7 mejores prácticas para mejores informes de BI
Publicado: 2022-05-07Los informes de BI son uno de los aspectos más cruciales de cualquier implementación de BI. Si se configuran incorrectamente, estos informes pueden causar confusión e incluso, en algunos casos, confundir a sus propios usuarios finales. En otras palabras, el sistema podría no tener sentido para las personas que más lo necesitan.
Por otro lado, los informes y tableros de BI bien diseñados pueden ayudarlo a obtener rápidamente información crítica y descubrir patrones ocultos en sus datos.
Aquí hay siete cosas que debe tener en cuenta al diseñar informes de BI para su organización, a fin de maximizar el rendimiento de sus informes.
1. Identificar los requisitos de presentación de informes
El primer paso es hacer una lista exhaustiva de todas las partes interesadas, tomadores de decisiones y usuarios finales para sus informes. Esto le dará una idea clara sobre el público objetivo de sus entregables.
Programe entrevistas (a través de reuniones cara a cara, teléfono o Skype) con las partes interesadas relevantes para recopilar todos los requisitos de informes de ellos. Estas reuniones deben incluir a todos los ejecutivos, gerentes y analistas de datos que verán sus informes de BI con regularidad.
Haga las siguientes preguntas durante estas entrevistas para comprender cómo su público objetivo espera usar sus informes:
- ¿Qué informes utiliza actualmente? ¿Necesita o desea algún informe o información adicional?
- ¿Por qué necesita este informe?
- ¿Quién utilizará este informe?
- ¿Qué tipo de dispositivo utilizarán para acceder al informe?
- ¿Con qué frecuencia utilizarán este informe?
Es posible que no pueda reunirse con todas las partes interesadas al mismo tiempo. En tales casos, evite conformarse con especificaciones escritas o correos electrónicos. En su lugar, programe una serie de reuniones cara a cara y seguimientos con cada grupo de usuarios para identificar completamente todos los requisitos. Esto lo ayudará a descubrir requisitos conflictivos o incluso contradictorios y resolverlos por adelantado, ahorrando mucho tiempo en el futuro.
2. Identifique los KPI y las métricas para cada informe de BI
A continuación, cree una lista de KPI y métricas que desea mostrar en cada entregable de BI.
Programe entrevistas con las partes interesadas relevantes para averiguar qué quieren ver en sus informes.
Durante estas entrevistas, pregúnteles:
- ¿Qué métricas y KPI monitorea actualmente para sus procesos comerciales?
- ¿Qué informes utiliza para realizar un seguimiento de estas métricas?
- ¿Tiene informes de muestra para referencia?
- ¿Qué datos le gustaría agregar o quitar de estos informes?
La mayoría de las empresas ya cuentan con un proceso de presentación de informes. Es solo que los usuarios no están contentos con él, ya sea porque no proporciona la información requerida o porque es un sistema propenso a errores de libros de trabajo de Excel que se preparan manualmente o usan scripts ad hoc.
La clave es analizar sus sistemas de informes actuales para tener una idea de lo que están rastreando actualmente e identificar áreas de mejora. Evite preguntarles directamente qué quieren ver en sus informes. Solo confundirá a los usuarios finales.
Una vez que tenga una lista de métricas que desea mostrar en sus informes de BI, pregúntese:
- ¿Cuáles son las fuentes de datos para cada métrica?
- ¿Tienes todos los datos disponibles?
- ¿Necesitará obtener datos adicionales de proveedores externos?
- ¿Estas métricas están fácilmente disponibles o se calculan en su sistema de BI? Si no, ¿puede crear nuevos procesos para ellos? Comuníquese con su equipo de BI para esto.
En caso de cualquier inquietud, vuelva a hablar con las partes interesadas para analizar los posibles próximos pasos. Tomará de dos a tres iteraciones, pero al final sus usuarios tendrán una buena idea de qué esperar en sus informes de BI.
3. Elija la visualización adecuada para cada métrica
Uno de los errores más comunes que cometen las personas al presentar información visualmente es usar el gráfico o la visualización incorrectos. No solo transmite el mensaje equivocado, sino que, en algunos casos, incluso puede generar confusión.
Aquí hay dos gráficos que muestran la misma información. ¿Cuál crees que es más intuitivo?
Elija una visualización que admita los datos subyacentes
En el primer gráfico, el espectador perderá el tiempo yendo y viniendo entre la leyenda del gráfico y las porciones circulares.
Por otro lado, el segundo gráfico facilita la detección de la tendencia de las ventas incluso sin mirar los números reales.
Para cada métrica, es esencial elegir una visualización que admita el mensaje subyacente en sus datos.
A continuación se muestra un diagrama de flujo para ayudarlo a decidir qué visualización usar para presentar sus KPI y métricas, según el tipo de información que contengan.
Encuentre el gráfico adecuado para sus datos (Fuente)
4. Diseñe los elementos del informe en sus informes de BI
Una vez que haya decidido qué (métricas) mostrar en sus informes y cómo (qué visualización), es hora de organizarlos de una manera fácil de entender para diseñar su modelo de informe.
Sabemos por varios estudios de seguimiento ocular que cuando los humanos leen páginas web, nuestros ojos comienzan desde la esquina superior izquierda de la página. A medida que leemos el contenido de la página, nuestros ojos se mueven de izquierda a derecha, formando patrones en forma de F o Z.
