Guía de formato de informe comercial: estructura formal y ejemplos

Cuando se trata de informes, pueden ser las tareas diarias menos divertidas de la empresa, sin embargo, son vitales para el crecimiento de su negocio, ya que un buen informe puede ayudarlo a refinar sus estrategias y planificar para el futuro. Por eso, es importante tener un formato de negocio adecuado para presentar todo de forma clara y que tu contenido sea fácil de entender.

En este artículo, aclararemos la definición de un informe comercial, sus beneficios para cualquier organización, los diferentes tipos y formas de estructurarlo, algunos ejemplos y, lo que es más importante, cómo formatear uno simple.

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¿Qué es el informe comercial?

Un informe comercial es una compilación de datos que presenta detalles históricos relacionados con las actividades, el desarrollo, las perspectivas de departamentos particulares de una organización y crea un marco para los posibles procesos de toma de decisiones o perspectivas fácticas necesarias para coordinar las funciones comerciales.

Es importante identificar estos tipos de informes para reconocer mejor los mejores usos para los informes comerciales. Organiza la información para un sector en particular. Si bien algunos informes pasarán por un enfoque más integral para evaluar la funcionalidad y las políticas de un departamento específico, otros tipos de informes comerciales se centrarán más en el panorama general de la gestión comercial.

Por qué es importante un informe comercial

Dichos informes también permiten la recopilación de datos mediante el seguimiento del progreso. Puede comparar los diferentes períodos y operaciones, desarrollo, etc. También puede ver qué bienes o servicios son más efectivos que otros, qué campañas de marketing funcionan mejor que otras y qué mercados o segmentos necesitan más atención.

Es útil adquirir todos estos datos y, al hacerlo, está creando un registro en papel de sus eventos pasados. Permiten que personas ajenas a la empresa, como bancos o inversores, estén al tanto de sus actividades y resultados y permiten que las partes interesadas conozcan los activos tangibles e intangibles de su empresa.

Los siguientes beneficios de hacer un informe comercial adecuado pueden contribuir al crecimiento de su negocio.

Evaluación de riesgos y oportunidades

Mejorará el conocimiento de las amenazas y oportunidades dentro de su organización a través de muestras de informes comerciales. Los informes de muestra enfatizan la conexión entre el desempeño financiero y no financiero: agilizan los procesos, reducen los costos y mejoran la consistencia general.

Tendencias y Conexiones

Las muestras del informe comercial le permitirán comparar sus resultados con otras unidades comerciales o negocios en la misma industria. Una plantilla de informe en un nivel más detallado lo ayudará a profundizar en los indicadores organizacionales, los detalles y encontrar similitudes que de otro modo pasarían desapercibidas. Obtener una comprensión más profunda de sus datos en el tiempo digital moderno le permitirá desarrollar estrategias que mejoren los aspectos principales del crecimiento de su negocio a través de la detección de tendencias. El valor de un informe comercial se ilustra solo con este aspecto.

Inteligencia de Negocios (BI)

Las útiles herramientas de BI pueden decidir su supervivencia en el mercado.

Al producir un informe comercial de la empresa diseñado para mejorar sus operaciones de BI y abordar preguntas corporativas críticas, puede obtener la oportunidad de discutir observaciones únicas que pueden crear un beneficio significativo y monitorear el gasto general. Podría proporcionar componentes básicos para desarrollar un plan de inteligencia comercial efectivo al comprender cómo crear un informe con ejemplos y plantillas particulares.

Aceptacion

Si bien existen muchos tipos diferentes de informes comerciales para una empresa, todos tienen un rasgo común: recopilar datos y realizar un seguimiento de las actividades comerciales relacionadas con algo específico. Al trabajar con los informes correctos, los usuarios pueden realizar análisis visuales detallados de muchas áreas o funciones comerciales clave y proporcionar recomendaciones informadas que, en última instancia, mejorarán la eficiencia y fomentarán la innovación.

Aunque una organización tiene varios tipos diferentes de informes comerciales, todos comparten una característica similar: recopilar información y monitorear actividades comerciales vinculadas a algo en particular. Los usuarios pueden realizar un análisis visual en profundidad de muchas áreas o funciones comerciales importantes al comunicarse con los informes correctos y hacer sugerencias educadas que eventualmente aumentarán la productividad y fomentarán la innovación.

Eficiencia operacional

Cuanto más objetivo se vuelve el informe, más claros son los datos. Si los datos están bien estructurados y son claros, es mejor observar las operaciones comerciales de manera rentable, minimizando el tiempo necesario para revisar los hallazgos.

