Herramientas de comunicación empresarial: las mejores soluciones para el éxito del equipo

Cuando simples correos electrónicos, llamadas, chats y reuniones pueden hacer girar su negocio, son imprescindibles herramientas de comunicación excepcionales.

Entonces, ¿cuál es la plataforma ideal para las comunicaciones empresariales? La verdad es que no existe una solución única para todos, pero hay algunas que se acercan.

Desde complementos de IA hasta capacidades asincrónicas y funciones remotas, el mar de herramientas de comunicación es vasto y está abarrotado. Es por eso que hemos reunido los mejores que satisfacen las demandas de los entornos de trabajo dinámicos distribuidos de hoy.

Estas herramientas están marcando el camino y empoderando a quienes las utilizan. Pero primero, veamos por qué la comunicación empresarial es tan importante.

Por qué son importantes las comunicaciones empresariales

La comunicación empresarial es el flujo de información tanto dentro como fuera de una organización. La comunicación facilita la colaboración entre equipos, líderes y partes externas para lograr los objetivos de la empresa.

La comunicación empresarial eficaz puede generar confianza, maximizar la productividad y aumentar la retención de empleados dentro de los equipos. Mientras tanto, las fallas en la comunicación son a menudo responsables del incumplimiento de expectativas. Va en ambos sentidos.

Según McKinsey, una mala comunicación puede obstaculizar significativamente el éxito de los proyectos empresariales. Una encuesta reveló que el 44% de los ejecutivos vinculaban las barreras de comunicación del equipo con retrasos y fracasos en los proyectos, y el 18% culpaba a la falta de comunicación por la pérdida de ventas, que a veces ascendía a cientos de miles de dólares. Estos conocimientos resaltan el papel fundamental de la comunicación eficaz en el éxito empresarial y los altos costos asociados con las fallas en la comunicación.

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El estado actual de la comunicación empresarial

Para seleccionar las herramientas adecuadas, comencemos examinando cómo se comunican los equipos. Según un estudio de Project.co, la comunicación en equipo actualmente se ve así:

• El 31% utiliza el correo electrónico.
• El 30% utiliza herramientas de mensajería en equipo como Slack.
• El 15% utiliza herramientas de gestión de proyectos.
• El 7% se comunica por teléfono.
• El 7% se comunica cara a cara.

Muchas empresas adoptan permanentemente el trabajo remoto; sin embargo, esta configuración introduce obstáculos de comunicación adicionales, como pérdida de tiempo, mensajes perdidos, agotamiento, archivos perdidos, mala experiencia del cliente y desgaste del cliente.

Si es propietario de una empresa y se enfrenta a desafíos de gestión de comunicaciones en un entorno remoto, no está solo. Más del 70% de las empresas adoptaron nuevas herramientas el año pasado para ayudar a organizar, comunicar y gestionar proyectos.

En 2024, las empresas avanzarán hacia la adopción de herramientas de comunicación unificada que reduzcan la incertidumbre, mejoren la toma de decisiones y respalden plenamente las necesidades de los equipos remotos. Estas herramientas integran inteligencia artificial, comunicación asincrónica y diversos canales comerciales, ofreciendo una forma confiable, efectiva y atractiva de mejorar las comunicaciones de la fuerza laboral.

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Herramientas de comunicación empresarial mejor valoradas

1) Siguiente

Nextiva es un ganador del premio Gartner que se destaca como una de las principales plataformas de comunicación empresarial. Al combinar llamadas de voz, mensajería en equipo, videoconferencias, capacidades de centro de llamadas y herramientas de gestión de clientes de manera eficiente en una plataforma fácil de usar, Nextiva ayuda a los propietarios de empresas a tomar el control de sus canales de comunicación.

Las empresas que se asocian con Nextiva pueden ofrecer fácilmente un servicio al cliente personalizado de primera clase y comunicarse sin problemas con sus equipos, sin importar dónde se encuentren.

