Cómo auditar, categorizar y elegir las mejores herramientas para agencias

¿Alguna vez te has sentido abrumado por la cantidad de herramientas que usa tu agencia?

El comercializador digital promedio utiliza 12.4 herramientas para respaldar la entrega de campañas de marketing basadas en datos.

Y eso es solo un promedio... ¡Algunos están usando más de 30 herramientas para lograr los mismos resultados!

Para las agencias, esto puede salirse rápidamente de control. No solo tiene su propio conjunto de herramientas de elección, sino que también necesita trabajar con las aplicaciones y el software que elijan sus clientes y entretejerlos todos juntos en una estrategia cohesiva.

Por supuesto, no puedes tirar al bebé con el agua del baño. Las herramientas de la agencia son un mal necesario: brindan una mayor eficiencia, mejores resultados para los clientes y procesos escalables.

¿Cómo encuentras un término medio feliz? ¿Cómo se crea un conjunto de herramientas para agencias que aproveche estos beneficios sin sobrecargar el software?

Comienza por organizarte

El primer paso para desmitificar la complejidad es reunir todas sus entradas y organizarlas en un marco digerible.

Cuando se trata de las herramientas de software de su agencia, tómese el tiempo para enumerar cada aplicación en la que usted, su equipo y sus clientes confían para hacer las cosas.

El proceso de capturar una lista de todas sus herramientas puede ser una experiencia reveladora en sí misma. Te sorprenderá cuántas aplicaciones tienes en la mezcla.

Una vez que tenga su lista maestra, categorícelas en áreas de negocios y funciones del cliente. Aquí hay algunas categorías generales que podría usar:

• Ventas y marketing : las aplicaciones y herramientas internas que utiliza para hacer crecer la agencia y cerrar tratos.
• Gestión de proyectos y comunicación : el software en el que confía para hacer las cosas y colaborar con colegas y clientes.
• Campañas : las herramientas que lo ayudan a ejecutar y administrar campañas para los clientes.
• Informes : lo que usa para crear y entregar actualizaciones de progreso a los clientes.
• Especialidad : cualquier herramienta especializada que necesite su agencia, según su área de especialización.

Al categorizar las herramientas que está utilizando actualmente, puede encontrar ineficiencias o lagunas en su conjunto de herramientas. Por ejemplo, varias herramientas podrían estar haciendo lo mismo, permitiéndole eliminar aquellas que no necesita. O bien, es posible que descubras que te estás perdiendo algo.

Para ayudarlo aún más con este proceso, analicemos cada una de las categorías anteriores y veamos algunas herramientas de agencias de mejores prácticas para cada una.

Ventas y marketing

Como bien sabe, dirigir una agencia es algo más que ofrecer resultados a los clientes. La prospección y la generación de prospectos son fundamentales para el éxito a largo plazo de una empresa de servicios.

Puede haber cierta superposición en las herramientas que usa internamente para ventas y marketing con las que elige para la entrega al cliente, pero hay algunas sutilezas.

Estos son algunos ejemplos de las herramientas que necesitará para comercializar su agencia y cerrar acuerdos de manera regular.

• CRM y software de gestión de clientes potenciales : existe una gran cantidad de aplicaciones de seguimiento de ventas que podrían beneficiar el proceso de ventas de su agencia. Desde CRM completos que automatizan el seguimiento de correos electrónicos y controlan las llamadas de ventas, como HubSpot o Salesforce, hasta herramientas que se enfocan en un componente limitado del ecosistema de ventas, como io.

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• Software de propuestas : la mayoría de las agencias inician el proceso de propuestas con presentaciones de PowerPoint, cadenas de correo electrónico sin seguimiento y métodos de seguimiento inconsistentes. Este enfoque está bien en los primeros días, pero si desea escalar, necesitará un software sólido de creación y seguimiento de propuestas como Proposify.

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• Conjunto de herramientas de marketing : sus herramientas diferirán según su estrategia de marketing. Lo más probable es que tenga algún tipo de herramientas de automatización de correo electrónico, administración de sitios web, creación de documentos, diseño y administración de redes sociales. Cubriré esto con más detalle en las secciones de entrega al cliente a continuación.

Es fácil quedar atrapado en la entrega al cliente y tener una colcha de retazos de herramientas de ventas y marketing, pero no es escalable.

Gestión de Proyectos y Comunicación

La vida de agencia tiene una enorme cantidad de partes móviles. Quizás más que cualquier otro negocio porque está haciendo malabarismos con las necesidades y personalidades de numerosos clientes, personal, trabajadores independientes y proveedores a la vez.

Esto hace que las herramientas de comunicación y gestión de proyectos sean fundamentales para garantizar que las tareas importantes no se escapen.

Estos son algunos ejemplos de las herramientas que puede necesitar en su arsenal:

• Gestión de documentos : creará y compartirá todo tipo de documentos con su equipo y clientes que requieren almacenamiento en la nube, varios niveles de acceso e integración inteligente. Es difícil pasar de Google Workspace por esto.

Espacio de trabajo de Google

• Gestión de tareas : la configuración de proyectos, la creación de cronogramas y la asignación de tareas es un hecho cotidiano en la relación agencia-cliente. Una herramienta de gestión de proyectos como Asana te brinda visibilidad en toda la cuenta y la tranquilidad de saber que todo se está haciendo a tiempo.

