El mejor software de gestión de gastos para empresas de comercio electrónico

Como un arqueólogo que recorre el desierto, finalmente desentierra ese recibo de Google Ads de marzo pasado, enterrado en las profundidades de su bandeja de entrada. "Solo faltan seis más", te dices a ti mismo, mientras cargas el artefacto perdido hace mucho tiempo en tu software de contabilidad.

Todos conocemos el dolor de buscar recibos de múltiples plataformas publicitarias y tratar de relacionarlos con nuestros gastos. Pero la mayor parte de esa frustración y pérdida de tiempo se puede evitar con el software de gestión de gastos adecuado.

Muchos gastos que son comunes en las empresas de comercio electrónico no son realmente considerados como gastos por las aplicaciones de gestión de gastos. Estas aplicaciones generalmente se enfocan en negocios generales y gastos de viaje. Si bien las empresas de comercio electrónico también incurren en esos gastos, los gastos específicos del sector, como los recibos de anuncios y los pagos en múltiples plataformas, son más difíciles de rastrear.

Eso hace que sea un desafío encontrar una buena solución todo en uno que cumpla con los matices de la gestión de gastos de comercio electrónico. Para reducir el trabajo manual que realiza en la gestión de gastos y liberar tiempo valioso para trabajar en su negocio, debe considerar:

• ¿Obtiene una visión general en tiempo real de sus gastos?
• ¿La automatización de la recolección de recibos le ahorraría tiempo y esfuerzo?
• ¿Su software tiene la variedad de integraciones que necesita para prosperar?
• ¿Puede separar sus gastos por proveedores específicos?

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Opciones de software de gestión de gastos en el mercado actual

Hay muchas opciones cuando se trata de encontrar un buen software de gestión de gastos. Si bien existen algunas plataformas con excelentes características que se adaptan al comercio electrónico, no están diseñadas específicamente para satisfacer las necesidades de las empresas de comercio electrónico. Veamos algunos de los contendientes.

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SAP Concur

SAP Concur tiene que ver con la optimización de los procesos para ofrecer ahorros de eficiencia, con un enfoque en la eliminación de la entrada manual de datos, la pérdida de recibos y los reembolsos de IVA no reclamados. Como tal, quizás sea más adecuado para organizaciones más grandes.

• Captura y envío de recibos a través de una aplicación nativa
• Reglas de gastos automatizadas para lograr coherencia en toda la empresa
• Se sincroniza con fuentes de datos de bancos, tarjetas de crédito y algunas empresas de terceros
• Procesos automáticos de revisión de gastos
• Tablero inteligente para rastrear gastos contra presupuestos

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brex

Si bien Brex no está dirigido únicamente a las marcas de comercio electrónico, está dirigido a empresas centradas en la tecnología, por lo que se superpone con el comercio electrónico. Su producto de gestión de gastos directo ha existido por un tiempo y recientemente lanzó su software de gestión de gastos.

• Coincidencia automática de recibos después de enviar los recibos por correo electrónico o mensaje de texto
• Función de detección de anomalías impulsada por IA
• Sincroniza datos de múltiples fuentes para la reconciliación de gastos automatizada
• Reembolsos de gastos globales en monedas locales
• Informes de gastos personalizados para ver dónde se pueden hacer ahorros

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Gastos de Zoho

Zoho Expense es la aplicación de seguimiento de gastos comerciales del conjunto de herramientas comerciales de Zoho, lo que significa que se integra con otras aplicaciones de administración financiera de Zoho. Es una plataforma a un precio muy razonable adecuada para manejar todos los aspectos de la gestión de gastos y la generación de informes para las pymes.

• Escanea recibos a través de iOS o Android
• Informes de gastos automatizados
• Obtenga fuentes de tarjetas de crédito y automatice la reconciliación
• Procesos de aprobación simplificados y automatizados
• Solicitudes de compra integradas para un mayor control sobre los gastos

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Gastar

Expensify es una aplicación para realizar un seguimiento de los gastos comerciales sobre la marcha. La mayor parte de la funcionalidad de administración de gastos se puede realizar en su teléfono, mientras que una serie de prácticas integraciones ayudan a automatizar y agilizar los procesos relacionados con la carga y asignación de recibos.

• Escáner de recibos en la aplicación nativa
• Importaciones de tarjetas de crédito con combinación automática de recibos
• Flujos de trabajo de aprobación personalizados para políticas de gastos
• Se integra con Sage, QuickBooks, Xero y Oracle
• Integraciones de recibos con Uber, Trainline, The Parking Spot y más

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QuickBooks

Una de las muchas características del software de contabilidad inteligente QuickBooks es su herramienta de gestión de gastos integrada. Existen ventajas obvias en el manejo de los gastos a través de su plataforma de contabilidad. Sus funciones no se han desarrollado específicamente para el comercio electrónico, pero muchas de ellas se traducen en negocios de comercio electrónico.

