Las mejores maneras de comunicarse de manera efectiva en el lugar de trabajo

Cualquier comunicación en el lugar de trabajo debe ser clara, amigable y fácil de evaluar. Esto es cierto sin importar quién sea el público objetivo. No comunicarse de manera efectiva puede afectar a un negocio.

De hecho, en una encuesta de 1000 empresas de TI, más de 1 de cada 4 proyectos no pudieron cumplir con sus plazos. ¿Por qué? Mala comunicación. Esto puede suceder en cualquier industria. Con el conocimiento adecuado, situaciones como esa son completamente evitables.

Cómo crear una comunicación efectiva en el lugar de trabajo

La comunicación es importante para lograr el éxito en un entorno de equipo. Las conexiones lo ayudan a establecer metas, coordinar esfuerzos, crear nuevas ideas y más. Luego, los trabajadores completan proyectos exitosos a tiempo. Más importante aún, los líderes ajustan sus objetivos según sea necesario.

La comunicación ineficaz puede complicar los problemas y generar retrasos. Cuanto más tarde el proyecto, mayor será el impacto de la mala comunicación.

Si desea saber cómo comunicarse de manera más efectiva en el lugar de trabajo, los siguientes pasos son un excelente lugar para comenzar.

Sepa con quién está hablando

Para comunicarse de manera efectiva, primero debe considerar con quién está hablando. No todos procesan la información de la misma manera o responden bien a los canales de comunicación individuales. Elegir la mejor manera de comunicarse es la parte más importante de una comunicación exitosa en el lugar de trabajo.

Por ejemplo, los que ocupan puestos más altos dentro de una empresa suelen ser los más receptivos a las críticas y los comentarios "negativos". En muchos casos, ignorarán los comentarios positivos por completo. Para estas personas, la información objetiva y basada en hechos concretos suele ser la más valiosa.

Mantenga su mensaje claro

Una vez que haya considerado a qué podría responder el receptor, es clave saber lo que va a decir. Mantener las cosas claras y fáciles de entender ayuda al oyente a mantenerse enfocado en lo que necesita.

Manténgase receptivo y consciente de sí mismo

Si permanece positivo y accesible, está enviando la señal de que puede comunicarse de manera efectiva. Los trabajadores sienten que es posible tener una conversación con usted. Cuando las personas desarrollan una reputación de ser inaccesibles, puede ser difícil cambiar esa opinión.

Aceptar comentarios

La retroalimentación es difícil de entregar. Se puede tomar rápidamente en serio. Sin embargo, si desea comunicarse de manera efectiva con su personal, debe aceptarlo. Rara vez la comunicación es clara, especialmente cuando un equipo está involucrado.

Al aceptar comentarios de cualquier tipo, es importante seguir siendo un oyente activo. Debes evaluar lo que se dice objetivamente y luego dar una respuesta. Si hay mucho que resolver, agradezca a la otra persona por su aporte y comuníquese con ella una vez que tenga una respuesta adecuada. Apresurarse en llegar a una conclusión puede ralentizar los esfuerzos de comunicación.

Diferentes tipos de comunicación en el lugar de trabajo

No todos los tipos de comunicación son apropiados para todos los grupos y situaciones. La cultura y los antecedentes pueden influir en qué formas de comunicación son más efectivas o más fáciles de usar para un grupo determinado.

Sin embargo, también es fundamental limitar los canales de comunicación utilizados por un determinado equipo o para un proyecto. Si se utilizan demasiados canales, puede aumentar significativamente el tiempo que tardan los miembros del equipo en encontrar información crítica.

A continuación hay secciones dedicadas a las cuatro herramientas más comunes para comunicarse de manera efectiva en un entorno de trabajo. También hay estadísticas y consejos para ayudarlo a seleccionar la mejor opción de comunicación para su lugar de trabajo.

Presentaciones y Reuniones de Grupo

Las reuniones pueden ser herramientas útiles para comunicarse de manera efectiva si tiene en cuenta algunas reglas. Primero, sus sesiones deben ser de 15 minutos como máximo. Esto mantiene a todos en la tarea. También evita que la reunión se retrase demasiado.

Quince minutos debería ser mucho tiempo para cubrir un tema. Puede responder a las preguntas más urgentes y asignar tareas. Para facilitar las cosas, incluya ayudas visuales. Puede hacer esto con un resumen con viñetas de los puntos cubiertos, así como asignaciones y fechas críticas.

Además, las presentaciones cortas a grupos más pequeños pueden ayudar a prevenir la fatiga cognitiva o social. Esto ayuda a fomentar una comunicación eficaz a lo largo de la jornada laboral.

Si es posible, incorporar un elemento visual puede ayudar a los trabajadores a recordar la información.

esto puede significar

• configurar una presentación de diapositivas
• crear un gráfico o una lista
• incluyendo un tablero de imágenes.

Cualquier cosa que pueda ayudar a las otras personas a visualizar la información que está presentando puede conducir a una reunión más memorable.

