Cómo categorizar tu trabajo y presentarlo a los clientes

Si bien todos tenemos formas en las que categorizamos nuestras tareas y cómo las programamos con cada nuevo proyecto, llega el momento en que necesitamos presentar el progreso al cliente. La mayoría de las veces crearemos informes basados ​​en los datos que creemos que quieren ver. Sin embargo, estamos a punto de mostrarle cómo unos simples cambios en su enfoque de generación de informes pueden aportar un valor inmenso a ambas partes, además de aumentar la satisfacción del cliente y mejorar sus posibilidades de devolución.

Chatea con cada nuevo cliente

Necesita averiguar qué tipo de información valoran. Esto es para garantizar que su relación con ellos siga siendo relevante y que ambos sepan qué esperar el uno del otro. Los bonos agregados incluyen:

• Establecer metas más claras;
• Obtener una idea de cómo es su cliente como persona de negocios;
• Saber qué tipo de informes les gustan y negociar los plazos;
• Transparencia con las estimaciones de tiempo y gastos.

Cuanta más información intercambie, mejor preparado estará para cuando necesite elaborar un informe. Habrá pocas o ninguna duda, ya que sabrá qué información quieren ver.

Asegúrese de grabar esta reunión (con el permiso del cliente, por supuesto) o tome notas extensas. Hace que la categorización de la información y los informes sean tan fáciles como pintar por números.

Cómo categorizar tu trabajo

Cuando categoriza su trabajo, refleja su productividad y cómo aborda las tareas. Sin embargo, al informar, esté preparado para las preguntas de los clientes para explicar esas decisiones. La mayoría de los informes se basan en varios métodos de categorización.

Categorización por prioridad

La prioridad es uno de los métodos más frecuentes. Funciona tanto para clientes como para contratistas porque el tiempo es esencial para cada proyecto. Cuando todo está a tiempo, le ahorra dinero al cliente, ayuda a su propia productividad y mantiene la relación comercial funcionando sin problemas.

Determinar qué aspectos del proyecto son los más importantes. Por ejemplo, como escritor, si un cliente me da un conjunto de temas con los que trabajar, discerniría si necesitan principalmente investigación, entrevistas, hojas de datos o algo completamente diferente. Porque el tipo de texto y sus objetivos determinarán qué tipo de preparación debo hacer. Un artículo basado en entrevistas requiere coordinación con otras personas, por lo que probablemente pondría ese como mi primer objetivo y organizaría las tareas en torno a él.

De la misma manera, explicaría mi plan y decisiones al cliente, y cómo mi estrategia ayuda al proyecto a largo plazo.

Categorización por tipo de tarea o tecnología utilizada

El siguiente método se basa en el desglose del proyecto. Una vez que haya diseccionado los objetivos más grandes en pasos más pequeños, puede comenzar a agruparlos en diferentes tipos. Por ejemplo: investigación, diseño, revisión, retroalimentación, etc.

Además, los tipos de tareas pueden incluir diferentes plataformas o software. Los administradores de redes sociales pueden categorizar su trabajo según la plataforma que usan para promocionar una campaña. Y pueden rastrear el tiempo dedicado a cada uno, para luego presentarlo al cliente. Con el respaldo de su propio razonamiento y estrategia, la persona puede explicar mejor cómo va el proyecto y qué decisiones se tomaron para impulsarlo mejor.

Categorización por estimaciones de tiempo

Cuando el proyecto se divide en tareas, es posible que ya estés haciendo estimaciones mentales de tiempo para la mayoría de ellas. Entonces, otro método para categorizar el trabajo es por el tiempo requerido para terminarlo.

Si bien este método es más útil para su horario diario, también puede proporcionar información útil para el cliente. Hay algunos beneficios al usar esta categorización, ya que las estimaciones de tiempo son un gran indicador de cómo se gastan los recursos y las finanzas (importante para los clientes). Por ejemplo, en Clockify , puede establecer estimaciones de tiempo para cada tarea que realiza:

Y luego compare los tiempos estimados y los tiempos reales rastreados. A partir de ahí, puede generar un informe de cliente con solo la información esencial.

Fuente: Haga estimaciones precisas del tiempo de trabajo

Clockify tiene un sólido sistema de informes que puede ayudar a que el seguimiento de las estimaciones del proyecto y su presentación sean mucho más fáciles.

