Cargo atrasado: beneficios, desventajas y consejos

Considere este escenario de la vida real: una tienda minorista pide un lote de 500 bolsos de diseñador a un proveedor mayorista y especifica que los bolsos deben llegar en una fecha determinada para una promoción planificada.

Sin embargo, las bolsas llegan 3 días después de la fecha de entrega acordada. Como resultado, el minorista pierde la ventana de promoción, lo que resulta en una pérdida de ventas que asciende a $1,000. Expresando su decepción por el retraso, el minorista solicita al mayorista que compense la pérdida de ingresos enviando una factura por 1.000 dólares.

En otras palabras, el minorista está utilizando cargos atrasados ​​como medio para recuperar los ingresos perdidos del mayorista.

Entonces, ¿qué son exactamente los cargos atrasados ​​y cómo afectan a su negocio?

En esta publicación de blog, analizaremos más de cerca qué son los cargos atrasados ​​y cómo funcionan, con algunos ejemplos del mundo real. También destacaremos sus inconvenientes y beneficios antes de enumerar 6 estrategias inteligentes para maximizar sus posibilidades de éxito con los cargos atrasados.

¿Qué es un cargo atrasado?

Los cargos atrasados ​​son las facturas que una parte (como un minorista o un contratista) envía a otra parte (como un proveedor mayorista o un subcontratista) si incurren en pérdidas como resultado de las acciones o errores de la segunda parte.

Sin embargo, para emitir cargos atrasados, las dos partes deben tener un contrato legalmente vinculante que especifique qué situaciones generan cargos atrasados.

En su libro titulado Construction Accounting Deskbook , los autores Louis P. Miramontes y Huge L. Rice definen los cargos atrasados ​​en el contexto de la construcción como:

“Facturación por trabajos realizados o costos incurridos por una de las partes que, de acuerdo con el contrato, deberían haber sido realizados o incurridos por la parte a quien se facturó. Los propietarios facturan los cargos atrasados ​​a los contratistas generales, y los contratistas generales facturan los cargos atrasados ​​a los subcontratistas”.

Si bien se ven típicamente en la industria de la construcción, los cargos atrasados ​​también son comunes en las industrias minorista, manufacturera y financiera.

Por ejemplo, una empresa que contrata a un desarrollador de software puede emitir cargos atrasados ​​si el desarrollador retrasa el proyecto o si el software tiene defectos.

Una compañía de tarjetas de crédito puede emitir cargos atrasados ​​a un cliente si este último no paga sus cuotas a tiempo. En el contexto de las tarjetas de crédito, es posible que también se haya encontrado con el término "devoluciones de cargo".

No lo culpamos si se pregunta si las devoluciones de cargo y los cargos atrasados ​​son sinónimos. La siguiente sección arroja luz sobre el tema.

Cargos atrasados ​​y contracargos: ¿Cuál es la diferencia?

A diferencia de los cargos atrasados ​​que se utilizan en varias industrias, los cargos atrasados ​​se utilizan típicamente en la industria de las tarjetas de crédito. El proceso de devolución de cargo tiene como objetivo proteger a los consumidores contra cargos de tarjeta de crédito fraudulentos, no deseados o incorrectos, según la Comisión Federal de Comercio.

Para comprender más sobre la diferencia entre cargos atrasados ​​y contracargos, nos comunicamos con Francis Fabrizi, AATQB (Contable calificado de la Asociación de Técnicos Contables) de Keirstone Limited.

Según Fabrizi, la distinción entre los términos gira en torno a quién emite los cargos y quién los resuelve. Opuestos a los cargos atrasados, donde el responsable (un comerciante, un vendedor, un cliente o un subcontratista) realiza el pago directamente a la parte que reclama los cargos atrasados, los bancos suelen liquidar los cargos atrasados ​​sólo después de una disputa resuelta sin éxito:

"Las devoluciones de cargo se utilizan normalmente para resolver disputas entre comerciantes y clientes cuando el cliente ya ha intentado resolver el problema directamente con el comerciante y no ha tenido éxito".