Una estructura sólida para informes comerciales proporciona una revisión en profundidad en la que los autores demuestran cómo se interpretaron sus resultados.

Un informe de marketing, por ejemplo, puede minimizar el tiempo necesario para evaluar una campaña en particular. Por el contrario, un informe de recursos humanos puede proporcionar perspectivas sobre el proceso de contratación y determinar, por ejemplo, por qué ha aumentado el costo por contratación.

especificidad

Se ofrecerá una oportunidad vital para discutir inquietudes específicas si completa un informe comercial, que también se utiliza cuando se deben tomar decisiones. Sirven para muchos propósitos: algunos registran detalles de planificación futura, algunos registran datos históricos para explicar un escenario y otros brindan una alternativa viable a un problema comercial. Algunos tableros ejecutivos son para uso diario, mientras que una plantilla de informe comercial mensual puede permitirle caracterizar sus actividades de manera más constante e incremental. Todos ellos son clave para el éxito empresarial, ya que simplifican los resultados de análisis complicados.

Como se indicó anteriormente, cuanto más claros sean los datos, más rentables serán los resultados, por lo que debe ser importante tener en cuenta los datos específicos que se integrarán en este tipo de informe.

En diferentes industrias, puede encontrar varios ejemplos de indicadores de rendimiento principales que deben tenerse en cuenta al crear este tipo de informe. Para comparar los valores de la industria para ver su competencia, también puede crear un informe interdepartamental y entre empresas.

Precisión y consistencia

Los datos son un vasto entorno en el mundo digital, y si desea aprovecharlos al máximo, es importante luchar por la coherencia y la precisión. Si se pierden sus datos, podría perjudicar a la empresa a largo plazo. El uso de una plataforma de tablero en línea para compilar sus informes es un enorme beneficio en términos de facilidad de uso, ahorro de tiempo pero, lo que es más importante, la precisión de la información que va a utilizar.

Todo en su informe estará actualizado cuando trabaje con datos en tiempo real, y las decisiones que tomará estarán respaldadas con los datos más recientes. Los ejemplos de informes comerciales son increíblemente útiles cuando se exploran los datos y se realizan análisis de datos para obtener información valiosa. Con la visualización de los resultados, proporcionarán un valor agregado sustancial al informe, agregando más claridad y comprensión al análisis, que es el objetivo final de los ejemplos de informes comerciales.

Compromiso

Puede comprender herramientas de informes intuitivas y visuales centradas en el negocio que comunican un mensaje relevante para la audiencia. Con solo algunos clics, puede obtener información detallada mientras examina sus datos. Un informe limpio y personalizado es valioso.

evaluación comparativa

Mantendrá a su empresa en marcha mientras cataliza su crecimiento general y sus niveles de productividad al establecer objetivos centrados en sus prioridades comerciales más críticas y operar con herramientas de informes visuales.

Comunicación

Mejorar la coordinación interna y la conectividad es una de las aplicaciones clave de los informes comerciales. Motivará a todos en la organización con un mayor acceso al conocimiento al tener acceso en tiempo real a los datos comerciales más importantes mientras mejora la forma en que los interpreta y presenta, lo que, a su vez, fortalecerá la comunicación interna y la colaboración.

Estos informes también pueden ser de varios tipos diferentes, pero todos tienen una característica común: recopilar datos y monitorear cualquier cosa particularmente relevante para las actividades comerciales. A partir de ahí, su autor también realizará una revisión y proporcionará información a las organizaciones.

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Tipos de informe comercial.

El informe informal

El informe informal puede ser de una o dos páginas y en formato de carta o memorándum. También se puede compartir por correo electrónico. Su empresa tendrá que adoptar un formato particular, por lo que sería útil utilizar informes anteriores como referencia.

Como alternativa, para facilitar la lectura, puede seleccionar un estilo con títulos y subtítulos, listas numéricas o un esquema. Como asunto, debe agregarse el título del informe.

Asegúrese de tener en cuenta al lector de su informe y de utilizar el vocabulario y el tono apropiados para su audiencia. Aun así, la accesibilidad y la precisión siguen siendo componentes importantes.

El informe oficial

Por lo general, el informe formal es más detallado y tiene muchas páginas. La precisión fáctica, la pronunciación y la gramática son imprescindibles.

Si más de una persona escribe el informe, asegúrese de que tenga coherencia (sin saltos abruptos de un tema a otro) y una voz clara (sin contrastes de estilo que distraigan). Su empresa tendría su formato de informe, o puede que tenga que crear uno desde cero.

