Cómo empezar a controlar tu tiempo

Incorporar el seguimiento del tiempo en su rutina de trabajo puede ser un desafío, como es el caso con cualquier práctica que aún sea nueva para usted. No importa si desea agregar su tiempo de trabajo a una hoja de horas semanalmente o controlar el tiempo con un temporizador todos los días, es muy fácil olvidarse de hacerlo. Al menos, al principio.

En este artículo, ofrecemos 10 consejos que lo ayudarán a comenzar a controlar el tiempo de manera regular y convertir esta actividad en un hábito.

1. Sea claro acerca de por qué hará un seguimiento del tiempo

A menos que decida por qué desea realizar un seguimiento del tiempo por adelantado, será más difícil adoptar esta práctica; por lo tanto, piense primero en sus razones:

• ¿Quiere realizar un seguimiento del tiempo para facturar a sus clientes con mayor precisión?

El seguimiento del tiempo puede ayudarlo a facturar a sus clientes más fácilmente y con mayor precisión. Por ejemplo, si factura a sus clientes $20 por hora y realiza un seguimiento de 20 horas en un proyecto en particular, sabrá de inmediato que necesita facturar $400 por su trabajo en ese proyecto.

• ¿Quieres hacer un seguimiento del tiempo para analizar tu productividad?

El seguimiento del tiempo puede ayudarlo a comprender cómo pasa realmente el tiempo cuando debería estar trabajando en un proyecto. Por ejemplo, quizás solo pienses que dedicas 8 horas al día a trabajar en tu proyecto. Sin embargo, los resultados de su tiempo pueden mostrar que pasa 5 horas de ese tiempo en correos electrónicos, reuniones o simplemente procrastinando en su teléfono.

• ¿Quiere realizar un seguimiento del tiempo para evaluar su rentabilidad?

El seguimiento del tiempo puede ayudarlo a comparar el tiempo que dedica a un proyecto con el dinero que gana con él, para comprender si su tiempo y esfuerzo realmente valen la pena. Por ejemplo, si factura $400 por 20 horas de trabajo, pero gasta $500 en equipos de trabajo y uso de Internet durante ese tiempo, en realidad está gastando más de lo que gana y necesita aumentar su tarifa por hora en consecuencia.

• ¿Su empresa requiere que controle el tiempo mientras está en el trabajo?

Esta cuarta razón está ligada a la política de la empresa, que elimina su propio deseo de controlar el tiempo de la ecuación. Pero, solo porque no decidiste hacer un seguimiento del tiempo por tu cuenta, no significa que los beneficios mencionados anteriormente no se apliquen a ti. Aún podrá ayudar a su empresa a facturar a los clientes con precisión, pero también podrá mejorar los procesos comerciales a través del análisis de informes de la productividad y la rentabilidad de su equipo.

Una vez que comprenda por qué desea o necesita realizar un seguimiento del tiempo, será mucho más fácil adoptar esta práctica.

2. Define tu rutina de seguimiento del tiempo

Para cultivar la práctica del seguimiento del tiempo, deberá decidir cómo sería para usted una rutina exitosa de seguimiento del tiempo, y qué enfoque debe tomar para hacerla realidad.

Defina los conceptos básicos de su rutina de seguimiento del tiempo

Primero, piense en cuándo desea realizar un seguimiento del tiempo. ¿Lo harás mientras trabajas o cuando terminas de trabajar? La respuesta aclarará cómo debe controlar el tiempo:

• ¿Quieres controlar el tiempo mientras trabajas? Tendrás que hacerlo con un temporizador.
• ¿Quieres añadir tiempo después del trabajo? Deberá hacerlo manualmente, agregando la duración de sus proyectos y tareas.

Lo mismo se aplica si desea crear su rutina de seguimiento del tiempo seleccionando primero el método:

• ¿Quieres controlar el tiempo con un temporizador? Deberá hacerlo a diario, tomando precauciones que le aseguren recordar iniciar y detener el temporizador al comenzar y terminar el trabajo.
• ¿Quieres añadir tiempo manualmente? Podrás hacerlo después de terminar una tarea, proyecto, jornada laboral o semana laboral. Además, al agregar tiempo manualmente, también podrá agregar tiempo por adelantado. Esta puede ser una adición adecuada a su rutina si trabaja en un horario y se siente obligado a agregar "8 horas, el lunes 4 de enero" a su software de seguimiento de tiempo, tan pronto como esté programado para trabajar, incluso si es es con una semana de anticipación.

