Sea un comprador informado: comprenda el costo real del software empresarial
Publicado: 2022-05-07No es solo usted: la elaboración de un presupuesto para el software empresarial es complicada. Estamos aquí para romperlo.
NOTA: Este artículo pretende informar a nuestros lectores sobre las preocupaciones relacionadas con los negocios en los Estados Unidos. De ninguna manera tiene la intención de proporcionar asesoramiento financiero o respaldar un curso de acción específico. Para obtener asesoramiento sobre su situación específica, consulte a su contador o asesor financiero.
En un mundo ideal, comprar software sería tan sencillo como comprar casi todo lo demás. Hay un precio fijo, lo pagas y listo: ¡tu propio software!
Sin embargo, si ha comenzado a investigar diferentes opciones de software para su negocio, ya sabe que no es tan simple. Los proveedores de software no solo emplean modelos de precios drásticamente diferentes, sino que también entierran los costos adicionales inherentes a la propiedad y operación de su sistema.
Según una encuesta de Capterra de 2019 sobre tendencias de compra de software en pequeñas empresas, el miedo a que los costos excedan el presupuesto es la principal barrera interna para invertir en software empresarial. A menos que conozca el costo real de poseer software, el riesgo de sobrepasar el presupuesto es muy real.
(Para evitar sobrepasar el presupuesto, consulte nuestra calculadora de costo total de propiedad aquí).
Aquí, desglosaremos los cinco componentes principales que conforman el costo total de poseer un software comercial. ¿La meta? Para aclarar los costos de software para que pueda sentirse seguro en su decisión de compra de software.
Haga clic en un enlace a continuación para ir directamente a esa sección:
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Componente de costo #1: La licencia de software en sí -
Componente de costo #2: Hardware -
Componente de costo #3: Implementación -
Componente de costo #4: Capacitación -
Componente de costo #5: Soporte
Componente de costo #1: La licencia de software en sí
La licencia de software, el costo de poseer y usar el software, tiene el doble honor de ser una parte importante del precio del software y un costo difícil de precisar definitivamente debido a cuán drásticamente puede variar con el tiempo a medida que escala su negocio.
Hay dos modelos principales de precios de licencias de software con los que se encontrará: precios perpetuos y precios de suscripción.
Con precios perpetuos , usted paga un precio por adelantado para poseer el software indefinidamente (es decir, a perpetuidad , de ahí el nombre). Este modelo de precios ha existido por más tiempo y generalmente se usa para software que se implementa "en las instalaciones", lo que significa que se descarga y almacena en una computadora o servidor local en su empresa.
H&R Block es un ejemplo de precios perpetuos. Puede comprar este software de preparación de impuestos para pequeñas empresas por una tarifa única de $ 89.95.
Con el precio de suscripción , paga una tarifa de suscripción mensual o anual para usar el software. Si deja de pagar o no renueva su contrato, pierde la capacidad de usar el software. Este modelo de precios es más reciente, más popular y se usa a menudo para el software implementado a través de la nube (este modelo de implementación también se denomina "Software como servicio" o "SaaS"). Eso significa que está alojado en los propios servidores del proveedor de software y los clientes acceden a él a través de Internet.
Tenga en cuenta:
Los proveedores de software a menudo ofrecen la opción de realizar una suscripción mensual o anual, y la opción anual es más barata en general para atraerlo a un contrato más largo. Sin embargo, ese menor costo no es un hecho. Haga los cálculos para ver qué calendario de pagos es más barato para su situación.
Basecamp es un ejemplo de precio de suscripción fijo. Puede comprar este sistema de gestión de proyectos por $99/mes.
También hay otros tres tipos de precios de suscripción con los que puede encontrarse, con tarifas que varían según diferentes factores: consumo, tamaño y precios basados en el usuario.
- El precio basado en el consumo vincula su tarifa de suscripción a cuánto usa realmente el software o sus servicios asociados. Cheddar, una plataforma de facturación, utiliza precios basados en el consumo, cobrando $99/mes más una tarifa basada en cuántas transacciones se realizan a través del sistema.
