¿Qué es el desvío de llamadas comerciales y cómo se configura?

El desvío de llamadas permite a las empresas aprovechar oportunidades desde el momento en que "llaman".

Imagínese que es un vendedor ambulante. Siempre en movimiento, reuniéndose con clientes día tras día. Si un cliente llama al número de su oficina , no puede permitir que reciba un correo de voz ni que corte la llamada.

Tu respuesta es crucial para la relación que tienes con ellos. Las funciones de desvío de llamadas lo ayudan a responder llamadas entrantes y garantizar que lleguen a la persona o dispositivo adecuado.

Ya sea en un automóvil o en una cafetería, puede estar seguro de que las llamadas de negocios serán atendidas.

¿Qué es el desvío de llamadas comerciales?

El desvío de llamadas comerciales transfiere las llamadas entrantes a otro número local o aplicación móvil. Varias reglas de desvío de llamadas funcionan juntas y se pueden combinar para enrutar llamadas de manera eficiente y precisa.

El destino puede ser un número de Voz sobre Protocolo de Internet (VoIP), un número de teléfono fijo o telefónico, un teléfono móvil, un sistema telefónico virtual, un número internacional o un operador automático. El desvío de llamadas hace que las llamadas te sigan a donde quiera que vayas.

En un sistema VoIP , la gestión de llamadas es instantánea, evitando que los clientes sufran retrasos. Cuando un cliente llama a su número gratuito o VoIP, la plataforma de comunicaciones recibe la llamada, verifica las reglas de desvío y dirige la llamada en consecuencia.

Los servicios telefónicos basados ​​en la nube respetan sus preferencias a la hora de decidir quién debe recibir la llamada cuando el número original está ocupado, fuera de línea o en situaciones típicas en las que los miembros de su equipo no pueden responder.

En qué se diferencia del desvío de llamadas tradicional

El desvío de llamadas basado en VoIP difiere significativamente de las opciones de desvío de llamadas tradicionales. Optar por el primero le brinda amplia flexibilidad, funciones y capacidad de personalización.

Los sistemas tradicionales de transferencia de llamadas pueden evitar satisfacer las necesidades de su empresa, pero un servicio VoIP no.

Así es como se compara VoIP con el desvío de llamadas tradicional:

• Ofrece timbre secuencial. Las llamadas suenan en varios números antes de llegar a su destino. Por ejemplo, cuando llega una llamada, suena primero el teléfono de la oficina, luego el móvil y, si no estás disponible, el del escritorio de tus compañeros.
• Proporciona capacidades de enrutamiento basadas en el tiempo. Desvía llamadas a números según la hora del día. Por ejemplo, una llamada entrante en un negocio fuera del horario laboral se dirigiría a su contraparte que trabaja en el turno posterior al suyo.
• Desvía una llamada condicionalmente. Redirige una llamada según condiciones establecidas, como el estado de la línea o el identificador de llamadas. Por ejemplo, cuando un cliente clave llama a su número de teléfono comercial y usted está fuera de la oficina, puede reenviarlo a su número personal o a un número nuevo a través de un servicio VoIP.

El servicio tradicional de desvío de llamadas le permite al cliente saber que se está desviando una llamada. Un estudio de Zendesk de 2020 encontró que las transferencias de llamadas entre departamentos irritan a siete de cada 10 clientes.

Los proveedores de VoIP empresarial como Nextiva le ayudan a evitar ofrecer este tipo de experiencias a los clientes al hacer que las transferencias de llamadas sean rápidas y sencillas.

Cómo funciona el desvío de llamadas comerciales

El desvío de llamadas comerciales funciona mediante un proceso de tres pasos para garantizar que usted responda llamadas importantes:

1. Recibir. Cuando alguien marca su número de VoIP, la llamada pasa por el proveedor de servicios de VoIP. El servidor sabe exactamente qué hacer con la llamada entrante. Puede programarlo según las necesidades comerciales.
2. Proceso. El proveedor de VoIP sigue un conjunto de reglas para determinar el número de desvío de llamadas. Siempre puedes desviar llamadas o simplemente desviar cuando no puedas responder. Su proveedor de servicios VoIP se adapta a sus necesidades y preferencias.
3. Conectar. La plataforma de comunicaciones conecta la llamada al dispositivo, extensión o línea telefónica externa. La transferencia es rápida y quien llama no la percibe como retrasada. Sin embargo, si ha establecido reglas para reenviar solo cuando no conteste, el sistema telefónico le llamará.

Para una aplicación a mayor escala, como en un centro de llamadas, las llamadas entrantes se pueden enrutar en función del número de teléfono virtual marcado, las selecciones de operador automático y las habilidades de los agentes del centro de llamadas. Las llamadas a menudo se devuelven a la cola de llamadas cuando los agentes del centro de llamadas no están disponibles.

Reglas comunes de desvío de llamadas comerciales

Los casos de desvío de llamadas pueden ser diferentes para empresas grandes y pequeñas.