La estructura de un informe comercial.

El contenido de un informe comercial puede basarse en lo que está escribiendo. Incluso el estilo de escritura puede depender de sobre quién estás escribiendo. Sin embargo, existe un marco general que la mayoría de los informes de mercado adoptan. En este artículo, entonces, podemos echar un vistazo a cómo estructurar un informe comercial para lograr una consistencia y profesionalismo completos.

Pagina del titulo

Cada informe comercial debe tener una página para el título. El título mismo debe indicar de qué trata el informe. También debe incluir su nombre y la fecha del informe.

Resumen

Una revisión de los puntos clave es la página de inicio de la mayoría de los informes comerciales. Esfuércese por dar un breve resumen de lo que trata el artículo. Cómo se ha llevado a cabo el estudio (p. ej., métodos para recopilar datos), los principales resultados del estudio. Asimismo, sacar a la luz las principales conclusiones y sugerencias.

Si se trata de un informe con un párrafo o dos, esta parte puede no ser necesaria. Sin embargo, se requiere un resumen ejecutivo completo para informes más extensos o completos.

Tabla de contenido

Para informes extensos, se debe agregar esta página. Debe incluir el título de cada sección y la estructura del informe. Trate de hacer coincidir exactamente los encabezados con los que se usan en el texto principal. Además, numere las secciones correctamente.

Introducción

La primera sección del estudio es la introducción formal. Aquí, explique la sinopsis del informe que recibió cuando se le solicitó preparar el documento. Esto estructura el resto del estudio al cubrir la información de antecedentes (por ejemplo, la historia de la empresa o los datos del mercado), la intención del informe (es decir, lo que ha buscado alcanzar) y su alcance (es decir, qué se incluirá en el artículo y qué será despedido).

Métodos y Hallazgos

Disponer de un apartado sobre la metodología a la hora de realizar el trabajo de investigación. Esto puede ser tan sencillo como identificar las fuentes que está utilizando y por qué las ha elegido. Muestre al lector cómo se recopilaron y analizaron los datos.

Debería aclarar sus resultados después. Esta sección describirá de manera simple y concisa los hallazgos de su análisis, asegurándose de que se aborden todos los puntos clave señalados en el resumen.

El consejo aquí es dividir los resultados en subsecciones, incluidos los encabezados para dirigir al lector con la información que presentó. Mientras tanto, use gráficos y diagramas para transmitir información visualmente, pero asegúrese de que estén claramente etiquetados para que el lector comprenda su relación con el texto.

Conclusiones y Recomendaciones

La sección clave final de su informe incluye conclusiones y recomendaciones. La sección de conclusiones debe resumir lo que el estudio le ha mostrado. Si se le solicita que lo haga, también puede recomendar pasos relevantes en función de sus resultados. Si no está seguro de qué proponer en esto, refleje los objetivos definidos en su resumen.

Referencias

Muestre fuentes de terceros en una bibliografía si las ha utilizado al escribir el informe. Algunos ejemplos son documentos comerciales, artículos académicos o incluso informes de noticias.

El objetivo es demostrar en qué ha basado sus resultados y conclusiones.

Apéndices

Por último, a lo largo de su estudio, es posible que haya obtenido documentos adicionales, como transcripciones de entrevistas, contenido de marketing o detalles financieros. Sería demasiado largo y confuso incluir esto en el informe principal; sin embargo, al final del documento, puede moverlo a un apéndice (o a muchos apéndices) en caso de que el lector lo busque.

Ejemplos de un informe comercial

Plantilla de papel blanco

Los libros blancos son un instrumento ideal para educar y persuadir a las partes interesadas. También pueden ser utilizados por consultores para aumentar su popularidad con grandes firmas de consultoría y empresas boutique o para usarlos como imanes de plomo en la publicidad de Facebook, etc.

Una plantilla pulida es, como siempre, mucho más propensa a involucrar a líderes senior o clientes potenciales. La forma más sencilla de crear algo atractivo y fácil de comprender es una plantilla de informe comercial o una plantilla de informe de consultoría.

Por ejemplo, este informe de consultoría tiene una página completa dedicada a las imágenes para evitar que el informe sea aburrido. También admite datos.

Plantilla de plan de proyecto

La forma más fácil de mantener un proyecto en marcha es a través de un cronograma del proyecto.

Pero puede ser difícil mostrar los pasos para completar un proyecto y mostrar cómo cada paso es procesable y observable. Si es consultor y no tiene modelos de negocios en los que depender, esto es extremadamente desafiante.

