: “ ¿Cómo me aseguro de no ser una de esas empresas? ”
Bueno, mediante la implementación de un proceso de gestión de cambios.
Vamos a ver.
¿Qué es un Proceso de Gestión del Cambio?
Un proceso de gestión de cambios es un conjunto de estrategias diseñadas para garantizar una transición fluida de un estado de cosas a otro sin interrumpir el flujo de trabajo ni causar daños. Cuando se implementa un cambio en el contexto de una empresa, siempre hay un proceso de gestión del cambio, sin embargo, depende de las empresas garantizar que sea exitoso.
¿Por qué? Porque el panorama empresarial está cambiando rápidamente.
A largo plazo, una empresa que no logra adaptarse a las demandas cambiantes se vuelve obsoleta y sale perdiendo.
Tome la marca de teléfonos móviles Blackberry, por ejemplo. Debido a su incapacidad para adaptar la tecnología de pantalla táctil, el teléfono inteligente que alguna vez fue dominante, que tenía más de 80 millones de usuarios en todo el mundo, solo tenía una participación de mercado del 0,2% en 2016.
Sin duda, el cambio es necesario para la supervivencia empresarial.
Muchas empresas son conscientes de la necesidad de cambio, pero carecen del conocimiento para implementarlo adecuadamente. Las cosas pueden caer a través de los huecos en el proceso, lo que resulta en un daño irreparable.
La gestión del cambio organizacional es un proceso de cambio paso a paso que una empresa utiliza para garantizar que los cambios en áreas importantes se manejen adecuadamente sin afectar las operaciones. La ética de trabajo, la cultura de la empresa, los procedimientos comerciales, los procesos internos, las operaciones, la jerarquía corporativa son solo algunos de ellos.
¿Cómo afecta un proceso de gestión del cambio a su empresa?
Un proceso exitoso de gestión del cambio implica lo siguiente:
- Prevención de accidentes
- Fiabilidad de activos mejorada
- Trazabilidad de cambios
- Evaluación de alternativa
Un proceso de gestión del cambio consiste en gestionar personas.
Considere esto: ¿quién estará a cargo de implementar los nuevos procedimientos? Sus empleados y la aceptación o rechazo del proyecto por parte de ellos tendrán un impacto en sus resultados.
Un cambio de la norma a veces puede provocar reacciones no tan buenas de las personas.
Simplemente porque tienen miedo a lo desconocido, la mayoría de los empleados prefieren hacer las cosas de la misma manera que siempre las han hecho antes de intentar algo nuevo.
Los procesos de cambio efectivos inspiran a los empleados más eficientes .
Por lo tanto, es su trabajo ayudarlos a superar su miedo a la transición mediante la gestión adecuada del cambio.
Por lo tanto, el primer paso en un proceso exitoso de gestión del cambio es asegurarse de que todos en la organización estén a bordo . Si un individuo no cumple, tiene repercusiones en toda la empresa.
Una estrategia de arriba hacia abajo de hacer cambios en una organización por su cuenta y luego imponer el nuevo orden a los empleados es ineficaz. Es posible que los empleados no rechacen el cambio directamente, pero pueden dudar un poco en impulsarlo.
Recuerde, a la gente generalmente le cuesta creer en lo que no entiende.
Por eso, para que cada empleado entienda el “por qué” del cambio, es fundamental que se lo expliques hasta el último detalle. Los empleados que se convencen de que la necesidad de cambio es de suma importancia tienen más probabilidades de participar activamente en todas las actividades relevantes, incluso cuando no están obligados a hacerlo.
Diferentes tipos de procesos de gestión de cambios
El cambio es algo común que ocurre en muchos niveles, pero requiere la aplicación de una variedad de técnicas para que sea efectivo.
La gestión del cambio individual, la gestión del cambio organizacional y la gestión del cambio empresarial son tres tipos fundamentales de gestión del cambio, así que echemos un vistazo a cada uno de ellos con más detalle:
Gestión de cambios individuales
La gestión del cambio individual se dirige a las personas que se ven afectadas por el cambio .
Para administrar a las personas de manera efectiva, primero debe comprenderlas.