Defina detalles adicionales para su rutina de seguimiento de tiempo

Una vez que haya decidido cuándo y cómo desea realizar un seguimiento del tiempo, deberá prestar atención a los detalles:

¿Cómo abordará el seguimiento del tiempo con un temporizador?

• ¿Detendrás el tiempo cuando te tomes un breve descanso?
• ¿Hará un seguimiento de las diferentes tareas dentro de un proyecto por separado?

Si está agregando tiempo manualmente, ¿cuándo lo hará?

• ¿Cómo terminas cada actividad?
• ¿Al final de la jornada laboral?
• ¿O, cada viernes, tal vez?

¿Qué datos agregará para la categorización?

• ¿Definirás y agregarás proyectos?
• ¿Definirás y agregarás etiquetas y tareas?
• ¿Agregará una combinación de proyectos, tareas y etiquetas?

Una vez que responda estas preguntas, obtendrá una imagen más clara de qué tipo de rutina de seguimiento del tiempo desea seguir.

3. Inicie la rutina de seguimiento del tiempo en una escala más pequeña

Para comenzar a controlar el tiempo o realizar cualquier práctica de forma regular, necesitará fuerza de voluntad .

Según las investigaciones, la fuerza de voluntad se asemeja a un músculo: cuanto más lo usas a lo largo del día, más se fatiga. Pero, considerando que los músculos se fortalecen cuanto más los usas con el tiempo , más investigaciones indican que puedes fortalecer tu fuerza de voluntad, cuanto más te comprometes con tus hábitos.

Por lo tanto, en lugar de sumergirse de pies a cabeza en la práctica del seguimiento del tiempo desde el principio, comience poco a poco.

En lugar de realizar un seguimiento del tiempo para todos los proyectos y descansos con un temporizador, agregar tareas y etiquetas a todas las entradas de tiempo y luego generar varios tipos de informes cada semana, comience agregando tiempo manualmente de forma regular:

• Al final de cada día de trabajo, tómese 5 minutos para agregar manualmente el tiempo que ha dedicado a proyectos específicos ese día (por ejemplo, 3 horas para el “Proyecto A” y 5 horas para el “Proyecto B”).
• Por el momento, no se moleste en agregar tareas o etiquetas, generar informes regularmente o realizar un seguimiento del tiempo para cada actividad individual con un temporizador.

Según un estudio de 2009 publicado en el European Journal of Social Psychology, se necesitan 66 días de media para formar un nuevo hábito, siendo 18 días el mínimo.

Por lo tanto, sea paciente consigo mismo, hasta que comience a seguir su rutina básica de seguimiento del tiempo con regularidad, sin pensarlo mucho.

4. Introducir nuevos aspectos del seguimiento del tiempo gradualmente

Una vez que te hayas acostumbrado a medir el tiempo en una escala más pequeña, es hora de expandir tu rutina. Por ejemplo, una vez que se convierta en una norma para usted agregar tiempo manualmente todos los días sin fallar, puede comenzar:

• agregando tiempo para descansos
• seguimiento del tiempo con un temporizador
• agregar más detalles a sus entradas de tiempo, como tareas y etiquetas

Además, repase las funciones adicionales de su software de seguimiento del tiempo y decida qué otros elementos le gustaría comenzar a implementar en su rutina en el futuro.

Trabaja para acostumbrarte a cada función a la vez, hasta que la incorpores a tu flujo de trabajo de forma natural .

Si es un gerente que busca implementar una rutina de seguimiento del tiempo dentro de su equipo, se aplica el mismo consejo: no introduzca todos los aspectos del seguimiento del tiempo a la vez y tenga paciencia mientras su equipo se adapta.

5. Defina un sistema de recompensas para motivar el seguimiento del tiempo

Chris Bailey, el autor del libro de productividad "The Productivity Project " , sugiere que se premie con "puntos de hábito" cada vez que lleve a cabo con éxito un buen hábito. Puede implementar un sistema de recompensas de este tipo para animarse a seguir la práctica del seguimiento del tiempo también.

