9 principales canales y ejemplos de comunicación empresarial

Desde las salas de juntas hasta las salas de descanso, desde las oficinas centrales de los rascacielos hasta las oficinas centrales, el consenso es claro: la buena comunicación es la piedra angular de un gran negocio.

Todos queremos mejorar el impacto de nuestros mensajes, pero con tantos canales, tecnologías y preferencias de equipo, ¿cuál es la clave para lograrlo juntos?

Todo se reduce a estos cuatro factores clave: comprender los matices y las necesidades, utilizar la tecnología de forma inteligente, gestionar cómo trabajan los equipos en conjunto y los conceptos básicos de la psicología humana. Los líderes necesitan encontrar la combinación adecuada de estos elementos para tener éxito.

Exploremos nueve de los mejores canales de comunicación digital que ayudarán a encaminar su empresa hacia el éxito.

¿Qué es un canal de comunicación empresarial?

Los canales de comunicación empresarial son formas de compartir información e ideas con otras personas dentro de una organización. Por lo general, se clasifican como canales externos o internos, según el destinatario de su mensaje.

Los canales externos están destinados a comunicarse con clientes, socios, prospectos y clientes fuera de su empresa. Los canales internos facilitan la comunicación entre los empleados, los líderes y otros miembros del equipo.

La comunicación es la clave para mantener la productividad, la cultura empresarial y el compromiso de los empleados.

Basta con echar un vistazo a estos hechos:

• Más del 95% de los trabajadores coinciden en que la comunicación afecta su eficacia en el lugar de trabajo.
• Más del 80% de los trabajadores estadounidenses citan la comunicación con los empleados como el factor principal para generar confianza entre una empresa y sus empleados.
• Casi el 70% de los empleados dice que la productividad aumentaría con mejores procesos de comunicación.

Cambios en los métodos de comunicación.

Los canales de comunicación empresarial se dividen en dos categorías distintas: canales sincrónicos y asincrónicos.

La comunicación sincrónica es cuando el intercambio de información ocurre en tiempo real, donde todos deben estar presentes y concentrados en el diálogo para obtener una comprensión compartida de la tarea en cuestión. Las llamadas telefónicas y las reuniones son ejemplos de comunicación sincrónica.

La comunicación asincrónica es cuando la información se entrega de forma preventiva para que todos puedan consumirla y actuar en consecuencia independientemente de las conversaciones en tiempo real. El correo electrónico, los vídeos grabados y las publicaciones de blogs son ejemplos de comunicación asincrónica.

La combinación de estos métodos de comunicación logra los mejores resultados.

Dado que el trabajo desde casa aumenta al 58% de la fuerza laboral y los empleados pasan un promedio de 20 horas a la semana usando herramientas de colaboración, la comunicación efectiva es la principal prioridad para la productividad.

Según una investigación realizada por Grammarly, está tomando forma un nuevo ecosistema de comunicación empresarial. Los empleados se comunican un 18% más por escrito y prefieren utilizar canales de comunicación asincrónicos.

Desafíos de la comunicación empresarial

En otra tendencia creciente, los líderes están notando la conexión entre la mala comunicación y su impacto en sus resultados, causado por una menor productividad, incumplimiento de plazos y costos crecientes.

Principales canales y ejemplos de comunicación empresarial

Desde la velocidad de la mensajería instantánea hasta la formalidad del correo electrónico y la eficiencia de las llamadas telefónicas VoIP , explore a continuación los pros y los contras de nuestros canales más esenciales.

1) Comunicación en persona

La comunicación cara a cara fomenta la conexión y genera confianza.

Esenciales para la formación de equipos e indispensables para reuniones clave, las interacciones en persona permiten que las personas se comuniquen de varias maneras: escuchando, comunicación verbal y comunicación no verbal.

Debido a la naturaleza altamente atractiva de las reuniones en persona, las personas están más atentas y libres de las distracciones habituales del teléfono y las videollamadas.

Las reuniones, encuentros y conferencias en la oficina son lugares ideales para reunirse con sus empleados y contactos, lo que le ayuda a establecer conexiones humanas en una fuerza laboral cada vez más digital.

Ventajas de la comunicación en persona

• Relaciones sólidas: las conexiones en persona son inmejorables para construir relaciones comerciales duraderas.
• Comunicación clara: los malentendidos se reducen gracias a la adición de señales no verbales.
• Retroalimentación inmediata: las conversaciones cara a cara fomentan la retroalimentación rápida sobre los temas de discusión.