¿Cómo?
Y al crear una estrategia psicológica para apelar a las emociones de sus empleados en un nivel más personal, puede lograr este objetivo.
Gestión del Cambio Organizacional
La gestión del cambio individual se extiende a la gestión del cambio organizacional .
Por lo tanto, ha logrado satisfacer las necesidades psicológicas de sus empleados para lograr que acepten su plan de cambio. Ahora es el momento de abordar adecuadamente los problemas básicos del lugar de trabajo identificados.
¿Los procesos o prácticas existentes en su negocio obstaculizan el proceso de cambio que está tratando de implementar?
Resuelva esos problemas primero para evitar enfrentar posibles obstáculos en el proceso y brinde a sus empleados las habilidades que necesitarán para completar sus nuevas tareas con éxito.
Gestión de cambios empresariales
Desde arriba hacia abajo, la gestión del cambio empresarial maneja todos los aspectos de la empresa , algunos de los cuales son funciones, estructuras, procesos y procedimientos de liderazgo y gestión.
Dado que cada departamento opera de forma independiente pero tiene que cooperar para el propósito compartido, un problema puede tener un impacto negativo en toda la organización.
Por lo tanto, si se esfuerza por lograr un proceso de gestión de cambios ágil, asegúrese de que todos sus departamentos estén igualmente involucrados en el proceso de cambio y que todo esté vinculado.
9 pasos esenciales de un proceso exitoso de gestión del cambio
Cuando se trata de la gestión del cambio, no existe un enfoque único para todos.
Aunque los factores que contribuyen al cambio pueden variar dependiendo en gran medida de una empresa, el concepto fundamental de un proceso exitoso de gestión del cambio sigue siendo el mismo.
Aquí hay 9 pasos esenciales para un proceso exitoso de gestión del cambio:
1. Define tus objetivos
El primer paso en el proceso de gestión del cambio es determinar sus objetivos finales .
Para establecer objetivos claros y específicos, debe comprender dónde se encuentra su empresa ahora y dónde quiere que esté en el futuro.
Si su objetivo contradice la visión de su empresa, su proceso de gestión del cambio estará condenado desde el principio. Su empresa puede evolucionar con el tiempo, pero apegarse a su visión puede ayudarlo a mantener su identidad y singularidad.
2. Consiga la aceptación de su equipo de gestión
No es una buena idea asumir el proceso de gestión del cambio en solitario.
Incluso si tiene toda la información y los conocimientos técnicos, no puede implementar cambios por su cuenta.
Para poner las cosas en marcha, necesitará la ayuda de su equipo de gestión .
Comience por delinear los problemas más comunes en su empresa que el proceso de cambio que desea implementar resolverá.
3. Seleccionar jugadores clave
Un proceso de gestión de cambios es una tarea grande y compleja, que requiere el apoyo de todos en su negocio.
Necesitará tener varios actores clave que impulsen activamente el cambio en diferentes departamentos y niveles dentro de su organización si desea que tenga éxito.
Estas personas son como gerentes de cada área que supervisan; ayudan a coordinar las operaciones a nivel micro para que todo pueda funcionar sin problemas durante este período de tiempo en el que hay demasiada incertidumbre interna.
¡Tenga una conversación honesta con estas personas sobre lo que implican sus roles y asegúrese de que estén listos antes del inicio!
4. Comunica tu visión a todo el equipo
La siguiente etapa es obtener la aceptación de todos en su empresa .
No es la mejor estrategia obligar a todos a aceptar el plan de cambio solo porque usted es el jefe.
Cuando las personas aceptan su plan porque comparten su visión, es cuando se aseguran los mejores resultados .
Comparte tu visión con pasión. Sea receptivo a las sugerencias, ya que los miembros del equipo pueden tener buenas ideas en las que usted no había pensado.
5. Deshazte de los obstáculos
Ahora que tiene a todos a bordo, debe asegurarse de que no haya obstáculos en su camino; de lo contrario, su equipo no podrá rendir al máximo.
- ¿Qué procedimientos o sistemas antiguos deben eliminarse para crear espacio para los nuevos?
