Cómo ser más eficiente con tus tareas

La eficiencia es el 10% de ser productivo. Me topé con esta oración mientras investigaba para esta publicación de blog. Vamos a elaborar sobre esto. La eficiencia significa hacer las tareas rápidamente y hacerlas bien. Por otro lado, para ser productivo, debe ocuparse de sus tareas importantes de manera constante. Entonces, en cierto modo, ser eficiente es una parte vital de su productividad.

Ahora, cuando parece que no puede completar sus tareas diarias a un ritmo más rápido (sin comprometer su calidad), probablemente se sienta frustrado. Pero, la buena noticia es que puedes aprender a ser más eficiente con tus tareas.

En este artículo, descubrirás:

• lo que significa ser eficiente en el trabajo,
• cómo concentrarse y hacer el trabajo,
• cómo ser más eficiente y eficaz en el trabajo.

¿Qué significa ser eficiente en el trabajo?

¿Está familiarizado con esas escenas de películas en las que una persona escribe muy rápido, con una sonrisa de confianza en su rostro? Estas escenas suelen ir seguidas de música de piano alegre. Cuando pienso en la eficiencia, veo esta imagen en mi mente.

Cuando se trata de la eficiencia en el lugar de trabajo, implica más que el entorno lúdico mencionado anteriormente. La eficiencia en el lugar de trabajo implica que los empleados realicen las tareas correctas de manera adecuada, sin perder demasiado tiempo o energía. De esta manera, los trabajadores ayudan a sus clientes/clientes al entregar más productos/servicios de alta calidad. Por lo tanto, los empleados ayudan a que su negocio crezca. Además, los empleados eficientes también son productivos porque saben cómo administrar sus tareas y terminar todas las asignaciones de manera adecuada y a tiempo.

¿Cómo puedes concentrarte y hacer el trabajo?

Echemos un vistazo a lo que puede hacer para mantenerse enfocado y hacer el trabajo con facilidad, independientemente de su puesto de trabajo.

Trabaja en sesiones cortas seguidas de un breve descanso.

Según el estudio de la Universidad de Illinois, “breves desviaciones de una tarea pueden mejorar drásticamente la capacidad de uno para concentrarse en esa tarea durante períodos prolongados”. Por lo tanto, cuando empiece a trabajar en una tarea, asegúrese de trabajar en sesiones cortas, de 20 a 30 minutos, y luego tome un breve descanso de 5 minutos.

Puedes probar la Técnica Pomodoro, que consiste en sesiones de trabajo de 25 minutos (Pomodoros). Después de cada sesión, toma un descanso de 5 minutos. Una vez que haya terminado cuatro sesiones de trabajo, puede tomar un descanso más largo, alrededor de 30 minutos. Si crees que 25 minutos es muy poco para tus tareas, puedes organizar tu trabajo teniendo Pomodoros de 90 minutos.

Apuntar tu atención a tu tarea durante estos Pomodoros mejorará tu eficiencia.

Sigue tus ritmos circadianos

Un ritmo circadiano es un ciclo de 24 horas que obtuvo su nombre de la frase latina "circa diem", que significa "alrededor de un día". Los ritmos circadianos regulan sus sistemas mentales y físicos. Además, tu capacidad de concentración depende de tu ritmo circadiano. Algunas personas están mentalmente alertas por la mañana, mientras que otras prosperan durante la tarde o la noche.

Para ser más eficiente con sus tareas diarias, debe organizar su día de acuerdo con sus ritmos circadianos. Si desea obtener más información sobre su ritmo circadiano, asegúrese de realizar un seguimiento de sus niveles de concentración durante al menos dos semanas. Por ejemplo, puede anotar sus niveles de energía en una escala del 1 al 10 a lo largo del día. Luego, programe sus tareas más importantes para los períodos de mayor alerta. Deje esas asignaciones menos críticas para períodos en los que sus niveles de energía sean más bajos.

Abrazar la mente errante y la ociosidad.

