Las 8 mejores herramientas de gestión de proyectos para profesionales
Publicado: 2022-06-12Las herramientas de gestión de proyectos permiten a los usuarios planificar y ejecutar proyectos.
Los gerentes de proyecto juegan un papel crucial en la planificación, el seguimiento y la dirección de proyectos, de principio a fin. Son responsables de mantener el presupuesto del proyecto, velar por la utilización de los recursos y el éxito o el fracaso del proyecto. Mientras llevan a cabo sus responsabilidades, a menudo se ven abrumados por problemas relacionados con la gestión imprecisa del tiempo, la falta de disponibilidad de recursos, los sobrecostos y la comunicación ineficaz. ¿Está enfrentando desafíos similares al tratar de cumplir con los plazos del proyecto?
Si está buscando una solución a estos desafíos, necesita encontrar el software de gestión de proyectos adecuado que pueda ayudarlo con la planificación de proyectos, la asignación de recursos, la gestión del tiempo y la gestión de tareas. Junto con esto, el software también facilita el intercambio de documentos y la colaboración con los miembros del equipo.
Este artículo destaca ocho de las mejores herramientas de gestión de proyectos para profesionales (ordenadas alfabéticamente) según las calificaciones de los usuarios y las reseñas de la industria de la gestión de proyectos. (Lea la metodología completa aquí.)
Asana: ofrece una herramienta de búsqueda avanzada para filtrar resultados
Asana es un software de gestión de proyectos y tareas en línea que permite a los equipos gestionar, organizar y realizar un seguimiento de su trabajo. Los usuarios pueden dividir proyectos complejos en tareas y subtareas, asignar tareas a personas específicas del equipo, agrupar tareas similares en secciones para organizarlas y establecer plazos para estas tareas.
El software cuenta con una herramienta de búsqueda avanzada en la que puede especificar requisitos adicionales para una búsqueda. Puede usar la herramienta para ubicar tareas y proyectos en función de varios parámetros, como tareas no asignadas, fecha de finalización y fechas de vencimiento específicas. Incluso puede guardar sus búsquedas para futuras referencias o etiquetarlas como favoritas para tenerlas a la vista.
Como administrador de proyectos, puedes usar Asana para organizar tu trabajo en tableros, que es similar a una nota adhesiva. Estos tableros le brindan una descripción general de todos los proyectos. Puede agregar elementos a su tablero, categorizar su trabajo según sus etapas (listo para hacer, en progreso y terminado) y realizar un seguimiento del progreso de las tareas. También puede crear tareas recurrentes, asignar copias de una tarea a múltiples partes interesadas, realizar un seguimiento de las dependencias de las tareas y crear campos personalizados para proporcionar información adicional para las tareas. Esta información podría ser cualquier cosa que sea importante para sus equipos, como la prioridad de las tareas y los costos asociados.
Con Asana, puedes colaborar con los miembros del equipo a través de su función de mensajería y compartir archivos entre equipos. El software cuenta con un panel de proyectos que muestra métricas clave de rendimiento relacionadas con los proyectos. También ayuda a identificar eficiencias o cuellos de botella en el flujo de trabajo de su equipo.
Asana ofrece soporte por correo electrónico y chat a los clientes.
Características clave:
- Controles de acceso/permisos
- Metodologías ágiles
- Gestión de la cartera de pedidos
- seguimiento de errores
- Herramientas de colaboración
- Tareas recurrentes
$10.99 por usuario, por mes (facturado anualmente)
Captura de pantalla:
Equipos de Evernote: presenta una galería de plantillas para la creación de notas
Evernote Teams es una herramienta de gestión de proyectos y documentos que ofrece funcionalidades de colaboración, programación y gestión de tareas a los usuarios. El software le permite crear, administrar y localizar notas escritas o de audio. Puede agregar videos e imágenes a estas notas, fusionar notas similares en una sola y compartir las notas a través de una URL. Además, puede crear y asignar tareas dentro de sus notas, realizar un seguimiento del progreso y programar recordatorios para tareas relacionadas con las notas.
