Cómo el analista financiero Ben Cole usa Clockify para bloquear el tiempo

Muchas personas están desesperadas por escapar de hacer sus impuestos, y mucho menos volverse apasionados por el sector financiero.

Sin embargo, algunas mentes brillantes tienen la habilidad de procesar números y sumergirse en todo lo relacionado con las finanzas. Ben Cole, presidente de ERP Connect Consulting, es una de esas personas.

Quizás se pregunte cómo nos encontramos con este tema y con Ben en particular. Bueno, recientemente mencionó a Clockify en una de sus publicaciones en las redes sociales.

A su vez, esto despertó nuestra curiosidad por descubrir qué hace para organizarse en medio de las interminables listas de tareas pendientes que consumen mucho tiempo en su sector. Especialmente teniendo en cuenta que dejó una empresa enorme y bien establecida para lanzar su propia empresa.

Entonces, hicimos lo que siempre hacemos: recopilamos todos nuestros cómos y porqués y nos sentamos con el hombre mismo para hacerle todas estas preguntas:

• Por qué Ben eligió convertirse en su propio jefe,
• Cómo aborda su carga de trabajo diaria,
• ¿Qué es el bloqueo del tiempo para Ben en su trabajo, y
• Por qué ha estado usando Clockify durante 2 años.

¡Entremos de inmediato!

Ben Cole: un adelanto de la vida de un analista financiero

A Ben le gusta describirse a sí mismo como un profesional financiero ocupado, muy ocupado . Y no es que esté exagerando sobre su carga de trabajo. Al contrario, dirige una empresa exitosa con casi una docena de empleados y necesita atender a muchos clientes.

En pocas palabras, Ben Cole es presidente de ERP Connect Consulting, donde ERP significa planificación de recursos empresariales . Esa es la jerga de la industria para decir que crean software que:

• planes,
• presupuestos, y
• Informes sobre los resultados financieros de una empresa.

Hoy, Ben trabaja y vive en Dallas, Texas. Sin embargo, ha tenido una rica carrera. Entonces, echemos un vistazo rápido a lo que precedió a sus esfuerzos actuales.

Ben se graduó de la Universidad de Drake con una doble especialización en finanzas y sistemas de información. Desde entonces, ha estado inmerso en el mundo financiero.

“Empecé en el espacio ERP en 2016. Trabajé en una gran firma de contabilidad pública durante 5 años, luego trabajé para una empresa emergente más pequeña en Austin, Texas”.

Pero Ben no es el típico técnico financiero que apenas mantiene un equilibrio entre el trabajo y la vida. De hecho, tiene una relación estable con su futura esposa, con quien se casará dentro de unos meses.

Igualmente importante, a diferencia de sus trabajos anteriores, ahora puede decidir los valores que quiere inculcar en su entorno laboral. Según Ben, los valores más importantes de la empresa incluyen:

• Calidad,
• Transparencia, y
• Eficiencia.

Pero en cualquier caso, puede preguntarse por qué decidió dejar su trabajo en una gran empresa, convertirse en su propio jefe y establecer un negocio de su creación.

¡Vamos a averiguar!

¿Por qué Ben se convirtió en autónomo?

A diferencia de algunos de sus compañeros, Ben pensó que podía crecer mucho más rápido por su cuenta, en lugar de ser parte de una empresa conocida. Y fue esta creencia la que lo llevó a tomar un rumbo diferente.

“Lo que principalmente me llevó a dar el salto fue el entorno en el que me encontraba. Con todos los acuerdos de tipo corporativo, existen todos los controles y equilibrios; tienes que esperar tu turno para obtener el ascenso o el aumento que deseas”.

Por el contrario, la empresa de Ben utiliza un modelo de compensación directa. En pocas palabras, este modelo significa que a los empleados se les paga en función de lo que producen, es decir, obtienen su remuneración en función de lo que aportan a la empresa. Pero, lo que es aún más notable, Ben confía en que este enfoque ayude a hacer crecer un equipo para alcanzar su máximo potencial y desarrollar habilidades duraderas, habilidades que prepararán las perspectivas laborales de todos para el futuro:

“Si todo sale mal y [el negocio de una empresa] no funciona, todavía tengo las habilidades y el conocimiento técnico para trabajar para cualquier tipo de empresa en la que haya trabajado antes”.

Cómo aborda Ben su carga de trabajo diaria

La mayoría de las personas exitosas tienen un sistema que, bueno, las hace exitosas.