Algunos pueden combinarlo con enrutamiento de llamadas, colas o respuesta de voz interactiva (IVR), mientras que otros usan el desvío de llamadas para redirigir llamadas cuando están de vacaciones y salen de la oficina.

Las reglas a continuación lo ayudan a configurar los ajustes de desvío de llamadas según sus preferencias.

Desvío de llamadas siempre

Puede configurar esta regla para desviar automáticamente todas las llamadas entrantes a otro dispositivo o número. La regla generalmente ayuda cuando sales de la oficina por un período más prolongado, por ejemplo, por vacaciones.

Con VoIP configurado en "Desvío de llamadas siempre", puede atender llamadas de negocios en un teléfono celular.

Elija un número designado y deje que su proveedor de servicios VoIP se encargue del resto. Algunos sistemas notifican al número original cuando desvían la llamada. Puede ver estas notificaciones en la interfaz VoIP.

¿Sabías? VoIP de Nextiva le permite desviar llamadas para un usuario, grupo o operadora automática. Y es fácil de configurar: compruébelo usted mismo .

Desvío de llamadas selectivo

Según reglas establecidas, puede enrutar selectivamente llamadas individuales a un número particular.

Suponga que va a salir de la oficina por unos días pero quiere asegurarse de recibir llamadas de sus clientes clave. Añade su número a VoIP y desvía sus llamadas a tu móvil.

Con el desvío de llamadas VoIP de Nextiva, puede recibir un recordatorio de devolución de llamada cada vez que se desvía la llamada. Le ayuda a aprovechar oportunidades potencialmente valiosas mientras mantiene bajo control su miedo a perderse algo (FOMO).

Así es como Nextiva le ayuda a desviar llamadas de clientes selectivos.

Desvío de llamada cuando esté ocupado

Si está ocupado con otra llamada o simplemente tomando un tiempo de inactividad, esta regla ayuda a redirigir las llamadas a otro número e incluso a un buzón de voz. Es muy útil cuando ha desactivado la llamada en espera o el sistema telefónico empresarial está en modo no molestar (DND).

Con un servicio VoIP, las personas que llaman no recibirán la señal de ocupado ya que el sistema los redirige rápidamente a otro dispositivo adecuado, ya sea iPhone, Android o cualquier otro dispositivo.

Desvío de llamada cuando no hay respuesta

Puede configurar el proveedor de servicios VoIP para desviar llamadas a otro número cuando no se respondan dentro de un número determinado de timbres. Ayuda a evitar que las personas que llaman lleguen al correo de voz y los conecta con otra persona.

Las llamadas no contestadas pueden contribuir fácilmente a que la persona que llama tenga una mala experiencia. Alrededor del 67% de los clientes abandonan las llamadas frustrados cuando no pueden comunicarse con el equipo de soporte.

Sus clientes se sienten más apoyados cuando intenta conscientemente evitar esa experiencia.

A continuación se muestra un ejemplo de cómo configurar esta regla en VoIP de Nextiva. Desvía llamadas después de tres timbres.

Estudio de caso: Descubra cómo 88.7 The Bridge aprovechó Nextiva para mejorar el desvío de llamadas y optimizar su gestión de comunicaciones.

Desvío de llamada cuando no esté disponible

Hay cosas que escapan a tu control. ¿Qué haría si todo su sistema de soporte o de éxito se cerrara debido a una interrupción?

Puede desviar llamadas a otros números si los números originales se desconectan. Esto le ayuda a brindar soporte de manera consistente, incluso en circunstancias difíciles.

Reenvío de ubicación

Cuando se producen cortes en una ubicación, resulta complicado redirigir a los clientes en la misma zona geográfica. Con el desvío de ubicación, puede configurar VoIP para desviar todas las llamadas dentro de un área a dispositivos en otras oficinas con un código de área local diferente.

¿Cuáles son los beneficios comerciales del desvío de llamadas?

El desvío de llamadas ayuda a maximizar la productividad, especialmente cuando las empresas adoptan un entorno de trabajo híbrido. No deja espacio para dejar pasar una llamada.

A continuación se presentan algunos otros beneficios notables que ofrece a las empresas.