ásana

• Comunicación : sí, una parte de su comunicación entre las partes interesadas se realizará por correo electrónico, pero evitar la sobrecarga de la bandeja de entrada con herramientas como Slack puede mejorar significativamente la productividad de la agencia. También querrá una aplicación de videoconferencia, como Zoom, para reuniones virtuales.

Flojo

Si bien estas aplicaciones forman el núcleo de lo que necesitará para la gestión de proyectos y la comunicación en su agencia, existen muchas alternativas que logran un resultado similar.

Campañas

La ejecución de campañas para sus clientes debe ser lo más fluida y eficiente posible. No solo desea obtener excelentes resultados, sino que también debe mantener informados a los clientes, cumplir con los plazos y otras expectativas o resultados.

Cada campaña de marketing será diferente y las herramientas que utilice dependerán de su oferta principal para un cliente. Sin embargo, aquí hay algunas herramientas generales que necesitará para ejecutar campañas de marketing.

• Plataforma de marketing por correo electrónico : casi todas las campañas de marketing tienen algún tipo de captura, seguimiento o secuencia de correo electrónico involucrado. Y el ecosistema de software de marketing por correo electrónico es enorme. La herramienta adecuada para usted dependerá de cuán complejas sean las campañas de sus clientes. En el extremo simple, una aplicación como Mailchimp podría ser suficiente, o para plataformas de automatización más intensivas, consulte Ontraport.

en el puerto

• Creador de páginas de destino: las campañas no se ejecutan sin páginas de destino, y debe poder crear rápidamente páginas bien diseñadas que se puedan iterar y probar rápidamente. Si su agencia se enfoca en la captura de correo electrónico y las campañas en las redes sociales, el generador de páginas de destino de ShortStack es una excelente herramienta en la que puede confiar.

Pequeño montón

• Herramienta de diseño gráfico : cada campaña que lance tendrá una variedad de elementos que necesitan diseño, como anuncios publicitarios, publicaciones en redes sociales, gráficos de página de destino y más. Muchas agencias tendrán diseñadores internos que utilizan Adobe Creative Suite, pero si no es así, Canva es una alternativa asequible y fácil de usar.

Canva

• Herramientas de optimización de conversión : si bien su software de marketing por correo electrónico y página de destino tendrá algunas funciones para analizar y optimizar sus campañas, es posible que desee llevar la optimización de conversión a un nuevo nivel con herramientas de análisis de datos, pruebas A/B o mapas de calor. Un ejemplo es VWO.

VWO

La forma en que entregue y optimice las campañas para sus clientes determinará cuánto tiempo permanecerán, por lo que es fundamental contar con el conjunto de herramientas adecuado.

Informes

Varias de las herramientas que he discutido hasta ahora tienen un elemento de informes que puede usar para transmitir actualizaciones de progreso a sus clientes. Sin embargo, los análisis que obtiene de estas plataformas son específicos para el propósito de la herramienta.

Por ejemplo, ShortStack proporciona análisis detallados de la página de destino y del correo electrónico para sus campañas, lo que puede ayudar a identificar los principales indicadores de resultados positivos y mejorar el rendimiento de las campañas. Pero hay una variedad de otros puntos de datos e ideas en los que sus clientes pueden estar interesados, como la participación en las redes sociales, las mejoras en la clasificación de SEO o las tasas de conversión de PPC que conforman una visión holística de su trabajo en conjunto.

Tener una herramienta confiable en la que pueda generar informes de información de datos significativos para los clientes puede ahorrarle horas juntando cosas en una hoja de cálculo o una presentación de diapositivas.

Algunas herramientas líderes en el espacio de informes de agencias incluyen DashThis, AgencyAnalytics, Swydo y ReportGarden.

AgencyAnalytics

Los informes coherentes que puede replicar en todos sus clientes en cuestión de minutos cada mes mejorarán drásticamente su tasa de retención.

Reuniéndolo todo

Este artículo se centra en las herramientas que son esenciales para cualquier agencia de marketing. El otro software que elija dependerá de las áreas en las que se especialice. Por ejemplo, si ofrece exclusivamente servicios de SEO, entonces deberá agregar a la lista una poderosa herramienta de análisis de datos de SEO como ahrefs o SEMrush. O, si ejecuta campañas publicitarias de Facebook escalables para clientes, AdEspresso podría estar en su cinturón de herramientas.

Un artículo sobre las herramientas de las agencias podría durar una eternidad... Hay miles y miles de aplicaciones de marketing que ayudan a las agencias a trabajar de manera más eficaz y productiva. Al final, lo más importante para usted es identificar cómo su conjunto de herramientas sacará lo mejor de su equipo.

Es posible que esté buscando soluciones todo en uno o integradores de informes que generen eficiencias en sus procesos. Sin embargo, menos no siempre es mejor. No desea sacrificar la calidad por la facilidad de uso si eso significa disminuir los resultados del cliente.

Busque el equilibrio adecuado entre las herramientas especializadas, los integradores y los procesos de comunicación de toda la agencia que hacen que su equipo trabaje al unísono para brindar resultados al cliente.