Del mismo modo, Ben es un profesional financiero ocupado y necesita hacer malabarismos con múltiples tareas y proyectos todos los días. Pero no hay dos días iguales.

“Honestamente, cada día es un poco diferente. Esta mañana me desperté, hice un entrenamiento rápido solo para que la sangre fluyera; y tuve una llamada interna para revisar algunas piezas de desarrollo para nuestras aplicaciones”.

Pero, ¿qué sucede después de que se quita del camino todo el resumen de la mañana y las actividades energizantes?

“Más tarde esta tarde, tengo algunas llamadas de clientes y otro proyecto que comienza esta semana. Creo que lo más importante es adaptarse a los cambios y ser flexible para atender los elementos de mayor prioridad”.

Con tanto en su plato, estábamos ansiosos por conocer los principales obstáculos de Ben en su jornada laboral.

“Creo que el mayor obstáculo es lo inesperado. Entonces, en este momento, tengo 6 o 7 reuniones más hoy. Pero nunca se sabe cuándo llamará alguien y necesitará algo”.

Aparte del flujo interminable de solicitudes entrantes, Ben todavía tiene que arreglárselas con el recurso limitado que llamamos tiempo. Así, hace imprescindible separar lo que importa de todo lo demás.

“El tiempo es siempre tu mayor activo. No estás obteniendo más de eso; y realmente ser capaz de priorizar esos elementos y ver lo que necesita hacer ahora versus lo que puede esperar y realmente tratar de no descarrilarse”.

Eso prepara el escenario para la siguiente pregunta que le enviamos a Ben. Lo has adivinado: ¡prioridades!

Los pensamientos de Ben sobre el establecimiento de prioridades

Para que comenzara con lo que podría decirse que es más importante en su industria, y en cualquier otra industria, en realidad, hablamos sobre distinguir las prioridades de las no prioritarias.

“Soy un chico con una gran lista de cosas por hacer. Y, a veces, las listas de tareas pueden salirse de control. Mi lista de cosas por hacer generalmente tiene 20 o 30 cosas en ella”.

Pero Ben tiene una solución para las demandas cada vez mayores de su tiempo.

“Siempre trato de usar [un concepto] llamado 'los 3 principales de hoy'. Literalmente escribo las 3 cosas que quiero hacer hoy. Al final del día, miro [y me pregunto]: ¿Mi día es exitoso? Es exitoso si tengo esas 3 cosas hechas. No sé lo que viene [pero siempre] me concentro mucho y priorizo ​​esos 3 primeros".

Ben dice que está feliz cuando realiza las tareas más importantes, creando un circuito de retroalimentación. Curiosamente, sin embargo, prefiere anotar sus puntos críticos en una nota física.

“Soy un gran defensor de escribir en una hoja de papel porque realmente te obliga a hacerlo, ya sea tus 3 principales o tus 5 principales. Creo que es como establecer metas. Si te fijas metas tan grandes que sabes que nunca podrás alcanzarlas, en realidad no son metas, ¿verdad?

Él cree que los profesionales deben ser realistas acerca de sus objetivos porque hacer algo sin llegar a ningún lado... ¿Qué sentido tiene eso?

Para nuestro capítulo final en la historia de Ben, nos preocupamos por algunas técnicas de productividad comprobadas y cómo encaja Clockify.

Tiempo de seguimiento: el cambio de juego en la vida laboral de Ben

La vida de un experto financiero y presidente de una empresa en crecimiento puede ser agotadora. ¡Imagínate!

Pero en serio, Ben tiene que programar tiempo para lo esencial y abordar también los elementos pequeños y menos importantes. Durante todo el día, todos los días. Para mantenerse productivo en todo momento, Ben necesita abordar su carga de trabajo de manera eficiente y eficaz. Y tampoco afirma que hacer malabarismos con sus ambiciones personales y profesionales sea pan comido. Es todo lo contrario.

“'Diría que lo más importante que se superpone en ambas [ mi vida personal y profesional ] es que estoy extremadamente ocupado. Ya sea tratando de crear nuevos productos o atraer nuevos clientes, o simplemente tratando de mantenerme al día con mi vida personal, ya que tengo una prometida y tenemos un gato y un perro; [y] me encanta jugar al golf y me encanta esquiar”.

