6 consejos de redacción comercial para mejorar su contenido

Independientemente de su industria, existe una alta probabilidad de que haya tenido que someterse a una redacción comercial. Por ejemplo, es posible que deba redactar correos electrónicos diarios, redactar propuestas o crear manuales de instrucciones detallados. Independientemente del material, la escritura comercial se beneficia de ser lo más sucinta y transparente posible. Es probable que sus encuestados, ya sean clientes o colegas, tengan agendas ocupadas.

Es por eso que es mejor aprender los mejores consejos de redacción comercial. Sin embargo, no se trata solo de mejorar la gramática o tener un tono profesional. Aprender a dominar la escritura comercial requiere un pensamiento crítico sobre el estilo, la organización y la estructura de las oraciones. Cuando se hace bien, las habilidades de redacción comercial pueden conducir a una comunicación más efectiva y un negocio optimizado en general.

Aquí están las mejores prácticas y ejemplos de redacción de negocios para inspirar su contenido.

Tipos de redacción comercial

Antes de llegar a los consejos de escritura comercial, es fundamental comprender primero los diferentes tipos de escritura comercial. Cada tipo requiere su propio estilo de escritura empresarial.

Instructivo

El propósito de la escritura comercial instructiva es ayudar a los encuestados a completar una tarea específica. Muy a menudo, este estilo implica escribir instrucciones paso a paso en orden cronológico. El tono es más formal y neutral en comparación con otros estilos de escritura comercial.

Ejemplos:

• Manuales de usuario
• Notas
• Especificaciones

Informativo

La escritura comercial informativa es común en todo tipo de negocios. Aquí, su objetivo es proporcionar actualizaciones, crear registros para referencia o cumplir con las obligaciones legales. Todos los escritos informativos deben ser precisos, profesionales e imparciales.

Ejemplos:

• Informes comerciales
• finanzas
• Acta de reunión

Persuasivo

La redacción comercial persuasiva se desvía de la instrucción y la información al ser más informal. El objetivo final es transmitir información importante y convencer al lector para que actúe. Como resultado, la mayoría de los escritos persuasivos se utilizan en piezas de ventas, marketing o promoción.

Ejemplos:

• Duraznos en venta
• Propuestas
• Comunicados de prensa

Transaccional

Por último, está la redacción comercial transaccional o la redacción realizada en el día a día. El correo electrónico constituye la mayor parte de la escritura transaccional, aunque también cuentan los documentos comerciales oficiales. Estos incluyen documentos que a menudo completa el personal de Recursos Humanos, como cartas de oferta o despido. Como tal, la escritura transaccional generalmente se usa cuando se envían noticias.

Ejemplos:

• Correos electrónicos
• Facturas
• Cartas de recomendación

Los mejores consejos de redacción comercial

Los siguientes consejos le ayudarán a mejorar su correspondencia con su público objetivo.

1. Anticípate a las necesidades de tus lectores

Si bien es importante conocer su objetivo principal para escribir, también debe comprender las necesidades de su audiencia. Si lo hace, se asegura de ceñirse al punto y evitar dar detalles innecesarios. Puedes hacerte algunas preguntas iniciales:

• ¿Por qué el lector debe preocuparse por el mensaje?
• ¿Qué preguntas pueden tener?
• ¿Cuál es su nivel de comprensión del tema?

Además, piensa en la relación que tienes con el destinatario. Si no le son familiares, su tono debe seguir siendo profesional. Sin embargo, si ya tiene una relación, puede beneficiarse de ser más informal.

2. Sea conciso

En segundo lugar, trata de ser lo más conciso posible en tu redacción comercial. Las oraciones largas y sinuosas no captan la atención de una persona, especialmente si tienen una agenda muy ocupada. Para ser conciso, use oraciones cortas y simples. Evite la jerga demasiado técnica con aquellos que no estén familiarizados con el tema. Al mismo tiempo, si alguien está bien versado en el tema, no escriba definiciones básicas.

Además, omita cualquier pelusa en su escritura, como metáforas, analogías, adjetivos o adverbios innecesarios. Desea que sus habilidades de escritura en los negocios sean fáciles de digerir y que vayan al grano.

3. Tener estructura

Uno de los puntos clave a recordar cuando se escribe para negocios es la estructura. Los mensajes organizados suelen ser mucho mejores que los no organizados. Planifique su pieza con anticipación, describiendo exactamente lo que necesita decir.

Además, esfuérzate por usar bloques de texto cortos en vez de largos. Los párrafos llenos de palabras son fáciles de pasar por alto, y su mensaje puede ahogarse fácilmente. Puede separar el texto usando:

• Encabezados y subencabezados
• Párrafos de 3-4 líneas cada uno
• Información codificada por colores
• Texto en negrita para información importante
• Saltos de línea

4. Presta atención a los pequeños detalles

Si escribe muchos correos electrónicos, puede ser tentador cortar y pegar cierta información para ahorrar tiempo. Sin embargo, esto podría conducir a errores incómodos. Por ejemplo, es posible que olvide cambiar el nombre, el título o el género del destinatario antes de enviar su mensaje. Si lo hace, anulará el resto de su mensaje y podría requerir el envío de un mensaje de seguimiento de disculpa.

