6 trucos de productividad de Business Intelligence Analyst para mejorar el flujo de trabajo

¿Quiere ser un analista de inteligencia empresarial más productivo?

Todavía estás leyendo, así que la respuesta es claramente: sí.

Hay dos formas en las que puedes hacer esto:

Podría quedar atrapado en lo que yo llamo el "molinillo de Google", buscando inútilmente consejos prácticos mientras navega por la madriguera del conejo del País de las Maravillas que es el contenido en línea. Sin embargo, este no es el mejor uso de su tiempo.

Alternativamente, podrías ser realmente productivo... y lee este artículo, donde expongo seis formas simples en las que puedes mejorar tu productividad esta semana.

1. Crear tablas de hechos para Excel

Ryan Farley, director ejecutivo de LawnStarter, dice que los analistas de inteligencia empresarial de su empresa tienen una forma interesante de reducir el tiempo que pasan en Excel:

“ Algo que diría que es más una buena práctica, pero que sin duda ahorra mucho tiempo y esfuerzo, es invertir tiempo para crear lo que llamamos 'tablas de hechos'. Estas tablas de hechos pueden ser conjuntos de datos creados con su herramienta de BI, vistas SQL o tablas SQL. Pero la premisa básica es que el 80 % de su trabajo en BI provendrá del 20 % de las mismas fuentes de datos. Ejemplos para nosotros en el cuidado del césped LawnStarter incluyen nuestro tráfico web a través del registro, nuestros clientes activos mensuales y nuestra segmentación de clientes. Usamos tanto estas cosas, que tenía sentido crear fuentes de datos a las que cualquiera pudiera conectarse directamente, por lo que uno, no tienen que discutir datos sin procesar, y dos, para garantizar que todos los que realizan análisis en, digamos, usuarios activos mensuales , está garantizado que busca usuarios activos mensuales. Además, esto permite que las personas con menos experiencia tengan confianza en sus resultados”.

La sugerencia de Farley es un gran ejemplo de externalizar su memoria mediante la creación de listas de información de fácil uso, que es otra gran manera de ser productivo.

2. Externaliza tu memoria con listas

Para ser más productivo, necesita liberar tanta energía mental como sea posible. Una gran manera de hacer esto es externalizar su propia memoria.

En lugar de que sus lóbulos frontales hagan el trabajo de recordar, ponga todas sus tareas en una lista de tareas pendientes. Liberará su cerebro para concentrarse en lo que debe hacerse en este momento, en lugar de en todas las cosas que deben hacerse ese día.

En su libro "La mente organizada", Daniel Levitin explica cómo las listas de tareas son facilitadores de la productividad: "El objetivo [de las listas de tareas] es sacar proyectos y situaciones de su mente, pero no perder ninguna idea potencialmente útil, externalizando tus lóbulos frontales. Luego, puede dar un paso atrás y mirar su lista desde el punto de vista de un observador y no dejarse llevar por lo último y lo más ruidoso en su cabeza”.

Al externalizar su memoria en una libreta de papel o en un documento de Word, está liberando su cerebro para tomar una mirada crítica e imparcial al problema en cuestión.

Además, no olvides priorizar.

3. Elige un sistema organizativo y apégate a él

Si las listas de tareas son pequeños fragmentos de memoria externa del tamaño de un kilobyte, los sistemas organizacionales son como plataformas de software completas para su cerebro. Si no tiene un sistema organizativo, definitivamente consiga uno.

Levitin recomienda elegir un sistema que ya exista. Por lo tanto, si tiene problemas para encontrar la forma de organizar sus archivos, manténgalo simple y utilice el orden alfabético. O bien, puede elegir un sistema organizacional exitoso y existente, como las "Capacidades críticas" que utiliza Gartner para estructurar sus Cuadrantes Mágicos (contenido completo disponible para los clientes de Gartner).

Si eres un triunfador, siempre puedes crear un sistema ligeramente diferente, como Thomas Jefferson, quien catalogó toda su biblioteca en tres categorías: historia, filosofía y bellas artes. (En la jerga del siglo XVIII, la ciencia, incluidas las computadoras, habría pasado a ser "filosofía").

Obtuvo la idea de su héroe, Francis Bacon.

Si tiene un sistema organizativo (supongo que la mayoría de ustedes lo tiene), apéguese a él y conviértalo en la columna vertebral de todo lo que hace en el trabajo. El cerebro está diseñado para organizar las cosas en categorías, por lo que mantener sus cosas organizadas mantiene su mundo exterior en una forma que le gusta a su cerebro y que puede digerir fácilmente.

