Gestión del cambio en proyectos de software: cómo hacerlo bien

Aquí hay una apuesta segura: al menos una vez, al administrar un proyecto de software complejo, sus requisitos, el equipo de desarrollo o incluso las funciones de repente se ponen patas arriba, obligándote a introducir cambios abruptos o redefinir todo el proyecto. ¿Suena familiar?

Dado que el cambio es la única constante en tales proyectos compuestos a largo plazo, debe estar completamente preparado para cualquier cambio que pueda surgir en su camino.

¿Se pueden evitar cambios repentinos en los proyectos de software? ¿Cómo debe gestionar los cambios necesarios? ¡Este artículo le dará las respuestas a sus preguntas más urgentes!

¿Qué es exactamente la gestión del cambio en proyectos de software?

La gestión de cambios en los proyectos de software es el proceso de tránsito del estado defectuoso actual al estado mejorado .

¿Parece demasiado complicado? Veamos este sencillo ejemplo que le dará una visión general de cómo funciona en la práctica. Imagine que ha estado administrando un proyecto de software complejo. Tienes todo planeado, el proyecto va sobre ruedas y nada se interpone en tu camino. Parece un escenario perfecto, ¿verdad? En algún momento, las partes interesadas deciden implementar una nueva solución tecnológica innovadora que no se discutió anteriormente. Este nuevo requisito lo obliga a realizar cambios inmensos en su proyecto y ponerlo todo patas arriba.

Ahí es donde entran en juego las estrategias de gestión del cambio. Al seguir el proceso de cambio perfectamente definido, la transición del estado actual (el anterior a que las partes interesadas mencionadas anteriormente decidieran implementar la nueva solución tecnológica) al estado futuro (el que tiene la nueva solución implementada) se puede realizar con facilidad. .

Los cambios en los proyectos de desarrollo de software se pueden introducir por varias razones. Pueden ocurrir especialmente cuando:

• Los requisitos del proyecto han cambiado.
• Algunos errores necesitan corrección.
• Algunos miembros del equipo han dejado el proyecto.
• Su empresa ha sido reorganizada.
• Las demandas del mercado han cambiado.
• El rendimiento del proyecto requiere algunas mejoras.

¿Se pueden evitar los cambios en los proyectos de software?

La fea verdad es que muy probablemente al administrar un proyecto de desarrollo de software, no podrás evitar introducir algunos cambios más o menos avanzados. Pero créanme, esto no es tan malo en muchos casos. Todo lo contrario: a veces los cambios pueden hacer avanzar el proyecto y aumentar las posibilidades de éxito .

Así es como los cambios (si se gestionan cuidadosamente) pueden beneficiar a un proyecto:

• Reducción de costes : En ocasiones, los cambios necesarios pueden conducir a una gestión de gastos más eficiente, redundando en una mayor rentabilidad.
• Rendimiento mejorado : los cambios pueden tener un impacto positivo en la productividad del equipo y dar como resultado una mejor calidad de su trabajo.
• Enfoque innovador : los cambios fomentan la innovación, lo que en los proyectos de software significa principalmente la introducción de nuevas mejoras tecnológicas y soluciones orientadas al futuro.
• Mejor ajuste entre el producto y el mercado : las necesidades del mercado están cambiando relativamente rápido, lo que plantea riesgos para los proyectos a largo plazo. Para mantener su proyecto de software adaptado al mercado, pueden ser necesarios algunos cambios.

Tipos de gestión del cambio

La gestión del cambio puede presentarse de muchas formas y surgir por razones completamente diferentes. Sin embargo, es más probable que ocurran varios tipos cuando se gestionan proyectos complejos de desarrollo de software. Estos son:

• Cambio anticipatorio : se produce cuando sabemos de antemano que se producirá un determinado cambio o una serie de cambios. Dichos cambios planificados son significativamente más fáciles de implementar ya que aquí, el gerente del proyecto tiene tiempo para abordar la situación esperada.
• Cambio incremental : Los cambios en los proyectos que ocurren con relativa frecuencia y gradualmente. No implican cambios inmensos que pongan patas arriba todo el proyecto. En cambio, los cambios se introducen progresivamente y, a menudo, pueden no notarse a primera vista.
• Cambio de emergencia (o urgente) : Los cambios que deben introducirse de inmediato. De lo contrario, el proyecto puede convertirse en un fracaso o su ejecución puede ser imposible.
• Cambio reactivo : Cambios que ocurren debido a un evento o una serie de eventos. Suelen ocurrir cuando menos se espera. Por ese motivo, los cambios reactivos son especialmente difíciles de gestionar, ya que, en la mayoría de los casos, no se pueden planificar con antelación.
• Cambio estratégico : involucran a toda la organización y son el resultado de las decisiones de la gerencia de nivel C.