El software cuenta con una galería de plantillas que ofrece plantillas personalizables para facilitar la creación de notas. Como usuario de Evernote, puede organizar todos los documentos, notas y listas de tareas relacionadas con el proyecto en libretas, que pueden organizarse o agruparse aún más en función de diferentes criterios o temas.
Con Evernote, los miembros del equipo con los permisos de acceso correctos pueden crear, editar y compartir notas de proyectos. La herramienta permite a los usuarios cifrar o proteger con contraseña sus notas por razones de seguridad. También puede compartir imágenes y videos con otros miembros del equipo por correo electrónico.
Evernote se integra con varias aplicaciones de terceros, como Google Drive, Microsoft Outlook, Microsoft Teams y Slack. En caso de asistencia, puede comunicarse con el proveedor por correo electrónico o en un foro en línea.
Características clave:
- Lluvia de ideas
- Gestión de contenido
- Gestión de documentos
- Gestión de proyectos
- Administración de tareas
- Control de versiones
$5.83 por mes, facturado anualmente
Captura de pantalla:
Hive: ofrece múltiples vistas de proyectos
Hive es una aplicación de gestión de procesos y proyectos que permite a los usuarios asignar tareas, compartir archivos y colaborar en proyectos. El software ofrece plantillas personalizables que se pueden usar para administrar tareas, equipos y proyectos. Estos incluyen plantillas para planes de marketing, calendarios de contenido, planificación estratégica e incorporación.
Con Hive, puede crear tarjetas de acción para asignar tareas a los miembros del equipo, establecer dependencias de tareas, crear subacciones y ver el estado de estas tareas. El software presenta una herramienta de seguimiento del tiempo que le permite registrar las horas dedicadas por el equipo a una tarea en particular.
La herramienta de administración de proyectos le permite seleccionar entre seis diseños diferentes para ver un proyecto y su estado, y puede alternar entre vistas en cualquier momento. Los miembros del equipo que trabajan en el mismo proyecto pueden acceder a los detalles en un diseño diferente. Las vistas del proyecto incluyen vista de estado, vista de Gantt, vista de tabla, vista de etiqueta, vista de equipo y vista de calendario.
Hive viene con una función de mensajería instantánea que permite conversaciones individuales o chats grupales con otros miembros del equipo. También ofrece una herramienta de informes integrada que le permite monitorear el desempeño individual y realizar un seguimiento de la productividad y los recursos. Hive ofrece atención al cliente por teléfono, chat y correo electrónico.
Características clave:
- Metodologías ágiles
- Administración de presupuesto
- Herramientas de colaboración
- Comentarios/notas
- Tablero personalizable
- Planificación de proyectos
$12 por usuario, por mes (facturado anualmente)
Captura de pantalla:
Jira: crea hojas de ruta de proyectos para equipos ágiles
Jira es un software ágil de administración de proyectos que permite a los usuarios administrar proyectos ilimitados, organizar problemas y monitorear los estados de las tareas. Puede crear hojas de ruta de proyectos que se pueden usar para planificar y realizar un seguimiento del trabajo en varios equipos y proyectos. Si bien las hojas de ruta básicas forman parte de todos los planes de Jira, las hojas de ruta avanzadas se limitan al plan de pago de Jira. Las hojas de ruta avanzadas en Jira permiten a los usuarios revisar la capacidad del equipo paso a paso.
Hay dos tipos de tableros de Jira: uno para cada una de las metodologías ágiles de Kanban y Scrum. Estos tableros permiten a los usuarios visualizar el trabajo y monitorear el progreso del proyecto. Jira también ofrece diferentes tipos de informes que pueden ayudar a analizar el progreso, los problemas y los plazos relacionados con un proyecto.
Los informes de Jira se pueden clasificar en cuatro categorías principales: ágil, análisis de problemas, pronóstico y otros. Los formatos de informe incluyen gráficos de sprint, gráficos de quemado, diagramas de flujo acumulativo y gráficos circulares.