• Conveniencia. Puede recibir llamadas en cualquier teléfono, lo que hace que las empresas estén accesibles las 24 horas. Cuando algunos de sus vendedores o personal de soporte toman un tiempo de inactividad, usted puede estar disponible para los clientes redirigiendo las llamadas al resto del equipo.
• Flexibilidad. Las reglas de enrutamiento le permiten adaptar el proveedor de servicios VoIP según sus preferencias. Por ejemplo, el sistema desvía las llamadas según la hora del día o el identificador de llamadas.
• Admite fuerzas de trabajo distribuidas. Cuando los equipos están dispersos por todo el mundo, el desvío de llamadas VoIP le ayuda a comunicarse con la persona adecuada independientemente de su ubicación física. Su equipo de TI o de administración no necesita centrarse en distribuir llamadas. VoIP lo hace por usted, haciendo que los equipos de TI sean más eficientes en lo que mejor saben hacer.
• Previene oportunidades perdidas. Su equipo puede tomar tiempo de inactividad, pero no ocurre lo mismo con el negocio. Pasar a un segundo plano mientras se ayuda a los clientes puede resultar contraproducente para el crecimiento de su negocio. No puedes permitirte las llamadas perdidas de los clientes. Estas llamadas permiten a los equipos de atención al cliente interactuar con las personas que llaman cuando muestran interés. El desvío de llamadas VoIP ayuda a aprovechar estas oportunidades.
• Mejora el servicio al cliente. Sólo algunos clientes son pacientes a la hora de resolver las consultas y problemas de compradores y usuarios. En tales casos, conviene asegurarse de que estén supervisados. El VoIP redirige estas llamadas a los agentes disponibles sin transferirlas varias veces ni concertar devoluciones de llamada.

Estudio de caso: EagleRider utiliza Nextiva para brindar un excelente servicio al cliente. El software ayuda a EagleRider a reenviar llamadas a su equipo en Las Vegas si el número original se desconecta o no responde.

Funciones de VoIP que mejoran el desvío de llamadas

La gestión de la comunicación requiere más capacidades y funcionalidades para crear un flujo de trabajo interno fluido. Estas funciones resultan útiles a la vez que agilizan la gestión general de las comunicaciones comerciales de una empresa.

Timbre simultáneo

El timbre simultáneo aumenta las posibilidades de que el equipo de atención al cliente conteste la llamada. Cada dispositivo registrado suena al mismo tiempo cuando la gente llama. Recuerde, no se trata sólo del teléfono de la oficina; son todos los dispositivos que haya configurado.

Con el timbre simultáneo, hay una mayor probabilidad de que contestes rápidamente la llamada desde uno de los dispositivos registrados. Por ejemplo, sus agentes pueden elegir si atender una llamada en el teléfono de escritorio o en el móvil.

Transcripción de correo de voz a correo electrónico

Los proveedores de servicios VoIP convierten los mensajes de correo de voz en texto y los envían a las bandejas de entrada de correo electrónico. Ayuda al mantenimiento de registros y permite al equipo escanear rápidamente el contenido del correo de voz sin escuchar el audio completo. Ahorra tiempo. Los equipos pueden invertir el tiempo ahorrado en actividades que mejoren aún más la calidad de su soporte.

Además, el contenido del correo de voz que se puede compartir ayuda a los equipos a coordinarse y colaborar mejor. Esto mantiene el contexto consistente incluso cuando más de una persona interactúa con el cliente.

Enrutamiento de llamadas avanzado

El enrutamiento de llamadas avanzado dirige las llamadas a personas más capaces de atender la consulta de un cliente en particular. Puede ajustar las reglas de enrutamiento de llamadas según factores como el identificador de llamadas o la hora del día.

Sin embargo, la disponibilidad de un especialista en soporte capacitado puede variar. Sería útil aprovechar la técnica de desvío de llamadas para redirigir las llamadas a otro especialista.

VoIP de Nextiva le permite crear rutas de flujo de llamadas más complejas para gestionar cada llamada de manera eficiente.

Colas de llamadas

Cada equipo de atención al cliente interactúa con sus clientes de manera diferente. El software VoIP agrega llamadas entrantes a la cola cuando todos están ocupados. Ofrece música o mensajes en espera personalizables, lo que anima a las personas que llaman a ser pacientes.

Combine la cola de llamadas con el desvío de llamadas para enrutar las llamadas al siguiente representante disponible que pueda atender eficazmente las necesidades y casos de uso de los clientes.

Sistemas de respuesta de voz interactiva (IVR)

Un sistema IVR permite a las personas que llaman seleccionar automáticamente el departamento o servicio que necesitan. Puede combinar esto con el desvío de llamadas para enrutar a las personas que llaman a la línea comercial o a la línea telefónica personal más adecuada para sus necesidades específicas. No requiere intervención manual.

El sistema envía automáticamente a la persona que llama a la persona que podría brindarle apoyo, creando una excelente experiencia para él.

Comience a reenviar llamadas comerciales hoy

El desvío de llamadas mantiene su negocio en funcionamiento incluso cuando su equipo no lo está. Su flexibilidad se adapta a las necesidades de su empresa y de sus clientes, para que nunca pierda el ritmo.

Nextiva es un sistema telefónico empresarial de primer nivel por una razón. Ofrece funciones avanzadas como enrutamiento de llamadas, grabación de llamadas, colas de llamadas e IVR. Es fácil de configurar y utilizar, lo que lo convierte en una opción popular para más de 150 000 empresas .

Tienes soporte total desde el momento en que comienzas a usar Nextiva. El desvío de llamadas comerciales es muy sencillo y puedes cambiarlo en cualquier momento.

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