Contras de la comunicación en persona

• Costo: Los costos de viaje, alojamiento, comida y entretenimiento pueden acumularse rápidamente.
• Uso de recursos: concertar una reunión en persona requiere más tiempo en comparación con conectarse virtualmente.
• Limitaciones geográficas: las reuniones en persona son inconvenientes para equipos y clientes globales.

2) Videoconferencia

Ya sea que sus empleados trabajen desde casa o interactúen con clientes de todo el mundo, la videoconferencia es un canal de comunicación que conecta equipos distribuidos.

Considérelo la mejor opción después de la comunicación en persona. Permite a los asistentes captar señales faciales, transmitir emociones humanas, establecer contacto visual y comprender la personalidad única de alguien.

El software de videoconferencia más popular incluye Zoom, Google Meet y Nextiva . Estas herramientas de alto rendimiento permiten a los equipos realizar reuniones por video, compartir su pantalla, chatear en vivo con los asistentes y más.

Ventajas de la videoconferencia:

• Alcance global: conéctese con clientes, socios, colegas y clientes en cualquier parte del mundo.
• Ahorro de tiempo y dinero: Reducir la cantidad de recursos invertidos en reuniones presenciales (p. ej., cenas, hoteles y café).
• Grabable y transcribible: grabe o transcriba fácilmente su reunión para referencia futura.
• Sutilezas de comunicación: evite malentendidos y establezca una buena relación observando señales sociales a través de videos.

Contras de la videoconferencia:

• Requisitos de conectividad: los asistentes deben tener una buena conexión a Internet para realizar reuniones confiables y de alta calidad.
• Menos personal: una reunión virtual es menos personal que una reunión cara a cara.
• Fatiga de la pantalla: una sobrecarga de reuniones virtuales puede provocar fatiga de la pantalla. Los síntomas comunes incluyen fatiga visual, dolores de cabeza y dificultad para concentrarse.

3) llamadas telefónicas

Las llamadas telefónicas son formas de comunicación rápidas, directas e inmediatas. Son personales y prácticos, lo que los hace ideales para esos momentos en los que necesitas respuestas.

Ayudan a los equipos a ir al grano en un hilo de correo electrónico y evitar la molestia de programar reuniones virtuales, al mismo tiempo que brindan un elemento humano a la conexión. Es por eso que el 67% de los trabajadores móviles reportan una mayor productividad y resolución de problemas con una simple llamada.

Como héroes anónimos de la comunicación empresarial, las llamadas telefónicas son relativamente sencillas. Los participantes necesitan acceso a un teléfono fijo clásico, un teléfono móvil o un servicio VoIP.

Ventajas de las llamadas telefónicas

• Toque personal: permite sutilezas como inflexiones de voz y pausas.
• Rápido y conveniente: Ideal para comunicaciones urgentes o preguntas simples que requieren la participación de una persona específica.
• Accesibilidad: la mayoría de las personas ya tienen acceso a un teléfono.
• Bajo costo: los sistemas telefónicos son económicos y VoIP ahorra a las empresas hasta un 60% .

Contras de las llamadas telefónicas

• Impersonal: las señales de comunicación no verbal, como el lenguaje corporal y el contacto visual, no están disponibles.
• Sin imágenes: la falta de contexto visual puede llevar a una mala interpretación del tono o del mensaje.

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4) Mensajes de texto

Los mensajes de texto son formas de comunicación rápidas, eficientes y discretas. Son una opción ideal para actualizaciones rápidas del equipo, preguntas sencillas y momentos "para su información" que no requieren una respuesta larga.

Las empresas también están adoptando cada vez más los SMS como canal de comunicación clave para sus clientes, gracias a su tasa de apertura excepcionalmente alta del 98%. Esta alta tasa de participación hace que los SMS sean una obviedad para muchas empresas, y el 90% de ellas informan campañas de marketing por SMS exitosas.

Una aplicación básica de mensajería de texto como WhatsApp, Facebook Messenger, aplicaciones de mensajería estándar en teléfonos celulares o un servicio basado en VoIP como el de Nextiva es todo lo que necesita para comenzar con esta forma de comunicación.