Reuniones presenciales

Muchos trabajadores prefieren la crítica constructiva cuando se entrega de manera objetiva. Incluso lo prefieren un 7% más que la retroalimentación positiva. Sin embargo, muchos gerentes evitan dar críticas o sugerencias de mejora porque encuentran incómodo el proceso.

Las reuniones privadas cara a cara pueden ayudar a que sea útil dar o recibir críticas. Sin embargo, los trabajadores mayores están más abiertos a las conversaciones sobre cómo mejorar y prefieren las reuniones cara a cara.

Las conversaciones son una excelente manera de cubrir temas difíciles. Las conversaciones previenen el conflicto. Sin embargo, nunca es una mala idea hacer un seguimiento de las reuniones cara a cara con un recordatorio por mensaje de texto o correo electrónico. Revise los puntos clave y los aspectos más destacados de su conversación para crear un registro.

Los trabajadores que son nuevos en un campo, jóvenes o que tienen niveles más bajos de confianza pueden tener más dificultades para hacer frente a la comunicación. Prefieren correo electrónico o mensaje de texto.

Mensajes de texto o mensajes de texto en línea

El uso de mensajes de texto en un lugar de trabajo es un nuevo método de comunicación. Sin embargo, si está buscando mejorar la comunicación dentro de un equipo, especialmente un equipo compuesto por miembros más jóvenes, el texto puede ser el camino a seguir.

Los mensajes de texto vienen con resultados positivos. Primero, son visuales. Los métodos de comunicación visual son un 25% más efectivos que la comunicación oral. Si combina los dos enfoques, digamos con una presentación oral y un seguimiento basado en texto, puede esperar ver un aumento del 55 % en la retención en comparación con solo la presentación.

Los propietarios de teléfonos inteligentes también están muy familiarizados con los mensajes de texto. Esos datos dicen que el 97% de los usuarios de teléfonos inteligentes envían mensajes de texto todas las semanas. En comparación con otras opciones de comunicación de tipo chat, los mensajes de texto son familiares. El 80 % de los profesionales actuales utilizan los mensajes de texto para negocios, y el 70 % fomentaría este comportamiento.

Si bien los mensajes de texto pueden ser excelentes para proporcionar un registro fácil de consultar, pueden ser difíciles de interpretar para algunos. Esto puede facilitar el uso de aplicaciones de chat y texto en el lugar de trabajo para mantenerse enfocado y al grano. Cualquier conversación cargada de emociones, como la crítica o la retroalimentación constructiva, se da mejor cara a cara.

Los mensajes de texto también son uno de los medios preferidos para programar el lugar de trabajo o compartir actualizaciones y boletines. En un estudio realizado por la Universidad Estatal de Virginia Occidental, los participantes tenían cuatro veces más probabilidades de preferir mensajes de texto para actualizaciones positivas y avisos de reuniones.

Correo electrónico y boletines

El correo electrónico puede ser la forma más productiva de enviar y recibir comunicaciones en el lugar de trabajo. El empleado promedio recibe más de 100 correos electrónicos relacionados con el trabajo al día y rápidamente se está quedando en el camino como una herramienta de comunicación preferida.

Las generaciones más jóvenes que ingresan a la fuerza laboral hoy en día rara vez envían correos electrónicos.

• Solo el 6% de los participantes de la Generación Z en un estudio de Pew de 2012 envió algún correo electrónico.
• El correo electrónico no es la herramienta de comunicación adecuada si necesita comunicar información importante.

Las bandejas de entrada de hoy están sobrecargadas.

• Hasta el 60,8% de los empleados han ignorado a sabiendas las comunicaciones en el lugar de trabajo por correo electrónico.

• Casi 1 de cada 2 informó que otra herramienta de comunicación hubiera sido mejor.
• Los trabajadores afirman que el correo electrónico en realidad reduce la comunicación.
• Los mensajes de texto ven una tasa de lectura del 97%.

Beneficios de la comunicación efectiva en el lugar de trabajo

Las empresas que tienen un alto nivel de comunicación exitosa obtienen un 47 % más de rendimiento según un estudio de 5 años.

La comunicación exitosa se define como la capacidad de saber lo que quieren sus empleados. Además, significa que sabe cómo comunicarse con éxito dentro de la industria del negocio. Planificas y estableces metas que se cumplen constantemente.

Además, la comunicación exitosa del equipo reduce los conflictos y la rotación de la empresa entre un 40 y un 50 %, según la industria.

Conclusión: sí, puede comunicarse de manera efectiva

Estos hechos lo dejan claro. Es fácil ver cómo las empresas incluidas en este estudio se comunican de manera efectiva. Con un poco de ayuda, puede comunicarse de manera efectiva en el lugar de trabajo. Encuentre la herramienta de innovación adecuada dentro de su industria determinada.

Puede transmitir su mensaje rápidamente. Comuníquese de manera efectiva y su mensaje será entendido. La verdad es que la comunicación efectiva puede hacer que el cambio se arraigue más rápido. Conduce a niveles más altos de aceptación.

Recuerda, te comunicas de manera efectiva cuando haces una crítica constructiva y te comunicas abiertamente. ¿Por qué? Simplemente. Los empleados pueden mejorar y recibir retroalimentación que les permita hacerlo.