La clave es aprovechar este patrón de lectura natural a nuestro favor para presentar la información de manera intuitiva. Muestre la información más importante y urgente en la esquina superior izquierda de sus informes. La información de baja prioridad y que cambia lentamente debe mostrarse en la mitad inferior de su informe.
Mostrar información importante y urgente en la esquina superior izquierda de los informes
Este es un ejemplo de un panel de BI mal diseñado:
Un tablero de BI mal diseñado
Los dos gráficos principales ("Principales 10 clientes por ingresos hasta la fecha" y "Número de usuarios por grupo de edad") no cambian con frecuencia.
Por otro lado, las tablas que cambian con frecuencia, como "Registros por mes" y "Métricas diarias", se han colocado en la parte inferior.
Como resultado, cada día que un usuario final mira este informe, tendrá que revisar los dos gráficos superiores, que se ven iguales la mayor parte del tiempo, antes de llegar a la información que cambia regularmente.
5. Resalta la información clave
Los informes de BI están repletos de mucha información y pueden convertirse rápidamente en una distracción visual. Guíe a los usuarios del software hacia los números y tendencias correctos, utilizando señales visuales.
Usar los colores correctos es una forma poderosa de resaltar información crítica en sus informes y tableros de BI.
Por ejemplo, cuando miras el siguiente tablero, ¿hacia dónde van tus ojos?
Use colores para atraer los ojos del usuario del informe a la información clave
Quizás miró el gráfico circular en la parte inferior derecha, o el gráfico de líneas en la región superior izquierda, debido a sus colores. Eso es exactamente lo que este gráfico debería inspirarte a hacer. Dicho esto, evite usar demasiados colores, ya que puede generar ruido visual.
También es importante recordar que algunos colores son más llamativos que el resto. Entonces, si hace que un gráfico o visualización en particular se destaque, de acuerdo con los Principios de la Gestalt, prestamos más atención a ese componente del informe y tratamos de descubrir por qué es diferente.
Por ejemplo, los dos gráficos siguientes muestran la misma información:
Usar colores para resaltar información en un gráfico o tabla
Sin embargo, los colores adicionales en el primer gráfico no brindan ninguna información adicional. Por el contrario, nos hacen pensar “¿El verde significa que algo bueno pasó en octubre?”
En el segundo gráfico, el uso de un solo color nos dice que todas las barras miden la misma métrica (es decir, ventas). También nos ayuda a ver tendencias de ventas y hacer comparaciones.
Por lo tanto, la clave es utilizar los colores estratégicamente para resaltar las piezas clave de información en sus informes de BI y atenuar las que no son importantes ni urgentes.
6. Agrupe los KPI y las métricas relacionadas
Dado que los informes de BI se utilizan para obtener información y tomar medidas, es importante que ayuden a los usuarios finales a establecer rápidamente conexiones dentro de los datos.
Una de las formas más efectivas de hacer esto es agrupar información relacionada y colocar esa información junta. Mira el tablero a continuación:
Agrupar información relacionada para mostrar conexiones
En el panel anterior, el color y la posición de los gráficos le permiten comprender y comparar rápidamente la información relacionada:
- La primera fila contiene información sobre métricas generales como ingresos, ganancias, participación de mercado
- La segunda fila muestra métricas de ventas sobre productos individuales.
- La tercera fila presenta información de ventas regionales.
Del mismo modo, si coloca información relacionada muy separada, puede causar confusión y dificultar que los usuarios vean la conexión.
7. Obtenga una firma en las maquetas
Una vez que esté satisfecho con las maquetas, vuelva con las partes interesadas y obtenga su aprobación, ya que son ellas las que usarán sus informes de manera regular.
Asegúrese de que comprendan la información presentada en sus informes y también cómo usarlos. Por ejemplo, si sus informes tienen funciones interactivas como menús desplegables, archivadores y desgloses, asegúrese de que los usuarios finales sepan cómo usarlos para obtener la información que necesitan.
Este es un proceso iterativo que puede llevar semanas o incluso meses, ya que es posible que las partes interesadas no estén seguras de lo que quieren ver en sus informes o cómo quieren que se presente. Es aconsejable limitar el número de reuniones de revisión de informes y comunicarlo por adelantado. Por ejemplo, normalmente tenemos hasta tres iteraciones de revisión de informes con nuestros clientes, durante un período de uno a dos meses.
Lo que es más importante, obtenga una firma formal por escrito para sus maquetas para que pueda comenzar a crear los informes reales. Esto lo ayudará a evitar iteraciones innecesarias que tienen el potencial de retrasar su proyecto. De lo contrario, seguirá recibiendo solicitudes de cambio a lo largo de su implementación.
Envolviendolo
Los informes de BI bien diseñados facilitan que los usuarios finales obtengan la información que necesitan para hacer un mejor trabajo, ya sea para monitorear las operaciones diarias, ejecutar análisis ad hoc para investigar problemas o explorar datos para nuevas oportunidades de crecimiento.
La clave es comprender a su público objetivo: quiénes son, qué problemas enfrentan, qué información quieren y cómo la utilizarán. Una vez que descubras esto, presenta la información de una manera que permita a los usuarios finales obtener información y tomar decisiones rápidamente.