Ventajas de los mensajes de texto

• Velocidad, eficiencia y accesibilidad: la entrega de mensajes se realiza en tiempo real, mejora la colaboración con los equipos y crea conexiones con los clientes. Es más, casi todo el mundo tiene acceso a un teléfono móvil con una aplicación de mensajería de texto.
• Mínimamente disruptivo: las llamadas telefónicas y las reuniones virtuales a menudo perturban el flujo de trabajo de una persona. Los mensajes de texto perturban mínimamente su agenda.
• Capacidades de mantenimiento de registros: a diferencia de las llamadas telefónicas, los mensajes de texto le permiten guardar un archivo detallado de su conversación.

Contras de los mensajes de texto

• Carece de matices: es fácil malinterpretar el tono, el significado y las abreviaturas de los mensajes de texto modernos.
• Comunicación informal: puede que no sea adecuada para todos los mensajes comerciales, especialmente la comunicación de alto riesgo.
• Puede parecer intrusivo: Demasiados mensajes de texto en ciertos momentos del día pueden parecer intrusivos para algunos.

5) vídeo grabado

Las reuniones virtuales a menudo carecen del tiempo y la profundidad necesarios para transmitir adecuadamente su mensaje; un vídeo grabado puede ayudar a llenar los vacíos.

Grabar un vídeo, con o sin imágenes, le permite comunicar todos los puntos que necesita cubrir y al mismo tiempo permite al destinatario conservar la grabación como referencia a largo plazo.

El vídeo alguna vez fue un medio complejo de producir y editar, pero ahora, gracias a las revolucionarias plataformas de edición y alojamiento como YouTube, Vidyard y Loom, puedes producir y compartir videos rápidamente en cuestión de segundos.

Ventajas del vídeo grabado

• Comodidad: grabe su mensaje una vez y compártalo con tantos destinatarios como desee. Los destinatarios pueden ver el vídeo según su propio horario.
• Reutilizabilidad: produzca un video y envíelo o edítelo varias veces si es necesario. Es ideal para fines educativos.
• Personalización: personalice la grabación para incluir referencias únicas para el espectador, aumentando la confianza y realzando la efectividad de su mensaje.

Contras del video grabado

• Carece de interacción: el video carece del compromiso bidireccional y la autenticidad necesarios para formar relaciones sólidas.
• Lleva tiempo: las grabaciones más complejas pueden requerir más tiempo para producirlas, filmarlas y editarlas.
• Requiere habilidades de edición: ya sea que esté usando su teléfono móvil o produciendo un video ingenioso, es posible que necesite habilidades de edición para obtener el corte final perfecto.

6) Chat en equipo

Las plataformas de chat en equipo han reemplazado al correo electrónico como principal método de comunicación para muchos equipos, y el 65% de las empresas Fortune 100 dependen de estas aplicaciones como parte de su tecnología de comunicación empresarial.

Menos formales que el correo electrónico, las plataformas de mensajería para equipos fomentan una atmósfera de equipo en línea, promueven una cultura empresarial en rápida evolución e impulsan las capacidades de colaboración.

Herramientas líderes como Microsoft Teams, Slack y Nextiva son centros digitales para equipos que necesitan un lugar para chatear, compartir información y archivos, y mantener el negocio en marcha rápidamente.

Ventajas del chat en equipo

• Comunicación instantánea: al igual que los mensajes de texto, el chat en equipo facilita respuestas rápidas a las comunicaciones y solicitudes.
• Colaboración mejorada: comparta fácilmente archivos, comentarios e ideas en tiempo real.
• Movilidad: con aplicaciones móviles y de escritorio, se puede acceder a las modernas herramientas de chat en equipo desde cualquier lugar y en cualquier momento.

Contras del chat en equipo

• Comunicación informal: a diferencia del correo electrónico, el chat en equipo se considera un canal de comunicación menos formal y puede parecer menos profesional.
• Notificaciones que distraen: un flujo constante de notificaciones puede inhibir la productividad diaria.
• Mensajes perdidos: dentro de equipos más grandes, los mensajes perdidos son una posibilidad dada la gran cantidad de notificaciones diarias.

7) correo electrónico

El correo electrónico es el caballo de batalla digital confiable de la comunicación empresarial: los trabajadores reciben un promedio de 74 correos electrónicos por día y envían 26 correos electrónicos por día.

Los canales escritos son ideales para enviar mensajes detallados, comunicarse con contactos formales y mantener registros claros de conversaciones relacionadas con negocios.

Aunque la seguridad del correo electrónico ha mejorado enormemente, no se recomienda enviar información comercial confidencial por correo electrónico.