Jira también se usa como una herramienta de seguimiento de errores que permite a los equipos encontrar, registrar y priorizar errores en una solución de software y realizar un seguimiento de todos los aspectos del ciclo de desarrollo de software. El software permite que los equipos colaboren y comenten sobre problemas. Jira ofrece atención al cliente por teléfono, correo electrónico y chat.
Características clave:
- Metodologías ágiles
- seguimiento de errores
- Gestión de calendario
- Herramientas de colaboración
- Seguimiento de hitos
- Seguimiento del progreso
$7.50 por usuario, por mes (facturado anualmente)
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Miro: proporciona más de 20 integraciones de flujo de trabajo
Miro es una herramienta de colaboración en línea con una pizarra digital que permite a los usuarios discutir ideas, desarrollar mapas de viaje del cliente, estrategias de diseño, estructurar un nuevo concepto y llevar a cabo otras actividades de colaboración similares.
Miro le permite compartir tableros con miembros del equipo e invitarlos a colaborar en temas importantes relacionados con el proyecto. El software presenta plantillas de planificación de proyectos integradas que se pueden usar para definir los objetivos del proyecto, delinear los cronogramas de tareas, actualizar los comentarios y medir el éxito de un proyecto. Algunos de los ejemplos de plantillas de Miro incluyen la plantilla de marco Kanban, la plantilla de diagrama de Gantt, la plantilla de flujo de trabajo, el flujo de trabajo de línea de tiempo, la plantilla de plan de acción y la plantilla de plan de acción correctiva.
Como usuario de Miro, puede realizar reuniones remotas para miembros multifuncionales y aumentar la participación a través de notas adhesivas digitales, votaciones y seguimiento de cursor en vivo. También puede realizar sesiones de chat de video con hasta 25 usuarios en Miro.
Miro se integra con más de 20 aplicaciones, incluidas Jira, Slack y Google Drive, que pueden ayudarlo a optimizar los flujos de trabajo de su proyecto. Puede ponerse en contacto con el equipo de atención al cliente de Miro por correo electrónico y chat.
Características clave:
- Fuente de actividad/noticias
- Metodologías ágiles
- Gestión de asignaciones
- Herramientas de colaboración
- Plantillas personalizables
- Seguimiento de hitos
$8 por usuario, por mes (facturado anualmente)
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Smartsheet: ofrece mapa de calor de asignación para pronosticar la contratación
Smartsheet es una herramienta de colaboración y administración del trabajo en línea que permite a los administradores de proyectos automatizar tareas repetitivas de administración de proyectos, como procesar aprobaciones, monitorear actualizaciones de estado y configurar recordatorios. La función de administración de recursos de Smartsheet ayuda a los usuarios a visualizar la utilización de la capacidad de los miembros del equipo, su disponibilidad y hacer ajustes para equilibrar la carga de trabajo.
La herramienta de software presenta un tablero estratégico que proporciona una descripción general de múltiples proyectos. La aplicación de administración de proyectos también ofrece una biblioteca sólida que le brinda acceso a plantillas personalizables para administrar tareas, recursos y tiempo. Puede crear y monitorear presupuestos clasificándolos en tres tipos diferentes: presupuestos relacionados con el tiempo, la moneda y los gastos. También puede crear su propia categoría para realizar un seguimiento de los gastos específicos.
Smartsheet ayuda a pronosticar los requisitos de contratación de recursos con la ayuda de un mapa de calor de asignación, que muestra la disponibilidad de los miembros del equipo, dos meses en el pasado y un año en el futuro.
Además de las herramientas de administración de proyectos, Smartsheet también tiene funciones de colaboración para ayudar a los equipos a colaborar en el contenido, recopilar comentarios a través de formularios y compartir un espacio de trabajo completo con el equipo. Puede ponerse en contacto con el servicio de atención al cliente por correo electrónico y chat.