Fabrizi explica cómo funcionan normalmente las devoluciones de cargo con un ejemplo. Digamos que un cliente compra un producto en una tienda con su tarjeta de crédito y descubre que el producto está defectuoso. Luego piden a la tienda que les reembolse el importe y el comerciante se niega a hacerlo. El cliente ahora presenta una queja ante su banco, que emite un contracargo al cliente para reembolsar el importe.

Posteriormente, el banco recupera el importe del comerciante.

De manera similar, un cliente también puede disputar cargos incorrectos o no deseados emitidos por el emisor de su tarjeta de crédito. En este caso, el banco emisor (el banco que emitió la tarjeta de crédito) revierte los cargos temporalmente mientras investigan el asunto.

¿Cómo funcionan los cargos atrasados?

Veamos cómo funcionan en la práctica los cargos atrasados ​​con un ejemplo del sector de la construcción.

Un contratista de obras (una parte) celebra un acuerdo con un subcontratista (otra parte) para el cableado eléctrico de un edificio.

Si el subcontratista no termina el trabajo dentro del tiempo acordado, se producirá un retraso en el proyecto, ya que las otras tareas dependen de la finalización del trabajo eléctrico. Estos retrasos pueden traducirse en costos adicionales para el contratista, que puede necesitar retener la mano de obra durante un período de tiempo más largo del planeado originalmente.

En esta situación, el contratista puede facturar estos costos adicionales de mano de obra como cargos atrasados ​​al subcontratista.

En general, los cargos atrasados ​​ayudan a:

• Asignar los costos de manera justa,
• Promover la rendición de cuentas,  
• Facilitar la resolución de disputas, y
• Mejorar la gestión de proyectos.

Al responsabilizar a las partes por sus acciones, los cargos atrasados ​​promueven la transparencia y la equidad financiera.

Ahora bien, quizás se pregunte si los cargos atrasados ​​son un derecho legal. La siguiente sección se centra en los aspectos legales de los cargos atrasados.

¿Los cargos atrasados ​​son un derecho legal?

Como no existen leyes específicas relacionadas con los cargos atrasados, generalmente están regulados por el contrato entre dos partes, como por ejemplo:

• El contratista y subcontratista,
• El minorista y mayorista,
• La compañía de la tarjeta de crédito y los consumidores, o
• El fabricante y distribuidor.

Los contratos redactados correctamente y acordados mutuamente son jurídicamente vinculantes. Esto significa que si una parte viola los términos del contrato, la otra parte tiene el derecho legal de tomar medidas, como solicitar cargos atrasados ​​o iniciar procedimientos legales.

Sin embargo, en la industria de la construcción, existen algunas leyes, como la Ley de Pago Puntual, que afectan indirectamente los cargos atrasados. La Ley de Pago Puntual garantiza que los contratistas y subcontratistas reciban su pago a tiempo.

Muchos estados (Colorado, Texas, Nueva York, Illinois, Maryland y Carolina del Sur, por nombrar algunos) han adoptado un modelo de fondo fiduciario en el que el dinero que los propietarios pagan al contratista se mantiene en fideicomiso. El contratista sólo puede utilizar el fondo fiduciario para pagar a los subcontratistas por el trabajo realizado.

En otras palabras, el contratista no puede retener los fondos fiduciarios como cargos atrasados ​​por cualquier trabajo deficiente realizado por el subcontratista en otro contrato.

Es importante tener en cuenta que la mayoría de las leyes estatales de EE. UU. otorgan a los contratistas o subcontratistas el derecho de negar el pago cuando otra parte no cumple con las tareas acordadas. Por ejemplo, si el subcontratista no proporciona los materiales adecuados según lo acordado, lo que provoca defectos en el edificio, el contratista puede cobrarle cargos atrasados.