La evidencia en contra del correo electrónico puede ser abrumadora: el 80% de las organizaciones globales han experimentado un aumento en los ataques de phishing por correo electrónico y el 92% de las organizaciones fueron víctimas de estas trampas en 2022.

Las herramientas clásicas como Gmail, Outlook y Yahoo Mail son plataformas de correo electrónico gigantes que ofrecen funciones seguras y confiables para empresas de todos los tamaños.

Ventajas del correo electrónico

• Accesible: el correo electrónico funciona en varios dispositivos comunes, lo que lo convierte en una forma de comunicación flexible y conveniente.
• Ampliamente utilizado: el correo electrónico es una forma universalmente aceptada de comunicación empresarial digital y casi todo el mundo se siente cómodo con él.
• Profesional: el correo electrónico se considera un medio de comunicación formal y profesional adecuado para todo tipo de correspondencia comercial.

Contras del correo electrónico

• Inseguro: los trabajadores pueden ser fácilmente víctimas de ataques de phishing y otras estafas por correo electrónico que pueden comprometer información empresarial confidencial.
• No deseado: las bandejas de entrada de las empresas suelen verse abrumadas por correos electrónicos no deseados.
• No seguro: sin un cifrado adecuado, los correos electrónicos son vulnerables a la interceptación no autorizada y ponen en riesgo la información empresarial confidencial.

8) Redes sociales

Las redes sociales son un canal de comunicación importante que permite a las empresas generar y fomentar nuevas relaciones en línea.

Ya sea que esté creando conexiones con nuevos clientes, interactuando con clientes potenciales en los comentarios o teniendo conversaciones más largas a través de mensajes directos, las conversaciones en las redes sociales son otra forma para que las empresas generen confianza, comuniquen los valores de la marca e interactúen con el público.

Para muchas empresas, las plataformas de redes sociales como LinkedIn, X, Facebook, Instagram y TikTok les permiten conectarse con un nuevo tipo de cliente. Es más, la naturaleza informal de los canales añade un componente auténtico que es exclusivo de las plataformas.

Ventajas de las redes sociales

• Compromiso directo: evite las barreras de conexión comunicándose directamente con su cliente objetivo a través de su página de redes sociales.
• Construcción de marca y autoridad: cree contenido y conversaciones que consoliden su autoridad y comuniquen la historia de su marca a una amplia audiencia.
• Alcance global: interactuar con clientes y clientes existentes y potenciales en todo el mundo.

Contras de las redes sociales

• Sujeto a reacción pública: las conversaciones negativas en los comentarios pueden resultar contraproducentes y crear una pesadilla de relaciones públicas.
• Uso intensivo de recursos: las redes sociales requieren un flujo constante de contenido para crecer y mantener la visibilidad entre su audiencia.
• Baja visibilidad: los algoritmos confusos de las redes sociales pueden impedir que su contenido llegue a la audiencia adecuada.

9) Blogs

Un blog es una forma única de explorar temas relacionados con los negocios, mostrar experiencia y construir una comunidad entre sus clientes o empleados más leales.

Puede comenzar a escribir blogs seleccionando primero un nicho relacionado con su negocio. Escriba contenido que intrigará a su público objetivo, resolverá sus mayores desafíos o inculcará un mayor sentido de comunidad.

Ejemplos de blogs que las empresas pueden explorar incluyen blogs de empresas y blogs de equipos internos.

Ventajas de los blogs

• Liderazgo intelectual: pocos canales de comunicación generan autoridad como el contenido de un blog extenso.
• Visibilidad online: un blog público con una estrategia SEO eficaz aumentará el atractivo de su sitio web para plataformas de búsqueda como Google.
• Generación de leads: los blogs impulsados ​​por el valor con llamados a la acción persuasivos pueden ser herramientas efectivas para la estrategia de generación de leads de tu negocio.

Contras de los blogs

• Uso intensivo de recursos: los blogs consistentes requieren contenido semanal de formato largo cuya producción es costosa y requiere mucho tiempo.
• Resultados lentos: ver los resultados de su contenido de alta calidad puede llevar semanas, si no meses.
• Volumen de contenido: hacer crecer un blog requiere una producción de contenido constante semana tras semana.

Elegir el mejor método de comunicación

Al seleccionar una o más herramientas de comunicación, considere algunos factores antes de hacer su elección. Pregúntese:

• ¿Cuánto confían usted y el destinatario en el canal de comunicación?
• ¿Cuál es el impacto previsto de su mensaje?
• ¿Existen preocupaciones de privacidad y seguridad?
• ¿Qué tan rápido le gustaría que se lo entreguen?