¿Soñar despierto puede ser beneficioso y hacerte más eficiente? Sorprendentemente, sí.

En su libro Bored and Brilliant: How Spacing Out Can Unlock Your Most Productive and Creative Self, Manoush Zomorodi habla sobre la importancia de divagar:

“ Cuando nuestras mentes divagan, activamos algo llamado el “modo predeterminado”, el lugar mental donde resolvemos problemas y generamos nuestras mejores ideas, y participamos en lo que se conoce como “planificación autobiográfica”, que es cómo damos sentido a nuestro mundo y nuestras vidas y establecer metas futuras .”

También señala que cuando nos distraemos, es cuando hacemos un pensamiento original.

Así que déjate soñar despierto durante 10 o 15 minutos mientras haces una tarea repetitiva o tomas un descanso. De esta manera, pensarás en nuevas formas de enfrentar tus problemas o tareas complejas, lo que aumentará tu eficiencia. Además, estará más concentrado en el trabajo durante una reunión o cuando se enfrente a una tarea desafiante.

Además de divagar, estar inactivo también puede ser valioso para ti. Así es como el ensayista y caricaturista Tim Kreider explica los beneficios de la ociosidad en el libro de Cal Newport Deep Work: Rules for Focused Success in a Distracted World:

“ La ociosidad no es solo una vacación, una indulgencia o un vicio; es tan indispensable para el cerebro como la vitamina D lo es para el cuerpo, y privados de ella sufrimos una aflicción mental tan desfigurante como el raquitismo… es, paradójicamente, necesaria para realizar cualquier trabajo ”.

Pero, ¿qué sucede si está demasiado ocupado y parece que no puede perder el tiempo estando inactivo? Esto es lo que propone Cal Newport en este libro.

” Al final de la jornada laboral, suspenda su consideración de los problemas laborales hasta la mañana siguiente: no verifique el correo electrónico después de la cena, no repita mentalmente las conversaciones y no planee cómo manejará un próximo desafío; cierra el trabajo pensando por completo .”

Newport agrega que uno de los beneficios de apagar es que "el tiempo de inactividad ayuda a recargar la energía necesaria para trabajar profundamente". Y, como lo define Newport, el trabajo profundo es "el tipo de trabajo que optimiza su desempeño".

¿Cómo se puede ser más eficiente y efectivo en el trabajo?

Como ya se mencionó anteriormente, hay una diferencia entre eficiencia y eficacia. Cuando eres eficiente, terminas tus tareas de forma rápida y organizada. Por otro lado, cuando eres efectivo, obtienes los resultados deseados. Como puede imaginar, cuando se trata de sus tareas laborales, deberá sobresalir en ambas áreas. Repasemos los consejos más prácticos para ser eficiente y eficaz en el trabajo.

Dirige tu atención a las tareas más importantes primero

Al comienzo de cada día, piense en las tareas más importantes del día. Además, trata de ser realista y apunta hasta tres tareas que tengas que terminar al final del día.

Tener un objetivo claro en mente y frente a usted lo ayudará a mantenerse en el camino correcto y mejorar su eficiencia y productividad.

Pruebe el método de la matriz de Eisenhower

Una de las formas más útiles de aprender a priorizar es probar la técnica de la matriz de Eisenhower. Este método de administración del tiempo lo ayudará a separar las tareas importantes de las no importantes.

El método de la matriz de Eisenhower incluye cuatro cuadrantes de tiempo:

1. tareas importantes y urgentes,
2. tareas importantes pero no urgentes,
3. tareas no importantes pero urgentes,
4. tareas no importantes y no urgentes.

Entonces, las tareas del primer cuadrante son sus prioridades. Una vez que los hayas terminado, aborda los del segundo cuadrante. Hablando del tercer cuadrante, debe delegar estas tareas a sus colegas. Finalmente, se deben eliminar las tareas del cuarto cuadrante.