¿La cura para tanto estrés y desorden? Junto con otras plataformas, Ben descubrió que Clockify es una herramienta práctica que lo ayuda a llegar al final de sus días sintiendo que ha logrado mucho.

De todos modos, aquí hay una vista previa de la publicación de LinkedIn que despertó nuestro interés por entrevistar a Ben.

Como era de esperar, teníamos curiosidad sobre cómo Ben se encontró con Clockify y los beneficios que su equipo obtuvo al usar nuestra aplicación de bloqueo de tiempo durante los últimos 2 años.

Cómo conoció Ben a Clockify

Ben ha prosperado en el sector financiero durante casi una década, utilizando muchas herramientas poderosas para mejorar los flujos de trabajo en el camino. Pero dice que le da vergüenza mencionar su plataforma de elección para el seguimiento del tiempo antes de decidirse por Clockify. Alerta de spoiler: era Excel.

“Comenzamos a usar Clockify probablemente 3 meses después de que comencé mi negocio. Y uno de mis colegas me presentó la herramienta. Tenía un prototipo de una integración de Clockify con Business Central”.

Sobre todo, la útil integración (entre Clockify y Business Central) llevó a Ben a darse cuenta de que Clockify podría cambiar las reglas del juego en su trabajo.

Por qué Ben piensa que Clockify es un gran ahorro de tiempo

Ben siente que adoptó Clockify rápidamente porque era un equipo de una sola persona en ese momento. Pero él cree que también es bastante fácil para cualquier gran fuerza laboral adoptar la herramienta, siempre y cuando comience el proceso de incorporación lo antes posible.

“Lo más importante es implementar las herramientas antes de que las necesite porque es mucho más fácil incorporar a otros. Si tiene 10 empleados que trabajan en Excel y luego intenta que vayan a Clockify, aún es posible y probablemente no sea demasiado difícil, pero es mucho más fácil [hacerlo de antemano]”.

Con más de 80 integraciones, Clockify funciona a la perfección con un conjunto diverso de aplicaciones. Ben dice que está muy contento con la forma en que la integración con Business Central le ahorra horas cada semana.

“Funciona a la perfección y probablemente me ahorre 4 horas por semana ahora. [Con el tamaño actual de nuestro equipo], probablemente me llevaría un día entero [hacerlo manualmente]. Sé que tomaría 4 horas porque solía tomarme 2 cuando solo yo lo hacía en Excel. Y hemos 10 Xed desde entonces”.

Además de ahorrarle mucho tiempo a Ben, Clockify le facilita crear facturas dentro de la plataforma y enviarlas a los clientes.

“No podría imaginar nuestra organización sin Clockify, ya que toma todas las entradas de tiempo y las coloca directamente en una factura en mi sistema financiero. Luego, solo hago clic en un botón y envía por correo electrónico todas mis facturas a mis clientes”.

Funciones de Clockify que más le gustan a Ben

Con docenas de funciones útiles para particulares y empresas, Clockify puede mejorar fácilmente los procesos en el trabajo. Desde el seguimiento del tiempo hasta la generación de informes y la exportación de datos, Clockify le permite administrar su tiempo de manera más eficiente.

Entonces, veamos qué funciones encuentra Ben más útiles cuando se trata de trabajar con clientes y miembros del equipo.

Característica #1: Bloqueo de tiempo + integración de calendario

Ben dice que el bloqueo del calendario es un buen toque para su apretada agenda.

“Tengo esta reunión que puedo etiquetar como administrativa, y luego la próxima reunión que podría tener es una reunión de cliente facturable. Por lo tanto, [es útil poder] usar eso y, al final del día, ingresar a Clockify y, literalmente, simplemente hacer clic en cada evento del calendario”.

Además, la función de vista de calendario le permite al equipo de Ben trabajar de manera transparente y obtener una imagen nítida de sus tareas, actividades y eventos. Aparte de eso, Clockify permite que a su empresa le paguen más rápida y fácilmente, sin fricción involucrada.

“Básicamente, haga la transición a una entrada de tiempo de cliente facturable o una entrada administrativa, y Clockify rastrea cuánto tiempo está trabajando todo el mundo. Así que el calendario es absolutamente lo primero que uso”.

Sin embargo, el diseño visualmente atractivo de las actividades no es lo único que a Ben le encanta de Clockify. También utiliza el calendario como un planificador de bloques de tiempo y un motor de productividad.