Cómo Nextiva mejora la comunicación empresarial

Al optimizar múltiples canales en una sola plataforma, Nextiva ayuda a las empresas a ahorrar tiempo, brindar atención al cliente personalizada, tomar decisiones más rápidas y evitar costosas faltas de comunicación. No te pierdas nunca el mensaje de un cliente o empleado con el sistema de comunicación unificada de Nextiva.

Características notables

• Comunicación empresarial todo en uno (teléfono VoIP, mensajería en equipo, videochat y más)
• Gestión de relaciones con el cliente.
• Aplicaciones de escritorio y móviles (iOS y Android)
• Automatización del flujo de trabajo de IA y análisis avanzados
• Herramientas de gestión de reputación y redes sociales
• Soluciones de contact center y enrutamiento avanzado de llamadas

Valoración del cliente: 4,5 sobre 5 (2.908 valoraciones G2)

2) flojo

Slack, el centro neurálgico de las aplicaciones de mensajería para equipos, a menudo reemplaza al correo electrónico como principal canal de comunicación para los equipos empresariales. También agiliza la comunicación de los empleados y el intercambio de archivos, facilitando la distribución de información.

La interfaz fácil de usar de Slack facilita la gestión de múltiples conversaciones y estar al tanto de los canales de comunicación, lo que ayuda a los equipos a mantenerse organizados y en sintonía.

Cómo Slack mejora la comunicación empresarial

Slack elimina las complicaciones de la comunicación empresarial al centralizar todos los mensajes, archivos y herramientas del equipo empresarial en una plataforma de mensajería fácil de usar. Slack reemplaza el correo electrónico para muchas empresas y ofrece una herramienta que brinda mejor organización, velocidad y seguridad.

En lugar de cadenas de correo electrónico largas y abarrotadas, la comunicación se organiza en canales que son fáciles de crear, buscar y unirse. Cada canal facilita los chats de grupos de trabajo, la participación de los empleados y la colaboración en equipo.

Características notables

• Mensajería instantánea empresarial con capacidades para compartir archivos
• Canales de conversación buscables
• Integración sencilla con aplicaciones y herramientas de productividad populares
• Invitaciones sencillas para miembros del equipo externo o invitados

Valoración del cliente: 4,5 sobre 5 (32.191 valoraciones G2)

3) noción

Notion es un espacio de trabajo todo en uno que une la toma de notas, la gestión de proyectos, bases de datos, galerías de imágenes y calendarios en una plataforma sencilla e intuitiva.

Comience desde cero y personalice la plataforma según sus necesidades comerciales específicas, o utilice la biblioteca de plantillas profesionales de Notion para obtener una ventaja sólida. Esta adaptabilidad convierte a Notion en una opción popular entre los propietarios de pequeñas empresas que desean una herramienta rentable pero hecha a medida con una amplia gama de aplicaciones.

Cómo Notion mejora la comunicación empresarial

Notion simplifica la comunicación empresarial ayudando a los equipos a mantenerse organizados en un espacio unificado. Sus herramientas personalizables para el seguimiento de proyectos y la delegación de tareas brindan claridad y responsabilidad para equipos remotos, híbridos o en la oficina.

Características notables

• Aplicación completa para tomar notas y documentación
• Gestión de tareas y bases de datos totalmente personalizables.
• Gestión de proyectos con vistas de calendario y línea de tiempo.
• Herramientas para compartir y colaborar

Valoración del cliente: 4,7 sobre 5 (5.031 opiniones de G2)

4) asanas

Como líder en el espacio de gestión de proyectos, Asana es conocida por su elegante interfaz de usuario, su conjunto completo de capacidades de automatización y flujo de trabajo, y sus funciones de gestión de recursos.

Con Asana, los equipos pueden gestionar fácilmente todos sus proyectos, objetivos y responsabilidades en todos los departamentos y realizar un trabajo de alta calidad. Con las funciones predictivas de IA próximamente, la gestión de proyectos con Asana está a punto de mejorar aún más.

Cómo Asana mejora la comunicación empresarial

Las capacidades de gestión de proyectos de Asana brindan a los equipos, tanto pequeños como grandes, vistas completas de las tareas, cronogramas de los proyectos y actualizaciones. Su interfaz optimizada garantiza que todos estén alineados con las tareas y responsabilidades, lo que reduce la necesidad de mensajes excesivos y minimiza las faltas de comunicación.