Ahora, quizás se pregunte cuánto puede reclamar una parte como cargos atrasados.

Según National Law Review, la parte que solicita cargos atrasados ​​(en el ejemplo anterior, el contratista) solo puede facturar una cantidad igual a lo que gastó para rectificar el trabajo que se realizó incorrectamente.

¿Cuál es un ejemplo de cargo atrasado?

Algunas de las razones comunes para reclamar cargos atrasados ​​incluyen:

• retrasos,
• Daño a la propiedad,
• Materiales o mano de obra defectuosos, y
• Falta de cumplimiento de las normas de seguridad y salud en el lugar de trabajo.

Analizaremos ejemplos del mundo real para cada escenario para ayudarle a comprender mejor cómo funcionan los cargos atrasados.

Ejemplo #1: Cargos atrasados ​​por retrasos

En la sección anterior, vio cómo no completar el trabajo a tiempo puede generar cargos atrasados. También se pueden incurrir en cargos atrasados ​​si un proveedor entrega los bienes con retraso o si un cliente no realiza los pagos puntuales por los servicios o bienes que compra.

Además, las compañías de tarjetas de crédito también pueden imponer cargos atrasados ​​cuando los titulares de tarjetas no realizan sus pagos a tiempo. Estos cargos son la penalización por no cumplir con la fecha de vencimiento de pago especificada en el acuerdo.

Los vendedores mayoristas y minoristas también pueden utilizar cargos atrasados ​​cuando otra parte retrasa los pagos. Por ejemplo, XYZ es un vendedor mayorista de condimentos. John tiene una tienda minorista y compra condimentos regularmente en XYZ, por lo que la tienda mayorista envía facturas a John mensualmente.

Sin embargo, en julio, XYZ entregó los condimentos a John como de costumbre, pero no facturó algunos artículos. Como resultado, el propietario de XYZ agregó estos artículos como cargos atrasados ​​a la factura que le enviaron a John en agosto.

Ejemplo #2: Cargos atrasados ​​por daños a la propiedad

Son los gastos incurridos por una de las partes como consecuencia del daño a la propiedad causado por la otra parte. Los cargos normalmente se facturan a la parte responsable y se utilizan para recuperar los costos de reparación del daño.

Por ejemplo, si un huésped del hotel causa daños a una habitación de hotel, como muebles rotos o propiedad destrozada, el hotel puede emitir cargos atrasados ​​para recuperar el costo de las reparaciones o el reemplazo de los artículos dañados.

Ejemplo #3: Cargos atrasados ​​por mano de obra inadecuada

Una de las causas comunes de los cargos atrasados ​​es la mala mano de obra.

Shea Connelly Development (SCD) contrató a Revive como subcontratista para dos proyectos de construcción, uno en Park Place y el otro en Glendale.

SCD afirmó que el trabajo de Revive en Park Place no estaba a la altura, por lo que despidieron a Revive de ese proyecto. SCD dijo que tuvieron que contratar a otro subcontratista para rectificar la mala calidad del trabajo de Revive en el proyecto de Park Place. Como resultado, deducirían la cantidad que gastaron para arreglar el trabajo de Revive de cualquier pago que le debieran a Revive.

He aquí otro escenario de la industria inmobiliaria. Digamos que el propietario de una propiedad ha contratado a una empresa de administración de propiedades para mantener su edificio de apartamentos. El contrato entre estas dos partes especifica ciertas responsabilidades y estándares de calidad.

Después de una inspección de rutina del edificio de apartamentos, el propietario descubre que hay problemas, como equipos de seguridad rotos y daños no reparados en el exterior del edificio.

El propietario se pone en contacto con la empresa de administración de la propiedad para informarles sobre los problemas y le pide a la empresa que los rectifique dentro de una fecha determinada. Sin embargo, la empresa no lo hace a pesar de los recordatorios.