Curiosamente, Ben almacena rápidamente los próximos eventos o tareas creando bloques de 30 minutos en su calendario. Utiliza descripciones simples como cliente X, Y, Z. ¡Y eso funciona de maravilla para él!

Además, Ben usa la vista de calendario como un segundo cerebro, ya que le permite a él y a su equipo realizar un seguimiento de tantas cosas diferentes como necesiten.

“En un día loco, va a ser difícil recordar 15 reuniones diferentes que tuviste. Más bien, ya están en mi calendario. Solo hago clic en ellos”.

En general, Ben está contento con Clockify porque le ahorra a él y a su negocio decenas de horas cada mes.

Característica #2: Marcar entrada/salida

Clockify permite que el equipo de Ben evite hacer una de las cosas más tediosas: marcar el tiempo. Entonces, le pedimos que nos diera su opinión sobre esto en un escenario de la vida real.

“Para cualquiera que trabaje en un servicio profesional, lo que menos le gusta es ingresar el tiempo cuando sea. Lo último que desea hacer es pasar 15 minutos ingresando todo su tiempo manualmente. Entonces, Clockify hace que sea muy fácil simplificar eso, tanto desde mi punto de vista como desde el punto de vista del usuario”.

Con esta característica, Ben puede rastrear fácilmente la asistencia de los empleados y obtener informes de entrada y salida. Pero lo más importante, su equipo puede cronometrar convenientemente su tiempo en cualquier dispositivo, ya sea en línea o fuera de línea.

Característica #3: Recordatorios automáticos

En lugar de perseguir a los miembros de su equipo para que anoten el tiempo, Ben puede hacer otras cosas más importantes. ¿Cómo? Bueno, Clockify hace el trabajo por él y envía recordatorios automáticos a los miembros del equipo.

“Clockify tiene excelentes funciones para recordar a las personas que envíen su tiempo. Por lo tanto, no tengo que seguir con nadie. Clockify hace eso por mí, en lo que he visto muy buenos rendimientos en términos de la rapidez con la que las personas dedican su tiempo".

Para configurar recordatorios como lo hace Ben todos los días, todo lo que necesita hacer es elegir su:

• Jornada y jornada laboral, y
• El tiempo después del cual desea que Clockify le envíe un recordatorio.

¡Eso es todo!

Característica #4: Informes

Otra característica interesante de la que Ben habla alegremente son los informes de Clockify. Esta adición ayuda a su equipo a administrar proyectos y aprender lo que todos han estado haciendo últimamente.

Además de evitar perder el tiempo, la exclusiva función de informes de Clockify le permite a Ben ver dónde y cómo pasa el tiempo su equipo al obtener un resumen completo de las horas registradas, e incluso las horas facturables, en informes cuidadosamente empaquetados. Todo lo que su equipo debe hacer es registrar el tiempo usando un rastreador en tiempo real o marcando manualmente las horas en la hoja de tiempo.

Ben explica cómo los informes le permiten mantenerse al tanto de la enorme carga de trabajo de su empresa.

“Si alguien no tiene ninguna hora [cronometrada] el lunes, puedo verlo; me ayuda desde el punto de vista de la gestión de proyectos decir 'ya no se utiliza tanto'.

El martes por la mañana, Ben puede echar un vistazo a un informe del lunes para comprobar quién trabajó en qué y durante cuánto tiempo. Si nota que algunos empleados tienen un desempeño deficiente en algunas tareas, puede cambiar de marcha y asignar diferentes elementos.

Recapitulación: utilice herramientas para hipercentrarse en las tareas más importantes

¡Fue genial entrevistar a Ben! Y si mira de cerca, verá algunos temas y lecciones breves que compartió de su rica experiencia.

Entonces, aquí hay algunos puntos que probablemente pueda usar en su vida y trabajo:

• Renuncia a una empresa si crees que impide tu crecimiento,
• Perfeccione sus habilidades sobre la marcha para preparar sus perspectivas laborales para el futuro,
• Establecer valores para impulsar el comportamiento y el desempeño de los empleados,
• Realice un seguimiento del tiempo que los empleados dedican a las tareas para obtener los mayores beneficios,
• Confíe en las herramientas en lugar de depender de las personas para recordar cosas, y
• Automatice los flujos de trabajo para lograr el éxito a largo plazo.

En cualquier caso, nos alegra que Clockify haya ayudado a Ben y a su equipo a aumentar su productividad.

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