Una forma ideal de imaginar lo que debe suceder y cuándo es esta plantilla de plan de proyecto. Con gráficos de barras, íconos y códigos de colores, esta plantilla presenta la información de manera efectiva. Puede personalizar el horario ingresando al editor y haciendo clic en el gráfico de barras.

Plantilla de estudio de caso de negocios

Los estudios de casos de negocios generalmente brindan recursos para explicar cómo las empresas reales han manejado un escenario o problema específico. Normalmente, el estudio de caso incluye teoría empresarial e ilustra su relevancia en situaciones reales.

Por ejemplo, esta plantilla ilustra cómo Gen Led utiliza la alta calidad para impulsar las ventas en un mercado competitivo.

Cómo dar formato a un informe comercial simple

El uso de la plantilla de espacio simple convencional en Word es mejor cuando se escriben y dan formato a informes comerciales de una página.

Inicie Word y maximice la ventana de Word y, a continuación, haga clic en la pestaña Archivo > Nuevo y seleccione Documento tradicional en blanco con espacio único .

El formato de caracteres se puede usar cuando desea formatear texto como palabras individuales en un documento. Se puede hacer usando la mini barra de herramientas, que solo se muestra cuando señala un texto seleccionado en un documento o desde el Grupo de fuentes de la pestaña Inicio. Hay botones ampliamente utilizados en el Grupo de fuentes que puede usar para agregar negrita, cursiva, subrayado, sombra, trazo o color a su texto.

La forma y el tamaño de fuente predeterminados son Calibri de 11 puntos, pero puede cambiar sus atributos o la forma en que se ve después de haber elegido un tipo de fuente. Por ejemplo, al tener la fuente en negrita, cursiva o subrayada, puede ajustar el tamaño de la fuente o ajustar su estilo.

Para darle vida a sus papeles, también puede agregar color y aplicar efectos de texto especiales. El tamaño de fuente se calcula estimando la altura del carácter en unidades llamadas puntos. Los tamaños de fuente regulares son 10, 11 y 12 puntos para texto.

Al cambiar el espaciado entre caracteres y palabras, ahora también puede agregar interletraje a su texto de palabra. También puede ajustar la caja del documento, incluidas las mayúsculas o minúsculas.

Active el Símbolo para Mostrar/Ocultar. En la parte superior de la página, que es el punto de inserción existente, su I-beam parpadeará. A continuación, active el símbolo Mostrar/Caminata para que pueda ver las marcas de párrafo y espacio entre líneas.

1. Toque la pestaña Inicio > Grupo de párrafos > Botón Mostrar/Ocultar

2. Haga clic en ENTRAR 5 veces para comenzar en la primera línea del informe que está a 2 pulgadas de la parte superior de la página

3. Elija las dos primeras líneas del título del informe y desde la pestaña Inicio > Grupo de fuentes , ajuste el tamaño de la fuente a 14 puntos , en negrita y al centro.

4. Con el texto ya elegido, toque la pestaña Inicio > Grupo de fuentes > botón Cambiar mayúsculas y minúsculas y cambie las mayúsculas a MAYÚSCULAS.

5. Haga clic en ENTER una vez después del TÍTULO para agregar un espacio de línea entre el TÍTULO y el SUBTÍTULO. Elija las siguientes 3 líneas (el SUBTÍTULO, BYLINE y FECHA) y cambie el tamaño de fuente a 12 puntos, en negrita y al centro. Haga clic en INTRO después de cada línea para que SUBTÍTULO, BYLINE y FECHA estén a doble espacio.

6. Escriba en mayúsculas y en negrita los TÍTULOS LATERALES. Para poner en mayúscula los tres al mismo tiempo, elija el primer encabezado, luego mantenga presionada la tecla Ctrl en su teclado y toque los otros títulos.

7. Bajo el encabezado LibreOffice WRITER, elija las 3 líneas de texto

8. Toque en la pestaña Inicio > Grupo de párrafos y elija la numeración para aplicar su estilo de numeración.

9. Recuerde revisar la ortografía, revisar y obtener una vista previa de su documento para revisar la ortografía y el formato.

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Pensamientos finales

Presentar un informe comercial de la manera más directa y sucinta posible es vital. Su lector desea comprender fácil y convenientemente los puntos clave y, por lo tanto, debe evaluar qué tan bien sirven la estructura y el formato de su informe para transmitir esta información.

Si tiene alguna pregunta, no dude en dejar un comentario en el cuadro a continuación. Estamos encantados de ayudarle. Si encuentra útil esta publicación, puede compartirla con sus amigos.