- ¿Necesita invertir en nuevos equipos para implementar el sistema?
- ¿Es necesario que los miembros de su equipo estén capacitados en nuevas habilidades para completar tareas en el nuevo sistema?
- ¿Necesita reasignar los roles y deberes de los miembros del equipo?
Una vez que haya encontrado las respuestas a estas preguntas, puede eliminar fácilmente los obstáculos de su proceso de cambio.
6. Divide tu meta en hitos
Lo más probable es que, si su objetivo final de cambio es grande o algo que nunca ha intentado antes , puede parecer imposible de lograr.
Es por eso que establecer pequeños hitos y alcanzarlos uno por uno no solo hará que el viaje sea más agradable, sino que también les dará a todos los involucrados una sensación de logro con cada nuevo éxito, ¡lo que a su vez alimenta nuestra energía para hacerlo aún mejor!
7. Prepárate para las primeras victorias
Durante un proceso de gestión del cambio, las primeras victorias inspiran a los empleados, motivándolos a trabajar más, ya que ven que sus esfuerzos están dando sus frutos. Sin embargo, cuando los primeros esfuerzos de las personas parecen una pérdida de tiempo, ocurre lo contrario.
Asegúrese de comenzar con un objetivo alcanzable e involucrar a los miembros del equipo que desempeñan un papel fundamental en el logro de esos objetivos para aprovechar al máximo sus esfuerzos.
8. Sigue tu progreso
Un proceso de gestión de cambios requiere una amplia planificación, coordinación, control y evaluación .
Para alcanzar tu objetivo, todos estos elementos deben estar en armonía. Debido a esto, debes estar atento a cómo están progresando las cosas.
¿Está tomando una cantidad excesiva de tiempo para alcanzar sus objetivos? ¿Qué está causando la demora si ese es el caso? ¿Aún hay obstáculos en su empresa?
Después de algunas semanas o meses, su entusiasmo y el de los miembros de su equipo probablemente comenzarán a desvanecerse. Para mantener a su equipo motivado, tenga reuniones periódicas con ellos.
Ningún proceso de cambio salió bien sin una comunicación frecuente.
9. Mejorar continuamente
El cambio es un proceso interminable .
Una vez que hayas logrado tu objetivo, no te vuelvas complaciente. En su lugar, evalúe y mejore constantemente sus procesos comerciales actuales. Si lo hace, podrá detectar cualquier cuello de botella potencial que pueda surgir como resultado del nuevo sistema que está implementando.
Por lo tanto, mantenga el proceso de cambio en marcha.
Para mantener la estabilidad y la coherencia en toda la organización, incorpore los cambios que ha realizado en su cultura organizacional.
Los desafíos comunes de un proceso de cambio
Los cambios organizacionales comúnmente se refieren a esfuerzos determinados por parte de las organizaciones para agilizar sus operaciones o pueden estar relacionados con el curso de acción en circunstancias inevitables; cualquiera que sea el caso, viene con su propia configuración de obstáculos que debemos sortear para tener éxito.
Veamos algunos desafíos que las empresas enfrentan comúnmente al administrar un cambio que puede ser útil cuando se encuentra con un obstáculo.
Gestión de varios equipos
Un solo equipo puede no ser suficiente para llevar a cabo todas las tareas requeridas durante el proceso de gestión del cambio. Por lo tanto, varios equipos con diferentes responsabilidades deberán trabajar juntos para que las cosas funcionen sin problemas.
Sin embargo, la gestión de varios equipos puede ser un gran desafío.
Para asegurarse de que todo funcione sin problemas y que nadie se quede atrás, cree procedimientos operativos estándar (POE) y utilice herramientas de gestión de cambios efectivas como listas de verificación y cronogramas de proyectos para que cada persona sepa exactamente lo que debe hacerse cuando llegue el momento de hacerlo. ¡No importa cuán pequeño sea el papel que juegan!
Gestionar los cambios crecientes en múltiples áreas
Un cambio en un aspecto de su organización puede tener un impacto en los demás, dando como resultado una gran cantidad de otros problemas que manejar. Es posible que te encuentres dando vueltas en círculos si no eres lo suficientemente cuidadoso.