Características clave:
- Panel de actividades
- Planificación de actividades
- Flujo de trabajo de aprobación
- Facturación y facturación
- Administración de presupuesto
- Compartición de archivos
$7 por usuario, por mes (facturado anualmente)
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Trabajo en equipo: ofrece una herramienta de seguimiento de tiempo incorporada
Teamwork es una herramienta de software de gestión de proyectos y equipos que proporciona las necesidades esenciales para el seguimiento y la programación de proyectos. Estos incluyen la gestión de tareas, el almacenamiento de archivos, el seguimiento del tiempo y las funcionalidades de generación de informes. El software permite a los usuarios visualizar proyectos de principio a fin, en diferentes diseños, incluida la vista de tabla, el tablero Kanban, la lista de tareas y el diagrama de Gantt. Con estas vistas, puede monitorear el progreso de una tarea, identificar cuellos de botella en la finalización y ver el cronograma general del proyecto.
La herramienta cuenta con un rastreador de tiempo incorporado que le permite medir el tiempo dedicado a los proyectos de los clientes. Al realizar un seguimiento del tiempo, puede optar por ver tareas individuales en un proyecto o el proyecto completo en varias tareas. El software proporciona múltiples opciones de registro, como registro manual, temporizadores y registro de correo electrónico, a los miembros del equipo mientras trabajan en proyectos.
El sistema permite a los usuarios, equipos y clientes crear paneles personalizados. Puede personalizar el panel del proyecto filtrando las métricas que son importantes para usted y su equipo. Estas métricas pueden ser recuentos de tareas, próximos hitos, actualizaciones de proyectos y tiempo facturable.
Teamwork ofrece capacidades de generación de informes, como informes de CRM, informes de escritorio e informes de productividad, que son algunos ejemplos de informes de proyectos de trabajo en equipo. Teamwork ofrece opciones de soporte por teléfono, correo electrónico y chat.
Características clave:
- Controles de acceso/Permisos
- Gestión de calendario
- portal del cliente
- Herramientas de colaboración
- Plantillas personalizables
- Porcentaje de seguimiento completo
$10 por usuario, por mes (facturado anualmente)
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Trello: Organiza proyectos en tableros
Trello es una herramienta basada en Kanban para la colaboración y la gestión del trabajo que permite a los usuarios idear, planificar y gestionar proyectos ilimitados. Puede organizar todos sus proyectos en tableros y tener una visión general de quién está trabajando en qué proyecto. Puede verificar el estado de los proyectos y realizar un seguimiento de las diferentes etapas de una tarea y marcarlas como pendientes, en proceso y terminadas. Incluso puedes priorizar tus tableros al destacarlos.
El software ofrece plantillas integradas que le permiten administrar flujos de trabajo, intercambiar ideas sobre proyectos, realizar un seguimiento del tiempo y organizar tareas. El software también le permite colaborar con los miembros del equipo mediante la función de debate. También puede enviar enlaces de correo electrónico a partes interesadas externas e invitarlos a colaborar en tableros.
Como usuario de Trello, puede adjuntar archivos y notas a las tarjetas de Trello, que representan tareas e ideas. Puede crear listas de tareas pendientes y agregar todas sus listas como tarjetas individuales. El software le permite agregar comentarios a estas tarjetas. También puede incrustar videos en sus tarjetas agregando una URL como un comentario separado en la tarjeta.
La herramienta de gestión de proyectos y tareas se integra con aplicaciones populares del día a día que ayudan a ampliar su funcionalidad. Estos incluyen Slack, Outlook, Dropbox, Gmail y Jira. Trello ofrece atención al cliente por correo electrónico y chat.