Zak Cocos, vicepresidente de crecimiento de LawnStarter, tiene un gran ejemplo de creación de un sistema organizado para una mayor productividad:

“Un problema con el que nos encontrábamos eran las múltiples fuentes de verdad definidas por las propias consultas SQL de todos que respondían preguntas similares. Para resolver esto y volvernos más productivos respondiendo preguntas con datos, creamos un repositorio git con consultas de "fuentes de la verdad" (que a veces incluso definen vistas o tablas de resumen). Esto nos dio algunos beneficios: 1. Tener todas estas consultas en un solo lugar nos da mucha más confianza en los datos y análisis que producimos.2. Nuestras consultas ahora están controladas por versiones, por lo que puede ver su historial y progreso a lo largo del tiempo.3. Debido a que las consultas son públicas, hay una mayor discusión y atención a los detalles sobre su precisión. ¡Este simple cambio hizo que nuestro BI fuera más preciso, efectivo y productivo!”

4. Vuelve a la naturaleza

Según un estudio de la Universidad de Michigan, puedes mejorar tu productividad hasta en un 20%, simplemente dando un paseo por el parque.

Por alguna razón, hacer lo de Thoreau incluso por unos minutos puede mejorar tu memoria y atención. Los participantes del estudio dieron un paseo de 20 minutos por un arboreto y descubrieron que su rendimiento mental mejoró. Una caminata similar en un entorno urbano no tuvo ese efecto.

¿Qué tan poderoso es el efecto de la naturaleza en la mente? Lo suficiente como para que los sujetos de prueba que miraron una imagen de la naturaleza durante diez minutos se desempeñaran mejor que los sujetos que dieron otro paseo urbano. Un descanso de 10 minutos con un libro de mesa de café de, digamos, Parques Nacionales, que puede obtener de una biblioteca, podría valer más que navegar por una calle concurrida de la ciudad.

Ahora eres un 20% más productivo.

5. Entra en el modo de soñar despierto

Con esto no me refiero a “planificar tus próximas vacaciones”. "Soñar despierto" aquí se refiere a lo que Marcus Raichle llama "el modo predeterminado". Es un estado en el que las ideas pueden entrar y salir de tu cabeza y “ningún pensamiento individual exige una respuesta”.

El modo predeterminado es lo opuesto a la atención consciente. Cada vez que tu mente divaga, ingresa al modo predeterminado.

Entonces, ¿cómo te hace más productivo el modo predeterminado? Le permite identificar conexiones que de otro modo no estarían allí. El modo predeterminado “está marcado por el flujo de conexiones entre ideas y pensamientos dispares, y una relativa falta de barreras entre los sentidos y los conceptos”, según Levitin.

Considere organizar algunos períodos de su día en bloques que le permitan soñar despierto así. Haz lo que sea necesario para llegar a este estado, especialmente cuando intentas encontrar la respuesta a un problema particularmente difícil. Normalmente me alejo de mi escritorio para hacer esto. Por alguna razón, cambiar donde estoy me ayuda a cambiar mi forma de pensar. La inclinación del modo predeterminado por encontrar conexiones puede proporcionar una solución desde un lugar que ni siquiera consideró.

6. Bloquea periodos de tiempo de 52 minutos

Aparentemente, el número mágico de la productividad es 52... y 17.

En un estudio del Grupo Draugiem, esos son los intervalos de trabajo y descanso utilizados por el grupo de personas más productivo en un estudio de productividad laboral. Aparentemente, las personas que realizan períodos de trabajo de 52 minutos, seguidos de descansos de 17 minutos, son más productivas.

Levitin está de acuerdo: "Las tareas difíciles se benefician de un período sostenido de concentración de cincuenta minutos o más, debido a la cantidad de tiempo que le toma a su cerebro establecerse y mantener un estado concentrado".

Si está buscando entrar en ese estado de ensueño, considere probar trozos de trabajo de 50 minutos. Le permitirá suficiente tiempo para entrar en el modo predeterminado y maximizar aún más su productividad.

¿Hacks de productividad que ha usado como analista de inteligencia de negocios?

¿Tienes algún gran truco de productividad? Si es así, ¡me encantaría saber de ellos! Cuanto más comparta, más se beneficiarán los demás lectores de las formas de hacer más en menos tiempo.

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