7 consejos para escribir propuestas de negocios para transmitir mejor su mensaje
Publicado: 2022-05-06La escritura en lenguaje sencillo, también conocida como inglés sencillo, es exactamente lo que parece: escribir de forma clara y concisa para que los lectores puedan entender fácilmente lo que intenta decir. En el contexto de las propuestas comerciales, la redacción en lenguaje sencillo consiste en eliminar toda ambigüedad, lenguaje confuso y jerga de la redacción de su propuesta.
El lenguaje sencillo hace que su propuesta sea más fácil de entender, más fácil de recordar y más fácil para el comprador decir que sí.
Para transmitir su mensaje y ayudar a las personas a recordarlo, tenga en cuenta estos siete consejos (y reglas gramaticales) cuando escriba una propuesta:
Consejos para redactar propuestas en lenguaje sencillo:
Usa términos simples
Palabras positivas sobre las negativas
Conectores simples en lugar de cadenas de palabras
Verbos activos > verbos pasivos
Verbos más precisos, menos sustantivos abstractos
Palabras cortas y cotidianas, no largas, académicas.
Usa oraciones cortas con una idea principal
1. Use términos simples y concretos, no difíciles y abstractos
Todos hemos escuchado la frase "Menos es más" y las propuestas comerciales no son una excepción. Mantener la escritura de su propuesta simple hace que sea más probable que sus prospectos entiendan el punto que está tratando de transmitir. Puede usar términos de la industria y palabras técnicas, pero debe tratar de mantenerlos al mínimo a menos que su prospecto sea un experto o esté seguro de que sabe de lo que está hablando.
Esto es especialmente importante cuando se trata de clientes potenciales que no son necesariamente expertos en su línea de negocio y que pueden no estar familiarizados con frases específicas de la industria. Use términos simples, o si realmente necesita usar un término abstracto, asegúrese de explicarlo.
2. Usa palabras positivas en lugar de negativas
Ser positivo es mejor desde la perspectiva de la actitud, y también es mejor desde la perspectiva de la claridad.
Por ejemplo, tal vez le enviaste un correo electrónico con entusiasmo a alguien de tu equipo sobre un nuevo proyecto potencial:
“No hay razón por la que no debamos hacer este proyecto”.
Todos saltamos cuando leemos. No leemos cada oración o incluso cada palabra de cada oración. La redacción de esta oración resalta las palabras 'no puedo' y 'no', lo que lleva a los lectores a asumir que es una respuesta negativa. Aquí hay una mejor manera de decir lo mismo, sin dejar nada para la interpretación:
“¡Necesitamos hacer este proyecto!”
3. Use conectores simples en lugar de cadenas de palabras.
Las palabras de enlace pueden convertir oraciones simples en oraciones complejas. También puede hacerte parecer pretencioso.
¿Alguna vez has escrito algo como esto en una propuesta?
“A los efectos de este proyecto, y en caso de que se determine que necesitamos más información, asumiremos el papel de su cliente y realizaremos una auditoría de su sitio web”.
La próxima vez, prueba esto:
“Si necesitamos más información, realizaremos una auditoría de su sitio web desde la perspectiva de su cliente”.
4. Usa verbos activos en lugar de pasivos
La voz activa identifica claramente una acción y le dice al lector quién está realizando esa acción. Los lectores prefieren la voz activa porque es una forma más natural de comunicarse, que también garantiza que no haya malentendidos sobre quién está haciendo qué.
Por ejemplo, si estuviera escribiendo una propuesta y quisiera alardear de la increíble campaña que desarrolló su agencia, ¿cuál cree que es la declaración más poderosa?
“Se desarrolló una campaña en línea que resultó en atraer 400 nuevos suscriptores mensuales”.
O:
“Nuestro equipo de expertos digitales desarrolló una campaña en línea que atrajo a 400 nuevos suscriptores mensuales”.
La segunda declaración asegura que el énfasis esté en su acción exitosa. Además, no hay ambigüedad sobre quién hizo qué. Esto es especialmente importante cuando estás delineando roles y responsabilidades entre el cliente y tu negocio.
5. Usa verbos precisos en lugar de sustantivos abstractos
Los verbos existen para describir acciones, así que déjalos hacer su trabajo. Y mientras estás en eso, mantenlo simple.
Por qué decir,
"Nuestra aplicación de propuestas mejorará su tasa de cierre".
Cuando podrías decir,
"Nuestra aplicación de propuestas mejorará su tasa de cierre".
Más simple, más corto y más seguro. Deshazte de las palabras que no agregan valor.
6. Palabras cortas y cotidianas, no largas, académicas
Si intenta sonar demasiado elegante, la gente pensará que está tratando de hablar por encima de ellos o que está tratando de sonar más inteligente de lo que es. A la gente le gusta, confía y contrata a gente que entiende.
Si estuviera tratando de explicarle a un cliente potencial por qué su software de propuesta es excelente, podría decir :
“Nuestro software de propuestas agiliza todas las facetas del ecosistema de propuestas para facilitar la colaboración sin esfuerzo entre las partes interesadas internas y brindar una experiencia de cliente sin igual”.
Pero definitivamente sonarías como si te estuvieras esforzando demasiado.
En su lugar, apégate a palabras más cortas que realmente podrías usar en una conversación:
“Nuestro software de propuestas le brinda el control y la visibilidad que necesita para cerrar más tratos”.
7. Usa oraciones concisas con una idea principal
Tratar de meter varias ideas en una sola oración puede resultar confuso. Y si tratas de extender la oración para que encaje en más contexto, podría sonar como si estuvieras divagando.
Una forma sencilla de probar si puede dividir una oración es buscar la palabra "y" y ver si puede reemplazarla con un punto.
En lugar de decir:
“Nuestro negocio brinda un conjunto de servicios de limpieza para oficinas, espacios residenciales y locales comerciales, y también tenemos excelentes precios y una reputación espectacular”.
Puedes dividir tu punto en dos oraciones:
“Nuestro negocio ofrece un conjunto de servicios de limpieza para oficinas, espacios residenciales y locales comerciales. Además, tenemos los precios más bajos de la ciudad y una gran reputación que nos respalda”.
Gong labs plantea un gran punto en un artículo reciente: hay una diferencia fundamental entre breve y conciso. Corto se trata de longitud, pero conciso se trata de longitud y significado. Las oraciones más largas pueden funcionar bien, pero solo si están llenas de valor. A veces no puedes evitar una oración larga, así que en esas situaciones, asegúrate de que cada palabra tenga un propósito.
Pensamientos finales
Más allá del contenido y el formato de tu propuesta, tu escritura tiene un impacto mucho mayor de lo que piensas. Si bien el uso adecuado del tono y el estilo puede ayudarlo a personalizar su mensaje, el lenguaje que use podría ser la diferencia entre ganarse a su cliente potencial o ser descartado para la próxima propuesta mejor escrita.
Recuerde, si las personas no pueden entender de lo que está hablando, no se dejarán convencer por lo que tiene que decir. La próxima vez que tenga un prospecto prometedor en camino, consulte nuestra guía para escribir una propuesta comercial ganadora para obtener ayuda para asegurar el trato.