Dado que este método lo ayuda a tener una visión general más clara de su jornada laboral, la técnica de la matriz de Eisenhower también puede mejorar su gestión del tiempo. Así, serás más eficiente y productivo con tus tareas.

Dedica algo de tiempo al trabajo profundo.

El trabajo profundo mencionado anteriormente juega un papel crucial cuando se trata de tareas exigentes o aquellas asignaciones que son esenciales para su puesto de trabajo. Cuando necesite realizar estas tareas, deberá concentrarse y evitar las distracciones a toda costa.

Por ejemplo, como soy escritor de contenido, mi trabajo profundo consiste en escribir blogs. Para poder entrar en un estado mental de trabajo profundo, prefiero escuchar música clásica o bandas sonoras de películas. Estos géneros musicales me ayudan a mantenerme productivo y terminar de escribir el blog.

Ahora, si tiene dificultades para mantener su atención y trabajar profundamente, Newport sugiere el siguiente ritual de trabajo profundo:

• Elige dónde trabajarás y por cuánto tiempo. Deberá encontrar un lugar tranquilo para sus períodos de trabajo profundo. Además, si es posible, dedique una parte particular de su oficina (en casa) solo para el trabajo profundo. Por ejemplo, una sala de conferencias, una biblioteca tranquila o un sillón cómodo, si trabajas desde casa. Antes de comenzar a trabajar, piense cuánto tiempo necesita permanecer en la zona para poder completar la tarea.
• Decide cómo vas a trabajar. Establezca objetivos específicos para su período de trabajo profundo. Por ejemplo, si está escribiendo un artículo, puede regular la cantidad de palabras o la cantidad de subtítulos que debe terminar durante un período de trabajo intenso. Además, también puede activar un bloqueador de sitios web una vez que comience a trabajar, para evitar distraerse con las redes sociales o las noticias.
• Elija cómo apoyará su trabajo. Su ritual de trabajo profundo también debe cubrir todos los elementos esenciales que necesitará mientras trabaja. Por ejemplo, una taza de café o un tentempié por si te da hambre. Además, elige la iluminación adecuada y una silla cómoda.

Estas son solo algunas ideas para hacer que tu ritual de trabajo profundo sea más cómodo y efectivo. Siempre puedes modificar el ritual para que sea más adecuado para ti y tus tareas.

Evite la multitarea

Cuando estás haciendo dos tareas al mismo tiempo, en realidad estás cambiando tu enfoque entre estas tareas. Esto se denomina cambio de contexto y, dado que salta de una tarea a otra rápidamente, parece que está realizando dos tareas simultáneamente.

Pero la multitarea no es tan efectiva como parece. Cuando diriges tu atención a una tarea y luego rápidamente a la otra, tu cerebro necesita más tiempo y energía para cargar y recargar el contexto.

Es por eso que debes evitar la multitarea. En cambio, concentrarse en una tarea a la vez lo hará más eficiente.

Sin embargo, cuando esté abrumado por el trabajo y no tenga otra opción que realizar múltiples tareas, siga nuestros consejos sobre cómo alternar entre proyectos y tareas sin perder productividad.

Analice sus tareas más grandes en otras más pequeñas

Seamos realistas: sabiendo que tienes que hacer una tarea compleja que requiere mucho tiempo y energía, no estarás motivado para empezar a trabajar en ella. Entonces, en lugar de tener una tarea más grande para todo el día, divídala en tareas más pequeñas.

Por ejemplo, debe hacer una ilustración para la publicación del blog. Al analizar esta tarea en partes más pequeñas, obtendrá asignaciones como:

1. hacer el primer borrador,
2. ponerse en contacto con un escritor de contenido para discutir el primer borrador,
3. hacer los cambios si es necesario,
4. agregar un logotipo o cualquier detalle similar, y
5. adjunte una ilustración a la herramienta de gestión de proyectos.

Una vez que termines la primera tarea, te sentirás motivado para continuar. Por lo tanto, completar una tarea más grande será más fácil de administrar.