Supongamos que tiene la práctica de realizar un seguimiento del tiempo del proyecto con un temporizador, realizar un seguimiento del tiempo de descanso por separado y definir proyectos, tareas y etiquetas de forma regular. Así es como puede definir "puntos de hábito" para cada parte del proceso:

• Poner en marcha un cronómetro cuando empiezas a trabajar en un proyecto: 5 puntos
• Agregar una descripción, proyecto, tarea y etiqueta a la entrada de tiempo de ejecución: 5 puntos
• Detener el cronómetro cada vez que se toma un descanso: 5 puntos
• Iniciar el temporizador cuando reanuda el trabajo en un proyecto: 5 puntos
• Iniciar un cronómetro en un nuevo proyecto o un descanso, cada vez que detenga el cronómetro del proyecto anterior: 5 puntos
• Detener el último cronómetro al final del día: 5 puntos

En total, son 30 puntos por día: puede mantener una lista de verificación que usará todos los días para evaluar sus resultados, ya sea en un cuaderno o en una hoja de cálculo.

Cuando gane el máximo de puntos, asegúrese de "cobrar" esos puntos: las recompensas son importantes para cultivar hábitos, ya que representan un motivador extrínseco destinado a ayudarlo a seguir adelante con su rutina.

Por ejemplo, cada día, cuando marque todos los elementos y obtenga 30 puntos, puede ver un episodio de su programa de televisión favorito o tomar un baño perfumado cuando salga del trabajo.

6. Asocia el seguimiento del tiempo con una práctica que ya tienes

Si ya tiene una rutina de trabajo establecida, puede asociar el seguimiento del tiempo con un hábito de trabajo existente, e incluso usar su seguimiento del tiempo para realizar un seguimiento del tiempo que le lleva realizar dicho hábito.

Por ejemplo, si tiende a responder correos electrónicos por primera vez cuando comienza a trabajar a las 9:00 a. m. y luego por segunda vez a las 4:30 p. m., antes de terminar el trabajo del día, combine esta práctica con el seguimiento del tiempo. .

Si realiza un seguimiento del tiempo mientras trabaja, inicie el temporizador antes de abrir su primer correo electrónico, a las 9:00 a. m., y deténgalo cuando responda su último correo electrónico del día a las 5:00 p. m. Lo mismo se aplica al seguimiento manual del tiempo: simplemente agregue su tiempo de trabajo una vez que termine el trabajo de correo electrónico al final de la jornada laboral.

Si está buscando comenzar a usar un software de seguimiento de tiempo, sería perfecto si pudiera combinarlo con otro software que use; el software de seguimiento de tiempo generalmente ofrece integraciones con aplicaciones populares que la gente ya usa regularmente, por lo que esto no debería No será un problema.

Por ejemplo, si usa Trello para administrar sus proyectos y realizar un seguimiento del progreso que realiza con las tareas, puede buscar extensiones de seguimiento de tiempo que agregarán un botón de seguimiento de tiempo dentro de sus tarjetas de Trello.

Supongamos que ya tiene la costumbre de mover sus tarjetas de Trello entre las columnas denominadas "Por hacer", "En curso" y "Listo", como indicación de su progreso con las tareas.

Cuando mueva una tarjeta de la columna "Por hacer" a la columna "en progreso", simplemente empareje esa actividad con la actividad de hacer clic en el botón de seguimiento de tiempo.

Del mismo modo, al tener un botón de seguimiento de tiempo dentro de sus tarjetas, también hará que sea más fácil recordar detener el temporizador a medida que mueve la tarjeta de la columna "En progreso" a la columna "Terminado".

7. Marca los días en los que llevas a cabo con éxito tu rutina de seguimiento del tiempo

Durante esos primeros meses en los que todavía está desarrollando su práctica de control del tiempo, tenga un calendario en el que registre sus esfuerzos. Este consejo se deriva de la popular técnica de productividad y gestión del tiempo llamada "El método Seinfeld" que debe implementar de la siguiente manera:

• Cuelgue un calendario en su lugar de trabajo.
• No importa lo que implique su rutina de seguimiento del tiempo, cada día cuando la lleve a cabo según lo prescrito, ponga una "X" para ese día.
• Si realiza un seguimiento del tiempo cada día, la cantidad de días con "X" aumentará.
• Pronto, construirá una cadena de días marcados con una "X" que demostrará su compromiso con el control del tiempo y lo motivará a evitar perderse un día y, por lo tanto, "romper la cadena".

Por supuesto, si pierde un día, no se preocupe.

Según James Clear, los errores individuales en su rutina de creación de hábitos no significan mucho, si vuelve a la normalidad lo antes posible. Por lo tanto, si olvidó controlar el tiempo con un cronómetro durante un día, no significa que todo su compromiso previo con la práctica haya sido en vano.

Primero, siempre puede agregar el tiempo que falta manualmente.

Y segundo, siempre puede hacer un mejor esfuerzo para llevar a cabo su rutina de seguimiento del tiempo como se esperaba mañana.