- Los precios basados en el tamaño vinculan su tarifa de suscripción al tamaño de su organización, como cuántos empleados o clientes tiene. WebHR, una plataforma de software para departamentos de recursos humanos, utiliza precios basados en el tamaño. Para una empresa con 150 empleados, WebHR cobra $1.85 por empleado, por mes.
- El precio basado en el usuario vincula su tarifa de suscripción a la cantidad de personas que tiene usando el software. Onshape, software de diseño de ingeniería, utiliza precios basados en el usuario; su plan “Professional” cuesta $2,100 por usuario, por año.
Tenga en cuenta:
Es importante comprender la diferencia entre el precio de usuario designado y el precio de usuario simultáneo . Con el precio de usuario designado, cada usuario tiene su propio inicio de sesión y todos los usuarios pueden usar el software simultáneamente. Con el precio de usuario simultáneo, obtiene un número fijo de inicios de sesión que cualquiera puede usar, pero solo ese número fijo puede iniciar sesión al mismo tiempo.
Si tiene un equipo de 20 personas que necesitarán usar el software a la vez, debe optar por un precio de usuario designado para 20 usuarios. Sin embargo, si solo cinco de sus 20 necesitan usar el software a la vez, puede ser más económico seleccionar precios de usuarios simultáneos para cinco usuarios.
En la mayoría de los casos, sus manos estarán atadas al modelo de precios de software que elija. Es raro que los proveedores de software ofrezcan opciones perpetuas y de suscripción para su producto.
Aún así, cuando tenga la opción, o si está comparando un producto perpetuo con un producto de suscripción, evalúe los pros y los contras de cada uno para determinar qué modelo es mejor para su negocio.
Componente de costo #2: Hardware
Por obvio que parezca, sigue siendo importante tener en cuenta el costo del hardware para ejecutar el software que compra. Esto es especialmente importante para las implementaciones en las instalaciones, que no solo pueden requerir la compra de un servidor para alojar el software, sino también nuevos dispositivos que utilizan el sistema operativo adecuado. En otras palabras: si usa Mac pero el software que desea es solo para Windows, es un costo significativo a tener en cuenta.
Debido a que son accesibles a través de un navegador web, las implementaciones de SaaS ofrecen mucha más flexibilidad de hardware. Las computadoras, tabletas o teléfonos inteligentes funcionarán. Las empresas también pueden ahorrar dinero en hardware al permitir que los empleados traigan sus propios dispositivos de casa (aunque esto debe combinarse con una política integral de traiga su propio dispositivo (BYOD) para reducir las vulnerabilidades de TI).
Ciertas categorías de software también requerirán compras de hardware adicionales. Los sistemas biométricos de asistencia, por ejemplo, utilizan la huella dactilar de una persona u otro identificador único para asegurarse de que alguien es quien dice ser. Estas plataformas requieren hardware especializado para registrar datos biométricos con precisión.
uAttend vende relojes registradores compatibles con su software en su sitio web ( Fuente )
Algunos proveedores pueden requerir que use su hardware asociado con su software, o puede tener la libertad de comparar precios.
Componente de costo #3: Implementación
Los proveedores pueden cobrar una tarifa única en el momento de la compra para implementar el software y ponerlo en funcionamiento en su negocio. Además de la instalación y configuración básicas, los costos de implementación también pueden cubrir necesidades como:
- Personalización del software
- Migración de datos de sistemas anteriores
- Integración con los sistemas actuales
Si puede manejar la implementación del software usted mismo, los proveedores pueden renunciar a este costo. Por ejemplo, Odoo, una plataforma de planificación de recursos empresariales (ERP), ofrece una opción de implementación de autoservicio gratuita junto con opciones pagas si necesita ayuda.
Opciones de implementación de Odoo ( Fuente )
Una regla general es que los sistemas locales cuestan más implementar que los basados en la nube. Los sistemas más complejos también cuestan más implementar que las aplicaciones básicas.