Categorización por dificultad/niveles de energía

Esto último puede sonar un poco raro. ¿Cómo categorizas el trabajo por niveles de energía?

Bueno, cuando desglosa el trabajo que ha aceptado, lo más probable es que cambie las tareas en su horario dependiendo de su productividad durante el día. Para mí, la mañana comienza con tareas más fáciles y revisar el correo electrónico durante la primera hora, y luego paso a las más difíciles hasta la hora del almuerzo.

Cambiará naturalmente las tareas que requieren más atención, esfuerzo o investigación a las horas más productivas de su día. Ya sea por la mañana, tarde o noche. Si bien los clientes que solicitarán este tipo de desglose son realmente raros, la información puede ser útil al informar:

• Si nota que no cumplirá con la fecha límite, es bueno usar esta categorización para ayudar al cliente a ver el trabajo desde su perspectiva. En lugar de simplemente decir "las tareas consumen más energía, así que he decidido reorganizar los plazos" y esperar que confíen en su palabra, en realidad tiene datos para respaldarlo;
• La información recopilada también es extremadamente útil para estudiar su propio flujo de trabajo;
• Revela la progresión general del proyecto y la proporción de tareas difíciles y fáciles.

Ahora que hemos cubierto diferentes vías para abordar el trabajo en sí, echemos un vistazo a cuándo debe informar a los clientes.

Cuándo informar a los clientes

Afortunadamente, los clientes autoritarios se están convirtiendo lentamente en una cosa del pasado. Con las nuevas generaciones llegan más profesionales dispuestos a escuchar y negociar. Sin embargo, también requieren total transparencia y equidad a cambio. Esta es la razón por la que el proceso de presentación de informes casi siempre será una cuestión de negociaciones entre usted y ellos.

Negociación del calendario de informes

Hay dos tipos de clientes: aquellos a quienes les gusta tener alguna supervisión (saludable) sobre el proyecto.

• Clientes sin preferencias de relación : tenga una plantilla lista para ellos en la primera reunión. Incluso cuando digan que realmente no les importa (o que no tienen tiempo para planificar) las reuniones con usted, sería muy profesional ofrecerles un horario.

Tómese el tiempo para crear una plantilla de horario que pueda usar en casos como estos. Lo más probable es que el cliente esté más dispuesto a participar en la programación cuando tenga una base para comenzar.

Aquí hay un ejemplo de cómo podría verse esa plantilla:

Por supuesto, su calendario de informes y los tipos de informes variarán de este ejemplo. El calendario debe hacerse de acuerdo con la industria en la que trabaja, cómo trabaja su cliente y, lo más importante, cómo aborda el proyecto.

• Clientes con preferencias de relación : pregúnteles sobre sus expectativas y asegúrese de indicar claramente su proceso de trabajo y las prácticas habituales de presentación de informes. Encuentre un terreno común que funcione para ambas partes. Algunos clientes, por ejemplo, no tienen tiempo para leer los correos electrónicos y prefieren tener una llamada de pantalla compartida de 15 minutos, para que puedan dar su opinión de inmediato.

Presentaciones iniciales y finales

Con esto, nos referimos a las reuniones que tiene al principio y al final del proyecto.

Cuando se reúnan por primera vez, usted y el cliente pueden discutir las tarifas, los gastos, los plazos y las metas con más detalle. Sin embargo, es bueno hacer un seguimiento de esa reunión después de unos días o una semana con un informe del proyecto que presente todos esos detalles. Es una forma de asegurarse de que está en la misma página y de asegurarle al cliente que el trabajo ya comenzó. Este informe “inicial” puede incluir:

• Diseño general del proyecto;
• Categorizaciones de tareas;
• Evaluaciones iniciales de gastos y tiempos, etc.

Sin embargo, mantenga la información general: no entre en tareas individuales o en las evaluaciones de tiempo para cada una. El cliente preferirá ver estas evaluaciones para las tareas y objetivos generales, en lugar de su plan de lunes por hora. Esos deben dejarse para los registros de entrada más frecuentes.

registros

Los registros son sus actualizaciones periódicas del proyecto. En la tabla de ejemplo anterior, el informe del lunes y el de cada dos viernes se considerarían registros.