Proceso de gestión del cambio en 5 pasos

Ya aprendió qué es la gestión del cambio, cómo puede mejorar su proyecto y qué tipos de cambios puede enfrentar. Ahora es el momento de poner en práctica la teoría y descubrir cómo crear un plan perfecto de gestión del cambio paso a paso.

Pero tenga en cuenta: cada proyecto de software es único y el proceso de gestión de cambios puede diferir de un caso a otro . El plan que se presenta a continuación puede darle una idea general de cómo introducir cambios de principio a fin. Sin embargo, aún puede ajustarlo libremente a las necesidades de su proyecto.

1. Solicitud de cambio

Para que se produzca un cambio en un proyecto, alguien tiene que solicitarlo. En otras palabras, un miembro del proyecto, alguien de su organización o incluso el cliente identifica la necesidad de un determinado cambio.

Es importante destacar que la solicitud de cambio debe estar respaldada por algo y tener algún propósito explícito. Podría ser un cambio en la estructura del equipo o modificaciones para mejorar el rendimiento de un producto digital. En este punto, la persona que solicita un cambio debe preparar una lista de riesgos potenciales, resultados esperados y áreas afectadas por el cambio.

Evite a toda costa realizar cambios innecesarios en un proyecto de software. Puede hacer más daño que bien, causando caos y confusión general. ¡Y eso es algo que definitivamente debes evitar!

2. Revisión de solicitud de cambio

En esta etapa, un gerente de proyecto, una parte interesada o un gerente de producto (dependiendo de su estructura organizacional) revisa la solicitud de cambio y decide si esta iniciativa se introducirá o rechazará.

Aquí, vale la pena hacerse preguntas como:

• ¿Vale la pena introducir el cambio?
• ¿Cómo afectará este cambio al proyecto: su equipo, el proceso de entrega y el rendimiento general?
• ¿El cambio hará una gran diferencia o sus efectos serán menores y no afectarán significativamente al proyecto?
• ¿Puede el cambio causar riesgos o efectos secundarios?

También se le recomienda discutir esto con su equipo de software antes de tomar una decisión. De esta manera, puede estar seguro de que todos comparten su opinión.

3. Cambiar de plan

Ya que todos están de acuerdo con usted y se ha tomado la decisión, es hora del proceso de planificación. En este paso, los responsables de la toma de decisiones están obligados a preparar un plan detallado de gestión del cambio. Debe incluir la información de mayor impacto, como los requisitos, el cronograma, el presupuesto y los resultados esperados . Es importante destacar que en el plan de gestión del cambio, es crucial indicar las posibles formas de retirarse del cambio si es necesario.

Lo más importante, tenga en cuenta que todos los que toman las decisiones también deben revisar este plan , ¡así que no olvide pedir su aprobación!

4. Implementación de cambios

Has creado un plan detallado, sabes todo sobre el qué, el cómo y el por qué. Ahora puede ponerse manos a la obra, es decir, implementar el cambio.

Durante el proceso de implementación, nunca olvides mantener la documentación constantemente actualizada. De esta manera, monitoreará el progreso y mantendrá todo bajo control.

5. Informes y revisión de cambios

Y por último pero no menos importante…

Una vez que se implementa el cambio, debe revisarlo y, si todo va bien, puede cerrar el proceso de cambio.

En la etapa final, también debe preparar el informe que presenta todo el proceso y, lo más importante, los efectos del cambio implementado . Por lo tanto, incluya todos los detalles sobre si el cambio fue un gran éxito o un rotundo fracaso, cuál fue el presupuesto general y cuánto tiempo llevó introducir el cambio.

¡Gestione los cambios en su proyecto con facilidad!

Lo quiera o no, los cambios son parte integral de cualquier proyecto a gran escala. Lo triste es que no puedes evitarlos, pero lo bueno es que puedes prepararte para ellos.

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Por eso es bueno implementar una estrategia de gestión del cambio bien definida desde el comienzo de su proyecto. Con él, cualquier obstáculo que pueda surgir a lo largo de todo el ciclo de vida del proyecto no causará ningún daño.