En algunos casos, podría gastar tanto (si no más) en la implementación que en la licencia de software real. Pregunte a los proveedores sobre los detalles de sus opciones de implementación y tarifas para presupuestar en consecuencia.
Componente de costo #4: Capacitación
Aunque el costo de una licencia de software generalmente incluye el acceso a guías de ayuda y foros de soporte, los proveedores también pueden cobrar una tarifa opcional por separado para capacitación adicional. Dependiendo de la complejidad del software que elija y de cuán crítico sea para su negocio, esta capacitación podría ser una inversión que valga la pena para que sus empleados puedan familiarizarse rápidamente con la plataforma.
La capacitación se puede impartir en una variedad de formatos, que varían en costo:
- Enviar empleados a un sitio de capacitación de proveedores
- Llevar un formador a su empresa
- Sesiones de seminarios web virtuales
- Cursos de aprendizaje electrónico a su propio ritmo
Los proveedores de software de alto perfil también pueden ofrecer certificaciones que los usuarios pueden obtener para demostrar que conocen la plataforma. Salesforce, por ejemplo, ofrece una variedad de certificaciones que cuestan entre $200 y $6,000.
Una lista de certificaciones de administrador de Salesforce ( Fuente )
Cualquiera que sea la opción de capacitación que prefiera, asegúrese de presupuestar no solo para los usuarios iniciales, sino también para los nuevos empleados que tendrán que aprender el sistema en el futuro.
Componente de costo #5: Soporte
A veces incluido en el costo de la licencia, el soporte continuo también puede ser un cargo separado que cubre el mantenimiento, las actualizaciones e incluso las formas premium de servicio al cliente.
Por ejemplo, los clientes de Adobe tienen la opción de optar por el Programa de soporte y mantenimiento Adobe Platinum, que ofrece atención al cliente prioritaria las 24 horas del día, los 7 días de la semana por una tarifa anual de alrededor del 20 % del costo de la licencia.
El soporte también puede incluir opciones de consultoría, que lo empareja con un representante de cuenta para reunirse periódicamente para repasar los objetivos y cómo obtener el máximo valor del software. HubSpot, un sistema de marketing, ofrece cuatro opciones de consultoría diferentes que van desde $400 a $1600 por mes.
Opciones de consultoría de HubSpot ( Fuente )
Dependiendo de los servicios de soporte que ofrezcan, su proveedor puede asumir algunas cargas administrativas importantes que usted no puede manejar (por ejemplo, algunos proveedores de software de nómina pueden manejar las necesidades de nómina de su empresa por usted).
Sopese el costo de completar estas tareas internamente contra la subcontratación a un proveedor de software.
Consejos finales para ahorrar en software
El precio del software nunca es tan simple como aparece en el sitio web de un proveedor. Los costos ocultos son rampantes y, a menos que los tome en cuenta, se encontrará sobrepasando su presupuesto de software.
Comprender todos los elementos que intervienen en el costo real del software comercial lo ayudará a prepararse y mantener los costos bajo control.
Estos consejos finales pueden reducir aún más su precio general:
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Nota: Los proveedores de software mencionados en este artículo se seleccionaron únicamente para ilustrar varios modelos de precios de software y no pretenden respaldar ni recomendar. Estas estrategias de fijación de precios no son exclusivas de estas empresas y las ofrecen muchos otros proveedores de software.
Información sobre la encuesta de tendencias de compra de software para pequeñas empresas 2019 de Capterra
Capterra realizó esta encuesta entre septiembre y octubre de 2019 entre 129 líderes de pequeñas y medianas empresas con sede en EE. UU. Las empresas fueron seleccionadas por tamaño para aquellas con 2-249 empleados e ingresos anuales en toda la empresa de menos de $ 100 millones. Se les exigió haber comprado al menos un software por USD $ 5,000 o más, en los últimos doce meses inmediatos. También se requería que los encuestados fueran al menos gerentes de oficina, lo que influiría en las decisiones de compra de software en sus organizaciones.