El propietario rectifica los problemas contratando otra empresa y calcula los costos de solucionar los problemas. Luego, el propietario factura estos gastos a la empresa administradora de la propiedad como cargos atrasados.

Ejemplo #4: Cargos atrasados ​​por cuestiones de seguridad

Digamos que un proveedor de alimentos celebra un contrato con una empresa procesadora de alimentos para entregar ciertos ingredientes alimentarios de la más alta calidad.

El proveedor entrega los ingredientes y, como se trata del primer lote de ingredientes, la empresa procesadora de alimentos realiza una exhaustiva inspección de calidad. La empresa descubre que algunos ingredientes están contaminados, lo que puede provocar riesgos para la salud.

La empresa procesadora de alimentos emite cargos atrasados ​​para cubrir los costos de realizar controles de calidad y eliminar productos contaminados.

Los cargos atrasados ​​por cuestiones de seguridad también son comunes en la industria de la construcción.

El contratista Multiplex Construction Europe Ltd, con sede en Londres, contrató a Bathgate Realizations Civil Engineering Limited, un subcontratista de obras de hormigón para un proyecto de construcción.

Multiplex también contrató a otro subcontratista, BRM Construction, para diseñar la plataforma de encofrado deslizante (equipo de construcción que vierte y da forma al concreto continuamente) que se utilizó para el trabajo de concreto realizado por Bathgate.

Posteriormente, Multiplex rescindió su contrato con Bathgate, que había quebrado, y contrató a un nuevo subcontratista. Después de inspeccionar el trabajo realizado hasta el momento, el nuevo subcontratista dijo que tanto el equipo de encofrado deslizante como el trabajo de hormigón estaban defectuosos y eran inseguros.

Multiplex reclamó el costo de reemplazo de estos equipos inseguros y trabajos de concreto como cargos atrasados ​​de más de £12 millones (aproximadamente $14,6 millones) tanto de BRM como de Bathgate.

Ventajas de los cargos atrasados

Los cargos atrasados ​​pueden tener muchas ventajas en determinadas situaciones, especialmente en la construcción y las relaciones contractuales donde los problemas deben abordarse con prontitud. Estas son algunas de las ventajas más comunes de utilizar cargos atrasados.

Ventaja #1: Los cargos atrasados ​​podrían ayudar con la recuperación de costos

Según Tom Zauli, vicepresidente senior y gerente general de SOFTRAX, el principal beneficio de los cargos atrasados ​​es que ayudan a una empresa a recuperar ingresos que de otro modo podrían desaparecer:

"El principal beneficio de los cargos atrasados ​​es que el proceso permite a una empresa recuperar ingresos que de otro modo se perderían".

Los cargos atrasados ​​pueden proporcionar un nivel de protección en caso de que un subcontratista o proveedor no cumpla con sus obligaciones. Estos cargos son una forma de recuperar costos que pueden ascender a millones en el caso de proyectos complejos.

Para aumentar sus posibilidades de recuperar los cargos atrasados, asegúrese de facturar siempre a otras partes de forma rápida y precisa.

Ventaja #2: Los cargos atrasados ​​promueven la rendición de cuentas y la responsabilidad

Los cargos atrasados ​​pueden ayudar a promover la rendición de cuentas al desalentar el incumplimiento de contratos y disuadir el trabajo deficiente. Esto alienta a todas las partes involucradas (ya sean proveedores, subcontratistas, emisores de tarjetas de crédito o clientes) a actuar de manera responsable para evitar cargos atrasados.

Por ejemplo, un fabricante de alimentos celebra un contrato con un minorista para suministrar productos alimenticios a tiempo. Gracias a la inclusión de la cláusula sobre cargos atrasados, el fabricante sabe que si no suministra productos de buena calidad o no los entrega a tiempo, se le aplicarán cargos atrasados.

Como resultado, el fabricante pone especial cuidado para evitar retrasos o problemas de calidad.