Características clave:
- Actividad/Noticias
- Metodologías ágiles
- Lluvia de ideas
- Gestión de clientes
- Comentarios/notas
- Gestión de la comunicación
$5 por usuario, por mes (facturado anualmente)
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Cómo elegir las mejores herramientas de gestión de proyectos para profesionales
- Seleccione una herramienta que ofrezca administración de recursos: una excelente herramienta de administración de proyectos le permite delinear los recursos programados y planificados para un proyecto. Estos podrían ser cualquier cosa necesaria para ejecutar una tarea o un proyecto, como materiales y suministros, equipos y mano de obra. Le proporciona una visibilidad completa de la carga de trabajo y la disponibilidad de los miembros del equipo. Las herramientas de administración de proyectos con funciones de administración de recursos lo ayudan a asignar recursos a las tareas del proyecto, administrar los cronogramas de tareas, pronosticar los compromisos de los miembros del equipo y optimizar los flujos de trabajo.
- Consulte las opciones de visualización de proyectos: mientras busca el mejor software de gestión de proyectos para su empresa, asegúrese de comprobar las opciones de visualización que ofrece la plataforma. Las aplicaciones de gestión de proyectos eficientes deberían poder proporcionarle múltiples vistas de proyectos, incluidos diagramas de Gantt, vistas de calendario, tableros kanban, vistas de lista y escalas de tiempo.
- Considere las capacidades de informes: antes de invertir en una herramienta de gestión de proyectos, asegúrese de que el software pueda proporcionar informes personalizados para analizar el progreso del proyecto. La mejor herramienta de administración de proyectos también debería poder brindarle informes detallados de tareas de flujo de trabajo para ayudarlo a analizar la cantidad de tareas involucradas en un proyecto y su progreso. Seleccione una herramienta que le permita ver y compartir informes de gestión de proyectos importantes, como informes de estado del proyecto, informes de salud del proyecto, informes de riesgo, informes de variación e informes de disponibilidad del equipo.
Preguntas comunes para hacer al seleccionar el mejor software de gestión de proyectos
¿El software ofrece actualizaciones en tiempo real del estado del proyecto?
Al considerar las mejores herramientas de gestión de proyectos, asegúrese de preguntarle al proveedor si el software le brinda actualizaciones estratégicas de proyectos en tiempo real, incluido el progreso, cambios en los cronogramas, cuellos de botella repentinos, falta de disponibilidad de recursos e hitos. Un sistema de gestión de proyectos eficiente debería poder proporcionarle actualizaciones de estado a través de notificaciones de escritorio, correo electrónico y dispositivos móviles.
¿Cuáles son las funciones de colaboración que se ofrecen?
Invertir en una solución de administración de proyectos con funciones de colaboración lo ayudará a administrar cambios, asignar tareas, definir prioridades y ahorrar tiempo sin dejar de ser efectivo. La herramienta que seleccione debe proporcionar funciones de colaboración útiles, como pruebas en línea, uso compartido de documentos, tableros Kanban, debates, notificaciones y chats grupales para ayudar a mantener a todos informados.
¿El software ofrece funciones de seguimiento del tiempo?
El seguimiento del tiempo en la gestión de proyectos le permite monitorear y controlar la cantidad de tiempo que los empleados dedican a una tarea o proyecto en particular. La mejor herramienta de gestión de proyectos debería permitirle realizar un seguimiento del cronograma de su equipo, registrar horas, generar informes de hojas de tiempo y convertir horas en facturas.
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Metodología
Para este artículo, seleccionamos los 8 mejores productos del 'Cuadrante de los Mejores Desempeño' en el informe de lista corta de Capterra para la categoría de software de gestión de proyectos a partir del 4 de mayo de 2022. Obtenga más información sobre la metodología de la lista corta de Capterra aquí .
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La herramienta "Mejor funcionalidad" se identifica en función de las calificaciones más altas de los usuarios para la funcionalidad que recibió un proveedor en función de las revisiones disponibles públicamente al 4 de mayo de 2022.
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Descargo de responsabilidad: Realizamos este análisis en base a reseñas y calificaciones a partir del 4 de mayo de 2022. Para presentar la información más actualizada, las tarjetas de productos muestran calificaciones en tiempo real. Tenga en cuenta que esto significa que el valor de las calificaciones en la tarjeta del producto puede no reflejar el valor de las calificaciones en el momento del análisis.