Para evitar problemas en diferentes áreas, su proceso de gestión de cambios debe ser minucioso y coherente en todos los niveles de la organización.
Para hacerlo de manera efectiva, necesitará un sistema de flujo de trabajo integral que permita a todos los involucrados en el proceso de cambio tener acceso a los informes del proyecto, las tareas actuales y las conversaciones.
Interrupción de la comunicación
El proceso de gestión del cambio requiere una comunicación regular y la actualización de los procedimientos comerciales de la empresa.
Para minimizar las fallas de información, los datos precisos y completos deben compartirse con el equipo regularmente, y la documentación actualizada debe estar disponible para todas las partes involucradas en todo momento.
Adopte una herramienta de flujo de trabajo que tenga funciones simples de documentación de procesos comerciales para que pueda realizar un registro de cada procedimiento y comunicarlo a su equipo.
Resistencia de los empleados
Es normal que algunos de sus empleados no estén entusiasmados con el cambio. El cambio es algo a lo que las personas son naturalmente resistentes.
La indiferencia, el rechazo, la duda, la neutralidad, la experimentación y el compromiso son seis fases que componen el cambio.
Entonces, ¿cómo lidias con eso?
Con paciencia.
Determine el nivel de preparación de los empleados y permítales suficiente tiempo para pasar por cada etapa de manera adecuada.
Corrección de los sistemas de cambio que fallan
La gestión eficaz del cambio implica seguir los principios recomendados en la medida necesaria, pero es posible que el resultado no siempre cumpla con sus expectativas.
¿Es posible deshacer los cambios que has hecho?
Si y no.
Sin una estrategia de gestión del cambio bien pensada y una herramienta para realizar un seguimiento de su trabajo, volver sobre sus pasos puede convertirse en una tarea difícil.
Sin embargo, aceptar el fracaso y apostar por un mejor proceso de cambio siempre es posible y recomendable en momentos de fracaso. Recuerda: no has perdido, simplemente has fallado.
Obtención de aprobaciones instantáneas
Antes de usar sus nuevos sistemas, asegúrese de que hayan sido probados y aprobados minuciosamente por las partes pertinentes. Dependiendo de la naturaleza de su negocio, la evaluación puede ser realizada por empleados internos o externos.
El mejor método para mantener sus operaciones comerciales en funcionamiento es automatizar el proceso de aprobación. Un sistema de flujo de trabajo eficiente puede alertar a los empleados sobre las aprobaciones pendientes y seguir recordándoles hasta que se completen las aprobaciones.
Aquí hay artículos adicionales sobre la gestión del cambio:
1- Qué es el Modelo de Gestión del Cambio 7-S de McKinsey y cómo usarlo
2- Qué es el Modelo de Gestión del Cambio de 8 Pasos de Kotter (Todo lo que necesitas saber)
Conclusión
Reconocer la necesidad de cambio y ponerlo en práctica en el momento adecuado es fundamental para la supervivencia y el desarrollo empresarial. Si no se adapta a las demandas cambiantes de la empresa, podría perder terreno frente a la competencia, y estoy bastante seguro de que eso es algo que no le gustaría que sucediera.
Recuerde, el cambio puede ser difícil, pero con un buen proceso de gestión del cambio, ¡puede ser mucho más fácil!
Preguntas frecuentes
¿Qué es un proceso de gestión del cambio?
Un proceso de gestión de cambios es un conjunto de estrategias diseñadas para garantizar una transición fluida de un estado de cosas a otro sin interrumpir el flujo de trabajo ni causar daños.
¿Cuáles son los diferentes tipos de gestión del cambio?
La gestión del cambio individual, la gestión del cambio organizacional y la gestión del cambio empresarial son tres tipos fundamentales de gestión del cambio.
¿Por qué hacer un diagnóstico es una parte crítica de un plan de gestión del cambio?
El objetivo de un diagnóstico es descubrir problemas y determinar las razones de su ocurrencia para que la gerencia pueda encontrar soluciones.