Características notables

• Herramienta integral de gestión de proyectos
• Vistas de proyectos personalizables (por ejemplo, tableros Kanban) y permisos
• Integraciones de aplicaciones populares (p. ej., integración de pizarra Miro)
• Plantillas de proyecto y paneles de control

Valoración del cliente: 4,3 sobre 5 (9.550 valoraciones G2)

5) Zoho Uno

Zoho One, a menudo denominado sistema operativo empresarial, integra aplicaciones de ventas, marketing, soporte, contabilidad, operaciones y recursos humanos en una sola plataforma.

Con más de 55 aplicaciones para elegir, los propietarios de empresas pueden personalizar completamente la plataforma según sus necesidades específicas. Zoho tiene como objetivo eliminar las barreras entre departamentos y aumentar la eficiencia operativa.

Cómo Zoho One mejora la comunicación empresarial

Zoho One combina comunicación, gestión de proyectos, CRM, finanzas y herramientas integradas de recursos humanos en una sola plataforma, lo que permite una mejor coordinación y flujo de información entre los departamentos comerciales.

Características notables

• Plataforma todo en uno que proporciona más de 55 herramientas de CRM, ventas y marketing
• Funciones de colaboración y funcionalidad de productividad
• Herramientas de gestión de finanzas y recursos humanos
• Herramienta personalizable y escalable

Valoración del cliente: 4,4 sobre 5 (19.129 valoraciones G2)

6) Telar

Loom permite a los equipos grabar y compartir fácilmente vídeos interactivos con compañeros de equipo y clientes. Esta herramienta única ayuda a los equipos a resolver problemas, brindar comentarios y potenciar la productividad.

La naturaleza asincrónica del intercambio de videos y el toque humano mejoran el enfoque, la claridad y la conexión dentro de los equipos distribuidos.

Cómo Loom mejora la comunicación empresarial

Loom proporciona herramientas de grabación de pantalla y vídeo fáciles de usar, lo que proporciona una forma personal y atractiva de compartir información y comentarios, especialmente para equipos remotos.

Loom se puede utilizar para grabar seminarios web, responder mensajes con comentarios detallados en video y distribuir información recurrente en toda la empresa.

Características notables

• Grabación y uso compartido de vídeo en pantalla dual fácil de usar
• Capacidades de transcripción y subtítulos
• Reacciones e ideas interactivas de los espectadores
• Integración sencilla con herramientas de productividad populares

Valoración del cliente: 4,7 sobre 5 (1.827 reseñas de G2)

Seleccionar la mejor herramienta de comunicación para su negocio

️ Está basado en la nube y tiene una configuración rápida

Una herramienta basada en la nube permite un fácil acceso desde cualquier lugar, lo que la hace ideal para que empresas distribuidas y globales se comuniquen y compartan archivos a través del almacenamiento en la nube.

Elegir una herramienta que requiera una configuración mínima y se integre en su infraestructura existente evita el tiempo de inactividad y permite a su equipo comenzar rápidamente.

️ Ofrece una combinación de funciones de comunicación asincrónica y en tiempo real.

La plataforma de comunicación que elija debe incluir una combinación de funciones de comunicación asincrónicas (por ejemplo, correo electrónico y mensajes de equipo) y en tiempo real (por ejemplo, herramientas de videoconferencia y aplicaciones de mensajería instantánea). Esta combinación se adapta a diferentes estilos de trabajo y necesidades de proyectos, al tiempo que garantiza flexibilidad en la forma en que se comunica su equipo, especialmente en modelos de trabajo híbridos.

La comunicación asincrónica tiene como objetivo minimizar las distracciones y las notificaciones, permitiendo al destinatario trabajar sin interrupciones.

Con la popularidad de las reuniones virtuales , los equipos anhelan formatos de trabajo más asincrónicos. Un estudio de 2023 encontró que el 42% de los trabajadores del conocimiento querían más de este estilo de trabajo, mientras que solo el 14% ansiaban menos. Otras ventajas importantes del trabajo asincrónico incluyen su capacidad para minimizar el agotamiento, aumentar la confianza del equipo y mejorar la productividad.