Del mismo modo, el minorista comprende la necesidad de controlar diligentemente la calidad de los productos y realizar un seguimiento de los gastos, si los hubiera, derivados de atender retrasos o productos defectuosos. Esta vigilancia garantiza que puedan reclamar legítimamente cargos atrasados ​​si la otra parte no cumple con sus obligaciones.

Ventaja #3: Los cargos atrasados ​​pueden resultar en una mejor gestión del proyecto

Al realizar un seguimiento y documentar los cargos atrasados, los propietarios de proyectos y los contadores pueden obtener información sobre el total de cuentas por cobrar y por pagar. La cuenta por cobrar se refiere al dinero que los clientes le deben a una empresa y la cuenta por pagar es el dinero que una empresa le debe a sus proveedores o acreedores.

Los propietarios de proyectos también pueden notar las áreas donde los costos aumentan debido a errores u omisiones por parte de proveedores o subcontratistas. Luego pueden abordar estas áreas para optimizar la gestión de costos del proyecto.

Ventaja #4: Los cargos atrasados ​​pueden ayudar a prevenir disputas

Según Tom Zauli, los cargos atrasados ​​pueden desempeñar un papel vital en la prevención de las causas comunes de disputas en el mundo empresarial:

• Trabajo de mala calidad,
• Abandono del proyecto,
• actividades fraudulentas y
• Problemas relacionados con el pago.

Citando el ejemplo de la industria de la construcción, Tom explica que los cargos atrasados ​​disuaden a los subcontratistas de hacer otra cosa que no sea el mejor trabajo:

“A modo de disuasión, sería necesario incluir un cargo atrasado en el contrato del subcontratista, idealmente con el reconocimiento del subcontratista de la posibilidad de que se generen cargos atrasados. La forma en que esto podría funcionar es que la cláusula de cargos atrasados ​​mantiene a un subcontratista a tiempo para cumplir con un plazo agresivo, porque se dan cuenta de que cualquier retraso de su parte resultaría en un cargo atrasado”.

Tom también destaca la importancia de una “comunicación clara y oportuna” para resolver el asunto que requirió cargos atrasados.

Aparte de eso, debemos enfatizar la importancia de la documentación como herramienta para resolver disputas: ambas partes deben redactar los términos del contrato con claridad y documentar meticulosamente cualquier trabajo deficiente.

Por ejemplo, si una parte puede documentar exhaustivamente el trabajo deficiente realizado por la parte responsable, puede justificar los motivos para imponer dichos cargos.

Si hay una disputa legal relacionada con los cargos atrasados, una documentación precisa y completa puede ayudar a ambas partes a fundamentar sus reclamos.

Ventaja #5: Los cargos atrasados ​​ayudan a rectificar problemas de calidad

Como vimos anteriormente, los cargos atrasados ​​pueden actuar como disuasivo para un trabajo de mala calidad.

Estos cargos también proporcionan un mecanismo para abordar y rectificar problemas o deficiencias de calidad en:

• Hechura,
• Materiales, o
• Cumplimiento de los requisitos del contrato.

Esto puede ayudar a garantizar que el proyecto cumpla con la calidad y los estándares deseados. Al utilizar los cargos atrasados ​​como herramienta para disuadir el trabajo de mala calidad, los gerentes de proyectos pueden minimizar el costo de la calidad (el costo total en el que incurre una empresa para garantizar la calidad de sus productos o servicios).

Desventajas de los cargos atrasados

Los cargos atrasados ​​​​tienen varios inconvenientes que pueden afectar a ambas partes involucradas en el contrato. Estas son algunas de las desventajas más comunes de los cargos atrasados.

Desventaja n.º 1: los cargos atrasados ​​pueden generar disputas

Como recordará de la sección anterior sobre beneficios, destacamos cómo los cargos atrasados ​​pueden ayudar en la resolución de disputas. Podría parecer contradictorio mencionar que también pueden ser fuente de disputas.