Vuelva a verificar sus saludos y declaraciones finales para evitar cometer este error. Por el contrario, puede haber ocasiones en las que no esté seguro del nombre, título o sexo del lector. En estos casos, es mejor optar por un lenguaje neutral. Por ejemplo, para género, puedes usar el pronombre singular "ellos". Evita la posibilidad de un error de pronombre y permite que el receptor aclare quiénes son.

5. Incluya una fuerte llamada a la acción

Su llamado a la acción (CTA) informará a los encuestados qué acción deben tomar a continuación. La mayoría de las comunicaciones comerciales incluirán un CTA, y la clave es ser lo más específico posible. Si deja a su audiencia adivinando, no sabrán ni les importará qué hacer a continuación. Esto podría dar lugar a que no se tome ninguna acción o a que se envíen mensajes de seguimiento que soliciten una aclaración que tarden más tiempo. También es una buena idea darle a tu CTA un marco de tiempo para alentar la acción.

Un buen CTA se ve así:

"Por favor, firme y devuelva este documento antes de las 5:00 p. m. del jueves 22 de mayo".

No hay confusión en cuanto a lo que se debe hacer o cuándo.

6. Revisa varias veces

Una vez que hayas completado tu trabajo, es hora de revisarlo. Muchos escritores de negocios exitosos leen su trabajo en voz alta para detectar frases incómodas, repetitivas o innecesarias. Puede usar recursos en línea como Grammarly o Hemingway para revisar la gramática y la puntuación. Comprueba gramaticalmente los errores gramaticales comunes y los más avanzados, como el uso de la voz pasiva. Hemingway hace casi lo mismo pero también se enfoca en el nivel de lectura de tu escritura. Esto le ayuda a adaptar mejor su mensaje a su audiencia ideal.

También puede pedirle a otra persona que revise su trabajo. Un nuevo par de ojos puede detectar errores que puede haber pasado por alto o proporcionar una nueva perspectiva.

Ejemplos de buena escritura comercial

Para ayudar a dar vida a los consejos de escritura comercial anteriores, puede ver los siguientes mejores ejemplos de escritura comercial.

1) Comunicado de prensa: Microsoft

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Microsoft, una corporación multinacional de tecnología, continúa dominando el mercado con miles de millones en ingresos netos cada año. La compañía también maneja numerosos tipos de escritura comercial y lo hace bien. Lo anterior es un ejemplo de un comunicado de prensa sobre un nuevo proyecto en desarrollo en Atlanta, Georgia. Los comunicados de prensa se crean para atraer la atención de los medios y los consumidores y generar credibilidad.

Microsoft logra su comunicado de prensa al:

• Tener el formato adecuado de título, ubicación y fecha escrita
• Usar párrafos cortos, descriptivos y profesionales.
• Incluir viñetas para dividir el texto.
• Incorporar una descripción de la empresa al final
• Proporcionar acceso a la información de contacto tanto para la comunidad como para la prensa.

2) Descripción de la empresa: Tesla

Si bien Tesla produce automóviles innovadores, también tiene éxito en el posicionamiento de su marca. La compañía está segura de sí misma en su capacidad para cambiar el futuro y, como resultado, ganó una gran base de fans. Transmite esto a través de la descripción de su empresa en su sitio web. Las descripciones de empresas son un tipo popular de escritura comercial persuasiva, ya que atraen a posibles inversores y socios.

Tesla tiene éxito en su descripción de empresa al:

• Explicando la historia de la empresa.
• Describiendo sus productos y servicios.
• Incluyendo la ubicación de la empresa.
• Esbozar sus objetivos actuales
• Expresar su declaración de misión general

3) Carta de anuncio de la empresa: Starbucks

Starbucks se diferencia de muchas cafeterías al ofrecer a los empleados una participación en la propiedad de la empresa. Esta iniciativa se introdujo en la década de 1990 y continúa hasta el día de hoy. Howard Shultz, ex director ejecutivo de Starbucks, anunció la noticia a través de una carta de anuncio de la empresa a los empleados. Estas piezas informativas de escritura comercial actúan para compartir de manera eficiente las grandes noticias con una gran cantidad de personas.

Starbucks tiene éxito en su carta de anuncio de la empresa al:

• Dirigirse directamente al lector
• Reflexionar sobre el valor y la misión de la empresa
• Expresando gratitud por sus empleados
• Introducir cambios de forma concisa
• Incluyendo una firma

Dominar su escritura comercial con el tiempo

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La escritura comercial sucede todos los días para muchas empresas. Si bien existen muchos tipos diferentes de comunicación empresarial, el objetivo suele ser el mismo: ser claro, conciso y organizado. Seguir estos consejos de escritura comercial contribuirá a lograr comunicaciones impactantes y relaciones más profundas en todos los ámbitos.

Mejorar sus habilidades de escritura comercial generalmente ocurre con el tiempo. Sin embargo, hay recursos disponibles para ayudarlo a lo largo de su viaje. Por ejemplo, puede usar servicios de gramática y edición o contratar escritores de negocios expertos para lograr sus objetivos. Con la investigación y la orientación adecuadas, puede proporcionar una escritura comercial que deje huella.

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