• Organización automática y coincidencia de recibos con transacciones.
• Conecte sus fuentes bancarias y de tarjetas de crédito
• Clasificación instantánea de gastos en la categoría fiscal correcta
• Tome una foto de los recibos y envíelos por correo electrónico a su cuenta de QuickBooks
• Colaboración en la aplicación con su contador

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Cómo manejar la gestión de gastos de comercio electrónico

La mejor manera de estar al tanto de sus gastos con el mínimo compromiso de tiempo es invertir en una plataforma o aplicación para realizar un seguimiento de los gastos comerciales. El software adecuado para su empresa dependerá del tipo de gastos en los que incurra normalmente.

Para la mayoría de las empresas de comercio electrónico, esto incluirá:

• Agrupación automática de gastos de forma útil o lógica
• Reducir el tiempo que se tarda en enviar un recibo desde una bandeja de entrada o una cuenta a donde debe estar
• Automatización de la captura e importación de recibos de plataformas y proveedores de uso frecuente
• Reducir el tiempo dedicado a descargar y asignar recibos de Google Ads

El software y las aplicaciones que hemos presentado anteriormente tienen excelentes características y marcan algunas de las casillas, pero ninguno de ellos está orientado únicamente al comercio electrónico. Es por eso que tenemos que lanzar nuestro sombrero al ring...

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junio

Sabemos que encontrar una solución todo en uno para la gestión de gastos es difícil. Es por eso que somos grandes fanáticos del software que lo ayuda a integrar la gama completa de plataformas que necesita para administrar su negocio con éxito. También es por eso que nuestra plataforma está construida de esa manera.

Cartas sobre la mesa: Juni no es un software de gestión de gastos. Pero nuestro objetivo es satisfacer las necesidades financieras de las empresas de comercio electrónico, lo que significa que existe una superposición considerable.

Todo lo que hacemos está enfocado en satisfacer sus necesidades como propietario de un negocio de comercio electrónico. Si la mayoría de sus gastos son compras de medios y transacciones en línea, Juni le brindará muchas de las cosas que necesita del software de administración de gastos. Echemos un vistazo a algunos de ellos.

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Resumen de gastos en tiempo real

Juni extrae todas las transacciones de sus fuentes bancarias, transacciones de tarjetas de crédito, pasarelas de pago, redes publicitarias y otras cuentas en un solo panel. Eso significa que puede realizar fácilmente un seguimiento de los gastos en un solo lugar.

También puede adjuntar recibos a las transacciones para tener todo listo para su contador o equipo de finanzas.

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Múltiples tarjetas virtuales

Con la creación instantánea de tarjetas virtuales y tantas tarjetas como necesite, Juni lo ayuda a administrar sus gastos en el punto de gasto. Asigne una tarjeta a su inversión en Google Ads, otra a Facebook Ads y una tercera a Amazon. Realice un seguimiento de las suscripciones asignando una tarjeta a Shopify, otra diferente a Klaviyo y una tercera a Yotpo.

O siga el ejemplo del minorista de productos electrónicos Boltshop y cree una tarjeta dedicada para cada proveedor. De esa forma, todos los gastos relacionados con un proveedor en particular se clasifican fácilmente. "Juni nos ha ayudado enormemente a obtener un nuevo nivel de control sobre nuestro negocio", dice el cofundador Max Bekink.

Desglose sus gastos de la manera que mejor le convenga, de modo que todos los gastos relacionados se agrupen inmediatamente en una sola tarjeta.

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Permisos y controles de grupos y usuarios

Otorgue fácilmente a individuos o grupos de empleados permiso para usar tarjetas específicas, de modo que pueda controlar quién puede gastar en cada una de ellas.

También puede establecer límites en tarjetas específicas, crear flujos de aprobación para gastos y agregar notas para aclarar los gastos.

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Hasta 40 cuentas multidivisa

Cree tantas cuentas IBAN como necesite como una forma adicional de desglosar los gastos en el punto de gasto. Obtenga cuentas IBAN en GBP, EUR, USD y SEK* para que pueda gastar en la moneda que tenga más sentido al mismo tiempo que agrupa inmediatamente todas las transacciones en cada moneda para un seguimiento simple de los gastos. Cree hasta diez cuentas para cada moneda.

*Cuentas SEK actualmente disponibles solo para empresas con sede en la UE.

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Coincidencia de recibos automáticos de Google Ads

Quizás la mayor pérdida de tiempo para las empresas de comercio electrónico en lo que respecta a la gestión de gastos son los recibos de Google Ads. Buscar en las bandejas de entrada, hacer clic en el panel de control de Google Ads, descargar facturas y recibos y asignarlos a transacciones con tarjeta. Es una gran carga administrativa si tiene que manejar una gran cantidad de transacciones. La integración de Google Ads de Juni y la coincidencia de recibos automáticos le ahorran inmediatamente una gran parte de ese tiempo.

Descubra cómo Juni puede ahorrarle más tiempo hoy