Sin embargo, la exactitud de ambas afirmaciones depende de:

• La claridad de los términos contractuales en materia de cargos atrasados,
• Qué tan completa es la documentación con respecto a los cargos atrasados, y
• La forma en que se implementan los cargos atrasados.

En la industria financiera, las disputas relacionadas con cargos (o contracargos) de tarjetas de crédito son comunes, siendo la tasa de contracargos del 0,60%. Esto significa que 6 de cada 1.000 transacciones con tarjeta de crédito son disputadas.

Según Fabrizi, dado que los cargos atrasados ​​pueden dar lugar a disputas legales y afectar las relaciones comerciales, sólo deben utilizarse como último recurso después de probar otros medios para resolver o prevenir disputas:

“Es importante señalar que los cargos atrasados ​​pueden crear una relación negativa y conflictiva entre las partes, lo que genera desconfianza y resentimiento. También pueden estar sujetos a disputas e impugnaciones legales, especialmente si no están respaldadas por pruebas o documentación suficientes, o si violan los términos del contrato o las leyes y reglamentos aplicables”.

Como puede ver, una documentación meticulosa es la clave para evitar este tipo de disputas.

Desventaja #2: Los cargos atrasados ​​pueden ser difíciles de recuperar

Hay muchas razones por las que los cargos atrasados ​​pueden ser difíciles de recuperar, como por ejemplo:

• Retraso en la facturación de los cargos atrasados: Cuando los cargos atrasados ​​no se envían en el ciclo de facturación actual, la parte receptora podría terminar llevándose una sorpresa desagradable. Este último, en este caso, puede no recordar los motivos de los cargos atrasados ​​o no estar dispuesto a pagarlos.
• Documentación insuficiente : la falta de documentación (o documentos en mal estado) puede dificultar que la parte que reclama los cargos atrasados ​​pruebe su reclamo. Esto es particularmente importante si el destinatario presenta una demanda disputando los cargos atrasados. Generalmente, la carga de demostrar que la otra parte adeuda cargos atrasados ​​recae en el reclamante (el que reclama los cargos atrasados ​​a la otra parte).
• Falta de comunicación: si el destinatario de los cargos atrasados ​​se entera de los cargos sólo cuando recibe la factura, la probabilidad de que pueda pagar el monto de inmediato es baja.

Además, como los cargos atrasados ​​suelen ser objeto de disputas, la recuperación puede ser un proceso complicado y, a menudo, puede implicar largas batallas legales.

Desventaja #3: Los cargos atrasados ​​pueden ser mal utilizados

La posibilidad de hacer un mal uso de los cargos atrasados ​​es alta, especialmente cuando los términos del contrato son vagos o están mal redactados.

Una parte puede abusar de los cargos atrasados ​​al inflar los costos, alegar mala calidad del trabajo sin pruebas o agregar cargos adicionales que no formaban parte del acuerdo original.

He aquí otra forma de hacer un mal uso de los cargos atrasados. Algunos contratistas contratan a los mismos subcontratistas para múltiples contratos. Estos contratistas añaden cláusulas ilegales en el contrato según las cuales si el subcontratista realiza un trabajo deficiente en un contrato, se aplicarán cargos atrasados ​​a todos los demás contratos.

Esto significa que si el subcontratista realiza un trabajo deficiente en el proyecto actual, el contratista puede cobrar cargos atrasados ​​por todos los demás proyectos que el subcontratista lleve a cabo para el contratista.

En algunos casos, los cargos atrasados ​​se utilizan como forma de represalia. Si una parte no está satisfecha con el desempeño o las acciones de la otra parte, puede recurrir a la emisión de cargos atrasados ​​como medida punitiva, incluso si los cargos no están justificados.

Desventaja #4: Los cargos atrasados ​​pueden ser un factor decisivo

Si la parte que recibe los cargos atrasados ​​​​se niega a realizar el pago, es posible que la persona que emite estos cargos tenga que terminar cubriendo estos costos.