Es más, las empresas que destacan en el trabajo asincrónico pueden utilizar datos relacionados para aumentar su eficiencia impulsada por la IA.

️ Resuelve necesidades comerciales prácticas

Considere la naturaleza práctica de cada herramienta y concéntrese en sus características esenciales en relación con las necesidades específicas de su equipo en lugar de distraerse con detalles adicionales. Claro, la nueva funcionalidad de IA puede parecer vanguardista y genial, pero ¿vale la pena cambiar si las funciones que más utilizas carecen de la funcionalidad que necesitas?

Ya sea que esté gestionando proyectos, generando ideas o realizando reuniones en línea, cada herramienta debe mejorar estas tareas, no complicarlas.

️ Se integra con aplicaciones existentes

Si tiene una empresa establecida, probablemente ya tenga algunas herramientas de comunicación en equipo de las que no quiera desprenderse. Asegúrese de que cualquier plataforma nueva ofrezca integraciones sencillas con las aplicaciones y herramientas que su empresa ya utiliza.

Basta con tomarlo del sitio de revisión de software de igual a igual G2: las integraciones reducen significativamente el tiempo dedicado a hacer malabarismos con herramientas separadas y aumentan la productividad. Nextiva se integra fácilmente con herramientas populares como Zoho, Salesforce, HubSpot, Zendesk, Microsoft Outlook, Google Workspace, Microsoft Teams y Oracle Sales Cloud.

️ Ofrece aplicaciones móviles y de escritorio

Hoy en día, muchos equipos pueden trabajar desde cualquier lugar. Elegir herramientas que sean tan móviles como su equipo impulsará la productividad de una manera que resulte adecuada para los miembros del equipo. Las aplicaciones móviles y de escritorio garantizan que puedan mantenerse conectados y productivos desde sus hogares, en la cafetería o en el lugar de trabajo. Cerrar las brechas entre el hogar, la oficina y los espacios de trabajo en movimiento es más importante que nunca.

️ Tiene planes de precios flexibles

Las herramientas adecuadas ofrecen opciones de precios que pueden escalar con su negocio. Busque planes de precios flexibles que brinden funciones básicas en los niveles inferiores y al mismo tiempo proporcionen funciones más avanzadas para equipos grandes. A medida que su negocio crezca, evite la molestia de cambiar a otra herramienta nueva. Seleccione uno que pueda adaptarse y satisfacer sus necesidades cambiantes desde el principio.

Mejore la productividad y trabaje más rápido con Nextiva

El año pasado, las demandas de los clientes y del mercado aumentaron, y lo que esperamos de una plataforma de comunicaciones va mucho más allá de lo que imaginamos hace una década.

Las herramientas de comunicación son la pieza clave para potenciar el trabajo en equipo y aumentar la productividad empresarial.

Las herramientas adecuadas pueden brindar claridad, mejorar la toma de decisiones y respaldar plenamente el nuevo modelo híbrido de trabajo remoto. De cara al futuro, la IA desempeñará un papel aún mayor en la revolucionar las comunicaciones internas y externas, ofreciendo formas más inteligentes, intuitivas y cada vez más automatizadas de conectarse y colaborar.

Cada una de las herramientas analizadas (Nextiva, Slack, Notion, Asana, Zoho One y Loom) aporta características únicas. Estas plataformas están a la vanguardia de la mejora de las comunicaciones empresariales y sólo serán más eficientes, predictivas y personalizadas a medida que avance la IA.

A medida que explora las mejores posibilidades para su estrategia de comunicación empresarial, es importante elegir las herramientas adecuadas. Nextiva se destaca como una plataforma unificada basada en la nube que aborda las necesidades de comunicación de las pequeñas empresas y se adapta a medida que su equipo crece. Descubra cómo Nextiva puede transformar la comunicación de su empresa.

Preguntas frecuentes sobre herramientas de comunicación