8. Crea un entorno de trabajo que te anime a controlar el tiempo

La mejor precaución que te ayudará a asegurarte de controlar el tiempo es establecer un entorno que te anime a seguir con la práctica, desde el comienzo de tu jornada laboral.

Primero, puede configurar el sitio web de su software de seguimiento de tiempo como la página de inicio , es decir, la que aparece por primera vez cuando inicia su navegador. Si trabajas en Google Chrome, solo deberás seguir varios pasos para habilitarlo:

• haga clic en los tres puntos en la parte superior de la página del navegador Chrome para obtener más opciones
• seleccione "Configuración"
• en "Al iniciar", seleccione "Abrir una página específica o un conjunto de páginas"
• haga clic en "Agregar una nueva página" e ingrese https://clockify.me/

Ahora, cada vez que abra su navegador, se le pedirá que considere realizar un seguimiento del tiempo en un proyecto, una tarea o incluso algunas actividades diarias.

Como otra solución, también puede instalar su aplicación de seguimiento de tiempo en todos los dispositivos, de modo que tenga el icono de la aplicación en su escritorio y/o teléfono móvil cada vez que abra sus dispositivos. La mera presencia de la aplicación junto a sus carpetas y archivos de trabajo puede servir como un recordatorio adicional de que debe realizar un seguimiento del tiempo.

9. Encuentre un socio responsable

La investigación realizada por la Sociedad Estadounidense de Capacitación y Desarrollo muestra que las personas tienen un 65 % más de probabilidades de alcanzar una meta si se comprometen con otra persona al respecto. Además, la misma investigación muestra que las personas tienen un 95 % más de probabilidades de tener éxito en una meta si mantienen reuniones periódicas al respecto con sus socios responsables.

Como probablemente adivinará, puede implementar esta práctica de responsabilidad en cualquier cosa que haga, incluido el seguimiento del tiempo:

• Si es un empleado, puede tomar la iniciativa y encontrar un socio responsable entre sus colegas.
• Si es un administrador a cargo de las personas que se espera que realicen un seguimiento del tiempo, puede asignar estos socios usted mismo.

De cualquier manera, los socios de rendición de cuentas pueden celebrar reuniones periódicas de 10 minutos al final de la semana para evaluar si se han mantenido en las rutinas de seguimiento del tiempo prescritas e incluso discutir algunas ideas para mejorar.

10. Si está en la gerencia, establezca un ejemplo personal para el seguimiento del tiempo

Si usted es un gerente que está tratando de incorporar el control del tiempo en la rutina de trabajo de su equipo, la mejor manera de alentarlos a cultivar esta práctica es darles un ejemplo personal. Después de todo, a menos que el gerente esté dispuesto a hacer el esfuerzo de controlar el tiempo de trabajo, ¿es realista esperar que el hábito se mantenga en el equipo?

Primero, piense en la rutina de seguimiento del tiempo que desea establecer. Explique sus expectativas a su equipo y anuncie que también controlará el tiempo de la misma manera y se mantendrá fiel a su palabra:

• ¿Quiere que su equipo realice un seguimiento del tiempo, no solo de los proyectos, sino también de las tareas relacionadas con los proyectos? Asegúrese de distinguir también en qué tareas relacionadas con el proyecto está trabajando al hacer un seguimiento del tiempo.
• ¿Desea que el equipo agregue etiquetas a las entradas de tiempo que ya ha facturado al cliente, para marcarlas como tales en su archivo de seguimiento de tiempo? Asegúrese de agregar siempre la etiqueta "facturado" a sus propias entradas de tiempo.

Al hacer un seguimiento del tiempo junto con su equipo, hará que se sientan más cómodos para adoptar la práctica ellos mismos.

Terminando

Como es el caso con cualquier práctica que desee incorporar a su rutina habitual, cultivar el hábito de controlar el tiempo requerirá un poco de paciencia. Una vez que comprenda por qué está controlando el tiempo en primer lugar y qué tipo de rutina está buscando cultivar, comience con lo básico e introduzca elementos adicionales de control del tiempo gradualmente. Establezca un ambiente de trabajo que lo aliente a controlar el tiempo y no se olvide de seguir su progreso, recompensar sus éxitos y asegurarse de que es responsable de la práctica. También se aconseja a los gerentes que prediquen con el ejemplo y controlen el tiempo junto con sus equipos. Como resultado de todos los esfuerzos e iniciativas enumerados, es probable que el seguimiento del tiempo se establezca como un elemento regular y natural en su rutina de trabajo.