Por ejemplo, si un proveedor se niega a pagar los gastos de devolución a un minorista por el retraso en la entrega de mercancías, este último tiene que soportar esos costes.

Incluso cuando los proveedores o subcontratistas aceptan pagar los cargos atrasados, quienes los reclaman pierden tiempo y dinero en el proceso de pago. Los procesos prolongados de resolución de disputas pueden generar tensiones financieras para la parte que solicita cargos atrasados, lo que afecta los cronogramas y presupuestos de los proyectos.

Podemos consultar los datos de un estudio de Arcadis para hacernos una idea de los costes y los plazos.

El estudio encontró que, si bien el valor de las disputas en la industria de la construcción alcanzó un promedio de 54,26 millones de dólares en 2020, estas disputas tardaron 13,4 meses en resolverse.

Consejos sobre cómo tener éxito con los cargos atrasados

Si usted es propietario de un negocio, gerente de proyectos o un proveedor que busca emitir cargos atrasados ​​a otra parte, puede maximizar las posibilidades de recuperación con estos consejos.

° 1: redacte un contrato infalible

La mayoría de las disputas sobre cargos atrasados ​​surgen de contratos mal redactados o de una falta de comprensión de lo que implica el contrato.

Entonces, el primer paso para recuperar los cargos atrasados ​​es redactar un contrato infalible que defina claramente:

• Alcance del trabajo,
• Estándares de calidad esperados,
• Cronogramas y
• Términos de pago.

Lo más importante es describir las condiciones bajo las cuales se pueden aplicar cargos atrasados ​​(como materiales de baja calidad o falta de limpieza del lugar de trabajo), el proceso para emitirlos y los costos asociados.

° 2: garantice una comunicación continua

Al mantener un flujo constante de comunicación, puede evitar malentendidos y mejorar las relaciones con sus proveedores/subcontratistas. La comunicación continua también puede aumentar las posibilidades de recuperar los cargos atrasados, si los hubiera.

Programe reuniones periódicas del proyecto con proveedores, subcontratistas u otros terceros, según sea el caso, para revisar el progreso, abordar inquietudes y discutir problemas que potencialmente puedan generar cargos atrasados.

La comunicación abierta también ayudará a evitar sorpresas desagradables en caso de enviar una factura por cargos atrasados, según Tom Zauli.

“Una empresa debe tener una comunicación abierta y proactiva con el cliente/parte afectada durante todas las partes del proceso de cargo atrasado, incluido el motivo por el cual se incurre en el cargo. La comunicación ayudará a establecer expectativas, evitar que el asunto empeore y mantener intacta la relación con el cliente”.

Consejo nº 3: realice controles de calidad periódicos

Las inspecciones de calidad periódicas pueden ayudar a garantizar que el trabajo se realice de acuerdo con los estándares especificados.

Además, si encuentra alguna deficiencia, puede crear informes formales de deficiencias y compartirlos con la parte responsable. Si la parte responsable no rectifica las deficiencias dentro del plazo especificado, puede utilizar los informes como base para las reclamaciones de cargos atrasados.

Consejo #4: Documente todo

Mantenga registros meticulosos de todas las actividades relacionadas con el proyecto, como el progreso del trabajo, las órdenes de cambio y los resultados de su inspección de calidad.

Tome fotografías para documentar el estado del trabajo en las distintas etapas, especialmente si existen dudas sobre la calidad o el cumplimiento del trabajo.

Esta documentación es importante para respaldar cualquier cargo atrasado.

Sobre todo, no olvide documentar la comunicación que haya tenido con sus subcontratistas o proveedores, incluidos los acuerdos verbales que es posible que no recuerde con precisión más adelante.

Consejo #5: Adopte un enfoque gradual para reclamar cargos atrasados

Aunque no existen leyes específicas que regulen los cargos atrasados, es importante saber qué pasos seguir al reclamar los cargos atrasados. Esto puede mejorar sus posibilidades de recuperación en caso de una disputa.