Es importante tener en cuenta que, incluso si no hay nada especial que informar, debe hacerlo. Debe informar al cliente sobre el progreso del proyecto, incluso si la semana transcurrió sin incidentes. Podemos compararlo con la retroalimentación: mientras trabajaba en una empresa, le pregunté al líder de nuestro departamento cómo puedo saber si estoy haciendo un buen trabajo. Todo lo que dijo fue:

“Si no lo eres, alguien te lo va a señalar. Mientras nadie diga nada, lo estás haciendo muy bien”.

Al principio, no tuve ningún problema con eso, ya que esperar comentarios parecía egocéntrico de mi parte. Sin embargo, pronto me encontré tenso de vez en cuando, preguntándome cuándo vendrían los malos comentarios. De la misma manera, debe informar, incluso con la información más básica durante las semanas lentas. Si solo informa cuando hay retrasos en la fecha límite o problemas con el proyecto, el cliente puede terminar temiendo ver su correo electrónico en su bandeja de entrada.

Cuándo debe programar los registros (según el tipo de proyecto):

• Semanalmente;
• dos veces por semana o dos veces por mes;
• Mensual (check-in de mayor alcance).

No hace falta decir que sus informes deben elaborarse de acuerdo con la frecuencia de registro. Más breve, la información precisa funciona mejor para los registros semanales, para ahorrarle a usted y al cliente tiempo y energía. Cíñete a los correos electrónicos y, si es necesario, a las llamadas muy breves (hasta 15 minutos).

Categorización y presentación en sencillos pasos

Junto con el seguimiento del tiempo, hemos prestado mucha atención a los informes de facturación del cliente en Clockify . Debido a que el seguimiento digital del tiempo se ha convertido en la fuente más confiable de confianza y transparencia entre clientes y contratistas, los informes se han hecho tan fáciles, detallados y versátiles como usted los necesita.

Especifique categorías mediante el uso de campos personalizados

En Clockify , puedes hacer informes sin problemas gracias a los campos personalizados . Estos son cuadros de texto opcionales en cada tarea, que le permiten especificar qué es exactamente lo que está rastreando. Los campos personalizados te permiten ingresar: texto, números, enlaces, códigos, ubicaciones,… Incluso dan la opción de ingresar gastos, en caso de que esa tarea en particular los tenga.

Un campo personalizado en Clockify

Seguimiento del tiempo

Esta es la carne y las papas del proceso de presentación de informes.

Una vez categorizado, se debe realizar un seguimiento de su tiempo de trabajo para cada tarea en cada categoría. Y si has hecho estimaciones, solo estarás a un clic de compararlas con el tiempo real que te tomó terminar todo.

Seguimiento de las estimaciones de progreso del proyecto en Clockify.

formular un informe

Actualmente, los rastreadores de tiempo digitales están equipados con un conjunto masivo de funciones que pueden brindarle a sus informes tantas capas como sea posible. Pueden ser simples o detallados, o resumir solo los puntos importantes.

Informes como el anterior toman la totalidad de las horas registradas y luego le permiten elegir lo que desea presentar, en un momento dado. Por ejemplo, si tiene una llamada de verificación después de varios meses de trabajo y está entregando un informe semanal, un cliente puede preguntar sobre el progreso general del proyecto, solo para verificar algunos números.

Con un informe sincronizado como este, puede extraer fácilmente esa información. Simplemente cambiando de una pestaña a otra, según lo que pida el cliente. Le permite adaptarse al flujo de la reunión, y rara vez se verá "puesto en aprietos" por no tener los datos necesarios a mano.

Presentar el informe

Si es posible, pregunte a su cliente en la reunión inicial cómo quiere que se entreguen y presenten sus informes. Algunos prefieren diapositivas reales, mientras que otros quieren hojas de Excel o gráficos. También cambiarán según la frecuencia y la naturaleza del informe.

Averigüe qué funciona mejor para ellos e intente ceñirse a un formato. Sin embargo, asegúrese de tener gráficos y cuadros a mano, ya que son la representación visual más fácil de seguir.

Para resumir

Los informes de clientes no tienen que ser el lado del saco de su trabajo. Se pueden evitar muchas confusiones y malentendidos simplemente clasificando su trabajo según los motivos acordados por ambas partes. A partir de ese momento, todo lo que tiene que hacer es realizar un seguimiento del tiempo y dejar que el software genere los informes adecuados para usted. Programe horarios para informar llamadas y correos electrónicos, y respételos, incluso si hay poco o nada nuevo que presentar. La relación cliente-contratista se basa en la transparencia, ¿qué software como este puede brindar?