Tome nota de sus objetivos, pero también considere cómo la combinación de medio y mensaje elegido puede afectar a su destinatario. ¿Recibirás la respuesta que estás esperando? ¿Afectará positiva o negativamente su relación comercial?

Hacer un balance de estos puntos clave facilita la toma de decisiones a la hora de dar forma a la comunicación de su empresa.

Confianza y familiaridad

Considere qué tan familiarizados están usted y su destinatario con el canal elegido. Un medio común que utilice con frecuencia puede mejorar la confianza y conducir a una comunicación más eficaz en el futuro.

Impacto del mensaje

Cada plataforma tiene sus fortalezas y limitaciones a la hora de transmitir tono de voz, urgencia, claridad, profesionalismo y autoridad. ¿El tono de tu mensaje coincide con el canal que seleccionaste?

Reserve temas delicados para correo electrónico o comunicación cara a cara y envíe actualizaciones rápidas a través de mensajería instantánea.

Privacidad y seguridad

¿Qué tan confidencial es la información que estás compartiendo? Las plataformas que ofrecen cifrado, autenticación de dos factores y estricta protección de datos son cruciales para las comunicaciones confidenciales.

Esto es particularmente importante para las empresas que manejan datos personales confidenciales, propiedad intelectual o detalles financieros.

Velocidad y escalabilidad

La velocidad de entrega a veces puede hacer o deshacer un acuerdo comercial. Tener acceso a canales que fomenten la inmediatez y la capacidad de respuesta es fundamental en determinados casos de negocio.

Lo mismo ocurre con la escalabilidad. Las pequeñas empresas pueden funcionar bien utilizando únicamente el correo electrónico al principio. A medida que crecen, plataformas más sofisticadas pueden tener más sentido para sus complejas necesidades.

Para equipos globales que trabajan en varias zonas horarias, una plataforma que priorice las herramientas de comunicación asincrónica puede funcionar mejor.

Mejores prácticas para la comunicación empresarial

Con un número cada vez mayor de empresas que adoptan las posibilidades del trabajo remoto global, las mejores prácticas modernas de comunicación cambian continuamente.

A continuación se presentan tres mejores prácticas que las empresas con presencia en la oficina, híbridas y remotas pueden adoptar para gestionar sus comunicaciones y, al mismo tiempo, aumentar su productividad:

• Distribuya su mensaje a través de múltiples canales: tener diferentes tipos de canales de comunicación aumenta el impacto de su mensaje, satisface más de las variadas necesidades de comunicación de su equipo y alinea su mensaje y su destinatario con el canal correcto.
• Utilice una única plataforma de comunicación empresarial : elegir una plataforma de comunicación empresarial todo en uno elimina el estrés de gestionar las demandas de seguridad y privacidad de múltiples plataformas. Aumente el compromiso y la productividad al tener todas sus comunicaciones comerciales en un centro central.
• Opte por la comunicación asincrónica para lograr eficiencia : las herramientas de comunicación asincrónica (correo electrónico, video grabado, chat de equipo, chatbot, etc.) permiten a los miembros del equipo o a los clientes consumir y responder mensajes a su propio ritmo, lo que hace que el trabajo sea más agradable.

La mejor solución para agilizar sus comunicaciones

Seleccionar los mejores canales de comunicación para su negocio se trata menos de elegir la herramienta más brillante y más de determinar la combinación de canales ideal para sus necesidades específicas.

Los canales de comunicación y las herramientas de gestión de proyectos adecuados varían de una empresa a otra. Algunos puntos clave a considerar incluyen los requisitos de privacidad y seguridad y la velocidad de entrega.

Seleccionar demasiadas herramientas tampoco es lo ideal.

Es por eso que una plataforma todo en uno como Nextiva es una excelente opción para gestionar la comunicación empresarial. Con una variedad de canales en una plataforma centralizada, Nextiva simplifica la tarea de administrar la abrumadora cantidad de conversaciones de su empresa.

A medida que aumentan las tasas de agotamiento y se prioriza el bienestar corporativo, las herramientas de comunicación asincrónica ahora son esenciales. Permitir que los miembros del equipo consuman información y respondan mensajes a su propio ritmo reduce las distracciones y aumenta la productividad: ¡todos ganan!

Preguntas frecuentes