En la industria de la construcción, National Law Review recomienda que quien reclama cargos atrasados ​​​​debe primero proporcionar un aviso por escrito del trabajo deficiente al proveedor o subcontratista. El aviso debe describir todas las cuestiones relacionadas con los servicios o materiales con gran detalle.

Este proceso también puede funcionar en otras industrias y contextos.

Si el contrato define un período de tiempo para que la parte responsable rectifique estas deficiencias, asegúrese de brindarles la oportunidad de hacerlo.

Si la parte responsable no toma medidas a pesar de su aviso, asegúrese de informarles por escrito qué medidas correctivas tomará para abordar el trabajo deficiente.

Mientras brinda a la parte responsable la oportunidad de estar presente cuando realice el trabajo de rectificación, asegúrese de documentar el proceso de remediación. Por ejemplo, puede tomar fotografías o vídeos del trabajo de reparación que realizó.

Una vez completada la rectificación, proporcione todas las facturas, estimaciones de costos y otros documentos relevantes a la parte responsable.

° 6: realice un seguimiento y facture los cargos atrasados ​​​​con prontitud

Si no se facturan con prontitud los cargos atrasados, la parte responsable puede olvidarse de las cuotas pendientes. Tom Zauli enfatiza la importancia de una facturación rápida y precisa para maximizar las posibilidades de recuperación de los cargos atrasados:

"Animo a todas las empresas a que se aseguren de que toda la facturación se realice correctamente y a tiempo, y que cuenten con la automatización y los controles adecuados en el proceso de facturación".

Una forma de garantizar que las facturas sean precisas y rápidas es utilizar herramientas de facturación y seguimiento del tiempo, como Clockify.

Clockify le permite crear proyectos para cada contrato o subcontrato donde se pueden aplicar cargos atrasados. Esto ayuda a realizar un seguimiento preciso del tiempo y los gastos.

Puede agregar entradas de tiempo (tanto para trabajos facturables como no facturables) cada vez que realice un trabajo relacionado con un proyecto o tarea específica en Clockify. Las entradas de tiempo pueden incluir horas dedicadas a abordar deficiencias, retrabajo o cualquier otra actividad relacionada con cargos atrasados.

Además de realizar un seguimiento del tiempo, con Clockify también puedes registrar los gastos de cada proyecto en el que trabajas. Para cada gasto, puede incluir notas detalladas que describan el trabajo realizado, el motivo del cargo atrasado y cualquier información de respaldo relevante, como recibos. Los gastos pueden incluir costos de materiales, costos de subcontratistas o cualquier otro gasto directamente relacionado con el tema del cobro atrasado.

Esta documentación es crucial para fundamentar los cargos atrasados.

Posteriormente podrás presentar todos los gastos en una factura.

Además, podrás generar informes personalizados relacionados con cada proyecto o subcontrato. Estos informes pueden servir como un registro completo del tiempo y los gastos incurridos, lo que facilita la presentación de un caso claro de cargos atrasados.

Conclusión: la documentación y el seguimiento de los costos son las claves para el éxito del cobro posterior

Los cargos atrasados ​​pueden ser una excelente manera para que las empresas realicen un seguimiento de sus finanzas y se aseguren de que todos rindan cuentas. Puede utilizar cargos atrasados ​​para prevenir o resolver disputas y mejorar la gestión de proyectos.

Sin embargo, la advertencia es que deben usarse de manera responsable, teniendo en cuenta las obligaciones contractuales y las leyes aplicables.

En última instancia, la eficacia de los cargos atrasados ​​depende de la redacción de contratos claros, una documentación meticulosa y un seguimiento de los costos.

Si sigue los consejos que hemos enumerado anteriormente, puede mejorar su éxito con los cargos atrasados.

Aún así, le recomendamos que busque asesoramiento legal antes de implementar cargos atrasados ​​en su estrategia comercial.

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