Además, también puede usar Clockify para dividir su proyecto en tareas más pequeñas. Este tipo de trabajo con tareas es útil porque puede organizar su proyecto como una lista de tareas pendientes. Luego, marca las tareas como hechas tan pronto como las termines. Además, tener un cronograma de este tipo también puede ayudarlo a realizar un seguimiento de los proyectos y las tareas de sus clientes.

Limite el tiempo que dedica a los correos electrónicos

Como se indica en el informe de Asana The Anatomy of Work Index, responder a correos electrónicos y mensajes constantes es la razón principal por la que los empleados trabajan hasta tarde. Es probable que cada vez que vea o escuche una notificación por correo electrónico, sienta la necesidad de revisarla. Pero recuperar la concentración después no siempre será fácil.

A menos que su trabajo requiera que esté activo y responda los mensajes lo antes posible, intente limitar el tiempo que dedica a los correos electrónicos. Por ejemplo, puede revisar sus correos electrónicos al principio y al final de la jornada laboral.

Aparte de esta opción, trate de ser más específico al escribir correos electrónicos. Al hacerlo, la comunicación con sus colegas o socios será más precisa, por lo que evitará correos electrónicos de ida y vuelta. Por lo tanto, se distraerá menos con los correos electrónicos, lo que lo ayudará a ser más eficiente y productivo.

Automatice las tareas recurrentes

Las tareas recurrentes son aquellas que ocurren regularmente, por ejemplo, todos los días, una vez a la semana o una vez al mes. Estas pueden ser actividades como responder a correos electrónicos y asistir a reuniones.

Para ahorrar tiempo que dedica a las tareas recurrentes, debe monitorearlas usando una aplicación de seguimiento de tareas. Entonces, sabrá exactamente cuántas horas al día dedica a tareas recurrentes. Así, podrás automatizar algunas de estas tareas.

Por ejemplo, puede usar Clockify para crear plantillas para sus proyectos. Esto es bastante práctico si usted y su equipo suelen ocuparse de proyectos que exigen el mismo conjunto de tareas. Una vez que haga una plantilla, puede usarla para cualquier proyecto similar en el futuro.

Hablando de administración de correo electrónico, debe comenzar a categorizar sus mensajes mediante el uso de etiquetas. Las etiquetas son una especie de carpetas en su bandeja de entrada. Por ejemplo, puede agregar la etiqueta "Importante" para que pueda acceder fácilmente a esta carpeta en cualquier momento mientras ignora otros mensajes. Una vez que se haya ocupado de su bandeja de entrada, podrá concentrarse únicamente en el trabajo y mejorar su eficiencia y productividad.

Piensa en tu salud y en la necesidad de recargar

Cuando tenga hambre o sueño, no podrá pensar con claridad y ser productivo. Por lo tanto, nunca subestimes la importancia de una buena noche de sueño o de desayunar.

De hecho, hay tipos particulares de alimentos que son extremadamente buenos para su capacidad intelectual y, por lo tanto, para su productividad. Este es un súper alimento, y ya tenemos un blog dedicado a los refrigerios de súper alimentos que pueden aumentar la productividad.

Además de comer y dormir, asegúrese de hacer ejercicio con regularidad. Incluso si no eres fanático, al menos puedes caminar todos los días después del trabajo. Pronto te darás cuenta de cómo esta rutina te ayuda a recargar energías y relajarte del trabajo.

Conclusión

Ser eficiente con las tareas significa completarlas correctamente y con prontitud. Para hacerlo, deberá centrar su atención solo en sus tareas y evitar distracciones.

¿Cómo haces eso? Trabajando en sesiones cortas o siguiendo tus ritmos circadianos. Asegúrate de que tu cerebro también necesite un tiempo de inactividad, así que siéntete libre de divagar. Esta actividad seguramente aumentará su eficiencia.

Además, si desea trabajar tanto en sus habilidades de eficiencia como de productividad, este artículo cubre algunos consejos útiles que puede probar.